Incoterms 2020: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Nếu bạn làm trong ngành xuất nhập khẩu, chắc hẳn cái tên Incoterms 2020 không còn quá xa lạ.

Đây là bộ quy tắc quốc tế quy định rõ trách nhiệm giữa bên mua và bên bán – từ giao hàng, vận chuyển, đến chịu rủi ro. Nhưng thực ra, không phải ai cũng hiểu tường tận về Incoterms 2020, đặc biệt là sự khác biệt so với phiên bản trước là Incoterms 2010. Bài viết này sẽ giúp bạn hệ thống hoá kiến thức, làm rõ từng điều kiện cụ thể và cách áp dụng thực tế.

Tôi viết bài này không chỉ với tư cách người làm content, mà còn là người từng trực tiếp phối hợp xử lý hợp đồng, vận chuyển quốc tế. Những gì tôi chia sẻ dưới đây là từ kinh nghiệm thực tế – thứ mà tôi tin là bạn sẽ cần đấy, nhất là nếu bạn còn đang loay hoay tìm hiểu hoặc áp dụng nhầm điều kiện giao hàng trong hợp đồng.

NỘI DUNG CHÍNH

1. Tổng quan về Incoterms 2020 và sự khác biệt so với Incoterms 2010
2. Danh sách các điều kiện Incoterms 2020 và ý nghĩa từng điều kiện
3. Phân loại điều kiện Incoterms theo phương thức vận chuyển
4. Trách nhiệm và rủi ro của người mua và người bán trong Incoterms 2020
5. Những sai lầm phổ biến khi áp dụng Incoterms 2020 và cách phòng tránh
6. Ứng dụng thực tiễn của Incoterms 2020 trong hoạt động xuất nhập khẩu
   

Tổng quan về Incoterms 2020 và sự khác biệt so với Incoterms 2010

Trước khi tìm hiểu chi tiết từng điều kiện trong Incoterms 2020, bạn cần nắm được nền tảng và sự điều chỉnh quan trọng mà phiên bản mới này mang lại. Có vậy, khi đọc từng điều khoản, bạn mới hiểu được vì sao chúng tồn tại và được áp dụng như thế nào.

Nói dễ hiểu hơn là sự phân chia giữa người mua và người bán: nghĩa vụ, rủi ro, chi phí.

Incoterms ra đời từ lâu, và đã trải qua nhiều phiên bản.

Phiên bản Incoterms 2020 được ban hành từ ngày 1/1/2020 thay thế cho Incoterms 2010. Và dù không bắt buộc về mặt pháp lý, hầu hết các doanh nghiệp XNK đều coi đây là tiêu chuẩn (kiểu “khuôn vàng thước ngọc”) khi tham gia thương mại quốc tế.

Những điểm mới nổi bật trong Incoterms 2020

Mỗi phiên bản mới đều có những thay đổi và cập nhật.

So với Incoterms 2010, Incoterms 2020 có một số điều chỉnh tương đối quan trọng. Đây là một vài điểm nổi bật tôi thường đề cập khi hướng dẫn khách hàng hoặc đào tạo nội bộ:

• FCA (Free Carrier): Cho phép hai bên thỏa thuận để người mua phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) có ghi chú “on board”, giúp thuận lợi cho thanh toán L/C. Đây là vấn đề mà trong Incoterms 2010 thường khiến các bên vướng mắc, đặc biệt là ngân hàng từ chối thanh toán do không có B/L phù hợp.
• DAT đổi thành DPU (Delivered at Place Unloaded): "Delivered At Terminal" (Giao tại bến) đổi thành "Delivered at Place Unloaded" (Giao tại địa điểm dỡ hàng). Thay đổi này tạo ra sự linh hoạt hơn về địa điểm giao hàng – không nhất thiết phải là “terminal” như trước.
• Chi phí được nêu cụ thể hơn: Incoterms 2020 yêu cầu liệt kê rõ ràng hơn các loại chi phí do mỗi bên chịu, để hạn chế tranh cãi về sau. Đây cũng là phần mà tôi thấy khá hữu ích cho bên doanh nghiệp xuất khẩu, vì họ thường phải kê khai và dự tính chi phí liên quan cho chính xác.
• Tăng cường nội dung liên quan tới bảo hiểm trong điều kiện CIP & CIF: Theo Incoterms 2020, người bán khi sử dụng điều kiện CIP (Carriage and Insurance Paid to) phải mua bảo hiểm hàng hóa ở mức cao hơn (Institute Cargo Clauses A). Trong khi đó, CIF (Cost, Insurance, Freight) vẫn giữ nguyên mức tối thiểu như cũ (Institute Cargo Clauses C).
• Hướng dẫn phương tiện vận tải riêng: Incoterms 2020 làm rõ hơn về sử dụng phương tiện vận tải riêng của người mua hoặc người bán, điều mà trước đây trong Incoterms 2010 chưa được nói rõ.

Vì sao cần ghi rõ phiên bản Incoterms 2020?

Việc ghi rõ phiên bản là "2020" rất quan trọng, để đảm bảo các bên hiểu rõ sự phân chia quyền lợi nghĩa vụ và chi phí, được nêu rõ trong phiên bản đó.

Một lần tôi có khách hàng sử dụng Incoterms 2010 trong hợp đồng mới ký năm 2023, chỉ vì họ thấy mẫu hợp đồng cũ vẫn dùng được. Kết quả? Bên mua yêu cầu giải thích lại trách nhiệm lấy vận đơn “on board” trong điều kiện FCA, dẫn tới mất thời gian chỉnh sửa, thậm chí suýt trễ kỳ thanh toán L/C.

Rõ ràng, làm sai Incoterms thì vẫn giao hàng được, nhưng hậu quả có thể là chậm thanh toán, phát sinh tranh chấp không đáng có. Và điều này thường xảy ra chỉ vì… “dùng phiên bản cũ cho tiện”. Hoặc, đôi khi chỉ đề cập chung chung là Incoterms, chứ cũng chẳng quan tâm đến phiên bản nào nữa.

Lời khuyên nhỏ từ kinh nghiệm cá nhân

Nếu bạn là doanh nghiệp xuất khẩu nhỏ, hoặc đang quen dùng điều kiện FOB “cho dễ”, thì tôi khuyên nên tìm hiểu thêm về FCA hoặc DAP. Incoterms 2020 giải thích các điều kiện này rất rõ, và linh hoạt không kém FOB hay CIF. Đừng bị giới hạn chỉ vì mình “làm kiểu cũ cho chắc”, mà bỏ qua những lợi thế của phiên bản mới này.

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào từng điều kiện Incoterms 2020 để hiểu từng kiểu giao hàng có ý nghĩa ra sao, và áp dụng đúng tuỳ theo hoàn cảnh thực tế.

Danh sách các điều kiện Incoterms 2020 và ý nghĩa từng điều kiện

Sau khi hiểu sơ bộ về Incoterms là gì rồi, giờ đến lúc quan tâm đến những điều kiện cụ thể trong Incoterms 2020 – tức là "bộ quy tắc" điều chỉnh trách nhiệm giữa người mua và người bán trong giao dịch hàng hóa quốc tế. Đây là phần mà nhiều khách hàng của tôi – từ chủ công ty xuất khẩu cafe đến nhà nhập khẩu linh kiện máy móc – hay hỏi đi hỏi lại mãi: “Thế dùng điều kiện nào thì bên nào chịu phí vận chuyển?”, hay “Chọn sai điều kiện thì có bị phạt không?”

Tôi sẽ giúp bạn làm rõ từng điều kiện dưới đây, một cách ngắn gọn, dễ hiểu.

Incoterms 2020 là bộ quy tắc thương mại quốc tế do ICC (Phòng Thương mại Quốc tế) ban hành. Phiên bản mới này gồm 11 điều kiện thương mại chuẩn hóa, chia thành 4 nhóm.

Nhóm E – Người bán giao hàng tại cơ sở của mình

• EXW – Ex Works (Giao hàng tại xưởng):Người bán giao hàng tại địa điểm của mình (nhà máy, kho...), từ đó người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro. 

Tôi từng có khách hàng mới toanh nhập lô thiết bị từ Hà Lan theo EXW, tưởng "ngon lành", ai dè khi hàng chậm trễ do hãng vận chuyển làm ẩu thì… bên mua ôm hết rủi ro mà chẳng buộc ai chịu trách nhiệm được. Khá chát!

Nhóm F – Người bán giao cho người chuyên chở do người mua chỉ định

• FCA – Free Carrier (Giao cho người chuyên chở):
  Người bán giao hàng cho đơn vị vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm thỏa thuận. Từ đó, người mua chịu rủi ro.
• FAS – Free Alongside Ship (Giao dọc mạn tàu): 
  Áp dụng cho hàng vận chuyển đường biển – người bán giao hàng tại cảng, song song với con tàu, chưa đưa lên tàu. 
• FOB – Free On Board (Giao lên tàu): 
  Người bán chịu chi phí và rủi ro đến khi hàng đã được đưa lên tàu tại cảng xếp hàng.

Nhóm C – Người bán chịu chi phí vận chuyển chính

• CFR – Cost and Freight (Tiền hàng và cước phí): Người bán trả chi phí đưa hàng đến cảng đích, nhưng rủi ro vẫn chuyển sang người mua khi hàng lên tàu.
• CIF – Cost, Insurance and Freight (Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí): Giống CFR nhưng người bán phải mua thêm bảo hiểm cho hàng.Có lần tôi làm thủ tục cho một doanh nghiệp nhập nguyên liệu từ Thái Lan theo CIF – tức đã bảo hiểm, nhưng... khi hàng bị móp méo thì bảo hiểm chỉ đền “tượng trưng” vì điều khoản quá sơ sài. Đó là lý do khi xài CIF, đừng quên kiểm tra kỹ hợp đồng bảo hiểm. 
• CPT – Carriage Paid To (Cước phí trả đến): Áp dụng cho mọi phương thức vận chuyển – người bán trả chi phí chở hàng đến nơi đến, nhưng rủi ro vẫn thuộc người mua ngay khi hàng được giao cho người vận tải đầu tiên. 
• CIP – Carriage and Insurance Paid To (Cước phí và bảo hiểm trả đến): Tương tự CPT nhưng có thêm trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa cho chặng vận chuyển chính.

Nhóm D – Người bán giao hàng tại điểm đến

• DAP – Delivered at Place (Giao tại nơi đến):
  Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro đến khi hàng đã sẵn sàng dỡ khỏi phương tiện vận tải tại nơi đến.
• DPU – Delivered at Place Unloaded (Giao tại nơi đến, đã dỡ hàng):
  Người bán phải dỡ hàng xuống tại nơi đến – điều kiện duy nhất bên bán phải "bốc hàng".
• DDP – Delivered Duty Paid (Giao hàng đã nộp thuế):
  Người bán "bao trọn gói", từ vận chuyển, bảo hiểm đến thuế nhập khẩu. Thường vào điều kiện này là doanh nghiệp cực kỳ tự tin, hoặc... cần chốt hợp đồng nhanh bằng cách "chịu chơi".

Tùy vào lô hàng, phương thức vận chuyển, năng lực của người mua – người bán mà ta chọn điều kiện phù hợp. Còn chuyện chọn cái nào có lợi nhất? Chúng ta sẽ còn bàn nhiều ở phần sau về "trách nhiệm và rủi ro trong Incoterms 2020".

Giờ thì bạn đã nắm sơ sơ tổng thể 11 điều kiện Incoterms 2020 rồi đó. Sang phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân loại các điều kiện này theo từng phương thức vận chuyển để dễ áp dụng hơn nhé.

Phân loại điều kiện Incoterms theo phương thức vận chuyển

Sau khi đã tìm hiểu sơ lược về danh sách các điều kiện trong Incoterms 2020, giờ là lúc chúng ta cần phân nhóm những điều kiện này dựa trên phương thức vận chuyển - yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới việc áp dụng điều kiện nào cho phù hợp.

Có nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những bạn mới bắt đầu làm xuất nhập khẩu, thường hỏi tôi: “Em đi hàng tàu biển, thì có dùng được FCA không anh?”. Câu trả lời là: Có, nhưng chưa chắc đã tối ưu. Vì sao lại như vậy? Ta cùng đi tiếp nhé.

Phân loại theo 2 nhóm chính: Chỉ đường biển và cho mọi phương thức vận chuyển

Như trên đã nói, Incoterms 2020 gồm tổng cộng 11 điều kiện. Trong đó, ta có thể chia thành 2 nhóm lớn:

1.     Nhóm chỉ áp dụng cho vận tải đường biển và thủy nội địa:

• FAS (Free Alongside Ship): Giao tại mạn tàu
• FOB (Free on Board): Giao lên tàu
• CFR (Cost and Freight): Tiền hàng + cước tàu
• CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng + cước tàu + bảo hiểm

Đây là nhóm các điều kiện mang tính "kinh điển" trong vận chuyển bằng đường biển, và thường gặp nhất trong các lô hàng container FCL hoặc các lô hàng rời (bulk cargo). Tuy nhiên, hãy lưu ý một điều khá quan trọng – dù FOB và CIF vẫn được nhiều người dùng để khai báo các lô hàng FCL container, nhưng ICC hiện tại khuyên nên dùng các điều kiện linh hoạt hơn như FCA hoặc CIP thay thế, vì FOB/CIF vốn thiết kế cho hàng rời – không dùng container.

2.     Nhóm áp dụng cho mọi phương thức vận chuyển (đa phương thức):

• EXW (Ex Works): Giao tại xưởng của người bán
• FCA (Free Carrier): Giao cho người vận chuyển đầu tiên
• CPT (Carriage Paid To): Tiền vận chuyển trả tới nơi đến
• CIP (Carriage and Insurance Paid To): Vận chuyển + bảo hiểm trả tới nơi đến
• DAP (Delivered at Place): Giao tại điểm đến
• DPU (Delivered at Place Unloaded): Giao tại địa điểm, đã dỡ hàng
• DDP (Delivered Duty Paid): Giao tận nơi đã nộp thuế

Nhóm này rất phù hợp trong thời đại logistics hiện đại, khi chuỗi cung ứng thường phức tạp, kết hợp nhiều phương tiện (xe tải, tàu biển, máy bay...) trên cùng một hành trình. Nếu công ty bạn đang xuất khẩu hàng bằng đường hàng không, đường sắt, hay vận tải nội địa từ ICD ra cảng biển, thì nên ưu tiên lựa chọn các điều kiện trong nhóm này.

Để dễ hình dung, đây là một bảng tổng hợp nhanh:

Nhóm	Điều kiện	Vận dụng phù hợp
Đường biển & thuỷ nội địa	FAS, FOB, CFR, CIF	Hàng rời, container nhỏ, hàng giao tại cảng
Mọi phương thức vận chuyển	EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP	Container FCL, hàng Air, vận tải đa phương thức

Tới đây, bạn có thể thấy việc lựa chọn điều kiện Incoterms không chỉ phụ thuộc vào thỏa thuận hợp đồng, mà còn cần cân nhắc đến phương thức vận chuyển cụ thể trong thực tế. Lựa chọn đúng sẽ giúp hai bên hiểu rõ trách nhiệm, tránh tranh cãi, và tối ưu chi phí logistics.

Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết trách nhiệm và rủi ro của người mua – người bán dưới mỗi điều kiện Incoterms 2020 để biết rõ “ai làm gì – tới đâu – chịu gì”.

Trách nhiệm và rủi ro của người mua và người bán trong Incoterms 2020

Sau khi đã hiểu các điều kiện trong Incoterms 2020, bước tiếp theo (và cũng là phần nhiều người quan tâm nhất) chính là việc phân định rõ ràng ai chịu trách nhiệm và rủi ro ở đâu, đến thời điểm nào trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Khi đọc hợp đồng mua bán quốc tế, mà không hiểu rõ bản chất trách nhiệm và rủi ro giữa hai bên, thì hơi bị căng - bởi sẽ rất dễ… “ngậm đắng nuốt cay” khi chẳng may xảy ra sự cố. Vậy hãy cùng tôi đi vào phần giải thích chi tiết – nhưng cũng sẽ khá dễ hiểu – trong phần dưới đây nhé.

• Trách nhiệm ở đây được hiểu là những nghĩa vụ mà người mua hoặc người bán phải thực hiện theo như quy định trong điều kiện Incoterms đã được chọn. Những công việc phổ biến cần phân chia trách nhiệm như: chuẩn bị hàng, thuê vận chuyển, làm thủ tục hải quan, đóng gói, mua bảo hiểm hàng hóa, v.v.
• Rủi ro là nguy cơ mất mát, hư hỏng của hàng hóa – ai sẽ “chịu trận” nếu chẳng may sự cố xảy ra, chẳng hạn: container rơi xuống biển, xe gặp tai nạn, lô hàng bị ướt nước…? Bên nào sẽ chịu những rủi ro này?

Đi từ điều kiện dễ đến điều kiện "nhức đầu"

Tôi lấy 2 ví dụ ngược nhau để bạn dễ hình dung.

• Với điều kiện EXW – Ex Works (Giao tại xưởng): người bán chỉ cần để hàng sẵn sàng giao ở… xưởng của mình, thế là xong. Người mua chịu toàn bộ trách nhiệm và rủi ro từ khi bốc hàng tại xưởng cho tới vận chuyển quốc tế, thông quan, đóng thuế, v.v. Tức là muốn hàng về tới kho của mình, thì người mua phải "vui vẻ" làm từ A tới Z.
• Ngược lại, với DDP – Delivered Duty Paid (Giao hàng đã nộp thuế): thì người bán gần như “ôm hết”, từ vận chuyển quốc tế đến cả thông quan ở nước nhập khẩu, thậm chí trả cả thuế nhập khẩu. Người mua chỉ việc chờ… nhận hàng.

Như thế, bạn có thể hình dung rủi ro và trách nhiệm chuyển dần từ người mua sang người bán, tùy điều kiện.

Ở giữa hai thái cực EXW và DDP là những điều kiện “cân bằng” hơn – như FOB, CFR, CIF – thường được dùng trong mua bán hàng hóa bằng đường biển.

Lưu ý nhé: Nhiều chủ hàng tưởng “CIF thì bảo hiểm bên bán lo, như thế thì rủi ro cũng bên bán chịu” - nghĩ vậy là KHÔNG ĐÚNG nha. Rủi ro chuyển sang người mua ngay khi hàng được xếp qua lan can tàu (FOB point). Nếu container bị ướt sau đó, người mua… lãnh đủ, dù bên bán có mua bảo hiểm. Cho nên, hiểu rõ thời điểm chuyển giao rủi ro là rất quan trọng. Không phải cứ mua bảo hiểm là... yên tâm ngủ ngon đâu!

Sự khác biệt quan trọng giữa Incoterms 2010 và 2020

Incoterms 2020 không thay đổi quá nhiều về nguyên tắc trách nhiệm & rủi ro, nhưng có điều chỉnh ở một vài điểm đáng chú ý.

Một trong số đó là:

• Điều kiện FCA (Free Carrier): có thêm tùy chọn cho phép người mua và người bán thỏa thuận rằng người bán sẽ hỗ trợ lấy vận đơn (Bill of Lading) có chữ “On Board” từ hãng tàu. Việc này cực kỳ hữu ích với doanh nghiệp Việt xuất khẩu sang châu Âu, vì ngân hàng ở đó thường yêu cầu hóa đơn “on board” để thanh toán L/C.

Nhìn vậy thôi, nhưng nếu bỏ qua hoặc hiểu sai trách nhiệm và rủi ro, bạn có thể bị “vỡ kế hoạch” giao hàng, phát sinh chi phí không đáng có, hoặc tệ hơn: mất trắng kiện hàng, mà không được bồi thường!

Ở phần sau, tôi sẽ chia sẻ với bạn những sai lầm thường gặp khi áp dụng Incoterms 2020 – và quan trọng hơn nữa, cách để tránh những chuyện "dở khóc dở cười" này.

Những sai lầm phổ biến khi áp dụng Incoterms 2020 và cách phòng tránh

Vậy là bạn đã nắm được các điều kiện Incoterms 2020 cơ bản rồi. Nhưng còn một điều rất quan trọng: hiểu thì hiểu, nhưng áp dụng sai thì vẫn “toang”. Trong phần này, tôi sẽ chia sẻ những lỗi mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khi dùng Incoterms trong thực tế — kể cả những đơn vị đã làm xuất nhập khẩu lâu năm.

1. Chọn sai điều kiện giao hàng tương ứng với phương thức vận tải

Đây là lỗi kinh điển mà tôi gặp thường xuyên khi tư vấn cho khách hàng.

Rất nhiều công ty cứ “quen tay” dùng FOB hoặc CIF — bất chấp lô hàng đó đi bằng container đường biển FCL hay hàng lẻ LCL. Vấn đề nằm ở chỗ: Incoterms khuyến cáo không nên sử dụng FOB/CFR/CIF cho hàng container, vì người bán khó kiểm soát việc bốc hàng lên tàu (do hãng tàu hoặc forwarder làm).

Thay vào đó, cũng là lô hàng container ấy, dùng FCA (Free Carrier) lại hợp lý hơn nhiều. Mặc dù biết là như vậy, nhưng khi tôi tư vấn, nhiều khách hàng vẫn cứ chọn FOB hoặc CIF cho "yên tâm".

Cách phòng tránh rủi ro:

• Luôn xác định phương thức vận chuyển chính và loại hàng (container, hàng không, đường bộ…) trước khi chọn điều kiện Incoterms.
• Với hàng container nguyên container (FCL), ưu tiên các điều kiện nhóm C/D hoặc FCA.

2. Hiểu sai về nghĩa vụ “thông quan xuất khẩu” và “thông quan nhập khẩu”

Ví dụ điển hình: bạn nhận báo giá “DDP” từ nhà cung cấp nước ngoài, nghe thì “đã tai” vì hàng được giao tới tận cửa. Nhưng bạn có biết rằng, người bán phải lo luôn cả phần thông quan nhập khẩu + nộp thuế tại Việt Nam không?

Vấn đề là, doanh nghiệp nước ngoài rất hiếm khi làm được bước này. Có nhiều lô hàng đã bị “treo” ở hải quan vì không ai đứng tên nhập khẩu – trong khi phía VN thì tưởng người bán lo hết rồi.

Cách phòng tránh:

• Hiểu rõ trách nhiệm của mỗi bên trong các bước thông quan nhập/xuất.
• Với điều kiện DDP, nên xác minh liệu người bán có đủ pháp nhân hoặc đại lý tại Việt Nam để thực hiện thủ tục hải quan hay không.
• Nếu không rõ, hãy cân nhắc chuyển sang DAP hoặc CPT.

3. Lạm dụng Incoterms để “đẩy” trách nhiệm

Trong nhiều thương vụ, tôi thấy hai bên thương lượng chật vật – ai cũng muốn “cho tôi điều kiện FOB nhé, anh lo cho tới cảng thôi” hay “chị nhận CIF thôi, chị không muốn lo vụ bảo hiểm với thuê tàu”.

Nghe thì hợp lý — nhưng nếu không hiểu hết tác động của từng điều khoản, việc “thỏa thuận nhanh cho xong” có thể khiến bạn phải vác đơn đi khiếu nại sau này khi hàng hóa hư hỏng hoặc giao chậm.

Cách phòng tránh:

• Nếu là người mua: hãy kiểm tra kỹ ai chịu trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm, và rủi ro cho từng đoạn đường.
• Nếu là người bán: đừng nhận bừa nghĩa vụ giao hàng tận kho đối phương (DAP, DDP) khi không có kinh nghiệm hoặc đối tác logistics tin cậy.

4. Chỉ ghi mã Incoterms, mà không ghi địa điểm cụ thể

Nhiều hợp đồng chỉ ghi vỏn vẹn: “FOB” hoặc “CIF” mà không rõ là cảng nào. Khoảng 5 năm trước, một khách hàng của tôi nhập hàng lần đầu từ Trung Quốc theo điều kiện CFR — nhưng không ghi cụ thể cảng dỡ hàng trong thỏa thuận. Suýt nữa nhà cung cấp gửi về cảng... Cát Lái, trong khi bên VN cần hàng tại Hải Phòng. Lúc đó, phải điều chỉnh kế hoạch và book lại tàu, phát sinh 1 chút chi phí.

Cách phòng tránh:

• Luôn ghi rõ địa điểm giao hàng bên cạnh điều kiện Incoterms, ví dụ “FOB Shanghai Port”, “CIF Hai Phong Port”…
• Đặt trong bối cảnh vận chuyển thực tế để chọn địa điểm giao cho hợp lý.
• Khi nắm được những sai lầm này, bạn sẽ chủ động hơn rất nhiều khi đàm phán hợp đồng và kiểm soát rủi ro.

Ứng dụng thực tiễn của Incoterms 2020 trong hoạt động xuất nhập khẩu

1. Đàm phán điều kiện giao hàng

Có lần, tôi hỗ trợ một DN nhập khẩu máy ép nhựa từ Đức. Nhà cung cấp ban đầu đề nghị giá DDP – tức là họ lo từ A tới Z, bao gồm cả đóng thuế tại VN.

Khách tôi “mừng thầm”, tưởng được “free ship + free thuế”! Nhưng khi hỏi kỹ, thì bên Đức không có pháp nhân tại Việt Nam và không thể khai hải quan được. Họ có thể dùng qua đại lý của forwarder tại Việt Nam, nhưng việc phối hợp vòng qua nhiều cầu sẽ khá phức tạp. Sau cùng, tôi giải thích và tư vấn thêm: đổi sang điều kiện DAP và khách tự làm thông quan đầu Việt Nam. Như vậy quan hệ vẫn tốt đẹp, rủi ro được kiểm soát, đỡ phải phối hợp lằng nhằng.

2. Thiết lập quy trình vận hành logistics

Khi bạn đã xác định rõ điều kiện giao hàng, bạn cũng sẽ biết được:

• Ai sẽ đặt tàu/ máy bay?
• Ai mua bảo hiểm hàng hóa?
• Lúc nào thì mình phải làm hải quan, lúc nào thì không? Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng phân bổ công việc cho bộ phận logistics, kế toán, tài chính.

Ví dụ: nếu nhập CIF thì người bán lo vận chuyển & bảo hiểm, còn bạn chịu thuế và thủ tục từ cảng đến kho.

3. Tối ưu chi phí và giảm tranh chấp

Khi hiểu rõ Incoterms, bạn cũng tránh được những chi phí ẩn vì “ai đó không chịu trách nhiệm”. Đã có nhiều thương vụ bị đội chi phí vì bên bán chỉ lo đến cảng, còn phí lưu container, lệch cảng… thì bên mua mới “tá hỏa”.

Hơn nữa, tài liệu Incoterms 2020 còn là "kim chỉ nam" để giải quyết tranh chấp khi có rủi ro xảy ra, nhất là về thời điểm chuyển giao rủi ro.

Nói gọn lại, Incoterms không phải chuyện xa vời. Nếu sử dụng đúng, nó giúp bạn đàm phán thông minh hơn, điều hành logistics trơn tru hơn và bảo vệ được lợi ích của doanh nghiệp mình — nhất là trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp.

Lời kết

Incoterms 2020 là một phần không thể thiếu trong hoạt động giao thương quốc tế, đặc biệt với những người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ từng điều kiện, phân biệt theo phương thức vận chuyển, hiểu rõ trách nhiệm giữa người mua – người bán sẽ giúp bạn chủ động hơn trong hợp đồng và hạn chế những rủi ro không đáng có.

Bài viết đã giúp bạn tổng quan từ các điều kiện trong Incoterms 2020, điểm mới so với bản 2010, cho đến các lỗi thường gặp và bài học thực tế. Khi áp dụng đúng cách, Incoterms 2020 sẽ là công cụ đắc lực để doanh nghiệp vận hành logistics hiệu quả và giảm thiểu tranh chấp trong thương mại quốc tế.

 

---