Debit note là gì? Hiểu đúng về chứng từ đề nghị thanh toán

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc kế toán doanh nghiệp, chắc hẳn đôi lần đã nghe đến thuật ngữ "debit note". Nhưng chính xác thì debit note là gì? Nó có chức năng gì trong giao dịch thương mại?

Đây là chứng từ được sử dụng để điều chỉnh công nợ giữa các bên mua – bán khi có sai sót về giá trị hóa đơn hoặc phát sinh thêm chi phí. Nắm rõ debit note sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính tốt hơn và tránh những rủi ro không đáng có trong quản lý dòng tiền.

Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về debit note, cách phân biệt nó với credit note, và đặc biệt là hướng dẫn cách lập & sử dụng debit note trong thực tế doanh nghiệp. Nếu bạn từng bối rối khi xử lý tình huống xuất debit note, đừng lo! Bài viết sẽ giải thích theo cách dễ hiểu nhất, có kèm ví dụ thực tế để bạn nắm bắt nhanh chóng.

Vậy...

Debit Note là gì?

Nói đơn giản, Debit Note giúp doanh nghiệp "gõ cửa" đối tác để nhắc nhở về khoản tiền còn thiếu, hoặc điều chỉnh công nợ khi có sự thay đổi so với hóa đơn ban đầu.

Trường hợp khác ít gặp hơn: bên mua cũng có thể phát hành Debit Note gửi bên bán khi bên mua muốn trả lại hàng, hoặc khi có sai sót về giá cả, số lượng hàng hóa mà hóa đơn gốc chưa phản ánh đúng. Trường hợp này trong Debit phải nêu rõ lý do trả lại (phù hợp với quy định trong hợp đồng), và số tiền đã thanh toán cần đối trừ.

Lưu ý: Trong thuật ngữ "giấy báo nợ", từ "nợ" được hiểu theo ngôn ngữ kế toán có nghĩa là phát sinh tăng, chứ không phải theo nghĩa thông thường là "nợ nần". Sẽ dễ hiểu hơn khi đặt trong cùng bối cảnh với "giấy báo có" (credit note) sẽ nói tới trong phần sau.

Khi nào sử dụng debit note?

Debit note được sử dụng trong một số tình huống dưới đây:

Bên bán phát hành debit note khi:

• Thông báo người mua về nghĩa vụ thanh toán cho giao dịch
• Có sai sót về đơn giá trong hóa đơn ban đầu (ghi thiếu so với thực tế).
• Chi phí vận chuyển hoặc phụ phí phát sinh sau khi đã gửi hóa đơn gốc.
• Điều chỉnh số lượng hàng hóa bị ghi thiếu trên hóa đơn gốc.

Bên mua phát hành debit note khi:

• Ghi nhận công nợ phải trả cho bên bán do lỗi tính toán trong thanh toán trước đó.
• Điều chỉnh giảm giá theo điều khoản hợp đồng khi có sự thay đổi về thuế, cước phí…

Debit note có phải là hóa đơn không?

Debit note không phải là một hóa đơn thương mại. Nó chỉ đóng vai trò như một văn bản điều chỉnh thông tin tài chính giữa hai bên, giúp phản ánh công nợ chính xác hơn. Hóa đơn gốc (invoice) mới là chứng từ chính thức để kê khai thuế và thực hiện thanh toán.

Debit note giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trong kế toán và hợp đồng thương mại, đồng thời tạo sự minh bạch giữa bên mua & bên bán. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ giải thích cách phân biệt nó với credit note – một loại chứng từ khác cũng được sử dụng để điều chỉnh hóa đơn.

Phân biệt Debit Note và Credit Note

Nếu đã làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc kế toán, ngoài khái niệm debit note (ghi nợ), chắc hẳn bạn cũng đã nghe đến credit note (ghi có). Hai loại chứng từ này thường xuất hiện trong giao dịch thương mại nhưng lại có chức năng hoàn toàn trái ngược nhau.

Vậy chúng khác nhau ở điểm nào?

Debit note và credit note – Cặp đôi trái ngược

Có thể hiểu đơn giản:

• Debit note (giấy báo nợ): Là chứng từ do người mua phát hành để thông báo rằng họ đang ghi nợ người bán. Điều này xảy ra khi hàng hóa bị lỗi, thiếu số lượng hoặc có sai sót về giá cả, dẫn đến việc phải điều chỉnh lại công nợ.
• Credit note (giấy báo có): Là chứng từ do người bán phát hành để xác nhận việc ghi có cho người mua, thường dùng trong trường hợp hoàn tiền, giảm giá hoặc điều chỉnh hóa đơn do sai sót.

Thử lấy ví dụ đơn giản thế này nhé: Bạn đặt mua 1.000 chiếc áo với giá 10 USD/chiếc. Khi nhận hàng, bạn phát hiện có 100 chiếc bị lỗi. Bạn gửi một debit note cho nhà cung cấp, yêu cầu giảm giá hoặc hoàn lại số tiền tương ứng. Nếu nhà cung cấp chấp nhận, họ sẽ phản hồi bằng một credit note để xác nhận việc hoàn tiền hoặc điều chỉnh công nợ.

So sánh Debit Note vs Credit Note (nguồn: www.invoiceowl.com)

Những điểm khác biệt chính

Bảng dưới đây liệt kê những điểm khác biệt chính giữa 2 loại chứng từ kế toán này.

Debit note và credit note có thể thay thế hóa đơn không?

Nhiều người thường thắc mắc debit note và credit note có thể thay thế hóa đơn được không. Câu trả lời là không.

• Hóa đơn (Invoice) là tài liệu chính thức để ghi nhận giao dịch mua bán
• Debit note chỉ là một đề xuất điều chỉnh công nợ gửi từ người mua
• Credit note là xác nhận giảm công nợ từ phía người bán

Do đó, cả debit note và credit note đều không phải là hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế, mà chỉ đóng vai trò hỗ trợ đối chiếu công nợ giữa hai bên.

Như vậy, việc nắm rõ sự khác biệt giữa hai loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi xử lý công nợ và kiểm soát các giao dịch tài chính hiệu quả hơn.

Cách lập và sử dụng Debit Note trong doanh nghiệp

Giờ bạn đã hiểu rõ hơn về debit note là gì, vậy khi nào doanh nghiệp cần lập chứng từ này và làm cách nào để sử dụng nó đúng quy trình? Đây là điều mà nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, đặc biệt là những người mới tiếp cận lĩnh vực kế toán, xuất nhập khẩu.

Khi nào cần lập debit note?

Debit note thường được lập khi doanh nghiệp cần điều chỉnh công nợ với đối tác. Một số tình huống phổ biến bao gồm:

• Nhà cung cấp tính thiếu tiền hàng: Bạn đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ, nhưng hóa đơn ban đầu chưa phản ánh đủ số tiền cần thanh toán. Khi đó, nhà cung cấp sẽ gửi debit note để yêu cầu thanh toán phần chênh lệch.
• Phát sinh chi phí bổ sung: Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng có thêm các khoản phí phát sinh (như phí vận chuyển, đóng gói, bảo hiểm...), bên cung cấp sẽ lập debit note để thông báo về số tiền cần trả thêm.
• Sai sót trong hóa đơn gốc: Nếu có lỗi trong hóa đơn ban đầu như ghi thiếu số lượng, đơn giá thấp hơn thực tế, doanh nghiệp sẽ dùng debit note để chỉnh sửa mà không cần hủy hóa đơn cũ.
• Hủy bỏ những khoản giảm giá không hợp lệ: Trường hợp khách hàng trước đó được áp dụng một khoản chiết khấu hoặc giảm giá nhưng sau đó không đủ điều kiện hưởng ưu đãi này nữa, doanh nghiệp có thể sử dụng debit note để điều chỉnh lại công nợ ban đầu.

Cách lập debit note chuẩn chỉnh

Khi lập debit note, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin sau để tránh sai sót trong hạch toán:

1. Tiêu đề: Đề rõ "Debit Note" hoặc "Ghi nợ".
2. Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ, mã số thuế của đối tác.
3. Số và ngày lập Debit Note: Mỗi debit note cần có số tham chiếu và ngày phát hành để tiện theo dõi.
4. Diễn giải lý do lập debit note: Nêu rõ nguyên nhân cần điều chỉnh công nợ, như phí phát sinh, sai sót trong hóa đơn trước đó…
5. Chi tiết điều chỉnh: Liệt kê số lượng, đơn giá, tổng số tiền điều chỉnh kèm theo loại tiền tệ sử dụng.
6. Điều khoản thanh toán: Nêu rõ thời gian và phương thức thanh toán cho số tiền phải trả thêm.
7. Chữ ký xác nhận: Cần có chữ ký, đóng dấu của bên phát hành debit note để đảm bảo giá trị pháp lý.

Sử dụng debit note trong doanh nghiệp

Sau khi lập xong debit note, doanh nghiệp cần gửi chứng từ này đến đối tác để họ kiểm tra và xác nhận. Việc quản lý debit note cũng nên được thực hiện chặt chẽ nhằm đảm bảo thông tin công nợ chính xác, tránh thất thoát tài chính.

Trong phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP, debit note thường được ghi nhận dưới dạng khoản phải thu bổ sung nếu doanh nghiệp xuất debit note cho khách hàng, hoặc khoản phải trả nếu doanh nghiệp nhận debit note từ nhà cung cấp.

Debit note không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót hoặc điều chỉnh nghĩa vụ tài chính mà còn tạo ra sự minh bạch trong giao dịch thương mại. Vì vậy, việc lập và sử dụng debit note đúng cách là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và công nợ hiệu quả.

Tóm lược

Debit note là một chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, giúp doanh nghiệp điều chỉnh công nợ một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ mục đích và cách sử dụng debit note sẽ giúp các bên liên quan minh bạch hơn trong hoạt động tài chính, tránh nhầm lẫn và sai sót không đáng có.

Giữa Debit Note và Credit Note có sự khác biệt rõ ràng. Nếu debit note dùng để ghi tăng số tiền phải thanh toán, thì credit note lại giảm số tiền đó. Doanh nghiệp cần lập debit note đúng quy trình để đảm bảo tính hợp lệ trong kế toán và giao dịch. Vậy nên, khi tìm hiểu debit note là gì, bạn đừng quên xem xét cả vai trò và cách áp dụng nó trong thực tế.

Hy vọng bài viết đem lại thông tin hữu ích, dù bạn làm trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu, hay trong các doanh nghiệp ngành nghề khác.