Xuất nhập khẩu _ tất tần tật từ A-Z

Xuất nhập khẩu là một chủ đề rất rộng, gồm nhiều nội dung rất thú vị, nhưng đối với nhiều người thì lĩnh vực này cũng khá khó và phức tạp.

Mặc dù vậy, nếu bạn là sinh viên chuyên ngành ngoại thương hay logistics, hoặc bạn sắp hay đang làm việc trong lĩnh vực thương mại quốc tế thì hẳn sẽ quan tâm tìm hiểu về chủ đề XNK.

Đó cũng là lý do tôi viết loạt bài trong chuyên trang này.

Các bài viết tại đây không phải phải là một cuốn sách, nên không trình bày từng phần từ đầu đến cuối. Thay vào đó, tôi sẽ viết về những nội dung xoay quanh những từ khóa quan trọng, mà nhiều bạn đọc quan tâm tìm kiếm.

Trước hết là khái niệm trọng tâm...

Xuất nhập khẩu là gì? Vai trò thế nào...?

Xuất nhập khẩu là thuật ngữ chỉ các hoạt động mua bán hàng hóa giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ với nhau. Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân mua hàng hóa dịch vụ từ nước ngoài vào thị trường trong nước thì đó là nhập khẩu. Ngược lại, khi bán cho phía nước ngoài thì đó là xuất khẩu. Cả 2 hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu gọi chung với nhau thì người ta thường dùng cụm từ xuất nhập khẩu.

Như thế, rất nhiều sản phẩm mà chúng ta sử dụng hằng ngày – từ chiếc điện thoại trong tay, ly cà phê buổi sáng, đến chiếc xe hơi chạy trên đường – đều có thể là một phần của trao đổi hàng hóa quốc tế. Những sản phẩm này được sản xuất ở một nước nhưng tiêu thụ ở nhiều nơi khác thông qua hoạt động xuất nhập khẩu.

Về mặt vật lý, hàng hóa xuất nhập khẩu thường được vận chuyển qua biên giới quốc gia, qua các cửa khẩu nằm tại biên giới đường bộ, đường biển, hoặc đường hàng không. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp ngoại lệ, hàng hóa XNK được giao nhận ngay tại lãnh thổ Việt Nam:

Xuất khẩu tại chỗ: hàng bán cho đối tác nước ngoài, nhưng lại giao hàng tại địa điểm nằm trong lãnh thổ Việt Nam, theo chỉ định của người mua hàng nước ngoài
Nhập khẩu tại chỗ: người nhập khẩu mua hàng của doanh nghiệp nước ngoài và được chỉ định nhận hàng tại Việt Nam từ người xuất khẩu tại chỗ.

Thuật ngữ xuất nhập khẩu tiếng Anh gọi là Import-Export, thực ra chỉ là ghép của 2 từ riêng biệt.

Vai trò xuất nhập khẩu?

Tại sao xuất nhập khẩu lại cần thiết?

Vì nó giải quyết được những nhu cầu của thực tế doanh nghiệp ở mỗi quốc gia:

Một số quốc gia vùng lãnh thổ không thể tự sản xuất được những hàng hóa nhất định. Khi đó, nhập hàng từ nước khác là điều cần thiết, để đáp ứng nhu cầu trong nước. Chẳng hạn: Vietjet đặt mua 200 máy bay Boeing 737 MAX - mặt hàng mà Việt Nam không thể sản xuất được.
Việc xuất nhập khẩu giải quyết được bài toán giá thành, chất lượng… Trong nước sản xuất được, nhưng không đủ sản lượng. Chẳng hạn: Việt Nam đã có thể sản xuất được xăng dầu thành phẩm, tuy nhiên sản lượng không đủ, nên vẫn phải nhập khẩu (năm 2024 nguồn cung xăng dầu trong nước mới đáp ứng được hơn 50% ).
Việc nhập khẩu đáp ứng bài toán cạnh tranh hơn hàng trong nước. Việc này dễ thấy, vì trên thị trường đều có nhiều chủng loại hàng hóa của các nước mua bán lẫn nhau, để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Bạn thấy hàng Trung Quốc hiện đang phổ biến ở các nước trong đó có Việt Nam, kể cả những mặt hàng mà doanh nghiệp Việt đang làm được.

Đó là góc độ cụ thể cá nhân và doanh nghiệp. Ngoài ra, XNK có đóng vai trò có ý nghĩa vĩ mô hơn:

Thúc đẩy tăng trưởng kinh tế: Khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế, nguồn thu ngoại tệ tăng lên, góp phần cải thiện cán cân thương mại. Một nền kinh tế có kim ngạch xuất khẩu lớn thường có tốc độ tăng trưởng cao hơn.
Đảm bảo nguồn cung, cân bằng thị trường: Không phải quốc gia nào cũng có đủ nguyên liệu hoặc sản phẩm để đáp ứng nhu cầu trong nước. Nhập khẩu giúp bổ sung nguồn hàng, ổn định giá cả và đa dạng hóa lựa chọn cho người tiêu dùng.
Tạo việc làm và nâng cao trình độ sản xuất: Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động xuất khẩu, nhu cầu lao động cũng tăng theo. Hơn nữa, sản xuất để xuất khẩu buộc doanh nghiệp phải nâng cao tiêu chuẩn chất lượng, từ đó cải thiện năng lực cạnh tranh.
Thúc đẩy hợp tác quốc tế: Xuất nhập khẩu là cầu nối giúp các quốc gia gắn kết, phát triển quan hệ thương mại và đầu tư. Các hiệp định thương mại tự do (FTA) ra đời cũng từ nhu cầu mở rộng giao thương giữa các nước.

Một ví dụ điển hình là Việt Nam chúng ta - một trong những quốc gia xuất khẩu hàng đầu về dệt may, nông sản và linh kiện điện tử. Nhờ tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu toàn cầu, doanh nghiệp Việt không chỉ có cơ hội mở rộng thị trường mà còn học hỏi được công nghệ, quản lý tiên tiến từ các đối tác quốc tế.

Tuy nhiên, để tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu, không chỉ cần hiểu về vai trò mà còn phải nắm rõ các thủ tục và quy định pháp lý. Và đây chính là điều mà chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp theo.

Các thủ tục và quy định pháp lý trong xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan, giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng… là những cụm từ có thể khiến nhiều người mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu cảm thấy “hoa mắt”. Nhưng bạn cũng đừng lo, nếu nắm vững những kiến thức cơ bản, bạn sẽ thấy mọi thứ không hề phức tạp như tưởng tượng.

Các giấy phép, kiểm định và thuế xuất nhập khẩu

Ngoài thủ tục hải quan, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến các giấy phép và chính sách thuế.

Giấy phép nhập khẩu & xuất khẩu: Một số mặt hàng có điều kiện (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất…) phải xin giấy phép từ các bộ ngành liên quan trước khi thông quan.
Kiểm tra chuyên ngành: Hàng dệt may, mỹ phẩm, thực phẩm thường cần giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm… Điều này đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn khi lưu hành trên thị trường.
Thuế nhập khẩu và thuế GTGT: Mỗi mặt hàng có mức thuế khác nhau tùy thuộc vào biểu thuế suất của từng nước và các hiệp định thương mại mà Việt Nam tham gia.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhập khẩu sữa bột từ Úc sẽ phải kiểm tra an toàn thực phẩm và chịu thuế nhập khẩu theo quy định. Nếu có C/O ưu đãi từ hiệp định thương mại, mức thuế có thể giảm đáng kể.

Thủ tục hải quan: Cửa ngõ quan trọng của hàng hóa

Thủ tục hải quan là quá trình doanh nghiệp khai báo và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan hải quan để hàng hóa có thể xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp.

Một doanh nghiệp nhập khẩu lô hàng linh kiện điện tử từ Trung Quốc về Việt Nam. Nếu không chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai hải quan, hàng có thể bị giữ lại, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao. Vậy một hồ sơ hải quan đầy đủ thường gồm những gì?

Tờ khai hải quan: Nộp trực tuyến qua hệ thống VNACCS/VICS.
Hợp đồng mua bán: Chứng minh giao dịch hợp pháp giữa hai bên.
Hóa đơn thương mại (Invoice): Xác nhận giá trị hàng hóa.
Phiếu đóng gói (Packing List): Cho biết chi tiết kiện hàng.
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Xác nhận việc vận chuyển.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp hưởng ưu đãi thuế (nếu có).

Sau khi nộp hồ sơ, lô hàng của bạn sẽ được phân luồng trong hệ thống hải quan: Xanh (thông quan ngay), Vàng (kiểm tra chứng từ), Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).

Quy trình và quy định pháp lý như vừa nói ở trên có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy, các doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên để tránh bị phạt hoặc bị giữ hàng tại cảng. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế để chọn lựa phương án phù hợp.

Các phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế

Vận chuyển hàng hóa quốc tế là một trong những yếu tố cốt lõi của hoạt động xuất nhập khẩu. Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp không chỉ giúp tối ưu chi phí, mà còn đảm bảo hàng đến nơi an toàn, đúng lịch trình. Vậy hiện nay có những phương thức vận chuyển chính nào? Điểm mạnh và hạn chế của từng phương thức ra sao?

1. Vận tải đường biển – Giải pháp tiết kiệm cho hàng hóa số lượng lớn

Vận tải đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển thông qua các tuyến hàng hải quốc tế, phù hợp với hàng hóa có khối lượng lớn hoặc kích thước cồng kềnh.

Đây là phương thức chiếm đến 80-90% tổng khối lượng thương mại toàn cầu nhờ chi phí rẻ hơn so với các loại hình khác. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường chọn vận tải biển cho các mặt hàng như nguyên liệu thô, máy móc, nông sản, và hàng tiêu dùng quy mô lớn.

Tuy nhiên, nhược điểm của vận tải biển là thời gian giao hàng chậm, dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và tình trạng tắc nghẽn cảng. Ví dụ, giai đoạn cuối năm thường xảy ra tình trạng thiếu container, khiến thời gian vận chuyển kéo dài và chi phí tăng cao.

2. Vận tải hàng không – Nhanh nhưng chi phí cao

Vận tải hàng không là phương thức vận chuyển sử dụng máy bay để luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia, có ưu điểm về tốc độ nhưng chi phí cao hơn so với các phương thức khác.

Nếu bạn đang kinh doanh các sản phẩm có giá trị cao như linh kiện điện tử, dược phẩm, hàng thời trang cao cấp hoặc thực phẩm tươi sống, vận tải hàng không là lựa chọn lý tưởng. Hàng hóa được đảm bảo vận chuyển trong thời gian ngắn, giảm nguy cơ hư hỏng hoặc mất mát.

Tuy nhiên, nhược điểm nằm ở chi phí vận chuyển khá đắt đỏ, đặc biệt với hàng cồng kềnh hoặc trọng lượng lớn. Ngoài ra, hàng hóa phải tuân thủ nhiều quy định nghiêm ngặt về an toàn hàng không, gây ra một số hạn chế trong danh mục hàng hóa được phép vận chuyển.

3. Vận tải đường bộ – Liên kết nội địa và xuyên biên giới

Vận tải đường bộ là phương thức sử dụng xe tải hoặc container để vận chuyển hàng hóa trên bộ, phổ biến trong các tuyến nội địa hoặc giữa các quốc gia có chung biên giới.

Vận tải đường bộ thường được kết hợp với các phương thức khác như đường biển hoặc hàng không để tạo thành chuỗi cung ứng linh hoạt. Ví dụ, một lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam có thể được vận chuyển bằng tàu biển đến cảng Hải Phòng, sau đó dùng xe container để đưa đến các nhà máy ở miền Bắc.

Ưu điểm lớn của đường bộ là linh hoạt về tuyến đường, dễ kiểm soát lịch trình. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể gặp rủi ro từ tình trạng tắc đường, kiểm tra hải quan kéo dài hoặc chính sách hạn chế tải trọng ở từng quốc gia.

4. Vận tải đường sắt – Tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ

Vận tải đường sắt là phương thức sử dụng tàu hỏa để di chuyển hàng hóa, phù hợp cho tuyến vận tải dài giữa các khu vực có mạng lưới đường sắt phát triển.

Mặc dù chưa phổ biến bằng đường biển hay hàng không, nhưng vận tải đường sắt đang ngày càng được lựa chọn, đặc biệt là tuyến Trung Quốc – Châu Âu hoặc Trung Quốc – Việt Nam. Lợi thế của đường sắt là tốc độ nhanh hơn đường biển và chi phí rẻ hơn hàng không.

Song, hạn chế lớn nhất là phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng sẵn có. Không phải quốc gia nào cũng có hệ thống đường sắt kết nối đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa quy mô lớn.

Phương thức vận chuyển nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Việc chọn phương thức vận chuyển không có câu trả lời cố định. Điều này phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của đơn hàng, ngân sách và thời gian giao nhận. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường kết hợp nhiều phương thức để tăng hiệu quả logistics, giảm rủi ro và tối ưu chi phí.

Vậy khi tối ưu chi phí xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Hãy cùng tìm hiểu tiếp trong phần tiếp theo.

Chiến lược tối ưu chi phí trong hoạt động XNK

Chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu luôn là bài toán khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Giá thành vận chuyển, thuế quan, kho bãi hay chi phí giấy tờ đều có thể tích lũy thành con số không nhỏ. Vậy làm thế nào để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh?

Tận dụng ưu đãi thuế và hiệp định thương mại

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc không khai thác triệt để các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết. Đây chính là cơ hội để tiết kiệm thuế nhập khẩu, giảm chi phí đáng kể.

Hiệp định thương mại tự do (FTA) là thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều quốc gia nhằm giảm hoặc loại bỏ hàng rào thuế quan, giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi hơn.

Chẳng hạn, nếu xuất khẩu hàng may mặc sang EU, áp dụng đúng C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) trong Hiệp định EVFTA, doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất 0% thay vì mức thuế cao hơn thông thường.

Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp

Phương thức vận chuyển chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí xuất nhập khẩu. Để tối ưu, doanh nghiệp nên linh hoạt lựa chọn giữa các phương án vận tải:

Đường biển: Chi phí rẻ, phù hợp với hàng số lượng lớn, nhưng thời gian vận chuyển lâu.
Đường hàng không: Giá cao hơn nhưng nhanh chóng, phù hợp với mặt hàng giá trị cao hoặc cần giao gấp.
Đường bộ và đường sắt: Hỗ trợ vận chuyển nội địa hoặc liên kết với các nước trong khu vực.

Kinh nghiệm từ thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhỏ sẵn sàng gom hàng để chia sẻ chi phí container hoặc chọn tàu chợ thay vì thuê nguyên container (FCL) để tiết kiệm chi phí.

Kiểm soát chi phí lưu kho và chuỗi cung ứng

Không ít doanh nghiệp nhập khẩu hàng về nhưng chưa có chiến lược quản lý kho hợp lý, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao. Một cách tối ưu là:

Tính toán lượng hàng nhập hợp lý, tránh tồn kho quá nhiều.
Tận dụng kho ngoại quan để trì hoãn thuế nhập khẩu cho đến khi thực sự cần xuất kho.
Hợp tác với đối tác logistics có dịch vụ kho bãi linh hoạt, tránh lãng phí không cần thiết.

Ở mặt vận hành chuỗi cung ứng, việc đàm phán với nhiều nhà cung cấp và chọn đối tác có giá cả hợp lý cũng giúp giảm bớt áp lực tài chính.

Tận dụng công nghệ trong quản lý logistics

Công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí xuất nhập khẩu. Thay vì xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể:

Ứng dụng phần mềm quản lý vận tải (TMS) để theo dõi tuyến đường và tối ưu lộ trình.
Dùng hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) để kiểm soát dòng tiền và hàng hóa tốt hơn.
Khai báo hải quan điện tử giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí phát sinh từ xử lý giấy tờ.

Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tối ưu thời gian và nguồn lực, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể.

Khi doanh nghiệp nắm bắt chiến lược tối ưu chi phí xuất nhập khẩu, việc mở rộng thị trường quốc tế sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bên cạnh bài toán chi phí, ngành này cũng phải đối mặt với nhiều xu hướng và thách thức mới trong bối cảnh toàn cầu hóa.

Xu hướng và thách thức trong ngành XNK hiện nay

Ngành xuất nhập khẩu luôn biến động theo những thay đổi kinh tế, chính trị và công nghệ trên toàn cầu. Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần nắm bắt các xu hướng mới và đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp.

Xu hướng mới trong xuất nhập khẩu

Chuyển đổi số trong chuỗi cung ứng
Công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Các phần mềm quản lý logistics, ứng dụng AI và blockchain giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, minh bạch hóa thông tin và giảm thiểu rủi ro. Ví dụ, nhiều công ty đã áp dụng hệ thống theo dõi container theo thời gian thực để kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn.

Thương mại điện tử xuyên biên giới phát triển mạnh
Trước đây, xuất nhập khẩu chủ yếu dành cho các doanh nghiệp lớn. Nhưng với sự phát triển của thương mại điện tử, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ (SMEs) cũng có thể tiếp cận thị trường quốc tế dễ dàng hơn. Các nền tảng như Alibaba, Amazon Global Selling giúp doanh nghiệp Việt Nam đưa sản phẩm ra thế giới chỉ với vài cú nhấp chuột.

Tăng cường bảo vệ môi trường trong xuất nhập khẩu
Các chính sách xanh ngày càng tác động mạnh đến hoạt động thương mại quốc tế. Nhiều quốc gia áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn về khí thải, bao bì sinh thái và nguồn gốc nguyên liệu. Ví dụ, Liên minh châu Âu (EU) yêu cầu chứng nhận Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) để kiểm soát lượng khí thải từ các sản phẩm nhập khẩu.

Thách thức trong ngành xuất nhập khẩu hiện nay

Biến động chuỗi cung ứng do địa chính trị
Các cuộc xung đột thương mại và các chính sách bảo hộ đang làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với các rào cản thương mại như thuế quan mới, hạn chế nhập khẩu từ một số thị trường lớn (Hoa Kỳ, EU).
Chi phí vận tải tăng cao
Giá cước vận chuyển quốc tế liên tục biến động, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Việc thiếu hụt container, tắc nghẽn cảng biển khiến chi phí logistics tăng mạnh, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Sự thay đổi trong quy định pháp lý quốc tế
Các hiệp định thương mại và chính sách nhập khẩu thay đổi thường xuyên, buộc doanh nghiệp phải cập nhật liên tục. Chẳng hạn, việc EU áp dụng quy tắc xuất xứ chặt chẽ hơn trong EVFTA có thể khiến nhiều doanh nghiệp Việt gặp khó khăn trong việc hưởng ưu đãi thuế quan.

Xu hướng thị trường biến đổi nhanh chóng đi kèm với những thách thức đặt ra bài toán không nhỏ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Điều này đòi hỏi chiến lược thích ứng linh hoạt để duy trì sự phát triển bền vững.

Kinh nghiệm XNK cho doanh nghiệp mới

Việc tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn cần kinh nghiệm thực tế. Dưới đây là một số bài học quan trọng cho các doanh nghiệp mới bắt đầu.

1. Tìm hiểu kỹ thị trường và đối tác

Nhiều doanh nghiệp mới thường tập trung vào việc tìm khách hàng mà quên đi tầm quan trọng của nghiên cứu thị trường. Để tránh rủi ro, bạn cần hiểu rõ nhu cầu thị trường mục tiêu, các yêu cầu pháp lý và thuế quan liên quan. Đồng thời, tìm kiếm đối tác đáng tin cậy bằng cách kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp, đánh giá năng lực tài chính và tham gia các hội chợ thương mại quốc tế.

2. Làm quen với các điều kiện Incoterms và hợp đồng ngoại thương

Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc quốc tế quy định trách nhiệm giữa người mua và người bán trong giao dịch thương mại quốc tế.

Việc lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp (FOB, CIF, EXW…) có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí và rủi ro. Ngoài ra, hợp đồng ngoại thương cần chặt chẽ về điều khoản thanh toán, bảo hiểm hàng hóa và điều kiện giao nhận để tránh tranh chấp.

3. Quản lý tốt quy trình logistics và thủ tục hải quan

Nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề khi thực hiện thủ tục hải quan do thiếu kinh nghiệm về hồ sơ, thuế suất và các yêu cầu kiểm định hàng hóa. Việc hợp tác với các công ty logistics hoặc đại lý hải quan chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tối ưu hóa phương thức vận tải phù hợp với loại hàng hóa và ngân sách. Ví dụ, hàng hóa có giá trị cao nên ưu tiên vận tải hàng không để đảm bảo an toàn, trong khi hàng nặng, cồng kềnh thường đi đường biển để giảm chi phí.

4. Chủ động phòng ngừa rủi ro trong thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế là một trong những điểm rủi ro lớn nhất trong xuất nhập khẩu. Để tránh bị lừa đảo hoặc mất tiền oan, doanh nghiệp mới nên:

Sử dụng phương thức thanh toán an toàn như L/C (Letter of Credit) thay vì T/T (Telegraphic Transfer) để đảm bảo ngân hàng đứng ra bảo lãnh giao dịch.
Kiểm tra kỹ hợp đồng về điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và mức phạt nếu đơn hàng không đúng cam kết.
Giữ liên lạc thường xuyên với đối tác, xác nhận tình trạng đơn hàng và chứng từ trước khi thanh toán lần cuối.

Bắt đầu với xuất nhập khẩu có thể đầy thử thách, nhưng nếu sở hữu kiến thức đúng đắn và chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và tận dụng tối đa cơ hội từ thị trường toàn cầu. Một trong những giải pháp là sử dụng dịch vụ của các đối tác, để tận dụng năng lực của họ giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình.

Dịch vụ chuyên ngành XNK

Thông thường, với các công ty xuất nhập khẩu thì họ thường tự đứng ra thương thảo với tác nước ngoài để mua bán hàng hóa. Mặc dù vậy, họ tập trung vào lĩnh vực thương mại, nên vẫn có thể thuê ngoài dịch vụ XNK để làm thông quan, kiểm tra chất lượng hàng hóa…

Còn với người mới chưa quen, thì có thể tự nghiên cứu tìm hiểu trước khi tiến hành hoạt động ngoại thương. Hoặc có thể cần được tư vấn xuất nhập khẩu.

Trường hợp bạn vẫn muốn mua hàng từ nước ngoài nhưng không thể hoặc không muốn trực tiếp đứng tên thì có để tính tới phương án ủy thác nhập khẩu. Khi đó, bạn làm hợp đồng ủy thác cho đơn vị dịch vụ (tham khảo mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu). Họ sẽ đứng tên nhập về và xuất trả lại hàng cho bạn.

Tương tự, với trường hợp bạn muốn bán hàng cho nước ngoài, nhưng không thể hoặc không muốn tự làm. Khi đó, bạn sử dụng hình thức Ủy thác xuất khẩu, và đơn vị dịch vụ sẽ thay bạn làm việc đó để hưởng phí hoa hồng.

Một số thuật ngữ và khái niệm cần tìm hiểu để cùng phối hợp với các bên liên quan trong hoạt động XNK của doanh nghiệp:

Hạn ngạch là gì? Quota là gì?
Kim ngạch xuất khẩu là gì? Kim ngạch nhập khẩu là gì?
CO CQ là gì
Incoterms là gì (và các điều kiện phổ biến: CIF, FOB...)
Các phương thức thanh toán quốc tế thường gặp như: L/C, T/T, nhờ thu, D/P, D/A
UCP là gì? UCP 600 là gì?
Các mốc thời gian trong vận tải hàng hóa: ETD, ETA, ATD, ATA
Top 10 công ty xuất nhập khẩu & logistics

Chứng từ Xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu có khá nhiều loại. Tùy theo từng loại hàng, nước xuất khẩu, nhập khẩu, và nhu cầu cụ thể của bên mua, bên bán, mà chứng từ cụ thể lại có sự thay đổi khác nhau.

Tôi sẽ liệt kê sau đây những loại giấy tờ phổ biến cho những lô hàng xuất nhập khẩu. Một số đi kèm đường link đến bài viết chi tiết. Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ liệt kê theo trình tự thời điểm phát sinh chứng từ, một cách tương đối. Trong thực tế thì sẽ rất linh hoạt, và khác đi ít hoặc nhiều.

Ở bước đầu tiên của quá trình thương mại, 2 bên mua bán tiếp cận, liên hệ, làm việc với nhau.

Họ sẽ thương thảo, đàm phán, và đi đến thống nhất ký kết hợp đồng ngoại thương Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract). Người bán sẽ soạn thảo tóm tắt nội dung chính về lô hàng (Shipment) và nội dung thanh toán trong Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Căn cứ vào đó, người mua phát hành Đơn đặt hàng (Purchase Order) hoặc Tín dụng thư L/C (Letter of Credit) để người bán chuẩn bị và gửi hàng theo điều khoản đã thỏa thuận.

Vào ngày giao hàng đã thỏa thuận, người bán thu xếp hàng để gửi đi. Đây là thời điểm họ sẽ phát hành Hóa đơn thương mại (tiếng Anh là Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List). Đồng thời, người bán cũng sẽ làm thủ tục để được cấp một số chứng từ khác (tùy loại hàng), chẳng hạn như:

Vận đơn đường biển (hoặc Vận đơn hàng không)
Giấy chứng nhận xuất xứ: các mẫu CO form E, form D...
Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality - CQ)
Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis - CA)
Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary), kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate), chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), hun trùng (Fumigation Certificate)
Đơn bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy), nếu người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa XNK

Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice

Ở giai đoạn nào đó trước hoặc trong khi đàm phán hợp đồng mua bán, với những loại hàng có yêu cầu, thì bên liên quan sẽ phải xin Giấy phép xuất khẩu, Giấy phép nhập khẩu, Ở Việt Nam, trước đây nhiều mặt hàng còn cần giấy phép nhập khẩu tự động, nhưng gần đây tôi thấy hầu như đã bỏ gần hết.

Khi làm hàng xuất nhập khẩu, bạn cũng nên lưu ý kiểm tra xem có thuộc diện phải làm kiểm tra chuyên ngành hay không. Nếu có, thì cũng chuẩn bị những giấy tờ thủ tục cần thiết khi hàng về cửa khẩu. Tôi liệt kê dưới đây một số thủ tục thường gặp với loại hàng tương ứng.

Các loại giấy tờ và kiểm tra nói trên là với hàng hóa chính ngạch. Trường hợp hàng đi tiểu ngạch hoặc hàng xách tay thì có nhiều thứ thay đổi, về cơ bản là đơn giản và giảm thiểu nhiều khâu. Tuy vậy, với người làm xuất nhập khẩu chuyên nghiệp thì vẫn nên hiểu rõ một cách chính tắc, sau đó tùy trường hợp mà vận dụng linh hoạt.

Tất nhiên, với người chưa có kinh nghiệm thì có thể thấy phức tạp. Tôi gợi ý họ có thể bắt đầu khá đơn giản, bằng cách tìm hiểu về các khóa học xuất nhập khẩu, bắt đầu từ những khóa học online, dễ theo học, chi phí cũng hợp lý. Chẳng hạn như khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu của Unica, hoặc khóa học thực hành XNK của Edumall. Có thể nói các khóa học xuất nhập khẩu như thế này, online hoặc offline, là khá phù hợp cho những ai quan tâm đến việc làm XNK, mong muốn học để sau này trở thành nhân viên xuất nhập khẩu chuyên nghiệp.

Trong phần dưới đây, tôi chia sẻ kinh nghiệm về cách làm thủ tục 1 số mặt hàng cụ thể mà công ty tôi đã và đang làm cho khách hàng. Bạn có thể tham khao luôn nếu đúng loại hàng mà bạn đang làm nhé.

Thủ tục nghiệp vụ Xuất khẩu, Nhập khẩu

Để hệ thống hóa các quy trình cụ thể, tôi đã soạn các bài viết hướng dẫn riêng từng quy trình. Bạn có thể tham khảo theo tình huống của mình:

Thuế xuất nhập khẩu

Thủ tục nhập khẩu một số loại hàng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục nhập khẩu một số mặt hàng phổ biến cụ thể, mà Công ty chúng tôi đã trực tiếp làm cho khách hàng. Bạn nhấp vào đường dẫn để xem bài viết:

Gỗ ván lạng xuất khẩu

Thủ tục xuất khẩu một số loại hàng: Gạch ốp lát, Đá Granite & đá xây dựng, Bột đá vôi, Gỗ, Tăm hương, Gốm sứ, Nước rửa tay, Khẩu trang y tế, Clinker, Gỗ ván lạng, Bánh kẹo, Hàng nông sản, Trái cây tươi, Gạo, Hạt điều, Cafe...

Nội dung khác

Vì đây là một chủ đề rộng, nên hy vọng tôi có điều kiện để bổ sung những nội dung quan trọng vào trong bài viết này. Mong được bạn đọc ủng hộ!

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Tham khảo thêm về Thủ tục hải quan

New! Comments

Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.