Chứng từ bảo hiểm hàng hóa: Tất tần tật những điều bạn cần biết

Khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, rủi ro là điều không thể tránh khỏi—hàng bị hư hỏng, thất lạc hoặc gặp sự cố trên hành trình. 

Để giảm thiểu thiệt hại, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua bảo hiểm hàng hóa. Và để chứng minh quyền lợi của mình khi có tổn thất, chứng từ bảo hiểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng. Nhưng thực tế, không phải ai cũng hiểu rõ về loại chứng từ này cũng như cách sử dụng hiệu quả.

Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn đi qua từng khía cạnh của chứng từ bảo hiểm hàng hóa—từ khái niệm, các loại phổ biến đến quy trình cấp và lưu ý quan trọng khi sử dụng. Nếu công ty bạn thường xuyên xuất nhập khẩu, hoặc muốn đảm bảo quyền lợi khi vận chuyển hàng, đây sẽ là thông tin rất hữu ích.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa là gì?

Có thể bạn đã từng nghe đến “bảo hiểm hàng hóa”, nhưng chính xác thì chứng từ bảo hiểm hàng hóa là gì, và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

Nói cách khác, đây là tấm “lá chắn” bảo vệ bạn khi hàng hóa gặp sự cố. Không có chứng từ này, ngay cả khi đã mua bảo hiểm, rất có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đòi bồi thường.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa gồm những nội dung gì?

Thông thường, một chứng từ bảo hiểm hàng hóa sẽ bao gồm các thông tin chính sau:

• Tên người được bảo hiểm: Chủ hàng hoặc bên có quyền lợi bảo hiểm.
• Mô tả hàng hóa: Loại hàng, số lượng, giá trị.
• Phương tiện vận chuyển: Đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc vận tải đa phương thức.
• Điểm đi và điểm đến: Nơi nhận hàng và nơi giao hàng.
• Phạm vi bảo hiểm: Những rủi ro được bảo hiểm (như tổn thất do thiên tai, tai nạn, mất cắp, hư hỏng).
• Thời gian hiệu lực: Khi nào bảo hiểm bắt đầu và kết thúc.
• Số tiền bảo hiểm: Giá trị tối đa mà công ty bảo hiểm sẽ chi trả trong trường hợp có tổn thất.
• Điều khoản bảo hiểm: Các quy định, giới hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan.

Tại sao chứng từ bảo hiểm hàng hóa quan trọng?

Với chủ hàng, chứng từ bảo hiểm mang lại 3 lợi ích lớn:

• Bằng chứng pháp lý: Nếu có tranh chấp hoặc tổn thất xảy ra, chứng từ bảo hiểm là căn cứ quan trọng để yêu cầu bồi thường.
• Giúp giảm thiểu rủi ro tài chính: Một sự cố nhỏ cũng có thể gây thiệt hại lớn đến hàng hóa. Nếu đã mua bảo hiểm và có chứng từ hợp lệ, bạn có thể yên tâm hơn về vấn đề tài chính.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch quốc tế: Một số hợp đồng thương mại yêu cầu phải có bảo hiểm để giảm rủi ro cho cả hai bên. Khi có chứng từ bảo hiểm, doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng yêu cầu và giao dịch thuận lợi hơn.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa không chỉ đơn thuần là một tờ giấy, mà nó là “tấm vé” giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn thất không mong muốn. Ở phần tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu các loại chứng từ bảo hiểm phổ biến mà bạn có thể gặp khi tham gia thương mại quốc tế.

Các loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa phổ biến

Khi tham gia bảo hiểm hàng hóa trong vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp sẽ nhận được một số loại chứng từ bảo hiểm quan trọng. Mỗi loại chứng từ có vai trò và ứng dụng khác nhau, tùy thuộc vào phạm vi bảo hiểm và yêu cầu của hợp đồng thương mại. Dưới đây là các loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa phổ biến mà bạn cần biết.

1. Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy)

Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa là tài liệu gốc được phát hành bởi công ty bảo hiểm, xác định chi tiết điều khoản, quyền lợi và phạm vi bảo hiểm. Đây là cơ sở pháp lý cho bất kỳ khiếu nại nào nếu xảy ra mất mát hoặc thiệt hại đối với hàng hóa.

Khác với giấy chứng nhận bảo hiểm (phần dưới), hợp đồng bảo hiểm có giá trị pháp lý cao hơn, giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi một cách rõ ràng hơn trong trường hợp tranh chấp hoặc tổn thất. Một số đặc điểm quan trọng:

• Được cấp cho một lô hàng cụ thể hoặc theo hợp đồng bảo hiểm dài hạn.
• Bao gồm thông tin chính: loại hàng hóa, phương thức vận chuyển, phạm vi bảo hiểm, mức phí bảo hiểm và các trường hợp loại trừ.
• Có thể được chuyển nhượng hoặc dùng làm tài sản thế chấp trong giao dịch thương mại.

>> Tìm hiểu thêm về Hợp đồng bảo hiểm hàng hoá (Cargo Insurance Policy)

Mẫu hợp đồng bảo hiểm tham khảo

2. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa là văn bản do công ty bảo hiểm cung cấp, xác nhận rằng lô hàng được bảo vệ theo điều kiện bảo hiểm nhất định. Thông thường, chứng nhận này được sử dụng khi người mua yêu cầu bằng chứng về việc hàng hóa đã được bảo hiểm, nhưng vẫn nằm trong phạm vi hợp đồng bảo hiểm chung.

Một số điểm quan trọng về giấy chứng nhận bảo hiểm:

• Thường cấp cho từng lô hàng riêng lẻ, theo yêu cầu của chủ hàng.
• Không thay thế cho hợp đồng bảo hiểm chính, nhưng có giá trị xác nhận quyền lợi bảo hiểm.
• Được sử dụng phổ biến trong các giao dịch thương mại quốc tế để trình cho ngân hàng khi thanh toán theo L/C (Thư tín dụng).

>> Tìm hiểu thêm về Chứng nhận bảo hiểm hàng hoá (Cargo Insurance Certificate)

3. Giấy bảo hiểm theo hợp đồng mở (Open Cover Insurance Policy)

Hợp đồng bảo hiểm mở (Open Cover) là dạng bảo hiểm bao quát cho nhiều lô hàng xuất nhập khẩu trong một thời gian nhất định, thường là 6 tháng hoặc 1 năm.

Loại chứng từ này phù hợp cho các doanh nghiệp có tần suất vận chuyển hàng hóa thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc mua bảo hiểm riêng lẻ cho từng lô hàng. Một số điểm đáng lưu ý:

• Không cần đăng ký bảo hiểm cho từng chuyến hàng, doanh nghiệp chỉ cần thông báo về chi tiết lô hàng để kích hoạt bảo hiểm.
• Điều khoản và quyền lợi bảo hiểm đã được thỏa thuận từ trước, giúp giảm thiểu rủi ro về thủ tục hành chính.
• Phù hợp với các nhà xuất nhập khẩu lớn, đặc biệt trong lĩnh vực logistics hoặc thương mại quốc tế có lưu lượng hàng hóa cao.

4. Giấy bảo hiểm tạm thời (Cover Note)

Giấy bảo hiểm tạm thời (Cover Note) là tài liệu do công ty bảo hiểm cấp, xác nhận tạm thời lô hàng đã được bảo hiểm trong khi đợi hợp đồng bảo hiểm chính thức được phát hành.

Giấy bảo hiểm tạm thời thường có hiệu lực trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như 30 ngày, và là minh chứng cho việc bảo hiểm đã được cấp trước khi các chứng từ chính thức hoàn tất. Đặc điểm của loại chứng từ bảo hiểm hàng hoá loại này là:

• Thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần xuất trình giấy tờ bảo hiểm gấp.
• Có giá trị pháp lý tương đối, nhưng doanh nghiệp vẫn cần yêu cầu hợp đồng bảo hiểm chính thức sau đó.

Các loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa trên không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi trong quá trình vận chuyển mà còn tránh các rủi ro không mong muốn. Tuy nhiên, việc lựa chọn loại chứng từ phù hợp còn phụ thuộc vào yêu cầu của đối tác thương mại và điều kiện vận chuyển cụ thể của từng lô hàng. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình cấp và sử dụng chứng từ bảo hiểm hàng hóa.

Quy trình cấp và sử dụng chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Sau khi doanh nghiệp mua bảo hiểm hàng hóa, chứng từ bảo hiểm sẽ được cấp bởi công ty bảo hiểm. Nhưng quy trình cụ thể diễn ra như thế nào? Và làm cách nào để sử dụng chứng từ này khi có sự cố? Cùng tìm hiểu nhé!

Bước 1: Mua bảo hiểm và cấp chứng từ

Trước tiên, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Việc này thường diễn ra trước khi hàng hóa được vận chuyển. Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin quan trọng như:

• Loại hàng hóa và đặc tính hàng
• Hành trình vận chuyển (điểm đi, điểm đến)
• Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ...)
• Giá trị hàng hóa
• Mức trách nhiệm bảo hiểm mong muốn

Dựa trên những thông tin này, công ty bảo hiểm sẽ tính phí bảo hiểm và phát hành chứng từ bảo hiểm hàng hóa, gồm Hợp đồng và Giấy chứng nhận bảo hiểm (như trên đã nói).

Bước 2: Kiểm tra và lưu giữ chứng từ

Sau khi nhận chứng từ bảo hiểm từ công ty bảo hiểm, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên đó để đảm bảo tính chính xác. Một số điểm quan trọng cần đối chiếu gồm:

• Tên người được bảo hiểm (công ty của bạn hoặc đối tác)
• Mô tả hàng hóa có khớp với hợp đồng không
• Số tiền bảo hiểm có đúng giá trị hàng hóa không
• Hành trình vận chuyển được ghi có đúng không
• Điều khoản bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm đã đầy đủ chưa

Sau khi kiểm tra xong, chứng từ bảo hiểm cần được bảo quản cẩn thận. Nếu hàng hóa được mua bán theo điều kiện CIF (Cost, Insurance, and Freight) trong Incoterms, chứng từ này có thể được chuyển cho người mua cùng với bộ chứng từ thanh toán.

Bước 3: Sử dụng chứng từ bảo hiểm khi có sự cố

Nếu hàng hóa gặp sự cố trong quá trình vận chuyển (hỏng hóc, mất mát, thiệt hại...), chủ hàng cần sử dụng chứng từ bảo hiểm để yêu cầu bồi thường. Thủ tục gồm các bước chính sau:

1. Thông báo tổn thất: Ngay khi phát hiện sự cố, doanh nghiệp cần thông báo cho công ty bảo hiểm, hãng vận tải và các bên liên quan.
2. Thu thập bằng chứng: Bao gồm biên bản kiểm tra hàng (survey report), hình ảnh thiệt hại, biên bản giao nhận hàng...
3. Nộp hồ sơ bồi thường: Gửi đầy đủ chứng từ bảo hiểm, hóa đơn hàng hóa, chứng từ vận tải và các giấy tờ liên quan cho công ty bảo hiểm.
4. Giám định tổn thất: Bảo hiểm có thể cử đơn vị giám định để kiểm tra mức độ thiệt hại.
5. Nhận tiền bồi thường: Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty bảo hiểm sẽ thanh toán tiền bồi thường theo hợp đồng đã ký.

Lưu ý quan trọng khi xử lý chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Khi làm thủ tục bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, xử lý chứng từ bảo hiểm sao cho đúng và đủ là điều cực kỳ quan trọng. Nếu nhầm lẫn hoặc thiếu sót, việc khiếu nại bồi thường sau này sẽ rất phức tạp, thậm chí có thể bị từ chối bảo hiểm.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn tránh rủi ro khi làm việc với chứng từ bảo hiểm hàng hóa:

1. Kiểm tra kỹ nội dung trên chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa là văn bản do công ty bảo hiểm cấp, xác nhận việc bảo hiểm đối với lô hàng trong quá trình vận chuyển.

Trước khi nhận chứng từ bảo hiểm, hãy kiểm tra thật kỹ các thông tin quan trọng, bao gồm:

• Tên người được bảo hiểm: Phải khớp với tên chủ hàng hoặc người có lợi ích liên quan trong lô hàng.
• Mô tả hàng hóa: Chính xác với hàng thực tế, đặc biệt là tên hàng, số lượng, quy cách đóng gói.
• Phạm vi bảo hiểm: Xác định rõ điều kiện bảo hiểm áp dụng, như ICC A, B hay C.
• Thời hạn bảo hiểm: Nên bao trùm toàn bộ hành trình, từ lúc hàng được giao đến khi đến tay người nhận.
• Giá trị bảo hiểm: Thường bằng giá trị hóa đơn + cước phí vận chuyển + một phần lợi nhuận (thường +10%).

Bất kỳ sai sót nào trong các thông tin trên đều có thể khiến bạn gặp khó khăn khi yêu cầu bồi thường sau này.

2. Đảm bảo chứng từ có chữ ký và đóng dấu hợp lệ

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa phải có dấu và chữ ký của công ty bảo hiểm. Nếu là bản điện tử, nó cần có xác nhận điện tử hợp lệ hoặc mã số kiểm tra.

Một số quốc gia hoặc bên nhập khẩu vẫn yêu cầu bản gốc có dấu đỏ, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có đủ bản gốc nếu cần (thường là 1-2 bản).

3. Lưu trữ chứng từ khoa học & đầy đủ

Một sai lầm phổ biến là lưu chứng từ theo kiểu “tùy hứng” hoặc chỉ giữ bản mềm mà không có bản cứng (hoặc ngược lại). Lý tưởng nhất, bạn nên:

• Lưu tối thiểu một bản gốc trong hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
• Quét và lưu bản PDF trên hệ thống máy tính để dễ tra cứu.
• Với lô hàng có giá trị lớn, nên gửi một bản scan cho đối tác để xác nhận.

Điều này giúp bạn nhanh chóng cung cấp bản sao khi có sự cố hoặc kiểm tra từ hải quan.

4. Hiểu rõ quy trình yêu cầu bồi thường bảo hiểm

Nếu hàng hóa gặp rủi ro và bạn cần làm thủ tục bồi thường, chứng từ bảo hiểm hàng hóa là tài liệu quan trọng nhất. Khi sự cố xảy ra, bạn làm thủ tục yêu cầu bồi thường như bước 3 đã nêu ở phần trên.

Không ít trường hợp bị từ chối bồi thường chỉ vì chứng từ không đầy đủ hoặc khai báo chậm. Vì thế, hãy nắm rõ quy trình xử lý tổn thất của đơn vị bảo hiểm ngay từ đầu.

Xử lý chứng từ bảo hiểm hàng hóa tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu làm không cẩn thận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn. Hy vọng với những lưu ý trên, bạn sẽ tránh được những sai sót không đáng có và bảo vệ tốt hơn quyền lợi khi vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Lời kết

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, giúp bảo vệ quyền lợi của chủ hàng trước những rủi ro không mong muốn trong quá trình vận chuyển. Việc hiểu rõ các loại chứng từ bảo hiểm phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi lưu thông.

Từ quá trình cấp đến khi sử dụng, chứng từ bảo hiểm hàng hóa cần được xử lý đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi khi xảy ra sự cố. Các doanh nghiệp cũng nên lưu ý về điều kiện bảo hiểm, thủ tục bồi thường và thời hạn hiệu lực để tránh những rắc rối không đáng có. Nắm vững thông tin này sẽ giúp chủ hàng chủ động hơn trong mua bán và vận chuyển quốc tế.