Thủ tục hải quan là gì -
quy trình thế nào?

Bạn làm về xuất nhập khẩu, và quan tâm đến thủ tục hải quan là gì, gồm những công việc gì, quy trình xử lý như thế nào?

Đó là trọng tâm của bài viết này.

Khi làm thủ tục hải quan, mỗi người có thể sẽ có một cảm nhận khác nhau.

Những người quen với việc thông quan hàng hóa, một ngày làm có thể tới hơn chục bộ tờ khai, thì công việc này có lẽ cũng đơn giản, bình thường.

Với những người chưa bao giờ hoặc mới làm những lô hàng đầu tiên, cảm giác lo lắng là không thể tránh khỏi; nào là: hồ sơ đúng không, lên tờ khai thế nào, làm việc với hải quan ra sao, nhỡ sai sót thì bị xử phạt thế nào…

Trước đây khi mới tiếp xúc công việc làm thủ tục này, cá nhân tôi cũng nếm mùi lo âu khi lô hàng bị vướng mắc, hồi hộp khi bị cán bộ hải quan chất vấn hồ sơ, và thở phào nhẹ nhõm khi giải quyết xong trục trặc và giải phóng lô hàng.

Hiện giờ tôi không làm nghiệp vụ trực tiếp nữa, và đã có nhân viên hiện trường đảm nhiệm thay. Tuy vậy, tôi vẫn thường xuyên theo dõi cập nhật tình hình, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh. Và trong công việc này, vẫn luôn có nhiều kiến thức mới cần tìm hiểu, lĩnh hội.

Vì thế tôi viết bài này để chia sẻ thông tin, hy vọng rằng những gì tôi đã trải qua và viết ra đây sẽ đem lại những điều hữu ích cho bạn đọc.

Từ ngày 1/3/2025, Tổng cục Hải quan chuyển đổi mô hình tổ chức mới thành Cục Hải quan và 20 chi cục khu vực. 

Xe container chở hàng hóa

Vận chuyển & thủ tục hải quan

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi!



 

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định để thông quan cho với hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như phương tiện vận tải xuất nhập cảnh.

Làm thủ tục hải quan tại Bắc NinhLàm thủ tục hải quan tại Bắc Ninh

Trên đây là khái niệm thủ tục hải quan theo nội dung trong Điều 4 Luật hải quan 2014.

Nói cách khác, đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa hay phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

  • Ví dụ 1: khách hàng bên tôi muốn đưa 100 tấn thịt bò nhập khẩu từ Nhật Bản bằng đường biển (hàng sea) về Việt Nam tiêu thụ, chúng tôi phải làm thủ tục thông quan cho số thịt bò này, chứ không phải chỉ đưa hàng qua cửa khẩu là xong. Trường hợp này gọi là nhập khẩu hàng hóa.
  • Ví dụ 2: Công ty dệt may Việt Nam muốn chuyển lô hàng dệt may xuất khẩu đi Mỹ bằng đường hàng không (hàng Air), họ phải làm thủ tục hải quan xuất khẩu, chẳng hạn tại Hải quan Nội Bài. Trường hợp này gọi là xuất khẩu hàng hóa.
  • Ví dụ 3: Công ty vận tải biển (chẳng hạn như VOSCO) có tàu từ nước ngoài về tới cảng Hải Phòng dỡ hàng, nhân viên làm đại lý tàu phải làm thủ tục với cơ quan hải quan để con tàu được nhập cảnh. Trường hợp này là nhập cảnh với phương tiện vận tải. (Bài viết này không tập trung vào thủ tục hải quan với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh).

Nói chung, có thể coi thủ tục hải quan có vai trò như là “cửa ngõ” hợp pháp để hàng hóa lưu thông qua biên giới, giúp thương mại quốc tế diễn ra minh bạch, thuận lợi và đúng pháp luật.

Thủ tục hải quan tiếng Anh là gì?

Nhân tiện tôi nêu một vài thuật ngữ tiếng Anh có liên quan để bạn tham khảo, thuận tiện để nói chuyện với Sếp hoặc đối tác người nước ngoài:

  • Thủ tục hải quan: Customs Procedure
  • Khai báo hải quan: Customs Declaration
  • Thông quan: Customs Clearance
  • Đại lý hải quan: Customs Broker
  • Tờ khai hải quan: Customs Declaration Sheet

Mục đích của việc làm thủ tục thông quan

Lưu ý: thủ tục hải quan chỉ áp dụng cho hàng hóa & phương tiện vận tải, không áp dụng cho người. Ở Việt Nam, việc làm thủ tục cho người xuất nhập cảnh là cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng ở cửa khẩu.

Nhiều lúc trong công việc hàng ngày, những lúc thủ tục gặp vướng mắc hay trục trặc, tôi lại nghĩ “giá mà không cần làm thủ tục hải quan” hay “sao phải tốn bao nhiêu con người để làm thứ thủ tục rắc rối này nhỉ?”.

Công ty tôi có cả dịch vụ vận chuyển hàng container nội địa từ Hải Phòng vào Tp. Hồ Chí Minh, và ngược lại. Cũng những bước nghiệp vụ như: bán hàng (sales), book tàu, làm chứng từ… Với vận tải hàng hóa nội địa Bắc Nam thì chẳng có gì liên quan đến hải quan, nên làm khá thoải mái.

Với hàng xuất nhập khẩu thì lại khác, thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Kỳ thực, thủ tục này nhằm quyết hai mục đích cơ bản như sau:

  • Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.

    Như số liệu tôi xem trên trang baophapluan.vn, ước tính cả năm 2024, ngành Hải quan sẽ thu đạt khoảng 418.000-420.000 tỷ đồng (khoảng 16 tỉ USD đấy!). Con số rất lớn phải không? Và phải thông qua ngành hải quan mới thu được khoản ngân sách đó.
  • Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Về quy định, trừ khi có giấy phép đặc biệt, doanh nghiệp bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Văn bản pháp luật liên quan

Công ước Kyoto về hải quan

Công ước Kyoto có tên gọi đầy đủ là Công ước quốc tế về hài hoà và đơn giản hoá thủ tục hải quan, có hiệu lực từ 25/09/1974 dưới sự bảo trợ của Hội đồng hợp tác Hải quan. Việt Nam chính thức gia nhập Công ước Kyoto sửa đổi từ năm 2008.

Khi làm những thủ tục phức tạp, quan trọng nhất là cần biết căn cứ để định hướng. Nếu bạn thuê đơn vị làm dịch vụ hải quan, họ sẽ tư vấn thủ tục cho bạn. Còn nếu không bạn cũng nên tìm hiểu những văn bản luật cơ bản liên quan đến lĩnh vực hải quan:

  • Luật hải quan năm 2014
  • Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
  • Thông tư 39/2018/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan (thay thế các thông tư trước đây: 38/2015/TT-BTC, 128/2013/TT-BTC, và 194/2010/TT-BTC)

>> Xem thêm danh sách các văn bản pháp luật hải quan quan trọng tại đây

Trong bài viết này, tôi không trích dẫn nguyên nội dung của các văn bản pháp luật, mà cố gắng diễn đạt theo ý hiểu của mình.

Trường hợp bạn muốn tìm những thông tin văn bản chính thống, thì những website dưới đây chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn:

Quy trình các bước làm thủ tục hải quan

Công việc phải làm của chủ hàng và của các công chức hải quan là khác nhau. Thủ tục cũng ít nhiều khác nhau cho các loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, phi mậu dịch, hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu v.v…)

>> Xem bảng mã loại hình xuất nhập khẩu tại đây

>> Xem các bước làm thủ tục hải quan hàng gia công tại đây

Trong điều kiện của bài viết này, để đơn giản, tôi chỉ tập trung vào công việc của người khai hải quan cho loại hình nhập kinh doanh cho hàng hóa đi bằng đường biển.

Với những loại hình khác, các bước cơ bản cũng gần tương tự như loại hình kinh doanh, và có bổ sung theo đặc thù từng loại hình. Thủ tục thông quan cho hàng Air cũng tương tự, nhưng thường với tiến độ nhanh hơn.

Khi làm thủ tục hải quan, người khai tờ khai (chủ hàng, đại lý hải quan, hoặc đơn vị khai thuê hải quan) thực hiện những bước cơ bản sau:

Bước 1. Chuẩn bị chứng từ hàng hóa

Thông thường, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ quan trọng như dưới đây (để lấy số liệu, chứ không phải nộp chứng từ giấy):

  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Chứng từ thể hiện giá trị giao dịch giữa hai bên mua bán.
  • Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill) – Chứng từ vận tải chứng minh hàng đang trên đường về.
  • Phiếu đóng gói (Packing List) – Danh sách mô tả chi tiết từng kiện hàng.
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) – Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có) – Bắt buộc với một số ngành hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, máy móc cũ...
  • Tờ khai hải quan – Đây là biểu mẫu khai báo thông tin hàng hóa theo quy định của Hải quan (trong bước tiếp theo).

Lưu ý: Với loại hàng hóa khác nhau, danh mục giấy tờ có thể điều chỉnh ít hay nhiều. Để tránh sai sót, bạn nên kiểm tra kỹ trước với đơn vị dịch vụ hải quan hoặc bộ phận logistics trong công ty. Nếu chứng từ chưa chính xác thì cần bổ sung chỉnh sửa sớm, ngay từ bước này.

Bước 1. Khai và nộp tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Chủ hàng hoặc đơn vị dịch vụ sẽ dùng phần mềm để khai và nộp tờ khai hải quan điện tử, áp dụng hệ thống hải quan điện tử VNACCS.

Việc nhập số liệu hàng hóa vào tờ khai cần được làm cẩn thận và tỉ mỉ. Sau đó, cần kiểm tra kỹ để đảm bảo số liệu chính xác và khớp giữa các chứng từ, lưu ý chính xác trong khâu tra cứu và áp mã HS Code, cũng như thao tác truyền tờ khai...

Bước 2. Lấy kết quả phân luồng

Sau khi có kết quả phần luồng từ hệ thống, bạn làm bước tiếp theo:

Tờ khai luồng xanh

Màu xanh may mắn! 

Về lý thuyết, bạn chỉ cần xuống cảng lấy hàng sau khi nộp thuế (nếu có), mà không phải làm gì thêm.

Tuy nhiên, trên thực tế ở các chi cục ở Hải Phòng, tôi thấy người khai vẫn phải xuống hải quan để kiểm tra xem thuế đã nổi trong tài khoản kho bạc của hải quan hay chưa. Đồng thời cán bộ hải quan cũng check lướt qua xem tờ khai có vấn đề gì hay không. Nếu phát hiện thấy sai sót (nghiêm trọng) trong khai báo, hải quan vẫn có thể dừng thủ tục lại, và đề nghị lãnh đạo chuyển luồng (nếu cần).

Quả thật như vậy thì chưa đúng nghĩa thực sự của luồng xanh. Do đó, bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn (photo) bộ chứng từ bằng giấy, để giải trình khi cần. Vậy mới chắc ăn!

Tờ khai luồng vàng

Đợi làm thủ tục hải quanLàm thủ tục tại chi cục hải quan

Nếu như trước đây, bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:

Theo thông tư 38, thì hồ sơ hải quan không cần Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên bạn nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.

Đến đầu năm 2025, hầu hết các chứng từ đều nộp điện tử qua phần mềm ECUS. Chỉ trừ giấy phép XNK, hoặc 1 vài loại giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành khi làm thủ tục (tại Hải Phòng).

Cập nhật: đến tháng 3/2025, bạn chỉ cần truyền điện tử các file chứng từ qua phần mềm khai hải quan, gồm Invoice, B/L, và cả C/O (nếu có). Chỉ 1 vài giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (như V04 hàng PCCC, hàng VLXD) còn phải nộp bản gốc.

Chi tiết về hồ sơ hải quan & quy trình thủ tục, bạn có thể tham khảo thêm trong Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi trong thông tư 39/2018/TT-BTC)

Khi kiểm tra hồ sơ hàng hóa, nếu có gì nghi vấn, cán bộ tiếp nhận sẽ yêu cầu chủ hàng (hoặc đơn vị dịch vụ) bổ sung, giải thích. Một số trường hợp đặc biệt mà bạn có thể gặp phải:

  • Nếu giá cả hàng hóa không khớp với cơ sở dữ liệu nội bộ, hải quan có thể yêu cầu tham vấn giá: đem hồ sơ đến gặp bộ phận tham vấn để giải trình và trao đổi cụ thể thêm vào 1 buổi khác.
  • Nếu hải quan không chấp nhận Mã HS (và thông số hàng hóa) mà bạn khai báo và 2 bên không thống nhất được phương án, thì sẽ lấy mẫu hàng đem đi phân tích phân loại hàng hóa. Nghĩa là lấy mẫu hàng, niêm phong, đem đến cơ quan chuyên trách của hải quan để tiến hành phân tích thành phần, và phân loại hàng hóa.
Mẫu hàng vải đi phân tích phân loạiMẫu hàng vải đi phân tích phân loại

Tờ khai luồng đỏ

Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.

Kiểm hóa hàng nhập khẩuKiểm hóa thực tế hàng nhập khẩu

Trước hết, bạn vẫn phải có bộ hồ sơ như luồng vàng trên đây. Sau khi hải quan tiếp nhận duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Bạn đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra.

Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công (gọi vui là "kiểm phanh"). Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container kiểm thủ công (rất mệt mỏi và tốn kém!).

Soi chiếu container hàng:

Từ cuối năm 2020, hàng về cảng có thể bị chỉ định soi chiếu bởi cơ quan hải quan theo Quyết định số 3272/QĐ-TCHQ. Theo đó, nhiều lô hàng có thể bị chỉ định soi chiếu trước khi mở tờ khai hải quan. Chủ hàng nên lưu ý kiểm tra trên hệ thống để biết hàng của mình có thuộc diện này hay không, để có kế hoạch làm thủ tục cho phù hợp.

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ về Chi cục làm các thủ tục cần thiết: biên bản kiểm hóa. Nếu ok, sẽ làm thủ tục quyết & bóc tờ khai là xong phần ở chi cục. Bạn in mã vạch tờ khai hải quan, và làm nốt thủ tục đổi lệnh & ký hải quan giám sát (còn gọi là ký cổng bãi, hay thanh lý tờ khai) là xong.

Thêm một chi tiết hữu ích, trong quá trình làm thủ tục, bạn có thể vào website của Tổng cục hải quan để cập nhật tình trạng một số bước công việc:

  • Tra cứu nộp thuế, nợ thuế hải quan: sau khi nộp thuế xong, tra cứu nếu thấy tình trạng là "Hết nợ", nghĩa là tiền thuế đã vào tài khoản của hải quan. Nếu chưa thì phải đợi, và nên kiểm tra lại khâu nộp thuế, nếu cần.
  • Tra cứu tờ khai hải quan: tra cứu xem tình trang của tờ khai thế nào: đã thông quan hay chưa, ngày giờ thông quan...
  • In mã vạch tờ khai hải quan: nếu có mã vạch là đã thông quan.

Bước 3. Nộp thuế hải quan

Công việc này thực hiện sau khi có tờ khai phân luồng.

Phần mềm sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp, căn cứ theo biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Người khai nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định: nộp ngay, ân hạn, bảo lãnh ngân hàng… Với hàng nhập khẩu theo loại hình kinh doanh hiện nay, thì thuộc diện phải nộp thuế ngay. Khi nào có thuế nổi trong hệ thống, hải quan mới duyệt thông quan cho lô hàng.

Xem thêm về thuế nhập khẩu

Bước 4. Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.

Tôi tạm dịch nôm na theo kiểu Hán - Việt thế này cho dễ nhớ:

Thông quan = Thông suốt (thông) để qua cửa khẩu (quan)

Sau những bước tôi đã nêu phía trên và hàng được hải quan chấp nhận thông quan, bạn đã xong trách nhiệm. Khi đó, với hàng nhập khẩu, chủ hàng được quyền phân phối, mua bán, sử dụng...; còn với hàng xuất khẩu, hàng đã đủ điều kiện đưa ra khỏi Việt Nam (hoặc đưa vào Khu phi thuế quan).

Một số loại hàng phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành, bạn có thể làm công văn đề nghị hải quan cho mang hàng về kho bảo quản. Như vậy sẽ tiết kiệm chi phí lưu cont lưu bãi (DEM/DET).

Thủ tục, hồ sơ hải quan có vẻ hơi rắc rối, nếu bạn chưa quen. Nhưng tốt nhất là bạn nên làm theo qui định, và chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ. Như vậy, thời gian làm thủ tục sẽ nhanh hơn, và cán bộ hải quan sẽ bớt chất vấn.

Nếu bạn thấy những bước này phức tạp, hoặc không muốn mất nhiều thời gian làm thủ tục hải quan, có thể bạn muốn sử dụng dịch vụ của công ty tôi. Hy vọng chúng tôi có thể giải quyết được những lo lắng của bạn.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!
Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu


Còn nếu bạn mới tinh và muốn tìm xem học nghiệp vụ khai báo hải quan ở đâu, thì liên hệ với chúng tôi. 

>> Tìm hiểu thêm về Học nghiệp vụ khai báo hải quan tại Hải Phòng

Địa điểm làm thủ tục hải quan

Cập nhật tháng 8/2022: hàng nhập kinh doanh (loại hình A11), bạn có thể chọn mở tờ khai ở chi cục cửa khẩu nào bạn muốn trong cùng cục hải quan. Chẳng hạn, hàng về cảng Lạch Huyện Hải Phòng (hải quan Đình Vũ quản lý), nhưng có thể thông quan tại Hải quan khu vực 2.

Bạn có thể làm thủ tục thông quan tại Chi Cục hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (như cảng nội địa hoặc các khu phi thuế quan).

Chẳng hạn tại một số cảng lớn:

Trường hợp bạn muốn đưa hàng vào kho ngoại quan, thì cần làm thủ tục tại đúng chi cục hải quan nào phụ trách quản lý kho đó.

Việc làm thủ tục có thể không khả thi với bạn, vì chưa quen hoặc thiếu người, thiếu thời gian... Vì vậy, trường hợp bạn cần tìm đơn vị dịch vụ khai báo hải quan tại các tỉnh thành, có thể tham khảo đường dẫn dưới đây:

Ngoài ra, để cập nhập và trao đổi thông tin được kịp thời hơn, tôi đã lập group về chủ đề này. Bạn có thể đăng ký theo đường link ở cuối bài này nhé.

Thủ tục nhập khẩu một số loại hàng

Và dưới đây là các bài viết về cách làm thủ tục thông quan cho một số loại hàng cụ thể:

Tham khảo thêm:

Lời kết

Thủ tục hải quan là một chủ đề lớn và nhiều nội dung khá phức tạp. Tôi mới chỉ có thể nêu tóm tắt một số nội dung cơ bản tại đây.

Để thực hiện thủ tục này, bạn cần nắm rõ các bước khai báo, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ các chính sách hiện hành. Mỗi loại hình thủ tục lại có những yêu cầu riêng, đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết sâu để tránh sai sót không đáng có.

Việc nắm vững quy trình và áp dụng các kinh nghiệm thực tế sẽ giúp bạn tối ưu thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro. Nếu chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hiểu rõ các yêu cầu pháp lý, bạn có thể tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Hy vọng bài viết này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thủ tục hải quan và áp dụng hiệu quả vào thực tế.

Nếu bạn thấy thông tin bài viết hữu ích thì nhấn nút Likes và Share để người khác cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Thủ tục hải quan về Trang chủ

 

 

New! Comments

Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.