Fumigation Certificate là gì? Thủ tục cấp giấy chứng thư hun trùng

Khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa đối với những loại mặt hàng có nguồn gốc liên quan đến thực vật, chắc hẳn các bạn đã nghe đến biện pháp hun trùng hay giấy xác nhận hun trùng (Fumigation Certificate).

Vậy cụ thể hun trùng là gì và Fumigation Certificate là gì? Vì sao nó lại cần thiết khi xuất nhập khẩu hàng hóa? Hãy cùng Vinalogs tìm hiểu ngay qua bài viết sau để có được đáp án chính xác nhất.

Fumigation Certificate là gì?

Hun trùng là quá trình xử lý bằng cách sử dụng hóa chất để tiêu diệt các loại côn trùng gây hại như mối, nấm mốc hoặc côn trùng khác trên các hàng hóa bằng gỗ, nông sản, thực vật và các loại hàng hóa tương tự trong quá trình vận chuyển. Phương pháp này không gây hại và không ảnh hưởng đến chất lượng, mẫu mã và hình dáng của hàng hóa.

Giấy chứng nhận hun trùng xác nhận lô hàng đã được thực hiện diệt côn trùng và theo các quy định và tiêu chuẩn của các tổ chức quốc tế như Tổ chức Hàng hải Quốc tế (International Maritime Organization - IMO) và Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (International Air Transport Association - IATA). Giấy chứng nhận này cung cấp thông tin về ngày diệt côn trùng, phương pháp diệt côn trùng được sử dụng, tên và địa chỉ của đơn vị tiến hành diệt côn trùng, và kết quả kiểm tra.

Tại sao hàng hóa xuất khẩu cần giấy xác nhận Fumigation Certificate?

Một số người cho rằng, việc xuất khẩu hàng hóa chỉ cần thực hiện các thủ tục Hải quan, nộp thuế và chi trả đầy đủ các khoản phí theo đúng quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, đối với một số mặt hàng (đặc biệt hàng hóa từ thực vật) thì để có thể xuất khẩu thì người mua nước ngoài thường yêu cầu kiểm dịch thực vật, cũng như giấy xác nhận hun trùng.

Lý do hàng hóa cần có Certificate là bởi:

• Hàng nông sản và hàng hóa từ gỗ: Các mặt hàng như cà phê, hạt điều, tiêu và các mặt hàng từ gỗ như hàng thủ công mỹ nghệ, điêu khắc, mây tre đan, đồ gỗ chưa qua xử lý bề mặt... có nguy cơ bị tấn công bởi mối mọt trong quá trình vận chuyển. Việc hun trùng đảm bảo chất lượng sản phẩm và ngăn chặn sự phát triển của côn trùng gây hại, bảo vệ môi trường.
• Bao bì và kiện gỗ: Hàng hóa xuất khẩu đóng gói bằng bao bì hoặc kiện gỗ, chẳng hạn như hàng gốm sứ, máy móc, phụ tùng... dễ bị tấn công bởi mối mọt. Việc hun trùng giúp ngăn chặn hư hỏng của hàng hóa và bảo vệ chất lượng.
• Điều kiện vận chuyển: Thời gian vận chuyển trên biển thường kéo dài và hàng hóa được vận chuyển trong container với nhiệt độ cao và độ ẩm thấp, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nấm mốc và côn trùng. Việc hun trùng giúp hạn chế sự sinh sôi của chúng và đảm bảo chất lượng hàng hóa.
• Quy định bảo vệ môi trường: Một số quốc gia, đặc biệt là các quốc gia ở châu u, Mỹ, Úc... có quy định nghiêm ngặt về bảo vệ môi trường và yêu cầu hàng hóa được xuất khẩu phải được hun trùng. Vi phạm quy định này có thể dẫn đến xử phạt đối với người xuất khẩu.

Các loại mặt hàng nào phải có Fumigation Certificate?

Hiện nay, tùy từng loại mặt hàng sẽ cần những loại giấy chứng nhận khác nhau. Các mặt hàng cần có Certificate of Fumigation khi xuất khẩu thường bao gồm:

• Hàng nông sản: Như cà phê, tiêu, điều và các sản phẩm nông sản khác có nguồn gốc hữu cơ.
• Hàng hóa từ gỗ: Bao gồm hàng thủ công mỹ nghệ, mây tre đan và các sản phẩm gỗ chưa qua xử lý bề mặt.
• Bao bì đóng gói dạng gỗ: Đối với các dạng bao bì đóng gói như kiện gỗ dành cho đồ gốm sứ, máy móc, phụ tùng... cần được hun trùng và xử lý bề mặt.
• Bao bì, kệ và vật chèn lót bằng gỗ: Bao gồm pallet gỗ, thùng kiện gỗ, tấm gỗ kê, vật chèn lót bằng gỗ... để hạn chế mối mọt và hư hỏng.

Ngoài ra, có thể có các quy định cụ thể khác tùy thuộc vào từng quốc gia và vùng lãnh thổ. Vì vậy, khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, cần tìm hiểu kỹ quy định của từng quốc gia để đảm bảo tuân thủ và đáp ứng yêu cầu hợp lệ khi xuất nhập khẩu.

Lưu ý rằng thông tin về các quy định và yêu cầu xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo thời gian và địa điểm. Vì vậy, luôn cần cập nhật thông tin mới nhất và tham khảo các nguồn chính thức hoặc cơ quan chuyên môn để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nội dung và mẫu chứng nhận Fumigation Certificate

Mẫu giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) thông thường sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, tương tự với thông tin được ghi trên vận đơn và hóa đơn của lô hàng.
• Số vận đơn lô hàng: Ghi số vận đơn hoặc mã số định danh cho lô hàng cụ thể.
• Trọng lượng và số lượng hàng hóa: Ghi thông tin về trọng lượng (tính bằng đơn vị khối lượng như kilogram) và số lượng hàng hóa trong lô.
• Loại phương tiện vận chuyển hàng và tên của nó: Chỉ ra loại phương tiện (như container, tàu biển, xe tải) và ghi tên của phương tiện đó.
• Loại hóa chất hun trùng: Liệt kê loại hóa chất được sử dụng để hun trùng hàng hóa. Ví dụ: methyl bromide (Metyl Bromua), phosphine (phốtpho).
• Liều lượng thuốc hun trùng: Ghi thông tin về liều lượng thuốc hun trùng được sử dụng trong quá trình xử lý hàng hóa.
• Thời gian có tác dụng: Ghi thông tin về thời gian ngấm thuốc và thời gian cần thiết cho thuốc hun trùng có hiệu lực.
• Địa điểm thực hiện hun trùng: Chỉ ra nơi và địa điểm cụ thể mà quá trình hun trùng được thực hiện. Có thể là nhà máy nơi đóng container hoặc khu vực đặc biệt được sử dụng để hun trùng hàng hóa.
• Ngày thực hiện hun trùng: Ghi ngày thực hiện quá trình hun trùng hàng hóa, có thể là ngày đóng hàng xuất khẩu lên container hoặc dự kiến vài ngày trước giờ khởi hành thông thường.
• Thông tin người chịu trách nhiệm xác nhận hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người được ủy quyền và chịu trách nhiệm xác nhận quá trình hun trùng hàng hóa.
• Thông tin về số container và số seal: Ghi thông tin về số lượng container được hun trùng cũng như các số seal container tương ứng.

Bộ chứng từ cần chuẩn bị để làm thủ tục cấp chứng thư hun trùng bao gồm những gì?

Để được cấp giấy chứng nhận hun trùng cho hàng hóa xuất khẩu, bạn cần chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ theo quy định. Bộ chứng từ này bao gồm:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói)
• Bill of Lading (Vận đơn đường biển)

Thời gian cấp chứng nhận hun trùng thường mất khoảng 1-2 ngày tính từ thời điểm phun thuốc và gửi bộ chứng từ cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Tuy nhiên, thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào quy trình và thời gian xử lý của cơ quan chứng nhận.

Các trường hợp phát sinh khi làm thủ tục Fumigation Certificate không được chấp nhận

Việc không tuân thủ quy định về hun trùng hàng hóa trước khi xuất khẩu có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng và ảnh hưởng đến quá trình xuất khẩu. Dưới đây là một số vấn đề có thể xảy ra:

• Bị trả lại hoặc bị từ chối nhập khẩu: Các thị trường quốc tế như châu u, Úc, Mỹ, Canada và nhiều quốc gia khác thiết lập những quy định nghiêm ngặt về hun trùng hàng hóa để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và phòng ngừa sự lây lan của các loại côn trùng gây hại hoặc các dịch bệnh. Nếu hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu hun trùng đúng quy định, lô hàng có thể bị từ chối nhập khẩu hoặc trả lại về nước.
• Quên hun trùng hàng hóa: Trong quá trình chuẩn bị lô hàng để giao cho hãng tàu, thời gian đóng container (closing time) thường gấp rút và gây áp lực cho người làm thủ tục xuất nhập khẩu. Trong tình huống này, việc tập trung vào việc đảm bảo container được nhận và lên tàu kịp thời có thể khiến việc hun trùng bị lãng quên hoặc không được thực hiện đầy đủ.
• Hun trùng không đạt yêu cầu: Mặc dù đã thuê dịch vụ hun trùng, nhưng trong một số trường hợp, hàng hóa tới cảng đến có thể bị yêu cầu phải hun trùng lại do chất lượng hun trùng không đạt yêu cầu. Nguyên nhân có thể là do sự cố kỹ thuật trong quá trình hun trùng hoặc không tuân thủ đúng quy trình. Việc này không chỉ gây phát sinh thêm chi phí cho việc hun trùng lại mà còn làm chậm quá trình xuất khẩu và có thể làm mất lòng tin của đối tác thương mại.
• Chứng thư hun trùng không được chấp nhận: Một số cảng đến trong các thị trường như châu u, Úc, Mỹ có thể không chấp nhận chứng thư hun trùng từ một số đơn vị cung cấp dịch vụ hun trùng tại Việt Nam do không đảm bảo chất lượng dịch vụ hoặc không tuân thủ đúng quy định. Điều này tạo ra trở ngại trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, đồng thời yêu cầu đơn vị xuất khẩu phải tìm kiếm các đơn vị hun trùng khác có thể được chấp nhận tại điểm đến.

Vì vậy, việc tuân thủ quy định hun trùng hàng hóa và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hun trùng uy tín và đáng tin cậy là rất quan trọng để đảm bảo thành công và tuân thủ các quy định xuất nhập khẩu.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Fumigation Certificate là gì mà Vinalogs gửi tới các bạn, giải đáp thắc mắc về chứng từ cần thiết trong xuất khẩu hàng hóa. Nếu bạn đang lo lắng về vấn đề tìm nguồn hàng cũng như làm thủ tục chứng nhận cho mặt hàng nhập khẩu của mình thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp ngay hôm nay.