OPS là gì trong logistics, giao nhận vận tải

Bạn nghe thấy ai đó nhắc đến cụm từ OPS nhưng chưa hiểu rõ OPS là gì, công việc của bộ phận này thế nào, nhân viên cần những kỹ năng gì…

Nếu có những thắc mắc như trên, chắc hẳn bạn đọc là những người mới ra trường hay là những người bắt đầu tìm hiểu về logistics, về thủ tục xuất nhập khẩu, hoặc các vị trí công việc trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển.

Vậy hãy cùng nhìn nhận với mình một chút nhé. ^ ^

OPS là gì?

Tuy nhiên trong thực tế lĩnh vực thủ tục hải quan, có bộ phận gọi là OPS và người làm trong đó gọi là “nhân viên Ops”.

Một số công ty cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói thường bố trí nhân viên OPS ngồi tại văn phòng để thực hiện khâu chứng từ thủ tục như chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu, lên và truyền tờ khai hải quan, liên hệ qua điện thoại với các bên liên quan… Tuy nhiên, theo cách hiểu của nhiều người, thì nhân viên OPS thường có xu hướng là nhân viên tại hiện trường.

Nói theo cách khác, OPS chính là những người chịu trách nhiệm vận hành những công việc liên quan đến giấy tờ, chứng từ và thủ tục hàng hóa với các bộ phận nghiệp vụ của các cơ quan Nhà nước, cơ quan chuyên ngành… Nhờ đó giúp cho hàng hóa được lưu thông thuận lợi.

Với đặc thù công việc yêu cầu đi lại thường xuyên như vậy, vị trí Ops được coi là công việc vất vả. Tuy nhiên nếu làm nhân viên hiện trường, làm nhiều sẽ quen dần, yêu cầu không cao về kiến thức chuyên môn như một số vị trí khác trong chuỗi nghiệp vụ Logistics.

Công việc của nhân viên OPS là gì?

Công việc của OPS rất đa dạng, tùy vào quy mô và loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực, mặt hàng xuất nhập khẩu.

• Nhiệm vụ chính của OPS là thực hiện các công việc giao nhận hàng hóa tại cảng, kho, làm các thủ tục, giấy tờ cần thiết để phục vụ cho quá trình xuất - nhập khẩu. Cụ thể hơn nhân viên Ops làm những công việc sau:
• Khai truyền hải quan hoặc hỗ trợ nhân viên chứng từ (Docs / CS) khai khi cần thiết.
• Đảm bảo quá trình xuất - nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
• Nhận bộ chứng từ xuất-nhập từ bộ phận kinh doanh (Sales/docs) và đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục, cảng, sân bay.
• Nhận hồ sơ và hướng dẫn từ bộ phận kinh doanh / chăm sóc khách hàng (Sales/docs), làm các chứng từ của lô hàng như chứng nhận xuất xứ (C/O), Hung trùng (Fumigation), Kiểm dịch (Phyto), giấy phép, chứng nhận… hoặc trực tiếp đi kiểm hóa, hay phân tích phân loại hàng hóa.
• Khi hàng hóa được vận chuyển, phải tiếp nhận và xử lý thông tin, các chứng từ với những bên liên quan. Hầu như sẽ liên quan đến khách hàng, các đơn vị vận tải hoặc các cơ quan thuế chịu trách nhiệm như hải quan hay thuế.
• Chịu trách nhiệm giao nhận chứng từ xuất khẩu từ bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu
• Cần phối hợp với những bộ phận nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước như thuế, hải quan sau thông quan để có thể hoàn thiện được các thủ tục xuất nhập khẩu.
• Theo dõi, kiểm tra tình trạng hàng hóa tại cảng, và chuẩn bị hàng hóa đưa lên xe tải hoặc xe container.
• Làm các chứng từ, biên bản giao nhận hàng hóa, xuất trình những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hữu quan.
• Thực hiện các báo cáo công việc đến những bộ phận liên quan và cấp trên trong quá trình làm việc.

Kỹ năng, yêu cầu đối với OPS là gì?

Ops là một vị trí với yêu cầu công việc hiện trường vất vả. Người làm công việc này phải thường xuyên đi lại giữa các cơ quan có liên quan đến lô hàng. Thêm vào đó, thời gian làm việc không cố định, hay phải làm ngoài giờ, và phụ thuộc nhiều vào thời gian tàu cập cảng, xe xuất bến, nên giờ giấc sinh hoạt cũng có nhiều xáo trộn.

Cho nên công việc này đòi hỏi nhân viên OPS phải có sức khỏe tốt, và vì thế thường sẽ phù hợp với nam giới hơn là nữ giới.

Với đặc thù công việc như vậy nên để làm nhân viên OPS cần có những yêu cầu sau:

• Kiến thức, kỹ năng chuyên môn: Nhân viên OPS bắt buộc phải nắm rõ những kiến thức chuyên ngành liên quan đến chứng từ, nghiệp vụ xuất nhập hàng, các quy định liên quan. Cần phải hiểu tính chất công việc, am hiểu quy định pháp luật, các công ước liên quan đến ngành của mình để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
• Kỹ năng giao tiếp: Đặc thù của một OPS là phải tiếp xúc với nhiều người như đối tác, các cơ quan nhà nước, các tổ chức để hoàn thành các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục… Vậy nên bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể diễn đạt đúng và trôi chảy những nội dung cần truyền tải, nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa, các giấy tờ, hồ sơ cũng hay gặp những vấn đề trục trặc phát sinh. Vì thế, nhân viên OPS cần phải có khả năng xử lý tình huống tốt (trong thẩm quyền của mình) để giải quyết được vấn đề nhanh chóng và gọn gàng tại hiện trường. Thời gian làm việc càng dài thì càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm để có thể linh hoạt giải quyết các vấn đề. Có lẽ, đây chính là kỹ năng quan trọng nhất để phát triển công việc cũng như sự đánh giá của công ty về hiệu quả công việc của nhân viên OPS.

Tóm lược

Khi làm việc ở vị trí nhân viên giao nhận hiện trường, bạn sẽ tích lũy được cho mình những kinh nghiệm cần thiết trong việc hoàn tất các thủ tục, giấy tờ pháp lý. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp cũng như xử lý tình huống cũng được cải thiện hơn do phải làm việc với nhiều đối tác, khách hàng hay các cơ quan Nhà nước.

Đây là một vị trí khá quan trọng trong hệ thống vận hành của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics, đòi hỏi nhân viên phải có trách nhiệm, sự cẩn thận để hoàn thành công việc giao nhận hàng hóa thành công cho khách hàng.

Trên đây là nội dung liên quan giải thích khái niệm OPS là gì, cũng như những công việc và kỹ năng cần thiết của nhân viên OPS. Hy vọng bạn tìm được những thông tin hữu ích từ bài viết này.