4PL là gì – Có phải “cứu tinh thầm lặng” trong chuỗi cung ứng hiện đại?

Nếu bạn đang vận hành (hoặc đang nghiên cứu) một chuỗi cung ứng phức tạp và cảm thấy bối rối với việc quản lý quá nhiều bên cung cấp – từ vận chuyển, kho bãi đến công nghệ và dữ liệu – thì đã đến lúc bạn nên tìm hiểu 4PL là gì.

Đây là mô hình logistics không còn quá mới (với thế giới), nhưng vẫn còn khá xa lạ với nhiều chủ doanh nghiệp tại Việt Nam chúng ta.

Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu từ khái niệm cơ bản, sau đó phân biệt rõ ràng giữa 4PL và 3PL, cho tới những lợi ích – cũng như mặt trái – mà doanh nghiệp cần cân nhắc nếu muốn "chơi lớn" với mô hình 4PL. Và, như thường lệ, tôi sẽ cố gắng nêu ví dụ thực tế, kinh nghiệm cá nhân để bạn dễ hình dung hơn.

Khái niệm và vai trò của 4PL trong chuỗi cung ứng

Để hiểu đúng bản chất của 4PL, trước tiên chúng ta cần đi từ cái tên gọn gàng này: 4PL – Fourth Party Logistics, tức là Logistics bên thứ tư. 

Có lẽ trước khi tìm hiểu 4PL, có thể bạn muốn tìm hiểu trước khái niệm logistics là gì.

Sau khi hiểu được định nghĩa logistics, giờ chúng ta sẽ đi sâu hơn vào chủ đề bài viết này...

4PL là gì?

Nghe vẫn có vẻ hơi mù mờ?

Nhiều người sẽ thấy vậy khi lần đầu tiếp xúc với khái niệm này. Nhưng về cơ bản, 4PL chính là đơn vị điều phối tổng thể toàn bộ chuỗi logistics cho doanh nghiệp – đi xa hơn rất nhiều so với chỉ đơn thuần "vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B".

Không giống như 3PL – nơi các đơn vị logistics trực tiếp cung ứng dịch vụ như vận tải, kho bãi, hải quan..., thì 4PL hoạt động như một người “chỉ huy trưởng”. Họ không trực tiếp cầm lái xe tải hay nâng kiện hàng vào kho, nhưng chịu trách nhiệm toàn diện cho việc các hoạt động logistics đó diễn ra trơn tru, hiệu quả, đúng kế hoạch – thông qua quản lý các bên thứ ba (3PL), công nghệ, dữ liệu, thậm chí có thể tham gia vào chiến lược chuỗi cung ứng.

Ví dụ dễ hiểu thế này:

Bạn hãy tưởng tượng: bạn làm cho công ty sản xuất laptop, có nhà máy tại Bắc Ninh, có cả kho hàng ở TP Hồ Chí Minh, khách hàng phân phối tại châu Âu, Mỹ. Công ty bạn cần quản lý hàng tồn kho, vận tải đa phương thức, khai báo xuất khẩu, theo dõi hàng hóa xuyên biên giới, liên kết hệ thống ERP…

Một mình đội vận hành của công ty bạn khó lòng "kham" hết tất cả. Lúc này, bạn thuê một công ty 4PL đứng ra làm “nhạc trưởng” – họ không trực tiếp book tàu, bố trí xe, hay làm giấy tờ. Nhưng họ sẽ:

• Thiết kế một giải pháp logistics tổng thể
• Quản lý các nhà cung cấp 3PL khác (hãng tàu, forwarder, bên kho…)
• Phân tích số liệu, tối ưu tồn kho, lộ trình vận chuyển
• Đồng bộ công nghệ giữa các bên...

Một số công ty logistics quốc tế lớn như DHL Supply Chain, DB Schenker hay CEVA Logistics đều có mảng 4PL cho các doanh nghiệp toàn cầu. Dĩ nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần hoặc phù hợp với 4PL – tôi sẽ nói kỹ hơn phần này ở phần sau.

Vậy, 4PL giữ vai trò gì trong chuỗi cung ứng?

Về cơ bản, có thể xem 4PL là “bàn tay vô hình”, giúp chủ doanh nghiệp:

• Giảm gánh nặng quản lý vận hành logistics chi tiết
• Tập trung vào chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, thị trường
• Tăng khả năng linh hoạt và phản ứng nhanh với biến động (như COVID, xung đột biển Đỏ, hay đứt gãy chuỗi cung ứng do Tổng thống Mỹ áp thuế 245% lên hàng hóa Trung Quốc)
• Tận dụng công nghệ hiện đại và network toàn cầu của các nhà cung cấp 3PL dưới sự “đạo diễn” của 4PL

Tuy nhiên, cũng không nên lý tưởng hóa mọi thứ. 4PL chẳng phải là “cây đũa thần”. Những lợi ích đó chỉ đến nếu bạn chọn đối tác uy tín, hiểu mô hình chuỗi cung ứng của bạn, và có đủ dữ liệu – sự minh bạch là yếu tố sống còn. Ngược lại, nếu chọn sai, bạn sẽ giao hết quy trình cho một bên mà bạn không đủ tin tưởng.

Phần tiếp theo, tôi sẽ làm rõ hơn: 4PL và 3PL khác nhau ra sao – để bạn tránh nhầm lẫn, đặc biệt là khi làm việc với các bên dịch vụ logistics.

Sự khác biệt giữa 4PL và 3PL

Trong quá trình tìm hiểu 4PL là gì, thì rất có thể bạn đã đặt câu hỏi: “Thế 4PL khác gì so với 3PL?”. Câu hỏi này hay gặp, đặc biệt với những bạn mới bước chân vào lĩnh vực chuỗi cung ứng hoặc doanh nghiệp đang tìm hiểu nâng cấp dịch vụ logistics.

Thật ra, cả hai đều là mô hình cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba và thứ tư. Nhưng “đằng sau cái tên” lại là hai cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau – về phạm vi công việc, vai trò và mức độ can thiệp vào chuỗi cung ứng.

• 3PL (Third-Party Logistics) là mô hình cung cấp dịch vụ logistics chuyên biệt như vận chuyển, kho bãi, đóng gói, giao hàng… dưới dạng thuê ngoài (thuê lại đơn vị khác).
• 4PL (Fourth-Party Logistics) là bên trung gian, quản lý tổng thể chuỗi cung ứng, đồng thời điều phối nhiều đơn vị 3PL khác nhau để mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

Nghe có vẻ lý thuyết quá? Để tôi kể cho bạn một ví dụ nhỏ...

Anh Hùng (tôi đã đổi tên cho phù hợp) – giám đốc tại Việt Nam của một tập đoàn nước ngoài, chuyên nhập khẩu phân phố linh kiện điện tử – từng chia sẻ với tôi rằng: “Trước đây tôi thuê công ty A lo vận chuyển, công ty B lo lưu kho, công ty C lại hỗ trợ làm hải quan. Mỗi bên một việc, tôi phải xử lý thông tin chồng chéo, và một khi có trục trặc ở một mắt xích thì cả lô hàng chậm trễ.” Sau đó, tập đoàn bên anh nghiên cứu chuyển sang dùng dịch vụ 4PL – một đơn vị kiêm nhiệm luôn vai trò quản lý cả chuỗi: họ phối hợp, theo dõi và xử lý mọi vấn đề. Khi đó, bản thân anh và đội ngũ tại văn phòng ở Việt Nam đã không còn quá căng thẳng mỗi lần hàng về cảng, hoặc khi có sự cố do chuỗi cung ứng của công ty mẹ có trục trặc.

Bạn thấy đó, sự khác biệt chính nằm ở "mức độ kiểm soát". Với 3PL, bạn đang thuê ngoài dịch vụ. Còn với 4PL, bạn gần như đang thuê một “giám đốc chuỗi cung ứng” – người đứng ra vận hành, tối ưu và kết nối toàn bộ các khâu.

Nếu cần lấy hình ảnh để minh họa, thì:

• 3PL giống như người lái chiếc xe tải chở hàng cho bạn.
• 4PL giống như người hoạch định cả chuyến đi: từ chọn loại xe nào, lái xe nào, lộ trình thế nào, thời điểm ra sao, rồi nếu kẹt xe thì đổi tuyến ra sao…

Và, để cho rõ hơn, dưới đây là một số điểm khác biệt mà bạn nên chú ý:

Về phạm vi dịch vụ:

• 3PL: cung cấp dịch vụ vận tải, lưu kho, giao nhận,...
• 4PL: quản lý toàn diện chuỗi cung ứng, từ tư vấn chiến lược đến thực thi, thường không sở hữu tài sản.

Về mức độ tích hợp:

• 3PL: tích hợp một phần vào hoạt động logistics của khách hàng.
• 4PL: tích hợp sâu, thường tham gia vào chiến lược vận hành của doanh nghiệp.

Về quyền hạn và vai trò:

• 3PL: tác nhân thực thi (executor).
• 4PL: nhà điều phối và tư vấn (integrator & coordinator).

Và thường thì 4PL phù hợp hơn với doanh nghiệp lớn, có hệ thống logistics phức tạp, muốn tinh gọn bộ máy nhưng vẫn giữ được tính linh hoạt và hiệu quả. Trong khi đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể vẫn ưu tiên sử dụng 3PL trong giai đoạn đầu để tiết kiệm chi phí và dễ kiểm soát.

Mỗi mô hình đều có chỗ đứng riêng. Quan trọng là xác định đúng nhu cầu của doanh nghiệp mình. Tiếp theo, tôi sẽ phân tích cụ thể những ưu điểm và thách thức khi sử dụng dịch vụ 4PL — để bạn cân nhắc kỹ trước khi áp dụng.

Ưu điểm và thách thức khi sử dụng dịch vụ 4PL

Sau khi bạn đã nắm cơ bản về 4PL và thấy đâu đó sự khác biệt với 3PL, có lẽ bạn đang tự hỏi: “Liệu doanh nghiệp tôi có nên sử dụng dịch vụ 4PL không?”. Câu trả lời không đơn giản là “có” hay “không”, vì dịch vụ nào cũng có hai mặt. Vì thế, trong phần này, tôi sẽ chia sẻ một cách thực tế những gì bạn có thể kỳ vọng – cả tốt lẫn chưa tốt – khi hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ tư.

Những giá trị mà 4PL có thể mang lại cho doanh nghiệp

Tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng
Nếu bạn từng phải loay hoay kết nối với cả chục đơn vị cung ứng – từ hãng tàu, công ty vận tải nội địa, đơn vị kho bãi, cho đến người khai báo hải quan – thì có thể tưởng tượng 4PL giống như một “nhạc trưởng”. Thay vì bạn phải trực tiếp “chỉ huy” từng phần, 4PL sẽ chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ, với mục tiêu tối ưu tổng thể chuỗi cung ứng, chứ không chỉ tối ưu từng khâu nhỏ.

Tiết kiệm chi phí và nguồn lực quản trị
Một trong những lợi ích thiết thực là giảm gánh nặng quản lý. Bạn không cần thuê thêm hẳn một team logistics nội bộ mà vẫn vận hành được toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu trơn tru. Tôi có biết một doanh nghiệp thuộc diện đầu ngành trong ngành điện tử, sau khi chuyển sang hợp tác với 4PL, họ giảm được 40% nhân sự trong bộ phận logistics mà vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn.

Được tiếp cận hệ sinh thái logistics rộng lớn, thông minh
Các nhà cung cấp 4PL uy tín thường có sẵn mạng lưới đối tác lớn: cả hãng vận tải quốc tế, nhà cung cấp 3PL, công nghệ theo dõi hàng hoá, hệ thống TMS (Transport Management System), WMS (Warehouse Management System)... Bạn sẽ được “thừa hưởng gián tiếp” toàn bộ nền tảng đó, thay vì phải tự tìm hiểu từ đầu.

Nhưng không phải mô hình nào cũng phù hợp…

Khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, khối lượng vận chuyển lớn, phạm vi hoạt động rộng khắp, và có nhiều đầu mối vận hành… thì 4PL thực sự mới phát huy hiệu quả. Điều đó cũng có nghĩa là, với những doanh nghiệp nhỏ, hoặc chỉ xuất nhập khẩu vài lô hàng mỗi tháng, thì sẽ cảm thấy… chưa cần thiết (mà tôi nghĩ là thực sự chưa phù hợp). 

Lý do có thể kể đến như sau:

• Chi phí dịch vụ có thể cao hơn Do 4PL cung cấp giải pháp trọn gói và nhường lại quyền vận hành, nghĩa là bạn trả tiền cho “tư duy và công nghệ”, chứ không chỉ là “chi phí vận chuyển”. Nếu doanh nghiệp bạn chưa đủ quy mô lớn, thì chi phí đầu tư cho dịch vụ 4PL có thể cao hơn so với việc tự thuê đơn vị vận tải hoặc tự làm logistics.
• Phụ thuộc vào bên thứ tư
  Khi outsource gần như toàn bộ hoạt động logistics ra ngoài, bạn phụ thuộc khá lớn vào năng lực và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp có vấn đề phát sinh – chẳng hạn lỗi truyền dữ liệu, kẹt cảng, hoặc khủng hoảng logistics (như từng xảy ra thời Covid-19) – bạn sẽ khó chủ động xử lý nhanh chóng nếu không có sự giao tiếp hiệu quả với bên 4PL.
• Rủi ro mất kiểm soát dữ liệu và bảo mật thông tin
  Vì 4PL thường can thiệp sâu vào hệ thống vận hành và thông tin của chuỗi cung ứng, nên doanh nghiệp cần thận trọng về vấn đề bảo mật. Đặc biệt nếu bạn hoạt động trong ngành nhạy cảm như dược phẩm, quốc phòng, công nghệ cao,...

Tóm lại, dịch vụ 4PL mang lại rất nhiều giá trị nếu bạn cần một hệ thống logistics tinh gọn, tối ưu và có năng lực mở rộng quy mô toàn cầu. Nhưng để phát huy hết lợi thế, cũng cần cân nhắc đến quy mô hoạt động, khả năng tài chính và mức độ tin cậy của đối tác.

Lời kết

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua những điểm chính về khái niệm, vai trò và sự khác biệt của 4PL trong chuỗi cung ứng. Khác với 3PL - chủ yếu tập trung vào vận hành logistics cụ thể, 4PL lại đảm nhận vai trò điều phối tổng thể, giống như “kiến trúc sư” của toàn bộ hệ thống logistics của doanh nghiệp. Đây là mô hình phù hợp cho các công ty muốn tối ưu hóa chuỗi cung ứng từ đầu đến cuối mà không cần trực tiếp xử lý từng khâu vận hành.

Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích vượt trội là các thách thức không nhỏ: từ việc tìm kiếm đối tác 4PL đủ chuyên môn, đến việc duy trì sự minh bạch và kiểm soát trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Nếu bạn đang cân nhắc xem liệu mô hình này có phù hợp với doanh nghiệp của mình không, thì việc hiểu rõ “4PL là gì” chính là điểm khởi đầu quan trọng.