Luồng đỏ hải quan: Những điều bạn cần biết để giảm thiểu rủi ro

Luồng đỏ hải quan – nghe là thấy… “căng” rồi, phải không bạn?

Nếu bạn đang xuất hoặc nhập khẩu lô hàng nào đó, mà tra tờ khai thấy bị phân vào luồng đỏ, thì cũng đừng vội hoang mang. "Luồng đỏ" không hẳn là điều gì quá tồi tệ, nhưng chắc chắn là bạn cần hiểu thật rõ để phối hợp tốt với đơn vị làm thủ tục, giảm thiểu tối đa rủi ro và thời gian đứng chờ kiểm tra tại cảng.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cùng bạn những kiến thức thực tế, dễ hiểu về luồng đỏ hải quan, bắt đầu bằng khái niệm: Luồng đỏ là gì và nó đóng vai trò gì trong quy trình thông quan. Sau đó, chúng ta sẽ cùng phân tích vì sao hàng hóa lại bị “dính” vào luồng đỏ và làm thế nào để xử lý hiệu quả nếu không may gặp trường hợp này.

Luồng đỏ là gì? Ý nghĩa trong quy trình thông quan

Bạn muốn biết luồng đỏ là gì để còn... biết đường mà ứng phó? Vậy ta “mổ xẻ” từ gốc nhé.

Luồng đỏ hải quan là gì?

Phân luồng hải quan trên phần mềm ECUS

Nghe khá phức tạp phải không? Nhưng hiểu đơn giản là thế này: mỗi lô hàng khi khai báo hải quan điện tử sẽ được hệ thống “xét duyệt” theo 3 mức độ rủi ro:

• Luồng Xanh: Thông quan tự động, không kiểm tra gì cả
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan, không kiểm thực tế
• Luồng Đỏ: Kiểm tra toàn diện! Vừa xem hồ sơ, vừa kiểm hàng tại hiện trường.

Nếu coi quá trình thông quan như một “trạm kiểm soát an ninh”, thì luồng đỏ chính là "cửa kiểm tra nghiêm ngặt" nhất – nơi mà cán bộ hải quan “soi lỗi” nhiều nhất, hoặc chí ít là phải chắc chắn theo đúng quy định áp dụng quản lý rủi ro của ngành.

Thường khi bị vào luồng đỏ, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ:

• Hồ sơ giấy bổ sung (lúc này, chỉ file scan là chưa đủ!)
• Xếp dỡ, mở container kiểm hàng tại cảng/bãi kiểm hóa
• Cử người có chuyên môn có mặt để phối hợp cho việc kiểm tra

Tất cả quá trình sẽ kéo dài ra đáng kể so với trường hợp luồng Vàng hay Xanh. Thế nên, chủ hàng nào mới làm một vài lô mà đã bị luồng đỏ thì hay “phát hoảng”. Nhưng bạn đừng lo. Luồng đỏ không đồng nghĩa với sai phạm – chỉ đơn giản là cơ chế kiểm tra sâu hơn để giảm nguy cơ gian lận thương mại (khai sai mã, trốn thuế…) mà thôi.

Một điểm thú vị là: Việc phân luồng là tự động – do hệ thống máy chủ của cơ quan Hải quan thực hiện thông qua thuật toán quản trị rủi ro. Và việc bị vào luồng đỏ không phải lúc nào cũng xuất phát từ lỗi của doanh nghiệp. Có khi chỉ vì mặt hàng bạn nằm trong “danh sách nhạy cảm”, hay đang trong khoảng thời gian hải quan tăng cường kiểm tra một nhóm mặt hàng cụ thể.

Thế nên, nói theo kiểu “người trong ngành” hay nói vui: “Cứ khai thật kỹ, thật chuẩn, hồ sơ sạch, hàng đúng – thì dù có vào luồng đỏ cũng chẳng ngán!”

Đó là lý do vì sao hiểu được ý nghĩa của luồng đỏ không chỉ giúp bạn phòng tránh, mà cả khi “dính đòn”, bạn vẫn có thể phối hợp hiệu quả để xử lý suôn sẻ, giảm chi phí và thời gian phát sinh.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng bóc tách nguyên nhân khiến một lô hàng bị phân vào luồng đỏ — để “phòng” tốt hơn là “chống” nhé.

Tại sao hàng hóa bị phân vào luồng đỏ hải quan?

Ở phần trước, bạn đã biết luồng đỏ là gì và vì sao đây là “mức kiểm soát nghiêm ngặt” nhất trong ba luồng của hải quan. Vậy thì lý do nào khiến hàng hóa của bạn bị “đưa tên” vào luồng đỏ hải quan? Đây chính là câu hỏi phổ biến mà nhiều chủ hàng, đặc biệt là những người mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, thường thắc mắc.

Việc phân luồng tờ khai – xanh, vàng, đỏ – phần lớn do hệ thống VNACCS/VCIS (tự động của Tổng cục Hải quan) quyết định dựa trên đánh giá rủi ro. Nói đơn giản, nếu luồng xanh là “lướt êm”, luồng vàng là “soi hồ sơ”, thì luồng đỏ chính là “mở container, coi tận mắt”.

Có không ít lý do khiến tờ khai của bạn bị phân vào luồng đỏ. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp trong thực tế mà tôi từng xử lý cho khách hàng (và nhiều trường hợp cũng là những “bài học” nhớ đời).

1. Do lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp

Đây là lý do đầu tiên mà hệ thống định hướng rủi ro sẽ căn cứ vào. Nếu công ty bạn “vướng” các lỗi hành chính trong quá khứ như khai sai mã HS, giá tính thuế bất hợp lý, hồ sơ không trùng khớp, bị xử phạt vi phạm hành chính v.v… thì hệ thống sẽ xếp vào nhóm có độ rủi ro cao.

Một khách của tôi – làm nhập khẩu mỹ phẩm – từng 2 lần bị phạt vì khai mã HS không chính xác. Sau lần đó, gần như lô hàng nào cũng bị vào luồng đỏ trong vòng 6 tháng sau đó, khiến thời gian thông quan kéo dài lên đáng kể.

2. Do đặc thù mặt hàng hoặc nhóm hàng bị kiểm soát

Có nhiều mặt hàng thuộc nhóm “nhạy cảm” hoặc quản lý chuyên ngành, ví dụ như: dược phẩm, thực phẩm chức năng, máy móc cũ, hàng đã qua sử dụng, thiết bị điện tử... Những mặt hàng này thường dễ bị hải quan “soi kỹ”, vì liên quan đến vấn đề sức khỏe cộng đồng, an toàn môi trường, hoặc là đối tượng đã từng bị gian lận.

Đặc biệt lưu ý, hàng hóa có trị giá cao hoặc mô tả/phân loại dễ gây nhầm lẫn cũng sẽ bị “để ý”. Ví dụ, nếu bạn nhập về một máy móc trị giá hàng tỷ đồng, nhưng mô tả không rõ ràng, hoặc mã HS có mức thuế thấp hơn các mã gần giống – nguy cơ bị kiểm tra thực tế là rất lớn.

3. Do hồ sơ tờ khai có dấu hiệu bất thường

Đừng bất ngờ nếu tờ khai của bạn trông có vẻ “không ổn” và bị chuyển luồng. Chỉ cần sai sót nhỏ như: hóa đơn thương mại không khớp với vận đơn, C/O không hợp lệ, mô tả hàng hóa sơ sài... cũng có thể khiến tờ khai bị nghi ngờ và đưa vào diện kiểm tra luồng đỏ.

Trường hợp tôi từng gặp: một doanh nghiệp khai giá hàng hóa trong hóa đơn quá thấp so với trị giá giao dịch bình thường trên thị trường. Kết quả? Cả 3 container bị yêu cầu mở kiểm tra 100% và sau đó còn phải làm tham vấn giá. Rõ ràng là quá trình kéo dài, chi phí tăng, và cả bộ phận logistics phải làm việc đến tận tối.

4. Do quy định ngẫu nhiên kiểm tra của hệ thống

Ngoài các nguyên nhân nêu trên, hệ thống của hải quan cũng có tỷ lệ phân tách kiểm tra ngẫu nhiên, như một dạng kiểm soát nội bộ mang tính thống kê. Nghĩa là dù bạn có hồ sơ đẹp, lịch sử tuân thủ tốt, vẫn có khả năng “xui” phải kiểm tra. Dù xác suất không cao, nhưng vẫn có thể xảy ra.

Việc bị vào luồng đỏ có thể gây chậm trễ và phát sinh chi phí – điều mà không chủ hàng nào mong muốn. Nhưng hiểu được nguyên nhân, bạn sẽ có định hướng đúng để chuẩn bị hồ sơ kỹ hơn và phối hợp nhịp nhàng với đơn vị làm dịch vụ hải quan.

Tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm xử lý khi bị vào luồng đỏ, và cách để giảm rủi ro ngay từ đầu.

Cách xử lý và giảm thiểu rủi ro khi bị vào luồng đỏ

Nếu lô hàng của bạn bị phân vào luồng đỏ, đừng quá lo lắng. Đây không phải là chuyện hiếm trong ngành xuất nhập khẩu. Dù vậy, để xử lý hiệu quả và tránh bị “đứng hình” giữa dòng chuỗi cung ứng, bạn cần nắm rõ các bước thao tác, cũng như chuẩn bị thật tốt từ trước.

Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm lô hàng qua luồng đỏ, tôi tổng hợp lại dưới đây những việc bạn nên làm, từ khi nhận được kết quả phân luồng, cho đến khi hàng được thông quan.

1. Kiểm tra ngay lại hồ sơ và tờ khai

Một trong những việc đầu tiên cần làm là rà soát lại bộ hồ sơ đã nộp và nội dung tờ khai. Đôi khi, chỉ một chi tiết nhỏ thiếu sót hoặc diễn giải chưa rõ ràng cũng khiến hải quan "soi" kỹ hơn.

Tôi từng gặp một trường hợp khách khai hàng là “thiết bị điện tử công suất cao”, nhưng không nêu rõ thông số kỹ thuật, công suất bao nhiêu. Hồ sơ không sai, nhưng thiếu chi tiết. Kết quả là bị chuyển luồng đỏ, rồi phải bổ sung tài liệu giải thích kỹ hơn mới được thông quan.

Tờ khai hải quan là văn bản pháp lý thể hiện mô tả chi tiết về hàng hóa. Nếu chưa rõ, hoặc đang dùng mô tả chung chung, bạn cần điều chỉnh mô tả cho sát thực tế.

2. Phối hợp với bên dịch vụ để chuẩn bị làm kiểm hóa

Luồng đỏ đồng nghĩa với việc hàng sẽ bị kiểm tra thực tế (kiểm hóa). Lúc này, đơn vị dịch vụ hải quan sẽ giúp bạn làm các bước nghiệp vụ, từ chuẩn bị hồ sơ kiểm hóa (bảng kê chi tiết, hình ảnh đóng hàng trong container...) đến đặt lịch kiểm hóa với cán bộ hải quan, làm thủ tục hạ container ra bãi kiểm.

Thực tế, có nhiều lô hàng chỉ cần mở 5-10% kiện để đối chiếu mẫu mã, nhưng cũng có trường hợp cán bộ yêu cầu kiểm tra toàn bộ 100%.

Bạn cứ chuẩn bị sẵn tinh thần nhé.

Mở container phục vụ kiểm hóa

3. Lưu ý đặc biệt khi đi kiểm hóa

Một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng: nên có người của công ty bạn (hoặc ủy quyền) đi cùng đơn vị dịch vụ khi kiểm hóa. Người này nên là người hiểu rõ về hàng hóa, có thể giải thích, hướng dẫn khui kiện, đối chiếu mã HS hoặc xác nhận trực tiếp với hải quan nếu có câu hỏi bất ngờ.

Tôi nhớ lần đi kiểm hóa hàng nhựa công nghiệp, khách hàng không cử người đi cùng, dẫn đến việc cán bộ hỏi mã nhựa “HDPE dạng bột hay dạng viên?”, mà chẳng ai trả lời được rõ ràng, thành ra mất thêm thời gian tìm hiểu.

4. Giảm thiểu rủi ro bằng chuẩn bị kỹ lưỡng

Nói cho cùng, việc bị vào luồng đỏ là điều không ai muốn, nhưng vẫn hoàn toàn có thể "chủ động kiểm soát". Một số cách bạn có thể áp dụng để hạn chế rủi ro gồm:

• Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, mô tả đúng theo chứng từ gốc.
• Cung cấp đủ thông tin từ đầu: hợp đồng, invoice, catalogue nếu cần.
• Tránh dùng các mô tả gây nghi ngờ: “thiết bị điện tử đa năng”, “hàng mẫu”… nghe có vẻ mơ hồ.
• Tuân thủ đúng quy định về mã HS, trị giá khai báo, giấy phép (nếu có).

Dù vậy, không có công thức nào loại bỏ hoàn toàn luồng đỏ, vì đây là phần mềm phân luồng ngẫu nhiên có yếu tố rủi ro. Nhưng nếu bạn chuẩn bị tốt và phối hợp chặt chẽ với đơn vị dịch vụ uy tín, thì việc đi qua luồng đỏ chỉ là một bước thủ tục – chứ không phải là… cơn ác mộng.

Lời kết

Luồng đỏ là mức độ kiểm tra nghiêm ngặt nhất trong quy trình thông quan, khi hàng hóa phải trải qua cả kiểm tra hồ sơ và kiểm hóa thực tế. Điều này khiến thời gian thông quan có thể kéo dài, phát sinh chi phí và rủi ro cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về luồng đỏ không chỉ giúp bạn chủ động hơn mà còn biết cách chuẩn bị từ trước để giảm thiểu gián đoạn.

Nguyên nhân hàng hóa bị vào luồng đỏ có thể đến từ nhiều phía: khai báo chưa chính xác, lịch sử tuân thủ chưa tốt, hay đơn giản là cơ chế kiểm tra ngẫu nhiên của cơ quan hải quan. Tuy nhiên, vẫn có cách để xử lý tình huống này một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, phối hợp tốt với bên dịch vụ, và tuân thủ đầy đủ quy định, thì việc rơi vào luồng đỏ hải quan cũng sẽ được xử lý bình thường, chứ không còn là nỗi lo quá lớn.