Chứng từ vận tải trong xuất nhập khẩu

Khi làm một lô hàng xuất nhập khẩu, có rất nhiều giấy tờ liên quan, nhưng một trong những loại không thể thiếu chính là chứng từ vận tải.

Đây được xem như “chứng minh thư” của hàng hóa trong suốt hành trình từ nơi gửi đến nơi nhận. Nếu không có chứng từ này, hàng hóa khó có thể được vận chuyển trơn tru, thậm chí bị lưu giữ tại cảng hoặc cửa khẩu, gây ra nhiều thiệt hại về thời gian và chi phí.

Vậy thực chất chứng từ vận tải là gì, có những loại nào, và chúng đóng vai trò cụ thể ra sao trong chuỗi cung ứng? Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ khái niệm đến cách quản lý hiệu quả loại giấy tờ quan trọng này.

Khái niệm và vai trò của chứng từ vận tải

Nói một cách đơn giản, nó là bằng chứng quan trọng chứng minh rằng hàng hóa đã được bàn giao cho đơn vị vận tải và đang trên đường đến điểm đến cuối cùng.

Căn cứ vào chứng từ này, các bên liên quan như chủ hàng, hãng tàu, hãng hàng không, cơ quan hải quan và ngân hàng có thể theo dõi tình trạng vận chuyển, xác định quyền sở hữu hàng hóa, cũng như thực hiện thanh toán hay các nghiệp vụ liên quan, và giải quyết tranh chấp khi cần.

Vai trò quan trọng của chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải không chỉ là một tờ giấy đơn thuần. Trong thực tế, nó mang nhiều ý nghĩa quan trọng đối với các bên tham gia chuỗi cung ứng. Cụ thể, chứng từ này có một số vai trò chính sau:

• Xác nhận sự di chuyển của hàng hóa: Khi một lô hàng được giao cho hãng vận tải, chứng từ vận tải sẽ được phát hành để ghi nhận số lượng, mô tả hàng hóa, điểm đi, điểm đến, và phương thức vận chuyển. Đây là bằng chứng cho cả người gửi và người nhận rằng hàng đã được giao theo như thỏa thuận.
• Là cơ sở để thực hiện các thủ tục hải quan: Khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, chứng từ vận tải (như vận đơn) là một trong những giấy tờ bắt buộc phải trình cho cơ quan hải quan. Dựa vào đó, và những chứng từ khác, hải quan có thể kiểm tra xem lô hàng có phù hợp với khai báo hay không, từ đó quyết định thông quan hay kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa).
• Chứng minh quyền sở hữu hàng hóa: Đặc biệt với một số loại vận đơn (Bill of Lading - B/L), đây còn là chứng từ sở hữu, tức là ai nắm giữ bản gốc hợp lệ thì có quyền nhận hàng. Điều này rất quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, nhất là khi hàng được mua bán nhiều lần trong hành trình vận chuyển.
• Hỗ trợ thanh toán và làm chứng từ tài chính: Trong nhiều giao dịch quốc tế, ngân hàng chỉ chấp nhận thanh toán khi bộ chứng từ (trong đó có chứng từ vận tải) hợp lệ. Nếu sử dụng phương thức thanh toán như L/C (Letter of Credit), ngân hàng sẽ kiểm tra tính chính xác của chứng từ này trước khi giải ngân tiền cho người bán.
• Giải quyết tranh chấp và khiếu nại: Trong trường hợp hàng bị hỏng hóc, mất mát hoặc chậm trễ, chứng từ vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm của các bên liên quan. Chủ hàng có thể sử dụng nó để khiếu nại với hãng vận chuyển hoặc yêu cầu bồi thường nếu có bảo hiểm hàng hóa.

Tóm lại, chứng từ vận tải không chỉ là giấy tờ bắt buộc mà còn là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Bạn đã hiểu những nền tảng cơ bản về loại chứng từ này, vậy tiếp theo có những loại chứng từ vận tải nào phổ biến?

Các loại chứng từ vận tải phổ biến

Trong xuất nhập khẩu, chứng từ vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận quá trình luân chuyển hàng hóa giữa các bên liên quan. Nhưng thực tế, không phải ai cũng nắm rõ có bao nhiêu loại chứng từ vận tải, hay mỗi loại sử dụng trong trường hợp nào. Tôi đã từng gặp nhiều chủ hàng mới, cứ nhầm lẫn giữa vận đơn đường biển và vận đơn đường hàng không, dẫn đến nhiều tình huống dở khóc dở cười khi làm thủ tục hải quan.

Vậy, chứng từ vận tải có những loại nào phổ biến? Tôi sẽ liệt kê ngay dưới đây, và tất nhiên, có cả những lưu ý quan trọng kèm theo để bạn tránh sai sót khi sử dụng.

1. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được nhận để vận chuyển và ràng buộc trách nhiệm giữa người gửi hàng, người chuyên chở và người nhận hàng.

Vận đơn có lẽ là loại chứng từ vận tải quan trọng nhất, đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nó có 3 chức năng chính:

1. Là biên lai nhận hàng của hãng tàu, xác nhận họ đã nhận hàng từ chủ hàng.
2. Là hợp đồng vận chuyển, quy định quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
3. Là chứng từ sở hữu hàng hóa, ai giữ vận đơn gốc sẽ có quyền nhận hàng.

Vận đơn đường biển có nhiều loại, chẳng hạn 1 số cái tên hay gặp như:

• Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng cần xuất trình bản gốc để được nhận hàng.
• Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Không cần trình bản gốc, hãng tàu chỉ cần xác nhận qua hệ thống.
• Vận đơn theo lệnh (To Order B/L): Hàng hóa thuộc quyền sở hữu của người được chỉ định trong vận đơn (thường là ngân hàng khi thanh toán L/C).
• Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill): không có bản gốc, hãng tàu sẽ giao hàng cho người nhận hàng trên vận đơn (tương tự Telex Bill nêu trên)

Nếu bạn còn giữ vận đơn gốc, thì đừng cần kiểm tra kỹ, vì nó là tấm vé quyết định ai có quyền lấy hàng!

>> Tìm hiểu thêm về Vận đơn (Bill of Lading)

2. Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Khác với vận đơn đường biển, vận đơn hàng không (AWB) không phải là chứng từ sở hữu, mà chỉ là bản hướng dẫn vận chuyển. Chủ hàng có thể dùng bản sao vận đơn để nhận hàng ngay tại sân bay, mà không cần trình bản gốc như vận đơn đường biển.

>> Tìm hiểu thêm về Vận đơn hàng không (AWB)

3. Giấy chứng nhận gửi hàng đường bộ và đường sắt

Với hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ hoặc đường sắt, sẽ có các loại chứng từ như:

• CMR (International Consignment Note): Chứng từ vận tải quốc tế cho hàng hóa đi qua biên giới bằng đường bộ.
• Giấy gửi hàng đường sắt (Rail Waybill – RWB): Chứng từ sử dụng khi vận chuyển hàng hóa bằng tàu hỏa qua nhiều quốc gia.

Các chứng từ này giúp chủ hàng kiểm soát quá trình giao nhận hàng hóa khi vận chuyển nội địa hoặc xuyên biên giới.

4. Những lưu ý khi sử dụng chứng từ vận tải

• Đọc kỹ nội dung trên chứng từ, bởi chỉ cần sai một chi tiết trên vận đơn (ví dụ sai tên người nhận), bạn có thể bị từ chối lấy hàng.
• Xác định rõ loại vận đơn phù hợp với phương thức thanh toán (ví dụ: thanh toán L/C thường yêu cầu vận đơn gốc).
• Nếu dùng vận đơn điện giao hàng, hãy xác nhận liệu hãng tàu hoặc đại lý tại cảng đích có hỗ trợ hay không.

Chứng từ vận tải có thể gây không ít rắc rối nếu không kiểm tra kỹ. Vì vậy, bạn đừng ngại dành thời gian xem xét chúng cẩn thận, hoặc trao đổi với công ty vận chuyển nếu chưa chắc chắn.

Quy trình xử lý và quản lý chứng từ vận tải

Sau khi đã hiểu về các loại chứng từ vận tải phổ biến, một khía cạnh quan trọng không kém là cách xử lý và quản lý chúng sao cho hiệu quả. Nếu không có một quy trình rõ ràng, sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến trì hoãn lô hàng, phát sinh chi phí không đáng có, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ với đối tác.

Vậy một quy trình xử lý chứng từ vận tải hiệu quả cần những bước nào? Hãy cùng tôi đi qua từng giai đoạn nhé.

1. Kiểm tra và xác nhận chứng từ

Trước khi tiếp nhận hoặc phát hành chứng từ vận tải, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như:

• Tên người gửi – người nhận: Phải khớp với hợp đồng mua bán.
• Mô tả hàng hóa: Bao gồm số lượng, chủng loại, mã HS nếu có.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Xác định rõ trách nhiệm các bên.
• Thông tin vận tải: tên tàu, chuyến bay, số container, số vận đơn, ngày đi – ngày đến dự kiến, cảng xếp dỡ, địa điểm nhận hàng.
• Các điều khoản đặc biệt (nếu có): Ví dụ, hàng dễ hỏng, yêu cầu bảo quản lạnh...

Một lỗi nhỏ trong chứng từ cũng sẽ gây ra rắc rối trong vận chuyển. Ví dụ, nếu sai số container, hàng có thể bị giữ lại tại cảng mà không được giải phóng, dẫn đến phí lưu kho, lưu bãi đội lên bất ngờ.

Vì thế bạn có một checklist kiểm tra trước khi xác nhận! Điều này giảm thiểu tối đa khả năng sai sót.

2. Lưu trữ và chuyển tiếp chứng từ

Sau khi kiểm tra xong, bước tiếp theo là lưu trữ và chuyển giao chứng từ đến các bên có liên quan. Tùy vào loại vận tải, chứng từ sẽ được gửi qua:

• Email (file scan hoặc softcopy)
• Chuyển phát nhanh (với các chứng từ quan trọng như vận đơn gốc – bill of lading)
• Hệ thống phần mềm quản lý chứng từ (TMS, ERP…)

Lưu trữ giấy là cần thiết, nhưng tôi khuyến khích bạn nên số hóa chứng từ. Điều này giúp dễ dàng truy xuất khi cần mà không lo thất lạc. Một khách hàng của tôi từng gặp tình huống "nhớ đời" khi sát đến ngày nhận hàng mới phát hiện ra mất vận đơn gốc – hậu quả là phải làm thủ tục với hãng tàu, vừa tốn kém vừa mất cả tuần để xử lý.

3. Phối hợp với các bên liên quan

Chứng từ vận tải liên quan đến nhiều bên: hãng tàu, hãng hàng không, người xuất khẩu, nhà nhập khẩu, công ty logistics, hải quan… Vì vậy, việc quản lý không chỉ dừng lại ở lưu trữ mà còn phải đồng bộ thông tin giữa các bên để tránh hiểu lầm, chênh lệch dữ liệu.

Ví dụ: Với lô hàng nhập khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp có thể kiểm tra trước manifest (bản lược khai hàng hóa) gửi hải quan để tránh sai sót về tên hàng, số lượng. Nếu tên hàng khác so với tờ khai hải quan và vận đơn, có thể phải làm thủ tục sửa đổi rất mất thời gian.

Tóm lại, một hệ thống xử lý và quản lý chứng từ bài bản không chỉ giúp việc vận chuyển suôn sẻ mà còn giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu bạn thường xuyên gặp lỗi trong khâu chứng từ, rất có thể bạn cần tối ưu lại quy trình nội bộ ngay từ bây giờ.

Lời kết

Chứng từ vận tải đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực logistics, giúp xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, hỗ trợ thanh toán và đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Việc nắm rõ các loại chứng từ vận tải như vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hay phiếu gửi hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu.

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần xử lý chứng từ vận tải một cách cẩn thận, từ việc kiểm tra thông tin, lưu trữ đến phối hợp với các bên liên quan. Một hệ thống quản lý tốt không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động logistics.