Lưu kho là gì? Phí dịch vụ lưu kho tính thế nào?

Nghiệp vụ lưu kho đóng vai trò quan trọng và được các doanh nghiệp sử dụng nhiều trong hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu, và logistics.

Vậy lưu kho là gì? Dịch vụ lưu kho có ưu điểm gì nổi bật? Đơn vị nào cung cấp dịch vụ lưu kho uy tín chất lượng? 

Hãy cùng Vinalogs chúng tôi khám phá câu trả lời ngay trong bài viết này nhé!

Lưu kho là gì?

Thuật ngữ này thường hay được sử dụng trong cụm từ “phí lưu kho”, nghĩa là chủ hàng sử dụng dịch vụ lưu kho của 1 đơn vị khác, chứ không phải kho của mình. Trong trường hợp chủ hàng lưu giữ hàng trong kho của mình, thì thường không dùng từ “lưu kho”, mà thay vào đó thường dùng từ “chứa trong kho” hoặc “bảo quản trong kho”. Tất nhiên, đây chỉ là tập quán, chứ không phải là quy định rõ ràng.

Dịch vụ lưu kho được đánh giá là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển trong thời kỳ kinh tế Việt Nam đang phát triển và hội nhập như hiện nay. Trường hợp thuê dịch vụ lưu kho, đơn vị cho thuê kho sẽ thay chủ hàng quản lý, bảo quản hàng hóa trong kho.

Dịch vụ lưu kho là gì và tại sao lại cần dịch vụ này?

Dịch vụ lưu kho là dịch vụ mà các đơn vị kinh doanh kho cung cấp cho khách hàng không gian kho bãi, nhằm đảm bảo có thể chứa được số lượng hàng hóa từ nhỏ đến lớn.

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc kinh doanh đã không còn quá xa lạ. Tuy nhiên, với lượng hàng hóa quá lớn, thì dù áp dụng công nghệ nào vào kinh doanh thì cũng cần phải lưu kho.

Tại sao cần sử dụng dịch vụ lưu kho?

Dịch vụ chuyên nghiệp đem lại cho người dùng nhiều lợi ích:

• Giúp cho việc cung ứng, đáp ứng hàng hóa đến khách hàng nhanh chóng. Bởi khi khách hàng muốn đặt một mặt hàng với số lượng lớn nhưng bạn lại không có sẵn hàng hóa trong kho thì rất có thể bạn sẽ không có cơ hội hợp tác với những khách hàng đó.
• Giúp tiết kiệm chi phí tối đa: Thông thường sẽ có các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, chính vì vậy sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được khoản phí vận chuyển hàng hóa.
• Tiết kiệm không gian: Khi bạn sử dụng dịch vụ lưu kho, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản phí để xây kho.

Lợi ích của việc lưu kho là gì?

Dịch vụ lưu kho đem lại nhiều lợi ích cho hàng hóa cũng như các bên tham gia vận chuyển bao gồm cả người gửi hàng, người nhận hàng và đơn vị vận chuyển.

Là một hệ thống lưu trữ hàng hóa an toàn

Đối với hàng hóa cũng như người gửi và người nhận hàng. Lưu kho có thể được coi là một hệ thống lưu trữ hàng hóa một cách an toàn. Tại các kho hàng, hàng hóa sẽ được sắp xếp cẩn thận dựa theo từng loại để dễ dàng bảo quản hơn. Bên cạnh đó, hàng hóa sẽ được lưu trữ thông tin trong hệ thống quản lý của kho để có thể dễ dàng tìm kiếm cũng như xử lý khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ 4.0, các đơn vị giao hàng uy tín bắt đầu sử dụng các hệ thống lưu trữ và kho hàng thông minh. 

Hệ thống quản lý lưu kho là gì?

Hệ thống quản lý, lưu trữ hàng thông minh là một hệ thống tự động hoàn toàn, sử dụng khung kệ chứa hàng, robot sắp xếp và lấy hàng tự động, các băng tải để chuyển hàng hóa sang các dây chuyền đóng gói tự động và đặc biệt là sử dụng phần mềm IT để điều khiển và lưu trữ thông tin. Các hoạt động trong kho như đặt hàng, xuất nhập hàng hoặc lấy thông tin đều có thể lấy trực tiếp từ phần mềm điều hành thực hiện các giao dịch mà không cần giấy tờ mà không cần qua thủ kho thông thường, các hoạt động đều được ghi lại một cách tự động để truy vấn khi cần.

Với tiện ích này, các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa sẽ tiết kiệm được chi phí giấy tờ cũng như chi phí và thời gian kiểm soát quản lý kho hàng.

>> Tham khảo thêm Cross Docking trong quản lý hàng

Lưu kho giúp tăng khả năng lưu trữ cho doanh nghiệp

Tăng khả năng lưu trữ cho doanh nghiệp là lợi ích thứ hai của việc lưu kho. Câu hỏi đặt ra là “Lưu kho là gì?” và “Lưu kho làm thế nào để tăng khả năng lưu trữ cho doanh nghiệp?” Việc lưu kho sẽ có thể giúp cho các doanh nghiệp, nhất là các shop bán hàng thương mại điện tử, hay các đơn vị phân phối hàng hóa có thể lưu trữ chờ gom hàng. 

Thực tế, có rất nhiều shop hàng hiện nay không có đủ khả năng để tự xây dựng kho trữ hàng cho mình vì vậy gặp nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và gom hàng. Dịch vụ lưu kho lúc này sẽ giải quyết vấn đề đó của họ.

Tính phí lưu kho như thế nào?

Khi dùng dịch vụ lưu kho thì sẽ mất chi phí. Hiện có một số cách tính phí lưu kho để chủ hàng có thể lựa chọn cho phù hợp với đặc thù hàng hóa và nhu cầu cụ thể của việc kinh doanh.

Tính phí lưu kho theo Pallet

Lưu kho theo pallet (cao bản) phù hợp với các loại hàng có kích thước được đồng bộ. Mặt hàng lưu theo kiện hàng cố định. Khách hàng sẽ tự chất hàng hóa của mình lên pallet sau đó đóng gói chắc chắn rồi chuyển tới kho lưu trữ. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị sẽ cho chuyển hàng tới kho trước, sau đó sắp xếp lên các pallet sao cho phù hợp nhất.

Ưu điểm của phương thức này hàng hóa gọn gàng, dễ dàng tính phí lưu trữ. Theo đó phí lưu kho sẽ tính theo đơn vị pallet. Bạn lưu bao nhiêu pallet thì sẽ trả phí tương ứng. Hoặc nhiều bên dịch vụ lưu trữ sẽ quy đổi pallet thành m2 hay m3. Thêm vào đó, nhờ hàng được cố định trên pallet nên xe nâng cũng dễ dàng bốc dỡ hàng lên xuống.

Tính phí lưu kho theo dựa theo thể tích (m3)

Thể tích được hiểu là không gian mà hàng hóa chiếm trong kho lưu trữ, tính theo kích thước: Dài x Rộng x Cao. Ví dụ bạn lưu trữ một chiếc thùng dài 1 mét, rộng 1 mét, cao 1 mét (sẽ tương đương 1 mét khối), lưu 10 thùng sẽ tốn chi phí cho 10 m3. 

Thông thường lưu kho theo m3 (hay gọi là CBM) thì hàng hóa của bạn sẽ được chất lên các ô kệ tiêu chuẩn, chẳng hạn như 5m3, 10m3, 15m3... Phương pháp này vừa giúp cho đơn vị lưu trữ tiết kiệm không gian, vừa giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên bộ phận quản lý khai thác cũng như bộ phận kế toán cần thường xuyên cập nhật không gian phát sinh mỗi tháng. 

Trong trường hợp này để tính phí lưu trữ, bạn chỉ việc lấy số mét khối nhân với đơn giá thuê kho của 1 mét khối.

Tính phí lưu kho dựa theo diện tích

Lưu theo m2 là một trong những phương thức phổ biến hiện nay tại Việt Nam. Theo đó không gian khách hàng thuê được tính theo diện tích sàn của kho, nghĩa là bằng chiều dài x chiều rộng. Hình thức này phù hợp với những mặt hàng nặng, kích cỡ cao lớn hoặc gồ ghề. Hàng hóa không thể chất lên kệ như đồ nội thất (giường, tủ đồ, bàn ghế…), tủ lạnh, máy móc nặng, kim loại…

Chi phí thuê kho được tính dựa trên đơn vị mét vuông, và thường sẽ cao hơn phí thuê mét khối. Ưu điểm của thuê kho mét vuông là khách hàng có thể tự do sắp xếp, chất hàng hóa trong không gian mà mình đã thuê với một chiều cao nhất định. Xuất nhập hàng, thay đổi số lượng hàng một cách linh hoạt mà không phải bận tâm quá nhiều về vấn đề chi phí không gian phát sinh, miễn sao hàng hóa sắp xếp gói gọn trong phần diện tích đã thuê. Nhược điểm là bạn có khả năng lãng phí nếu sắp xếp hàng không hợp lý, vô tình tạo ra các khoảng “không gian trống” không sử dụng.

Tính phí lưu kho tự quản

Hình thức tính phí lưu kho tự quản là mở rộng thuê kho theo m2. Kho sẽ được bàn giao có không gian riêng, có vách ngăn, ổ khoá… Với diện tích từ vài m2 đến vài trăm m2 tuỳ theo từng đơn vị cung cấp. Với phương thức này, khách hàng tùy ý được sắp xếp, bố trí hàng hoá tuỳ ý. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, muốn chủ động trong việc quản lý và lưu trữ hàng hoá và thường xuyên nhập hàng.

Lợi thế với các mặt hàng có giá trị hoặc cần tính bảo mật cao. Chi phí sẽ được thỏa thuận theo diện tích kho cũng khư thời gian lưu kho. Tuy nhiên vẫn cần nhân sự cho quá trình quản lý, nhập xuất kho tồn.

Tính phí lưu kho theo từng thùng hàng

Đây là cách tính tướng đối đơn giản. Nhà lưu trữ sẽ tính giá lưu trữ một thùng hàng, dựa trên tổng số thùng để báo giá sau cùng cho phù hợp. Cách tính này thường dùng cho các kiện hàng được đóng gói cố định, chắc chắn hay với các bộ hồ sơ được lưu trữ. Điều kiện là tất hàng hoá lưu trữ của bạn phải có kích thước và khối lượng tương đồng.

Tính phí lưu kho theo số lượng hàng hóa

Các loại sản phẩm hoặc máy móc có kích thước lớn, cồng kềnh… Là đối tượng đặc biệt, khó xác định thể tích và diện tích. Hoặc nếu quy đổi cũng sẽ làm chi phí thuê cao. Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ xác định giá thuê tính theo từng đơn vị hàng hóa. 

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến khái niệm lưu kho là gì, dịch vụ lưu kho bãi, cũng như những ưu nhược điểm của dịch vụ này. Hy vọng bài viết đem lại thông tin bổ ích cho bạn đọc.