D/O là gì trong vận tải biển?

Một thuật ngữ rất phổ biến trong vận tải hàng hóa bằng đường biển là Delivery Order - gọi tắt là DO. Vậy DO là gì? Sử dụng khi nào? Và những lưu ý khi sử dụng DO sẽ được làm rõ trong bài viết này. 

Lệnh giao hàng, viết tắt DO (Delivery Order) là chứng từ quan trọng để cảng đồng ý cho khách hàng tới lấy hàng. Vậy sơ qua, bạn có thể hiểu rằng DO là 1 trong những chứng từ bạn cần cung cấp cho phía cảng, cho nên khi làm hồ sơ lấy hàng cho 1 lô hàng, nhất định phải nhớ “cầm DO trên tay”.

DO là gì?

D/O được dùng để trình cho cơ quan giám sát hải quan cảng đến và làm thủ tục đổi lệnh tại cảng trước khi rút hàng ra khỏi cảng, kho, bãi…

Nội dung của chứng từ này được lập dựa trên Vận đơn đường biển và ghi rõ thời hạn hiệu lực của chứng từ.

Lưu ý:

D/O không phải là một chứng từ có thể chuyển nhượng và nó không đóng vai trò là bằng chứng hay là biên lai hàng hóa.

EDO là gì?

Hiện nay, để giảm thời gian cấp lệnh cũng như hạn chế việc nhân viên giao nhận phải ngồi chờ ở văn phòng hãng tàu để lấy DO giấy, các hãng tàu đã dần thực hiện chuyển đổi số và thực hiện cấp E-DO thay cho DO. Vậy E-DO là gì? 

Lưu ý:

• Nếu dùng B/L gốc thì phải lên hãng tàu nộp B/L gốc trước khi gửi yêu cầu cấp E-DO.
• Nếu dùng Surrendered Bill hoặc Seaway Bill, chỉ cần đầu xuất xác nhận nhả hàng và đầu nhập hoàn thành việc thanh toán các khoản phụ phí cho hãng vận chuyển là sẽ được hãng tàu gửi EDO qua mail.
• Về lý thuyết thì hình thức EDO sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể cho chủ hàng nhưng thực tế thì các hãng tàu lớn còn chưa áp dụng được hiệu quả. Ví dụ ngày trước Consignee có thể đến văn phòng hãng tàu COSCO ngồi chờ 30 phút đến 1 tiếng để lấy DO, như vậy cũng đã là lâu rồi nhưng hiện tại có để phải chờ từ 3 tiếng đến 5 tiếng sau khi gửi yêu cầu qua mail mới nhận được EDO.

Các nội dung trên DO

Mỗi hãng phát hành sẽ có form mẫu DO riêng, màu sắc và thiết kế khác nhau. Nhưng những thông tin quan trọng và cần thiết phải có trên DO bao gồm:

• Tên người gửi hàng
• Tên người nhận hàng
• Tên tàu
• Ngày tàu đến thực tế (ATA)
• Cảng dỡ hàng
• Hiệu lực của DO
• Ký mã Hiệu hàng hoá, số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hoá
• Hạn Dem/ Det (đối với hàng FCL)

Các bạn tham khảo mẫu DO dưới đây để cùng hiểu thêm nhé

Phần 1: Thông tin chung

(1) Tên/ Logo công ty phát hành Lệnh giao hàng (D/O): Hãng tàu hoặc Công ty FWD/ Logistics

(2) Tên chứng từ: ở đây là Lệnh giao hàng

(3) Đơn vị tiếp nhận: tên/ mã hiệu cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ lô hàng

(4) Người nhận hàng: chỉ có người đứng tên trên lệnh mới có quyền được lấy hàng ra khỏi Cảng.

Ngoài ra còn có các thông tin như số D/O, ngày phát hành D/O để các công ty FWD/ Logistics ghi chú quản lý công việc nội bộ của doanh nghiệp.

Phần 2: Thông tin lịch trịch lô hàng

Đây là những thông tin liên quan đến lịch trình lô hàng và các thông tin trên D/O phải trùng với các thông tin trên A/N (Thông báo hàng đến – Arrival Notice) và trên Bill.

(5) Tên tàu/ Số chuyến

(6) Ngày tàu đến

(7) Số House bill

(8) Số Master bill

(9) Cảng xếp hàng (tại nước xuất khẩu)

(10) Cảnh dỡ hàng (tại nước nhập khẩu)

(11) Số nghiệp vụ lưu file nội bộ của ATA 

(12) Địa điểm lưu kho (Đối với hàng LCL – hàng lẻ, hàng FCL – hàng nguyên cont không có)

Phần 3: Mô tả hàng hóa

(13) Số container/ số Seal

(14) Số lượng kiện hàng 

(15) Mô tả hàng hóa: ghi chi tiết như trên B/L hoặc thể hiện dưới “AS PER B/L” 

(16) Trọng lượng hàng

(17) Số khối

(18) Một vài lưu ý liên quan đến hạn lưu bãi, quá hạn khách hàng sẽ phải chịu phí gia hạn lệnh.

Phân loại DO theo chủ thể phát hành

DO do Forwarder / Đại lý hãng tàu phát hành: đại lý vận chuyển phát hành hành D/O nối để yêu cầu Cảng giao hàng cho người nhận (doanh nghiệp nhập khẩu). Forwarder chỉ phát hành khi trên Master Bill phần Consignee ghi tên của Forwarder đó đối với hàng FCL. Đối với hàng LCL, Forwarder sẽ trực tiếp phát hành lệnh giao hàng cho rất nhiều chủ hàng lẻ chứ trong trường hợp này hãng tàu sẽ không phát hành D/O.

D/O do hãng tàu phát hành: Lệnh giao hàng của hãng tàu là lệnh hãng tàu cấp phát cho khách hàng đứng tên trên phần consignee của Master Bill – đa số đều là những công ty FWD/ Logistics bởi vì hãng tàu không làm việc với các khách hàng nhỏ lẻ, các doanh nghiệp sản xuất. Đại lý giao nhận khi có được D/O của hãng tàu sẽ giao lại cho chủ hàng kèm theo D/O nối mà đại lý giao nhận phát hành thì chủ hàng mới có thể làm thủ tục lấy hàng tại Cảng.

Dùng DO lấy hàng khi nào

Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng. Với lô hàng nhập khẩu, lấy DO có thể diễn ra trước, sau hoặc cùng lúc với thời điểm làm thủ tục hải quan, miễn sao đảm bảo hàng thông quan xong thì cũng sẵn sàng có lệnh để lấy hàng để tránh phí lưu cont, lưu bãi.

• Đối với hàng nguyên (FCL): Thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác ít nhất là 8 – 12h bạn mới xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng được.
• Đối với hàng lẻ (LCL): Thông thường phải mất 01 ngày để khai thác hàng về kho CFS.

Các bước để lấy DO

Bước 1: Nhận thông báo hàng đến

Trước đó bạn sẽ nhận được Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu thông qua FWD trước khi tàu cập trong khoảng từ 1-2 ngày. 

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ để lấy D/O

• Giấy giới thiệu có dấu mộc của công ty đứng tên trên A/N (1 bản gốc)
• Thông báo hàng đến (1 bản photo)
• Vận đơn (bản gốc nếu cần)
• CMND người đi lấy lệnh giao hàng (1 bản photo)

Tại sao tôi lại đề cập việc có cần phải mang theo Vận đơn gốc hay không? Câu trả lời là loại D/O mà người nhập khẩu lấy được còn tùy thuộc vào loại B/L do hãng tàu đầu xuất khẩu phát hành cho bên mua, điển hình có 3 trường hợp:

• Nếu B/L là Surrendered Bill, Bill Telex, người nhập khẩu không cần phải nộp Bill gốc để lấy D/O nhưng sẽ tốn một khoản phí để làm Bill Telex. 
• Nếu bên bán gửi B/L gốc cho bên mua thì bên mua bắt buộc phải nộp B/L gốc cho người vận chuyển thì mới lấy được D/O, khi này bên bán sẽ phát sinh chi phí gửi B/L gốc.
• Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). Khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng, nhân viên phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng, giấy giới thiệu của công ty và thông báo hàng đến là có thể nhận D/O.

Bước 3: Thanh toán tiền Local Charge nhập khẩu cùng các khoản phụ phí khác (nếu có)

Người nhập khẩu có thể lựa chọn 2 hình thức thanh toán: chuyển khoản hoặc đóng tiền mặt tại văn phòng của hãng vận chuyển/Forwarder.

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng nối

Trong trường hợp phát sinh lệnh nối (người nhập khẩu cuối cùng không đứng tên trên thông báo hàng đến mà thay vào đó là Forwarder). Để có được bộ chứng từ đầy đủ chủ hàng sẽ cử nhân viên hiện trường đi lấy lệnh nối do đại lý giao nhận phát hành, trên phần consignee của lệnh nối có ghi tên công ty của chủ hàng thì bạn mới có thể đủ bộ chứng từ để làm thủ tục đổi lệnh tại Cảng.

Bước 5: Kiểm tra hạn lệnh

Đối với hàng FCL, hãng tàu thường chỉ cho bên chủ hàng một khoảng thời hạn nhất định, thường là 5 ngày kể từ ngày tàu đến cho đến khi chủ hàng lấy hàng ra khỏi Cảng. Nếu hết thời hạn trên hạn lệnh mà hàng của bạn vẫn chưa được lấy, bạn sẽ lại phải tốn thêm một khoản phí để gia hạn với hãng vận chuyển. Vậy nên chú ý làm thủ tục nhanh để tránh phát sinh những chi phí không đáng có.

Khai Eport/ đổi lệnh tại Cảng trước khi hãng tàu nghỉ vì thường các hãng tàu chỉ làm đến 17h thôi, sẽ rất là đau đầu nếu có trục trặc về lỗi hệ thống mà Cảng không đồng ý cho bạn lấy hàng, để đến sát giờ hãng tàu nghĩ mới phản ánh là hãng tàu không có giải quyết đâu nha. Chưa kể gặp trường hợp đen đủi vào chiều tối thứ sáu, hàng của bạn mà có vấn đề thì chỉ có nước nằm chờ tại Cảng đến thứ hai tuần sau hãng tàu mới giải quyết thôi.

-------------------------------

Hy vọng rằng bài viết trên đây của Vinalogs sẽ giúp các bạn hàng / chủ hàng / người nhập khẩu hiểu hơn phần nào về các thông tin trên D/O cũng như chủ động hơn trong quy trình lấy D/O. 

Nếu các bạn còn thắc mắc nào về các thông tin liên quan đến lệnh giao hàng hay cần tư vấn thêm về dịch vụ hải quan, giao nhận vận chuyển, hãy để lại bình luận dưới bài viết này hoặc liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc của bạn!