Hàng phi mậu dịch: Những điều cần biết trong logistics & XNK

Bạn có đang loay hoay vì không rõ hàng phi mậu dịch là gì, có phải làm thủ tục hải quan không, và liệu có khác gì so với hàng nhập khẩu thông thường?

Nếu bạn là doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu, hoặc đơn giản chỉ đang xử lý một lô hàng viện trợ, biếu tặng... mà chưa biết xếp loại thế nào, thì bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, quy định và cách xử lý hàng phi mậu dịch sao cho đúng, tránh sai sót. Với loại hàng này, đôi khi chỉ vì thiếu hiểu biết mà ảnh hưởng đến thời gian thông quan và phát sinh chi phí không đáng có.

Trong phần đầu tiên dưới đây, chúng ta sẽ cùng làm rõ: hàng phi mậu dịch là gì, có đặc điểm ra sao, và phân loại thế nào trong hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu.

Hàng phi mậu dịch là gì? Khái niệm, đặc điểm và phân loại

Khi làm thủ tục tại cửa khẩu, có một câu hỏi quan trọng mà cơ quan hải quan luôn cần xác định: lô hàng đó là mậu dịch hay phi mậu dịch?

Mục đích của việc phân biệt này không chỉ để xác định đúng loại hình mà còn ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, hồ sơ chứng từ và cách xử lý sau thông quan của bạn.

Vậy cụ thể...

Hàng phi mậu dịch là gì?

Điều đó có nghĩa là, hàng phi mậu dịch chỉ phục vụ cho các mục đích như sử dụng nội bộ, biếu tặng, viện trợ, quảng cáo, triển lãm, cho – nhận lại hàng đã xuất/nhập v.v… mà không liên quan đến hoạt động kinh doanh thông thường.

Đặc điểm của hàng phi mậu dịch

Đây là một số dấu hiệu thường thấy để nhận biết hàng phi mậu dịch:

• Không phát sinh hợp đồng mua bán ngoại thương – Nếu bạn không ký Hợp đồng xuất/nhập khẩu, thì khả năng cao ấy là hàng phi mậu dịch.
• Không có thanh toán quốc tế – Hàng được tặng, cho, viện trợ thường không yêu cầu thanh toán qua ngân hàng.
• Không tính vào doanh thu hoặc chi phí kinh doanh – Tài sản cố định nhập khẩu dùng nội bộ, hàng triển lãm... thường được theo dõi riêng, không đưa vào sổ sách bán hàng.
• Quy mô, giá trị thường không lớn – Nhưng không có nghĩa là không bị kiểm tra kỹ. Ngược lại, do mục đích sử dụng "phi thương mại", nên cán bộ hải quan có thể sẽ càng xét kỹ hơn.
• Cần chứng minh rõ mục đích – Bạn sẽ cần nêu rõ lý do nhập/xuất tại công văn giải trình và cần đơn vị nhập khẩu/xuất khẩu đứng tên phù hợp.

Phân loại hàng phi mậu dịch

Dưới đây là các loại hình hàng phi mậu dịch thường gặp, được phân chia theo mục đích:

• Hàng biếu, tặng: Cả tổ chức lẫn cá nhân đều có thể gửi hoặc nhận hàng dưới hình thức này. Đây là hình thức phi mậu dịch phổ biến nhất.
• Hàng mẫu (không thanh toán): Các doanh nghiệp gửi hàng mẫu cho đối tác nước ngoài để chào hàng hoặc sản xuất thử nghiệm. Không ký hợp đồng, không thanh toán (Free of Charge - FOC).
• Hàng mang theo người (đối với chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam): Ví dụ, chuyên gia Nhật Bản mang theo máy đo, thiết bị kỹ thuật để sử dụng trong thời gian công tác.
• Hàng viện trợ từ nước ngoài: Các tổ chức phi chính phủ (NGO), quỹ xã hội, nhóm thiện nguyện được gửi hàng về để phục vụ mục tiêu nhân đạo.
• Hàng gửi đi triển lãm, hội thảo, trưng bày: Hàng hóa phục vụ các sự kiện giao lưu quốc tế, không làm phát sinh doanh thu.
• Hàng tạm nhập – tái xuất hoặc tạm xuất – tái nhập phi thương mại: Ví dụ như gửi hàng đi sửa chữa ở nước ngoài.

Tôi từng làm một lô hàng mẫu từ Nhật Bản do đối tác gửi về qua DHL – tuy nhỏ thôi, chỉ vài chai keo dán để kỹ thuật kiểm tra độ bám dính, nhưng lúc khai báo cũng phải chuẩn chỉ: ghi rõ hàng mẫu không có giá trị thương mại, có kèm invoice trị giá tượng trưng (10 JPY/chai), và công văn giải trình. Nhờ làm đúng và đầy đủ, tờ khai thông quan ngay, tránh được cả “màu vàng, màu đỏ”.

Những thông tin này là nền tảng quan trọng trước khi bạn bước vào bước tiếp theo – phân biệt hàng phi mậu dịch với hàng mậu dịch để tránh nhầm lẫn khi khai báo.

Phân biệt hàng phi mậu dịch và hàng mậu dịch

Sau khi bạn đã hiểu hàng phi mậu dịch là gì, thì câu hỏi tiếp theo mà rất nhiều doanh nghiệp mới hay hỏi tôi là: "Thế hàng phi mậu dịch khác gì với hàng mậu dịch?".

Nghe thì đơn giản, nhưng nếu không để ý kỹ, nhiều người vẫn dễ nhầm lẫn – nhất là khi bắt đầu làm xuất nhập khẩu hoặc làm thủ tục hải quan lần đầu. Dưới đây, tôi sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai loại hàng này – cả về mục đích nhập khẩu, chứng từ, đến các điểm khác nhau trong thủ tục hải quan.

• Hàng mậu dịch là loại hàng hóa được nhập khẩu hoặc xuất khẩu với mục đích thương mại – nghĩa là để bán, trao đổi có sinh lời, theo hợp đồng mua bán giữa các bên.
• Hàng phi mậu dịch là loại hàng không nhằm mục đích thương mại, không dùng để kinh doanh hoặc tiêu thụ trên thị trường.

Nghe vậy thì bạn nghĩ hàng phi mậu dịch “kém quan trọng” hơn hàng mậu dịch đúng không? Nhưng thực ra, đối với cơ quan hải quan – đây vẫn là đối tượng quản lý chặt chẽ. Lý do? Dù không bán buôn, nhưng hàng phi mậu dịch có thể chứa đựng những rủi ro về gian lận thương mại, trốn thuế, hoặc nhập khẩu hàng cấm nếu không kiểm soát tốt.

Những điểm khác biệt cụ thể giữa hàng phi mậu dịch và hàng mậu dịch:

Gần đây, công ty tôi có hỗ trợ một khách hàng là doanh nghiệp công nghệ nhập một lô thiết bị mẫu từ Nhật Bản – để thử nghiệm trước khi họ đặt lô lớn. Lô đó trị giá không lớn, và được gửi từ đối tác kèm thư biếu tặng. Tuy không có hợp đồng thương mại, nhưng vẫn cần làm thủ tục hải quan. Trường hợp này, chúng tôi định dạng là hàng phi mậu dịch với mã loại hình H11 (hàng biếu tặng). Nhờ chuẩn bị đúng chứng từ đầu vào và nắm rõ khái niệm, nên thủ tục diễn ra suôn sẻ – không bị giữ hàng kiểm tra.

Một chi tiết khác bạn cần chú ý: chính vì mục đích khác nhau nên chính sách quản lý mặt hàng (như kiểm tra chuyên ngành, thuế nhập khẩu, thậm chí cấm nhập) cũng có thể khác giữa hàng phi mậu dịch và mậu dịch. Trường hợp nào cụ thể thì cần tra cứu kỹ từng mặt hàng – hoặc hỏi đơn vị dịch vụ để tư vấn chi tiết.

Sau khi bạn phân biệt được hai loại hàng này rồi, bước tiếp theo là cần hiểu rõ: "Vậy nếu lô hàng của mình là phi mậu dịch, cần làm những thủ tục hải quan gì, khai báo ra sao, có cần đóng thuế không?" – tôi sẽ chia sẻ cụ thể trong phần tiếp theo.

Quy định và thủ tục hải quan đối với hàng phi mậu dịch

Ở phần trước, bạn đã nắm được khái niệm và biết cách phân biệt hàng phi mậu dịch và hàng mậu dịch rồi, đúng không? Vậy thì tới phần này, chúng ta sẽ đi vào quy định cụ thể và các bước làm thủ tục hải quan đối với hàng phi mậu dịch Khâu này nghe qua thì cũng khá đơn giản, nhưng nếu không nắm kỹ thì dễ mất thời gian, tốn công chạy tới chạy lui, đôi khi phát sinh cả chi phí “trời ơi” nữa.

Khi làm thủ tục, điều đầu tiên cần xác định là mục đích của lô hàng

Tôi từng gặp một khách hàng – là giám đốc một công ty thương mại nhỏ tại Hà Nội – nhập một lô hàng mẫu về từ Nhật để nghiên cứu phát triển sản phẩm mới. Vì là lần đầu làm thủ tục phi mậu dịch, anh tưởng có thể “kiểu gì cũng giống hàng kinh doanh thôi”. Kết quả: đến ngày lấy hàng thì bị mắc ở khâu áp mã loại hình, do khai sai mã nhập khẩu kinh doanh, bị hải quan yêu cầu khai lại từ đầu.

Trường hợp đó không hiếm. Đặc biệt với hàng mẫu, quà biếu hay tài sản cá nhân, bạn phải khai đúng mã loại hình phi mậu dịch. Ví dụ: mã H11 với hàng nhập phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, viện trợ, triển lãm…)

>> Tìm hiểu thêm về các mã loại hình XNK

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Tùy tính chất lô hàng mà hồ sơ có thể thay đổi. Nhưng nhìn chung, bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

• Hợp đồng, thư xác nhận biếu tặng hoặc thư mời tham dự hội chợ (nếu hàng gửi cho mục đích triển lãm)
• Vận đơn
• Hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
• Packing list
• Tờ khai hải quan theo loại hình phi mậu dịch
• Các giấy tờ khác tùy từng trường hợp: giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục quản lý), giấy chứng nhận xuất xứ…

Điểm cần cẩn thận: vì không phải hàng mua bán thông thường, nên phần khai trị giá phải trung thực, rõ ràng – tránh tình trạng hải quan đặt nghi vấn “hàng viện trợ nhưng sao giống hàng thương mại?”, lúc đó bạn sẽ tốn thêm giấy tờ, giải trình khá nhiều.

Luồng tờ khai và thông quan

Đối với hàng phi mậu dịch, hải quan vẫn áp dụng phân luồng như bình thường (Xanh/Vàng/Đỏ). Thực tế, nếu chứng từ rõ ràng, mục đích chính đáng, thì đa số các lô hàng loại này sẽ luồng xanh hoặc vàng. Tuy nhiên, tôi từng gặp nhiều trường hợp hàng mẫu nhập về mà phải kiểm hóa – nguyên nhân không phải do hàng, mà do... mô tả trên Invoice quá sơ sài.

Lời khuyên nhỏ thôi nhưng cực kỳ đáng giá: dù là hàng không kinh doanh, hãy mô tả kỹ, rõ tên hàng, mục đích sử dụng, không nên ghi kiểu “sample” hoặc “gift” chung chung. Bên dịch vụ tôi từng tư vấn cho khách, nhờ vậy mà từ luồng đỏ được... dễ được "rút" về vàng.

Tóm lại, hàng phi mậu dịch tưởng đơn giản mà không đơn giản. Thủ tục hải quan tuy nhẹ hơn hàng kinh doanh, nhưng vẫn cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ và khai báo chính xác. Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm, hãy trao đổi trước với đơn vị dịch vụ hoặc hải quan. Đừng ngại hỏi – hỏi sớm bao giờ cũng rẻ hơn sửa sai về sau.

Tạm kết

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về khái niệm “hàng phi mậu dịch” — một chủ đề tưởng đơn giản nhưng lại dễ gây nhầm lẫn, nhất là với những bạn mới tiếp cận công việc xuất nhập khẩu. Việc nắm vững đặc điểm và cách phân loại sẽ giúp bạn định hình được đâu là lô hàng thuộc diện phi mậu dịch, từ đó có hướng xử lý phù hợp.

Bên cạnh đó, việc phân biệt giữa hàng phi mậu dịch và hàng mậu dịch cũng rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hải quan, thuế và giấy tờ đi kèm. Dù không phục vụ mục đích thương mại, hàng phi mậu dịch vẫn phải tuân theo những quy định cụ thể, nên bạn đừng chủ quan nhé.