EDO là gì? Quy trình lấy EDO ra sao?

Thời gian vừa rồi, đại dịch Covid-19 đã gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế. Đối với ngành logistics, việc thực hiện các quy định hạn chế đi lại, cách ly xã hội đã làm cho các hãng tàu tại Việt Nam gặp khó khăn trong việc phát lệnh giao hàng (DO) đến chủ hàng. Trước đó, phát lệnh giao hàng bản giấy trực tiếp tại văn phòng của hãng tàu vẫn là phương pháp truyền thống phổ biến.

Để giải quyết những vướng mắc đó, EDO được áp dụng và đã mang lại nhiều lợi ích cho các bên. Đây cũng phù hợp với tiến trình chuyển đổi số đang diễn ra rất mạnh mẽ tại Việt Nam.

Vậy EDO là gì? Mời các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn.

Khái niệm EDO 

Chứng từ này được sử dụng cho các lô hàng nhập khẩu, qua đó hãng tàu đề nghị cảng giao hàng cho Người nhận hàng (Consignee) hợp lệ. Bạn có thể đọc thêm bài viết DO là gì để hiểu rõ hơn về khái niệm Lệnh giao hàng trong vận tải biển.

Ví dụ minh họa EDO là gì? Mẫu của hãng tàu COSCO

Ưu điểm của EDO

Việc ứng dụng Lệnh điện tử có rất nhiều ưu điểm, cụ thể bằng việc đem lại lợi ích cho các bên tham gia.

Đối với hãng tàu

• Tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực cho hãng tàu trong việc xử lý giấy tờ, khi có thể kết xuất ra tệp tin điện tử và gửi cho khách hàng (không cần in ra giấy, ký đóng dấu như trước đây).
• Đảm bảo độ chính xác trong quá trình nhập liệu, chủ động về kế hoạch làm hàng, cũng như hỗ trợ khách hàng nhanh chóng trong việc thay đổi thông tin lô hàng (nếu cần, theo quy trình riêng) ngay cả khi giao dịch phát lệnh đã hoàn tất.
• Hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ hơn, kiểm tra nhanh chóng tránh thất thoát chi phí.

Đối với khách hàng trực tiếp hoặc công ty xuất nhập khẩu

• Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí: doanh nghiệp không cần bố trí người tới tận văn phòng của hãng tàu để lấy lệnh, trừ trường hợp phải xuất trình Vận đơn gốc (Original). Khi có vận đơn Telex hoặc Surrender, chỉ cần có kết nối internet, doanh nghiệp có thể thanh toán trực tuyến (online) nhanh chóng, sau đó lấy lệnh điện tử gần như mọi lúc từ mọi nơi, qua địa chỉ email đã đăng ký trước với hãng tàu (chi tiết hơn trong Phần 3 dưới đây).
• Quy trình thủ tục được đơn giản hóa, tinh gọn, tránh tổn thất về tranh chấp hóa đơn, quản lý hóa đơn dễ dàng…
• Giúp ích cho doanh nghiệp trong việc bảo mật thông tin, quản lý chứng từ hiệu quả, tiết kiệm những chi phí liên quan như giấy in, mực in…

Đối với cơ quan Hải quan

• EDO hỗ trợ rất lớn công tác quản lý giám sát của cơ quan hải quan, khi dữ liệu điện tử được kết nối giữa các đơn vị.
• Hỗ trợ đắc lực trong việc thống nhất và chuẩn hóa dữ liệu về hóa đơn, đồng thời hỗ trợ công tác thanh kiểm tra, hoàn thuế…

Quy trình lấy EDO

Quy trình các bước cụ thể để lấy EDO tùy thuộc vào quy định của từng hãng tàu. Tuy nhiên về cơ bản có những bước chính sau đây.

Bước 1: Đăng ký thông tin email nhận EDO

Khách hàng điền thông tin vào “Bản đăng ký sử dụng dịch vụ EDO” theo mẫu của từng hãng tàu, sau đó nộp bản đăng ký gốc đã ký đóng dấu công ty tại văn phòng hãng (chỉ nộp 1 lần đầu tiên).

Lưu ý: Bạn nên scan lại bản gốc để lưu thông tin mình đã đăng ký phục vụ cho việc lấy lệnh những lô hàng lần sau.

Bước 2: Thanh toán phí LCC (Local charge) & cược cont

Sau khi nhận được Thông báo tàu về, khách hàng chuyển khoản các phí theo Đề nghị thanh toán (Debit Note) được gửi từ email giấy báo.

Chuyển khoản tiền cược container theo biểu phí quy định của hãng (nếu có) cho hãng tàu. Tham khảo biểu phí của 1 hãng tàu trong hình dưới đây.

• Trong trường hợp lấy hàng bằng vận đơn gốc, khách hàng phải nộp vận đơn gốc cho văn phòng hãng tàu trước khi yêu cầu lấy EDO.
• Trong trường hợp cont lạnh, khách hàng phải nộp công văn mượn vỏ cont cùng với đơn bảo hiểm vỏ cont cho văn phòng hãng tàu trước khi yêu cầu lấy EDO.

Biểu phí cược cont hãng tàu COSCO Hải Phòng

Bước 3: Viết email đề nghị cấp EDO

Khách hàng gửi yêu cầu cấp EDO theo mẫu & quy định từng hãng tới email của hãng tàu.

Bước 4: Hãng tàu gửi EDO

Bộ phận phát lệnh sẽ kiểm tra tiền vào tài khoản cùng các điều kiện khác (điện giao hàng, vận đơn gốc, cược cont…) và gửi EDO qua email khách hàng đã cung cấp trên “Bản đăng ký sử dụng dịch vụ EDO”.

Bước 5: Gửi email đề nghị duyệt lệnh trả rỗng

Phần lớn các hãng tàu sẽ tích hợp lệnh trả rỗng vào lệnh giao hàng. Tuy nhiên, có một số hãng vd: COSCO, ONE… sẽ yêu cầu chủ hàng phải gửi email riêng để xin lệnh trả rỗng. Khi đó bạn gửi email yêu cầu xin lệnh trả rỗng, hãng tàu sẽ phản hồi lệnh trả rỗng về email của bạn.

Trách nhiệm của các bên trong EDO là gì?

Tuy là hình thức thực hiện giao dịch điện tử, nhưng các bên liên quan vẫn phải tuân thủ trách nhiệm của mình. Ngoài ra, theo cách thức trực tuyến, có một số lưu ý khác.

• Để tiến hành việc giao container cho khách hàng, hãng tàu cần cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến hàng cho cảng. Những thông tin này phải chính xác để khách hàng đối chiếu mã với cảng.
• Về phía hãng tàu có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và xử lý một cách nhanh chóng. Sau khi đã thực hiện kiểm tra các dữ liệu này chính xác sẽ tiến hành giao container cho khách hàng.
• Để sử dụng lệnh giao hàng điện tử người nhận phải đăng ký dịch vụ này qua hệ thống. Khách hàng cần đối chiếu thông tin và kiểm soát quá trình để tránh nhầm lẫn. Nếu bị mất tài khoản hay lộ thông tin cần báo ngay với cảng để được hỗ trợ.

Giải pháp EDO tại VINALOGS

Có thể thấy lệnh giao hàng điện tử EDO ngày càng cho thấy được tính hữu ích, minh bạch không chỉ với người nhận hàng mà còn rất hữu ích đối với cảng biển và hãng tàu.

Việc hiểu EDO là gì không hề khó. Nhưng để lấy EDO cần nhiều bước khá “lắt nhắt” và hơi mất thời gian. Vì vậy nếu bạn chưa quen, hãy để VINALOGS phục vụ bạn, với kinh nghiệm lâu năm trong thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, chúng tôi sẽ lấy EDO và làm thủ tục nhập khẩu giúp bạn một cách nhanh chóng nhất.