Phân biệt đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

Bạn đang tìm hiểu về bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu và băn khoăn không biết “đơn bảo hiểm” và “giấy chứng nhận bảo hiểm” có gì khác nhau? 

Hai thuật ngữ này dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt với những người mới tiếp cận lĩnh vực bảo hiểm hàng hải hay xuất nhập khẩu. Do đó, việc phân biệt đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ giúp bạn hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm khi tham gia bảo hiểm hàng hóa.

Vậy, đơn bảo hiểm là gì? Giấy chứng nhận bảo hiểm có vai trò thế nào? Chúng giống và khác nhau ra sao?

Trong bài viết này, tôi sẽ phân tích chi tiết để giúp bạn dễ dàng nắm vững những khái niệm này, từ đó lựa chọn loại chứng từ phù hợp với giao dịch thương mại của mình.

Định nghĩa đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bảo hiểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính khi hàng hóa gặp sự cố trong quá trình vận chuyển. Hai chứng từ chính thường gặp là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Mặc dù đều liên quan đến bảo hiểm hàng hóa, nhưng về bản chất, chúng có chức năng và phạm vi áp dụng khác nhau.

Đơn bảo hiểm là gì?

Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) là hợp đồng bảo hiểm chính thức, quy định chi tiết các điều khoản bảo hiểm giữa người mua bảo hiểm (chủ hàng, nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu) và công ty bảo hiểm.

Nói cách khác, đơn bảo hiểm là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất trong giao dịch bảo hiểm hàng hóa. Nó thường được cấp khi doanh nghiệp ký hợp đồng bảo hiểm dài hạn hoặc có nhu cầu bảo hiểm cho một số lượng lớn các lô hàng theo thỏa thuận chung.

Một đơn bảo hiểm thông thường bao gồm các nội dung chính sau:

• Tên các bên liên quan (người được bảo hiểm, công ty bảo hiểm)
• Phạm vi bảo hiểm (các loại rủi ro được bảo hiểm)
• Giới hạn trách nhiệm bảo hiểm
• Điều khoản loại trừ
• Số tiền bảo hiểm và phí bảo hiểm phải trả
• Quyền và nghĩa vụ của các bên
• Thời gian bảo hiểm có hiệu lực

Do có tính pháp lý toàn diện, đơn bảo hiểm mang lại sự đảm bảo lớn hơn cho chủ hàng về quyền lợi được bồi thường khi có tổn thất xảy ra.

Giấy chứng nhận bảo hiểm là gì?

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là một tài liệu của doanh nghiệp bảo hiểm, phát hành để xác nhận rằng lô hàng cụ thể đã được bảo hiểm theo một đơn bảo hiểm tổng.

Điều này có nghĩa là giấy chứng nhận bảo hiểm không phải là hợp đồng bảo hiểm độc lập, mà chỉ là bản xác nhận tóm tắt nội dung bảo hiểm cho từng lô hàng riêng biệt. Nó phù hợp với những giao dịch thương mại theo điều kiện CIF (Cost, Insurance, Freight), khi người bán cần cung cấp chứng từ bảo hiểm để hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng.

Thông thường, một giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ chứa các thông tin chính:

• Số đơn bảo hiểm gốc mà giấy chứng nhận được trích xuất từ đó
• Số hiệu giấy chứng nhận bảo hiểm
• Tên người thụ hưởng bảo hiểm
• Mô tả hàng hóa và phương thức vận chuyển
• Giá trị bảo hiểm và phí bảo hiểm đã thanh toán
• Loại rủi ro bảo hiểm áp dụng

Như vậy, mặc dù có giá trị xác nhận, giấy chứng nhận bảo hiểm không thể thay thế đơn bảo hiểm khi xảy ra tranh chấp pháp lý nghiêm trọng. Chỉ khi nào liên hệ với công ty bảo hiểm dựa trên đơn bảo hiểm gốc, người được bảo hiểm mới có thể khiếu nại và yêu cầu bồi thường theo các điều khoản chi tiết.

Tóm lại, đơn bảo hiểm là hợp đồng bảo hiểm đầy đủ và có giá trị pháp lý cao nhất giữa các bên, trong khi giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ là tài liệu xác nhận rằng hàng hóa đã được bảo hiểm theo một hợp đồng bảo hiểm tổng.

Điểm giống nhau giữa đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

Sau khi đã hiểu định nghĩa, có thể bạn đang thắc mắc: "Vậy đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm có điểm gì chung không?"

Câu trả lời là có, và không ít đâu nhé! Dưới đây là những điểm giống nhau quan trọng mà bạn nên biết.

1. Đều là tài liệu xác nhận hợp đồng bảo hiểm

Cả đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm đều là tài liệu do công ty bảo hiểm phát hành để xác nhận rằng một giao dịch bảo hiểm đã được thiết lập. Dù là loại chứng từ nào, chúng cũng thể hiện quyền lợi của người mua bảo hiểm đối với đơn vị bảo hiểm.

Ví dụ, khi bạn mua bảo hiểm hàng hóa trong vận chuyển quốc tế, dù bạn nhận được đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm, cả hai đều có ý nghĩa rằng lô hàng của bạn đang được bảo vệ theo các điều khoản đã thỏa thuận.

2. Cung cấp thông tin về đối tượng bảo hiểm

Đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm đều mô tả chi tiết về đối tượng được bảo hiểm. Nếu là bảo hiểm hàng hóa, chúng sẽ thể hiện các thông tin như:

• Loại hàng hóa
• Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ...)
• Điều kiện bảo hiểm áp dụng (ví dụ: ICC A, B, C nếu là bảo hiểm hàng hóa vận chuyển quốc tế)
• Giá trị bảo hiểm của hàng hóa

Vì thế, dù cầm trên tay một đơn bảo hiểm chính thức hay một giấy chứng nhận bảo hiểm, bạn đều có thể dùng để tra cứu các thông tin quan trọng liên quan đến giá trị bảo hiểm và mức độ bảo vệ của đơn hàng.

3. Dùng trong quy trình khiếu nại bảo hiểm

Một điểm rất quan trọng nữa là cả đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm đều có thể được sử dụng trong quá trình khiếu nại bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra.

Giả sử lô hàng của bạn gặp sự cố trên hành trình vận chuyển (hư hỏng, mất mát), bạn có thể dùng giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc đơn bảo hiểm để yêu cầu bồi thường từ công ty bảo hiểm. Dĩ nhiên, việc được giải quyết bồi thường nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào các điều khoản cụ thể của hợp đồng bảo hiểm, nhưng về nguyên tắc, cả hai tài liệu này đều có giá trị pháp lý trong quá trình đòi bảo hiểm.

Như vậy, dù có những khác biệt nhất định (mà chúng ta sẽ đề cập ở phần tiếp theo), đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm vẫn có những điểm chung quan trọng. Chúng giúp xác nhận quyền lợi bảo hiểm, cung cấp thông tin về rủi ro được bảo vệ và hỗ trợ quá trình bồi thường khi có tổn thất.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu những điểm khác nhau giữa hai loại tài liệu này để biết khi nào thì nên sử dụng đơn bảo hiểm và khi nào chỉ cần giấy chứng nhận bảo hiểm.

Điểm khác nhau giữa đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

Sau khi đã tìm hiểu những điểm giống nhau, giờ là lúc chúng ta đi sâu vào các khác biệt giữa đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Nhiều chủ hàng khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu vẫn lẫn lộn giữa hai loại giấy tờ này, dẫn đến việc sử dụng không đúng mục đích.

Hãy cùng so sánh điểm khác biệt giữa hai loại tài liệu này qua các khía cạnh quan trọng sau:

1. Về tính chất pháp lý

• Đơn bảo hiểm: Là một hợp đồng bảo hiểm chính thức, có giá trị pháp lý và quy định đầy đủ các điều kiện bảo hiểm, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên tham gia. Khi có tranh chấp, đơn bảo hiểm sẽ là cơ sở pháp lý chính thức để giải quyết.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Chỉ là tài liệu xác nhận rằng hàng hóa đã được bảo hiểm theo một đơn bảo hiểm chung nào đó. Nó không phải là hợp đồng độc lập mà thường dẫn chiếu đến điều khoản của một đơn bảo hiểm chính.

2. Đối tượng sử dụng và mức độ linh hoạt

• Đơn bảo hiểm: Áp dụng cho các công ty xuất nhập khẩu có nhu cầu bảo hiểm thường xuyên. Đơn bảo hiểm có thể được cấp theo từng chuyến hàng hoặc một đơn bảo hiểm chung (open cover policy) cho nhiều lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Phù hợp với từng giao dịch riêng lẻ. Nó thường được cấp cho một lô hàng cụ thể, theo yêu cầu của bên mua hoặc để đáp ứng điều kiện thanh toán trong L/C (thư tín dụng).

3. Nội dung chi tiết

• Đơn bảo hiểm: Gồm các điều khoản chi tiết về phạm vi bảo hiểm, quyền và nghĩa vụ của các bên, các điều kiện loại trừ, quy trình khiếu nại và bồi thường… Một đơn bảo hiểm có thể kéo dài nhiều trang và quy định rõ toàn bộ quyền lợi của người mua bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Có nội dung đơn giản hơn, chủ yếu ghi nhận các thông tin chính như số đơn bảo hiểm, mô tả hàng hóa, phương tiện vận chuyển, số tiền bảo hiểm... Các điều khoản chi tiết thường không được liệt kê đầy đủ mà chỉ dẫn chiếu đến đơn bảo hiểm gốc.

4. Mức độ bắt buộc trong một số tình huống

• Đơn bảo hiểm: Bản thân nó không bắt buộc trong mọi giao dịch thương mại, nhưng nếu doanh nghiệp muốn mua bảo hiểm cho hàng hóa thường xuyên, họ nên có đơn bảo hiểm dài hạn để dễ dàng quản lý rủi ro.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Trái lại, đây là giấy tờ quan trọng thường phải xuất trình khi làm thủ tục thanh toán theo thư tín dụng (L/C), hoặc khi làm thủ tục hải quan, đặc biệt trong các giao dịch quốc tế yêu cầu bảo hiểm theo điều kiện CIF.

5. Quyền lợi khiếu nại bảo hiểm

• Đơn bảo hiểm: Khi hàng hóa xảy ra sự cố, chủ hàng có thể dựa vào đơn bảo hiểm để trực tiếp khiếu nại công ty bảo hiểm và yêu cầu bồi thường theo các điều khoản đã ký kết.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Vì chỉ là giấy xác nhận dựa trên đơn bảo hiểm, nên khi cần yêu cầu bồi thường, người nắm giữ giấy chứng nhận vẫn phải tham chiếu lại điều khoản của đơn bảo hiểm gốc.

Nhìn chung, đơn bảo hiểm toàn diện hơn, mang tính pháp lý rõ ràng và áp dụng cho nhiều lô hàng, còn giấy chứng nhận bảo hiểm thường sử dụng cho từng giao dịch cụ thể để xác nhận việc bảo hiểm có hiệu lực. Chủ hàng nên tùy vào nhu cầu thực tế để lựa chọn tài liệu phù hợp, tránh nhầm lẫn khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

Lời kết

Như vậy, đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm đều là những chứng từ bảo hiểm quan trọng, thể hiện cam kết giữa người mua bảo hiểm và công ty bảo hiểm. Cả hai đều cung cấp thông tin về phạm vi bảo hiểm, thời hạn hiệu lực, cũng như các điều khoản liên quan.

Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất giữa hai loại giấy tờ này nằm ở tính pháp lý và mức độ chi tiết. Đơn bảo hiểm là tài liệu đầy đủ nhất, có giá trị pháp lý cao, phù hợp với các hợp đồng bảo hiểm dài hạn hoặc phức tạp. Trong khi đó, giấy chứng nhận bảo hiểm thường được sử dụng cho các hợp đồng đơn giản, có hiệu lực nhanh chóng và dễ dàng cấp phát.

Việc phân biệt đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng loại tài liệu cần thiết, đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro trong giao dịch bảo hiểm. Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, đây là kiến thức không thể bỏ qua.