Chi phí logistics – Bài toán đau đầu nhưng đáng để giải quyết đến cùng

Ở vai trò là chủ doanh nghiệp hay nhân sự quản lý vận hành, có lẽ bạn không ít lần rơi vào tình huống "giật mình" khi đối chiếu con số chi phí logistics mỗi tháng.

Vận chuyển, lưu kho, bốc xếp, khai báo hải quan, thủ tục cảng... tích tiểu thành đại, các khoản phí lắt nhắt này cộng lại có thể chiếm tới 20-30% giá thành sản phẩm – thậm chí còn hơn. Và chi phí logistics cao không chỉ làm "mỏng" lợi nhuận, mà còn khiến doanh nghiệp bạn yếu thế hơn trong cạnh tranh, nhất là trong môi trường quốc tế.

Vấn đề ở đây không chỉ là chi phí cao, mà là không rõ mình đang tốn tiền ở đâu, và vì sao. Vậy để bắt đầu giải được bài toán này, trước hết cần hiểu cho rõ một điều: chi phí logistics gồm những yếu tố nào?

Các yếu tố cấu thành chi phí logistics

Để kiểm soát được, thì phải hiểu rõ mình đang chi tiền cho những hạng mục nào. Và chi phí logistics – dù nhìn nhỏ lẻ – nhưng lại trải đều khắp các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Dưới đây là những thành phần phổ biến nhất mà tôi thường thấy ở các doanh nghiệp làm xuất nhập khẩu, đặc biệt qua cảng biển:

1. Chi phí vận chuyển

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Đây là khoản "to con" rõ ràng nhất – và cũng dễ đo lường nhất. Chi phí vận chuyển bao gồm:

• Vận chuyển quốc tế: cước tàu biển, cước hàng không
• Vận chuyển nội địa: từ cảng về kho, hoặc từ kho ra cảng
• Chi phí xếp dỡ tại các điểm trung chuyển (ví dụ tại ICD hoặc cảng cạn)
• Phí phụ thu từ hãng vận chuyển: CIC, vệ sinh container, phí mùa cao điểm (PSS)...

Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy chi phí vận chuyển quốc tế rồi nghĩ "logistics chỉ có vậy", nhưng thật ra các chi phí nội địa đôi khi còn chiếm tỷ trọng ngang ngửa. Nhất là khi kho đặt xa cảng, hoặc cần chia nhỏ hàng lẻ (LTL – less than truckload).

2. Chi phí lưu kho và bảo quản hàng hóa

Nếu hàng hóa về sớm một tẹo, mà chưa kịp lấy hàng (hoặc bị trục trặc thủ tục), lập tức phát sinh thêm:

• Phí lưu container (DEM)
• Phí lưu bãi tại cảng (DET)
• Phí lưu kho nếu hàng được chuyển về kho thuê ngoài
• Phí cắm lạnh hoặc bảo quản đặc biệt, nếu hàng là thực phẩm, dược phẩm...

Lưu container tại cảng

Tôi từng chứng kiến một lô hàng của khách chỉ trễ 2 ngày từ khi có thông quan, và riêng khoản lưu container đã đội thêm gần 4 triệu đồng – chỉ vì hồ sơ thiếu một giấy chứng nhận hợp chuẩn. Dòng tiền sẽ "rò rỉ" rất nhanh nếu không theo dõi sát từ đầu đến cuối.

3. Chi phí làm thủ tục hải quan

Kiểm hóa

Không chỉ là "phí dịch vụ" thuê công ty khai báo hải quan, mà còn gồm:

• Phí công bố kiểm tra chuyên ngành (ATTP, môi trường…)
• Phí xin giấy phép nhập khẩu (với hàng hóa nhập khẩu có điều kiện)
• Chi phí chỉnh sửa chứng từ nếu sai sót (vd: sửa B/L)
• Phí kiểm hóa, lệ phí hải quan

Các khoản này tuy nhỏ, nhưng nếu lô nào cũng phát sinh trục trặc do chứng từ, thì doanh nghiệp sẽ vừa mất tiền, vừa mất thời gian “chạy giấy”.

4. Các chi phí ẩn khác

Ngoài các mục rõ ràng trên, còn những khoản có thể bạn không để ý ngay:

• Phí nhận hàng (DO), phí THC tại cảng xuất/nhập
• Phí sửa VGM, sai container số, sai C/O…
• Chi phí chậm trễ do thiếu vật tư đóng hàng, lỗi booking hãng tàu

Chi phí logistics không đơn thuần chỉ là cước tàu và “thuê xe tải”. Nó là tập hợp của hàng chục khoản chi nhỏ, trải dài suốt quá trình đưa hàng hóa từ nhà cung cấp đến tay khách hàng. Nếu xem nhẹ một điểm nào đó, rất có thể doanh nghiệp có thể phải trả giá ở nhiều điểm còn lại.

Biết được từng yếu tố cấu thành là bước đầu tiên để cắt giảm và tối ưu hợp lý. Và tất nhiên, việc này không chỉ nằm trong tay bộ phận mua hàng hay vận hành, mà cần liên kết chặt chẽ giữa bộ phận logistics, kế toán, và nhà cung cấp dịch vụ. Bởi chỉ khi dòng tiền được soi kỹ từng đoạn, ta mới dám chắc nó không "rò rỉ" một cách âm thầm.

Tiếp theo, hãy cùng đi sâu vào những thách thức khiến doanh nghiệp gặp khó khi cố gắng kiểm soát chi phí logistics.

Những thách thức chính trong việc kiểm soát chi phí logistics

Khi nói chuyện với nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là những bên mới bắt đầu xuất nhập khẩu, tôi thường nhận được những câu hỏi kiểu như: “Tại sao chi phí logistics của tôi lại cao vậy?”, “Mỗi tháng chi tiền vận chuyển, lưu kho mệt mỏi quá trời mà vẫn chẳng thấy tiết kiệm được gì?”. Có thể nói rằng, việc kiểm soát chi phí logistics là một trong những bài toán nan giải – không chỉ với công ty nhỏ mà cả với doanh nghiệp lớn cũng đang loay hoay.

Vậy đâu là những thách thức khiến bài toán chi phí này trở nên hóc búa như vậy?

1. Thiếu minh bạch và phân tán thông tin

Một điều rất dễ nhận thấy ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là phần lớn hoạt động logistics được chia cho nhiều bên: đơn vị vận tải riêng, dịch vụ hải quan riêng, kế toán theo dõi thuế, rồi người mua hàng… Thông tin bị phân tán khiến cho việc tổng hợp, phân tích chi phí theo từng khâu logistics trở nên khó khăn. Nhiều khi gặp trường hợp, kế toán báo "phí vận chuyển tháng này tăng vọt", nhưng tìm lý do thì không ai rõ là do phí lưu container quá hạn, hay do thay đổi tuyến đường vận chuyển.

Logistics là chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ từ kho bãi, vận chuyển, hải quan, giao nhận... mà chỉ cần một điểm "rối" thì cả chuỗi chi phí sẽ đội lên tức thì.

2. Biến động ngoài tầm kiểm soát

Có những yếu tố mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, nhưng chúng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics. Ví dụ như giá nhiên liệu tăng, cước tàu biến động theo mùa, ùn tắc tại cảng (nghe thì có vẻ xa lạ, nhưng ai từng vướng cảng Cát Lái mùa cuối năm chắc sẽ thấm). Ngoài ra, còn có những thay đổi về chính sách, quy định mới hay kiểm định hàng hóa ngẫu nhiên – tất cả đều có thể khiến doanh nghiệp “dở khóc dở cười” vì các khoản chi không lường trước.

3. Thói quen quản lý kiểu "thủ công"

Đây là chỗ mà tôi thấy nhiều chủ doanh nghiệp bị động. Nhiều công ty vẫn đang theo dõi chi phí logistics bằng... Excel. Mỗi phòng ban tự làm báo cáo riêng, không kết nối dữ liệu. Việc thiếu phần mềm quản lý tổng thể hoặc hệ thống tích hợp khiến cho doanh nghiệp không thể theo dõi chi phí theo lô hàng, tuyến vận chuyển hay nhà cung cấp dịch vụ. Hậu quả là không ai biết chỗ nào đang gây ra lãng phí hoặc có thể tối ưu.

4. Thiếu năng lực thương lượng với đối tác logistics

Bạn có từng đặt câu hỏi: “Liệu mức phí mà mình đang trả cho forwarder có thể thương lượng được nữa không?”. Thực tế là nhiều doanh nghiệp nhỏ không có đủ thông tin thị trường hoặc thiếu kỹ năng đàm phán, dẫn tới chấp nhận một mức giá "đại khái có vẻ hợp lý". Trong khi đó, cùng một loại dịch vụ, nhưng doanh nghiệp khác có thể đang được hưởng giá tốt hơn vì mua số lượng lớn hoặc có chiến lược hợp tác dài hạn.

Các yếu tố trên không chỉ làm tăng tổng chi phí logistics, mà còn khiến doanh nghiệp đánh mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Việc quản trị chi phí logistics không chỉ là theo dõi số tiền đã chi, mà còn là hiểu sâu về bản chất của từng loại phí để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn ở các bước tiếp theo.

Về phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào các giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics một cách hiệu quả hơn.

Giải pháp tối ưu hóa chi phí logistics cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu các yếu tố tạo nên chi phí logistics và các thách thức doanh nghiệp thường gặp, giờ là lúc chúng ta tập trung vào phần quan trọng nhất: làm cách nào để tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn giữ được hiệu quả trong chuỗi cung ứng?

Câu hỏi tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại không dễ chút nào. Tôi từng gặp một khách hàng làm trong lĩnh vực nhập khẩu linh kiện điện tử. Mỗi tháng, họ mất gần 200 triệu tiền lưu kho mà không hiểu rõ nguyên nhân. Khi chúng tôi rà soát lại toàn bộ quy trình logistics, mới “té ngửa” vì nguyên nhân đến từ việc nhập hàng dồn dập, không theo kế hoạch phân phối – dẫn tới hàng về kho thì chưa bán được, khiến họ phải chịu chi phí lưu kho cao vọt. Câu chuyện nhỏ, nhưng là ví dụ điển hình của việc thiếu kiểm soát trong logistics.

Vậy thì giải pháp cụ thể doanh nghiệp có thể áp dụng là gì?

1. Xây dựng kế hoạch logistics rõ ràng và sát thực tế

Đừng coi kế hoạch logistics là một file Excel đẹp để báo cáo. Nó cần bám sát nhu cầu thực tế vận hành. Muốn vậy, bạn phải làm việc chặt với các bộ phận như bán hàng, mua hàng và kế toán để nắm được lượng đơn hàng, thời điểm mua – bán, và năng lực quản lý tồn kho. Một kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhập hàng ồ ạt hoặc vận chuyển dồn toa, từ đó giảm chi phí kho bãi, vận tải và xử lý hàng tồn.

2. Tối ưu hóa vận tải – chọn đúng phương thức, đúng đối tác

Vận tải chiếm phần lớn trong cơ cấu chi phí logistics của doanh nghiệp, đặc biệt là trong vận chuyển quốc tế và nội địa cuối cùng (last-mile delivery).

Tùy theo đặc thù hàng hóa (cồng kềnh, dễ vỡ, yêu cầu nhiệt độ…) mà bạn nên chọn phương thức vận tải phù hợp: đường biển giá tốt hơn nhưng mất thời gian; hàng không nhanh nhưng tốn kém. Đừng ngại làm việc với nhiều đối tác cùng lúc để có mức giá tốt và linh hoạt về lịch trình. Nhiều doanh nghiệp chỉ dùng một forwarder quen vì “tiện”, nhưng như vậy họ đánh mất cơ hội đàm phán giá hoặc lựa chọn tuyến vận tải ngắn hơn, tiết kiệm hơn.

3. Áp dụng công nghệ trong quản lý logistics

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm ERP, phần mềm quản lý kho (WMS), định tuyến giao hàng, và thậm chí là nền tảng kết nối vận tải. Doanh nghiệp có thể không cần đầu tư hệ thống lớn; đôi khi chỉ cần các công cụ vừa phải như Microsoft Power BI, phần mềm hỗ trợ quản lý kho đơn giản… cũng đủ để theo dõi tồn kho, lịch sử giao hàng, tránh các chi phí phát sinh không cần thiết.

4. Hợp tác với đơn vị dịch vụ logistics chuyên nghiệp

Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng bộ phận logistics in-house có thể tốn kém và thiếu kinh nghiệm. Hợp tác với các công ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng được kinh nghiệm, quy trình tối ưu và thường là chi phí ưu đãi hơn – vì họ gom đơn hàng từ nhiều khách, chia sẻ chi phí vận hành.

Tối ưu chi phí không phải là cắt giảm vô tội vạ. Đó là việc hiểu rõ từng đồng mình bỏ ra mang lại giá trị gì – và lựa chọn hướng đi thông minh để duy trì hiệu quả lâu dài.

Tiếp theo, hãy cùng nhìn lại những yếu tố nào đang khiến doanh nghiệp bạn khó kiểm soát chi phí logistics để rà soát lại lỗ hổng trong quy trình.

Lời kết

Kiểm soát chi phí luôn là một bài toán hóc búa với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực logistics – nơi mà các yếu tố vận tải, kho bãi, nhân lực, quản lý đơn hàng... đều tác động trực tiếp đến ngân sách. Không chỉ đơn thuần là tính toán tiền vận chuyển, mà là cả một bức tranh toàn diện về chuỗi cung ứng, từng mắt xích đều cần được cân nhắc.

Để tối ưu, doanh nghiệp cần vừa hiểu rõ những thành phần cấu thành chi phí, vừa nhận diện được đâu là điểm nghẽn gây phát sinh, từ đó áp dụng những giải pháp phù hợp như sử dụng công nghệ, chọn đối tác uy tín hay thiết kế lại quy trình vận hành. Khi làm chủ được chi phí logistics, bạn đang tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho mình trong một thị trường ngày càng khốc liệt.