FIFO là gì? Hiểu rõ khái niệm và ứng dụng trong logistics

Quản lý hàng tồn kho luôn là bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành logistics và sản xuất. Một trong những phương pháp được áp dụng phổ biến là FIFO. Vậy FIFO là gì và tại sao nó lại quan trọng trong quản lý kho hàng?

Nếu bạn từng nghe thuật ngữ này nhưng chưa rõ cách hoạt động cụ thể, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn — từ khái niệm cơ bản đến ứng dụng thực tiễn.

Khái niệm FIFO và ý nghĩa trong quản lý hàng tồn kho

Về cơ bản, FIFO không chỉ giúp kiểm soát dòng chảy hàng hóa mà còn tối ưu chi phí và hạn chế tổn thất. Nhưng liệu nó có phải là phương pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn không? Để trả lời câu hỏi đó, trước tiên hãy cùng tìm hiểu chính xác FIFO là gì và ý nghĩa của nó trong quản lý hàng tồn kho.

FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là "Nhập trước, Xuất trước". Đây là một phương pháp quản lý hàng tồn kho, theo đó các sản phẩm được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước.

Vậy tại sao FIFO lại quan trọng trong quản lý kho hàng? Dưới đây là giải đáp.

Ý nghĩa của FIFO

• Giảm thiểu rủi ro hàng hóa lỗi thời: Đối với ngành thực phẩm, dược phẩm, hay các sản phẩm có hạn sử dụng, FIFO giúp đảm bảo các mặt hàng cũ được bán ra trước, tránh tình trạng hàng tồn quá lâu dẫn đến hư hỏng hoặc hết hạn.
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Vì hàng cũ được xuất trước, doanh nghiệp hạn chế được tình trạng lưu giữ hàng lâu ngày, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
• Tối ưu dòng tiền và giảm thiểu thất thoát: Hàng tồn kho mất giá trị theo thời gian. Việc ưu tiên xuất kho hàng cũ giúp doanh nghiệp tránh được tổn thất do hàng hoá lỗi thời hoặc mất giá.
• Hỗ trợ tính toán chi phí chính xác: Trong kế toán, FIFO giúp tính giá vốn hàng bán rõ ràng hơn so với một số phương pháp khác, vì giá trị hàng xuất kho luôn phản ánh giá nhập trước đó.

Một ví dụ đơn giản về FIFO trong thực tế: Hãy tưởng tượng một cửa hàng bán sữa hộp. Nếu sữa nhập vào ngày 1/5 được xếp phía trước, và sữa nhập ngày 10/5 được xếp phía sau, thì nhân viên bán hàng sẽ ưu tiên bán sữa ngày 1/5 trước. Cách làm này giúp tránh việc sữa để quá lâu và bị hết hạn.

Như vậy, FIFO không chỉ là một chiến lược quản lý kho mà còn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính hiệu quả và kiểm soát hàng hóa thông minh. Nhưng để hiểu rõ FIFO hoạt động như thế nào trong thực tế, chúng ta hãy tiếp tục đi sâu hơn vào cơ chế vận hành của phương pháp này.

Cách hoạt động của FIFO trong thực tế

Sau khi đã hiểu rõ FIFO là gì, giờ chúng ta sẽ tìm hiểu cách phương pháp này hoạt động trong thực tế. Liệu trongkhi triển khai có đơn giản như lý thuyết không? Hãy cùng xem nhé!

Quy tắc cơ bản của FIFO

Khi áp dụng FIFO, hàng hóa nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có sản phẩm dễ bị hư hỏng hoặc có hạn sử dụng, chẳng hạn như:

• Ngành thực phẩm & đồ uống: Các siêu thị, cửa hàng tạp hóa thường sắp xếp hàng sao cho sản phẩm nhập trước được bán trước. Nếu không làm vậy, hàng hóa có thể hết hạn trên kệ dẫn đến lãng phí hoặc tổn thất tài chính.
• Ngành dược phẩm: Thuốc men có hạn sử dụng nghiêm ngặt. Việc đảm bảo thuốc cũ được xuất ra trước giúp tránh nguy cơ thuốc hết hạn tồn kho.
• Sản xuất linh kiện điện tử, ô tô: Một số linh kiện có thể bị lỗi thời hoặc lạc hậu nếu không được sử dụng kịp thời. FIFO giúp đảm bảo rằng những lô sản xuất trước đó được đưa vào dây chuyền trước, tránh tình trạng dư thừa nguyên vật liệu lỗi thời.

Kho bảo quản dược phẩm

FIFO được triển khai như thế nào?

Trong thực tế, có nhiều cách để áp dụng FIFO tùy vào quy mô và đặc thù kho bãi:

1. Sắp xếp hàng hóa vật lý theo trình tự nhập kho

• Khi hàng mới đến, nó được đặt ở phía sau, còn hàng cũ hơn ở phía trước hoặc vị trí dễ lấy để đảm bảo xuất trước.
• Các cơ sở sản xuất hoặc kho lạnh thường thiết lập lối đi một chiều để đảm bảo nhân viên kho chỉ có thể lấy hàng theo thứ tự thời gian nhập vào.

2. Ứng dụng công nghệ trong FIFO

Theo dõi hàng bằng mã vạch

• Hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System) theo dõi từng lô hàng bằng mã vạch (barcode) hoặc RFID, giúp đảm bảo hàng hóa được xuất theo đúng trình tự FIFO.
• Một số hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) còn tích hợp FIFO để tự động đề xuất lô hàng nào cần xuất trước khi thực hiện đơn hàng.

3. FIFO trong kế toán và quản lý tài chính

Khi tính giá vốn hàng bán (COGS - Cost of Goods Sold), FIFO giả định rằng hàng nhập trước có giá vốn được ghi nhận trước. Điều này quan trọng khi giá nguyên liệu hoặc sản phẩm đầu vào có biến động.

Ví dụ, nếu giá hàng hóa tăng theo thời gian, việc áp dụng FIFO sẽ khiến giá vốn hàng bán thấp hơn, dẫn đến lợi nhuận cao hơn so với phương pháp LIFO (Last In, First Out).

Những thách thức khi triển khai FIFO

Mặc dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc triển khai FIFO trong thực tế gặp không ít khó khăn:

• Không gian kho bãi hạn chế: Nếu kho hàng không có đủ chỗ để phân loại hàng hợp lý, việc lấy hàng theo FIFO có thể mất thêm thời gian và công sức.
• Sai sót của nhân viên: Nếu không được đào tạo bài bản, nhân viên kho có thể vô tình lấy hàng sai thứ tự, làm mất hiệu lực của FIFO.
• Chi phí vận hành cao: Một số doanh nghiệp phải đầu tư vào hệ thống phần mềm và thiết bị hỗ trợ FIFO, điều này có thể là trở ngại đối với doanh nghiệp nhỏ.

Tóm lại, FIFO là một nguyên tắc quản lý hàng tồn kho phổ biến và hiệu quả, đặc biệt trong các ngành có sản phẩm hữu hạn về thời gian sử dụng. Tuy nhiên, để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng và công nghệ hỗ trợ phù hợp.

So sánh FIFO với các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác

Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, FIFO không phải là phương pháp duy nhất. Có nhiều hệ thống khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng, tùy theo loại sản phẩm, quy trình kinh doanh và mục tiêu tài chính. Vậy FIFO khác gì so với các phương pháp phổ biến khác như LIFO hay phương pháp bình quân gia quyền?

1. FIFO vs. LIFO

Hai phương pháp này gần như đối lập nhau một cách hoàn toàn.

• FIFO (First In, First Out - Nhập trước, xuất trước): Hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất ra trước. Điều này có nghĩa là giá vốn hàng bán phản ánh các lô hàng cũ hơn, trong khi hàng tồn kho cuối kỳ có giá trị gần với giá thị trường hiện tại.
• LIFO (Last In, First Out - Nhập sau, xuất trước): Ngược lại, phương pháp này ưu tiên xuất hàng mới nhập trước, tức là hàng mua gần đây nhất sẽ được bán trước. LIFO thường được áp dụng với doanh nghiệp trong các ngành có biến động giá lớn, vì nó giúp giảm thuế trong thời kỳ lạm phát bằng cách ghi nhận giá vốn cao hơn, giảm lợi nhuận chịu thuế.

So sánh ngắn gọn:

• FIFO giúp phản ánh chính xác hơn giá trị thực của hàng tồn kho nhưng có thể làm tăng thuế trong thời kỳ lạm phát.
• LIFO giúp giảm gánh nặng thuế trong thời kỳ lạm phát nhưng có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính và không phù hợp với hàng hóa dễ hư hỏng.

2. FIFO vs. Bình quân gia quyền (WAC)

Phương pháp Bình quân gia quyền (Weighted Average Cost - WAC) là sự trung hòa giữa FIFO và LIFO. Phương pháp này tính toán giá trị hàng tồn kho bằng cách lấy tổng giá trị hàng hóa chia cho tổng số lượng, từ đó xác định giá vốn bình quân cho mỗi đơn vị hàng hóa.

So sánh ngắn gọn:

• FIFO phản ánh sát giá trị thực tế của hàng tồn kho nhưng có thể làm thay đổi lợi nhuận do biến động giá.
• WAC giúp ổn định giá vốn hàng bán, tránh sự biến động lớn về giá trị hàng xuất kho, nhưng có thể không thể hiện chính xác giá trị thực tế của từng lô hàng.

3. FIFO phù hợp với loại hình kinh doanh nào?

• Doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có thời hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, linh kiện điện tử… thường sử dụng FIFO để tránh hàng cũ tồn kho quá lâu.
• Các công ty muốn báo cáo tài chính phản ánh sát giá trị thực hàng trong kho cũng ưu tiên FIFO.
• LIFO thường không được chấp nhận theo Chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS), nên nhiều doanh nghiệp phải lựa chọn giữa FIFO và WAC thay vì LIFO.

Có thể nói, FIFO là một trong những phương pháp phổ biến và dễ áp dụng, đặc biệt trong ngành hàng có hạn sử dụng. Tuy nhiên, để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần cân nhắc loại sản phẩm, biến động giá cả và các yêu cầu kế toán để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.

Tóm lược

FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng chảy hàng hóa, đặc biệt với những sản phẩm có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm. Nguyên tắc cơ bản của FIFO là hàng nhập kho trước sẽ được xuất trước, đảm bảo hàng hóa luân chuyển liên tục, hạn chế tối đa lỗi hư hỏng hoặc hết hạn.

So với các phương pháp khác như LIFO hay FEFO, FIFO thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp cần duy trì chất lượng sản phẩm ổn định. Qua bài viết này, bạn đã hiểu FIFO là gì và vì sao nó quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng nói riêng và logistics nói chung.

Chúc bạn sử dụng phương pháp này hiệu quả.