Khai báo hải quan là gì? Tìm hiểu để không bị lúng túng trong lần đầu nhập hàng

“Khai báo hải quan là gì, có cần thiết không nhỉ?” — Đây là một trong những câu hỏi thường gặp nhất từ các bạn lần đầu làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Thật ra, việc khai báo này giống như "khai sinh" cho một lô hàng: bạn cho cơ quan hải quan biết hàng hóa là  gì, đi đâu, về từ đâu, trị giá bao nhiêu… Nhờ đó mà Nhà nước kiểm soát được dòng hàng, quản lý thuế và phòng chống buôn lậu.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ kỹ hơn cho bạn 3 nội dung quan trọng: khai báo hải quan là gì và vì sao bạn (hoặc công ty bạn) cần quan tâm, các bước thực hiện khai báo hải quan, và cuối cùng là loại hàng hóa nào cần khai báo. Nếu bạn là người mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu, hoặc vừa được giao nhiệm vụ quản lý logistics – thì bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về quá trình này từ góc nhìn thực tế.

Khái niệm và vai trò của khai báo hải quan

Trước hết, muốn làm được thủ tục, thì phải biết mình đang làm cái gì. Khai báo hải quan không chỉ là “nộp giấy tờ” rồi xong, mà là cả một bước quan trọng trong chuỗi logistics.

Khai báo hải quan là gì?

Thông tin bạn cần khai thường bao gồm: người mua, người bán, tên hàng, mã HS (mã phân loại hàng hóa), số lượng, trị giá, xuất xứ, loại hình (A11, E31...), mục đích (kinh doanh, sản xuất, phi mậu dịch...), cùng với các chứng từ đi kèm.

Vì sao khai báo hải quan quan trọng?

Có một số bạn từng hỏi tôi: “Sao mình không cứ vận chuyển hàng qua là xong, cần gì phải khai báo cho phức tạp?” Câu hỏi ấy thực ra là điều mà nhiều người thắc mắc, đặc biệt là doanh nghiệp mới hoặc lần đầu nhập hàng nhỏ lẻ.

Có ba vai trò chính của việc khai báo hải quan:

• Quản lý dòng hàng: Mỗi lô hàng ra/vào đều được ghi nhận và kiểm tra. Việc này giúp ngăn ngừa vận chuyển hàng cấm, hàng giả, và bảo vệ kinh tế quốc gia.
• Tính thuế chính xác: Dựa vào khai báo, cơ quan hải quan áp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hay thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Nếu bạn khai sai, sẽ bị truy thu thuế, thậm chí bị xử phạt hành chính.
• Tuân thủ pháp luật: Việc khai đúng loại hình và đầy đủ thông tin giúp bạn chứng minh được tính hợp pháp của hàng hóa. Thêm một lợi ích nữa: dễ dàng thanh toán quốc tế, kiểm toán hoặc hoàn thuế khi cần.

Một ví dụ thực tế

Tôi từng hỗ trợ một công ty đầu tư nước ngoài nhập máy móc về để lắp đặt dây chuyền sản xuất. Trong lúc khai báo, nếu chỉ ghi “máy công nghiệp” chung chung thì chẳng ai biết đó là máy gì, dùng làm gì — thì khả năng cao hệ thống sẽ phân luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ), hoặc luồng Đỏ (kiểm tra thực tế).

Vì thế, chúng tôi phải giải trình rõ trong tờ khai hải quan: đó là “máy đo nhiệt độ tích hợp sensor dùng trong ngành bao bì thực phẩm, dùng cho dự án đầu tư, miễn thuế theo Thông tư XYZ...”. Kết quả? Luồng xanh, miễn kiểm hóa, và công ty được miễn thuế theo đúng chính sách đối với công ty đầu tư nước ngoài.

Vậy, ai là người chịu trách nhiệm khai báo hải quan?

Thông thường, các công ty sẽ thuê đơn vị dịch vụ hải quan để làm thay các bước này. Tuy nhiên, chủ hàng mới là người chịu “trách nhiệm” nếu khai sai. Cho nên, ngay cả khi bạn thuê ngoài, thì vẫn phải kiểm tra lại thông tin, hiểu được các bước cơ bản, và phối hợp tốt – chứ không phải phó mặc hoàn toàn.

Quan trọng nhất, bạn cần hiểu rằng: khai báo hải quan chính là bước "chốt hạ" – nếu làm sai, vướng thủ tục, thì hàng của bạn sẽ không thể xuất/nhập, hoặc bị delay cả tuần (thậm chí cả tháng).

Ở phần tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình cụ thể khi thực hiện khai báo hải quan, để thấy rằng: nếu nắm rõ từ đầu, thì mọi thứ sẽ trơn tru và dễ dàng hơn nhiều.

Quy trình thực hiện khai báo hải quan

Ngay cả khi bạn đã nghe qua nhiều lần về “khai báo hải quan”, thì lúc bắt tay vào làm thật sự vẫn có thể thấy hơi… loạng choạng, nhất là với lô hàng đầu tiên. Nhưng đừng lo, phần này tôi sẽ hướng dẫn cụ thể quy trình khai báo hải quan – từng bước một, để bạn hình dung rõ hơn cách thức thực hiện ngoài thực tế.

Nếu bạn là chủ hàng, hoặc người phụ trách xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, thì nên nắm rõ quy trình này, dù có tự khai hay thuê dịch vụ. Biết đâu khi có sự cố phát sinh, bạn còn biết đang “kẹt” ở khâu nào mà xử lý.

Khai báo hải quan là quá trình người xuất khẩu hoặc nhập khẩu cung cấp thông tin về hàng hóa với cơ quan hải quan, nhằm kiểm soát việc xuất nhập khẩu, thu thuế và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Dưới đây là một quy trình phổ biến hiện nay đối với hình thức nhập khẩu chính ngạch qua đường biển, bởi quy trình này thường phức tạp hơn chút so với hàng air:

1. Chuẩn bị hồ sơ giấy và bản mềm

Trước khi khai báo hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cho lô hàng. Dưới đây là các chứng từ, bạn có thể nhấp vào đường link để tìm hiểu thêm về từng loại:

• Hợp đồng ngoại thương (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có – C/O)
• Chứng từ vận chuyển, bảo hiểm, hóa đơn cước biển…

Thường thì bản scan (Invoice, B/L, C/O) truyền điện tử qua phần mềm là đủ cho việc khai báo ban đầu. Những chứng từ khác không cần phải nộp ngay. Nhưng hãy chắc chắn các thông tin phải khớp nhau – lệch số tiền, sai mã HS hay mô tả hàng có thể khiến tờ khai bị "vàng" hoặc “đỏ” ngay từ đầu.

2. Khai nháp & kiểm tra thông tin

Ở bước này, doanh nghiệp (hoặc đơn vị dịch vụ của bạn) sẽ nhập thông tin vào phần mềm khai báo hải quan như ECUS VNACCS,… để có được tờ khai nháp.

Đừng vội truyền chính thức ngay! Hãy kiểm tra kỹ nội dung trên tờ khai: mô tả hàng hóa, mã HS, trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng (chẳng hạn như FOB, CIF…), mã loại hình (A11, E31,…). Nếu bạn là chủ hàng, bạn là người chịu trách nhiệm pháp lý. Nên tốt nhất, hãy hiểu mình đang khai cái gì!

3. Truyền chính thức tờ khai

Sau khi đồng thuận với bản nháp, sẽ đến bước truyền tờ khai chính thức qua hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS).

Tờ khai sau khi truyền sẽ được phân luồng tự động:

• Luồng Xanh: Tự động thông quan, không cần kiểm tra
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ điện tử
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng hóa

Bên tôi có khách hàng những lần đầu làm tờ khai, cũng bị vào Luồng Đỏ vì khai sai mô tả mặt hàng so với bộ chứng từ… Dẫn tới phải kiểm hóa, trễ lịch giao hàng mất 2 ngày, mà còn phải giải trình lằng nhằng! Nên bài học rút ra là: khai sao cho chuẩn từ đầu, đừng “áng chừng”, nếu thuê bên dịch vụ thì cũng phải kiểm tra chứ đừng "khoán trắng" cho họ.

4. Nộp thuế và kiểm tra sau thông quan

Sau khi được phân luồng và xử lý hồ sơ, nếu không có vấn đề phát sinh, bạn sẽ được thông quan. Nhưng trước đó, phải hoàn tất việc nộp thuế (thuế nhập khẩu, VAT…) qua ngân hàng hoặc qua tài khoản chuyên thu của Kho bạc Nhà nước.

Đến đây thì gần như xong. Bạn có thể lấy hàng tại cảng hoặc sân bay, tùy loại hình vận chuyển.

—

Quy trình nghe thì có vẻ nhiều bước, nhưng khi nắm vững rồi, bạn sẽ thấy mọi việc trôi chảy. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng xem xét những loại hàng nào phải khai báo hải quan, và có gì cần lưu ý với từng nhóm hàng hóa.

Những loại hàng hóa phải khai báo hải quan

Sau khi đã nắm được quy trình khai báo hải quan, chắc hẳn bạn sẽ đặt câu hỏi: “Thế thì những loại hàng nào bắt buộc phải khai báo hải quan?" Một câu hỏi rất thực tế, và cũng rất quan trọng, bởi nếu chủ hàng không xác định đúng loại hàng cần khai báo, có thể sẽ vô tình vi phạm quy định pháp luật, hoặc gây chậm trễ trong quá trình thông quan.

Việc khai báo đúng chủng loại hàng hoá không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao nhận, chi phí lưu kho, thậm chí uy tín của doanh nghiệp nếu có vấn đề phát sinh.

Dưới đây, tôi sẽ chia nhóm sản phẩm bắt buộc khai báo hải quan thành một vài danh mục phổ biến mà các doanh nghiệp logistics, xuất nhập khẩu thường gặp.

Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp thông tin hàng hóa trên tờ khai theo mẫu quy định, nộp cho cơ quan hải quan để làm căn cứ xem xét và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

1. Tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu chính ngạch

Điều đầu tiên cần làm rõ: mọi hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc nhập khẩu từ nước ngoài vào Việt Nam đều phải khai báo hải quan nếu đi theo đường chính ngạch (tức là qua cửa khẩu chính thức và có hoạt động thương mại hợp pháp). Nhóm này gọi là hàng mậu dịch.

Điều này áp dụng cho cả hàng mua bán một lần, gửi mẫu hàng thương mại, kể cả lô hàng do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gửi tặng (trừ phi nằm trong danh mục miễn kiểm, miễn khai).

Ví dụ, bạn nhập một lô nguyên liệu nông sản từ châu Âu về làm sản phẩm hữu cơ, dù giá trị nhỏ hay lớn, đều phải kê khai qua hệ thống VNACCS hoặc theo thủ công tại chi cục hải quan (với trường hợp đặc biệt).

2. Hàng tạm nhập – tái xuất hoặc tạm xuất – tái nhập

Đây là nhóm hàng hóa thường được sử dụng trong các doanh nghiệp tổ chức hội chợ, triển lãm quốc tế, hoặc gửi hàng mẫu chạy thử thiết bị. Những loại hàng này vẫn phải làm thủ tục khai báo hải quan, nhưng theo hình thức tạm thời.

Ví dụ:

• Một công ty nhập một chiếc máy kiểm tra chất lượng để dùng thử trong 3 tháng => tạm nhập – tái xuất.
• Một doanh nghiệp mang sản phẩm sang Nhật trưng bày triển lãm, rồi dự định mang về sau => tạm xuất – tái nhập.

3. Hàng gửi theo diện phi mậu dịch

Nhiều người nhầm tưởng hàng phi mậu dịch không cần khai báo. Thực tế, vẫn phải làm thủ tục hải quan nếu giá trị vượt ngưỡng miễn thuế, hoặc nếu hàng thuộc danh mục quản lý, kiểm tra chuyên ngành.

Ví dụ: Bạn được người thân ở Canada gửi về một lô mỹ phẩm, hoặc thực phẩm chức năng trị giá 1.000 USD, thì cơ quan hải quan vẫn yêu cầu khai báo rõ danh mục, thành phần, giấy phép nếu có.

4. Hàng dưới dạng viện trợ, quà tặng, tài trợ

Đây là nhóm hàng thường đi với các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức xã hội - từ thiện. Dù tính chất “cho - tặng”, nhưng vẫn liên quan đến nghĩa vụ quản lý nhà nước, nên vẫn cần khai báo hải quan. Trường hợp này cũng cần hồ sơ khá đầy đủ, thậm chí có thể phải xin giấy phép nhập khẩu nếu rơi vào danh mục hàng hóa nhạy cảm.

Qua các ví dụ trên, bạn có thể thấy, khai báo hải quan không chỉ giới hạn trong “hàng mua bán” như nhiều người vẫn nghĩ. Dù là tạm nhập, phi mậu dịch hay viện trợ, thì vẫn cần thực hiện thủ tục hợp pháp.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về khái niệm khai báo hải quan, vai trò quan trọng của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu, cũng như quy trình để thực hiện đúng và hiệu quả. Dù là doanh nghiệp mới bắt đầu hay đã hoạt động lâu năm trong ngành logistics, việc nắm chắc các bước và yêu cầu trong khai báo sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí – và quan trọng hơn là tránh những rắc rối không đáng có.

Từ các loại hàng hóa thông thường đến những mặt hàng nhạy cảm, gần như tất cả hàng hóa qua biên giới đều phải khai báo với cơ quan hải quan. Nắm được khai báo hải quan là gì không chỉ là yêu cầu tối thiểu để hàng hóa được lưu thông đúng luật, mà còn là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị chuỗi cung ứng.