Khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, rủi ro là điều không thể tránh khỏi—hàng bị hư hỏng, thất lạc hoặc gặp sự cố trên hành trình.
Để giảm thiểu thiệt hại, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua bảo hiểm hàng hóa. Và để chứng minh quyền lợi của mình khi có tổn thất, chứng từ bảo hiểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng. Nhưng thực tế, không phải ai cũng hiểu rõ về loại chứng từ này cũng như cách sử dụng hiệu quả.
Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn đi qua từng khía cạnh của chứng từ bảo hiểm hàng hóa—từ khái niệm, các loại phổ biến đến quy trình cấp và lưu ý quan trọng khi sử dụng. Nếu công ty bạn thường xuyên xuất nhập khẩu, hoặc muốn đảm bảo quyền lợi khi vận chuyển hàng, đây sẽ là thông tin rất hữu ích.
Có thể bạn đã từng nghe đến “bảo hiểm hàng hóa”, nhưng chính xác thì chứng từ bảo hiểm hàng hóa là gì, và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa là giấy tờ do công ty bảo hiểm cấp để xác nhận rằng lô hàng đã được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Đây là cơ sở pháp lý để chủ hàng yêu cầu bồi thường nếu xảy ra tổn thất hoặc thiệt hại theo các điều khoản trong hợp đồng bảo hiểm.
Nói cách khác, đây là tấm “lá chắn” bảo vệ bạn khi hàng hóa gặp sự cố. Không có chứng từ này, ngay cả khi đã mua bảo hiểm, rất có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đòi bồi thường.
Thông thường, một chứng từ bảo hiểm hàng hóa sẽ bao gồm các thông tin chính sau:
Với chủ hàng, chứng từ bảo hiểm mang lại 3 lợi ích lớn:
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa không chỉ đơn thuần là một tờ giấy, mà nó là “tấm vé” giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn thất không mong muốn. Ở phần tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu các loại chứng từ bảo hiểm phổ biến mà bạn có thể gặp khi tham gia thương mại quốc tế.
Khi tham gia bảo hiểm hàng hóa trong vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp sẽ nhận được một số loại chứng từ bảo hiểm quan trọng. Mỗi loại chứng từ có vai trò và ứng dụng khác nhau, tùy thuộc vào phạm vi bảo hiểm và yêu cầu của hợp đồng thương mại. Dưới đây là các loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa phổ biến mà bạn cần biết.
Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa là tài liệu gốc được phát hành bởi công ty bảo hiểm, xác định chi tiết điều khoản, quyền lợi và phạm vi bảo hiểm. Đây là cơ sở pháp lý cho bất kỳ khiếu nại nào nếu xảy ra mất mát hoặc thiệt hại đối với hàng hóa.
Khác với giấy chứng nhận bảo hiểm (phần dưới), hợp đồng bảo hiểm có giá trị pháp lý cao hơn, giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi một cách rõ ràng hơn trong trường hợp tranh chấp hoặc tổn thất. Một số đặc điểm quan trọng:
>> Tìm hiểu thêm về Hợp đồng bảo hiểm hàng hoá (Cargo Insurance Policy)
Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa là văn bản do công ty bảo hiểm cung cấp, xác nhận rằng lô hàng được bảo vệ theo điều kiện bảo hiểm nhất định. Thông thường, chứng nhận này được sử dụng khi người mua yêu cầu bằng chứng về việc hàng hóa đã được bảo hiểm, nhưng vẫn nằm trong phạm vi hợp đồng bảo hiểm chung.
Một số điểm quan trọng về giấy chứng nhận bảo hiểm:
>> Tìm hiểu thêm về Chứng nhận bảo hiểm hàng hoá (Cargo Insurance Certificate)
Hợp đồng bảo hiểm mở (Open Cover) là dạng bảo hiểm bao quát cho nhiều lô hàng xuất nhập khẩu trong một thời gian nhất định, thường là 6 tháng hoặc 1 năm.
Loại chứng từ này phù hợp cho các doanh nghiệp có tần suất vận chuyển hàng hóa thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc mua bảo hiểm riêng lẻ cho từng lô hàng. Một số điểm đáng lưu ý:
Giấy bảo hiểm tạm thời (Cover Note) là tài liệu do công ty bảo hiểm cấp, xác nhận tạm thời lô hàng đã được bảo hiểm trong khi đợi hợp đồng bảo hiểm chính thức được phát hành.
Giấy bảo hiểm tạm thời thường có hiệu lực trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như 30 ngày, và là minh chứng cho việc bảo hiểm đã được cấp trước khi các chứng từ chính thức hoàn tất. Đặc điểm của loại chứng từ bảo hiểm hàng hoá loại này là:
Các loại chứng từ bảo hiểm hàng hóa trên không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi trong quá trình vận chuyển mà còn tránh các rủi ro không mong muốn. Tuy nhiên, việc lựa chọn loại chứng từ phù hợp còn phụ thuộc vào yêu cầu của đối tác thương mại và điều kiện vận chuyển cụ thể của từng lô hàng. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình cấp và sử dụng chứng từ bảo hiểm hàng hóa.
Sau khi doanh nghiệp mua bảo hiểm hàng hóa, chứng từ bảo hiểm sẽ được cấp bởi công ty bảo hiểm. Nhưng quy trình cụ thể diễn ra như thế nào? Và làm cách nào để sử dụng chứng từ này khi có sự cố? Cùng tìm hiểu nhé!
Trước tiên, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Việc này thường diễn ra trước khi hàng hóa được vận chuyển. Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin quan trọng như:
Dựa trên những thông tin này, công ty bảo hiểm sẽ tính phí bảo hiểm và phát hành chứng từ bảo hiểm hàng hóa, gồm Hợp đồng và Giấy chứng nhận bảo hiểm (như trên đã nói).
Sau khi nhận chứng từ bảo hiểm từ công ty bảo hiểm, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên đó để đảm bảo tính chính xác. Một số điểm quan trọng cần đối chiếu gồm:
Sau khi kiểm tra xong, chứng từ bảo hiểm cần được bảo quản cẩn thận. Nếu hàng hóa được mua bán theo điều kiện CIF (Cost, Insurance, and Freight) trong Incoterms, chứng từ này có thể được chuyển cho người mua cùng với bộ chứng từ thanh toán.
Nếu hàng hóa gặp sự cố trong quá trình vận chuyển (hỏng hóc, mất mát, thiệt hại...), chủ hàng cần sử dụng chứng từ bảo hiểm để yêu cầu bồi thường. Thủ tục gồm các bước chính sau:
Khi làm thủ tục bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, xử lý chứng từ bảo hiểm sao cho đúng và đủ là điều cực kỳ quan trọng. Nếu nhầm lẫn hoặc thiếu sót, việc khiếu nại bồi thường sau này sẽ rất phức tạp, thậm chí có thể bị từ chối bảo hiểm.
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn tránh rủi ro khi làm việc với chứng từ bảo hiểm hàng hóa:
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa là văn bản do công ty bảo hiểm cấp, xác nhận việc bảo hiểm đối với lô hàng trong quá trình vận chuyển.
Trước khi nhận chứng từ bảo hiểm, hãy kiểm tra thật kỹ các thông tin quan trọng, bao gồm:
Bất kỳ sai sót nào trong các thông tin trên đều có thể khiến bạn gặp khó khăn khi yêu cầu bồi thường sau này.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa phải có dấu và chữ ký của công ty bảo hiểm. Nếu là bản điện tử, nó cần có xác nhận điện tử hợp lệ hoặc mã số kiểm tra.
Một số quốc gia hoặc bên nhập khẩu vẫn yêu cầu bản gốc có dấu đỏ, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có đủ bản gốc nếu cần (thường là 1-2 bản).
Một sai lầm phổ biến là lưu chứng từ theo kiểu “tùy hứng” hoặc chỉ giữ bản mềm mà không có bản cứng (hoặc ngược lại). Lý tưởng nhất, bạn nên:
Điều này giúp bạn nhanh chóng cung cấp bản sao khi có sự cố hoặc kiểm tra từ hải quan.
Nếu hàng hóa gặp rủi ro và bạn cần làm thủ tục bồi thường, chứng từ bảo hiểm hàng hóa là tài liệu quan trọng nhất. Khi sự cố xảy ra, bạn làm thủ tục yêu cầu bồi thường như bước 3 đã nêu ở phần trên.
Không ít trường hợp bị từ chối bồi thường chỉ vì chứng từ không đầy đủ hoặc khai báo chậm. Vì thế, hãy nắm rõ quy trình xử lý tổn thất của đơn vị bảo hiểm ngay từ đầu.
Xử lý chứng từ bảo hiểm hàng hóa tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu làm không cẩn thận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn. Hy vọng với những lưu ý trên, bạn sẽ tránh được những sai sót không đáng có và bảo vệ tốt hơn quyền lợi khi vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, giúp bảo vệ quyền lợi của chủ hàng trước những rủi ro không mong muốn trong quá trình vận chuyển. Việc hiểu rõ các loại chứng từ bảo hiểm phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi lưu thông.
Từ quá trình cấp đến khi sử dụng, chứng từ bảo hiểm hàng hóa cần được xử lý đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi khi xảy ra sự cố. Các doanh nghiệp cũng nên lưu ý về điều kiện bảo hiểm, thủ tục bồi thường và thời hạn hiệu lực để tránh những rắc rối không đáng có. Nắm vững thông tin này sẽ giúp chủ hàng chủ động hơn trong mua bán và vận chuyển quốc tế.
New! Comments
Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.