Phân luồng hải quan là gì? Tầm quan trọng trong logistics & XNK

Phân luồng hải quan là gì? Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đây là cụm từ mà kiểu gì cũng sẽ nghe thấy.

Nhưng mà… nhiều anh chị mới làm thủ tục hải quan lần đầu vẫn còn hơi... mù mờ. “Luồng xanh, luồng đỏ là gì? Có phải sắp hàng chờ như ngoài siêu thị không?” — tôi từng nghe một chủ hàng hỏi vui như vậy. Thật ra, phân luồng là bước rất quan trọng trong quá trình khai báo hải quan, ảnh hưởng trực tiếp đến việc lô hàng của bạn được thông quan nhanh hay chậm.

Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày rõ ràng, cụ thể để giúp bạn hiểu: “Phân luồng hải quan là gì?”, có mấy loại luồng, cách cơ quan hải quan phân loại như thế nào, và điều đó tác động ra sao tới hoạt động kinh doanh của bạn. Bài này phù hợp cho những ai mới tìm hiểu về logistics, hoặc đang bắt đầu làm quen thủ tục nhập khẩu. Chúng ta cùng đi từng phần nhé…

Khái niệm phân luồng hải quan và mục đích áp dụng

Khi nói đến thủ tục thông quan, nhiều người thường chỉ tưởng tượng đến việc nộp chứng từ rồi nhận hàng. Nhưng thực tế, trước khi bạn được lấy hàng về kho, hệ thống hải quan điện tử sẽ “quét” và quyết định xem tờ khai của bạn thuộc luồng nào. Đây chính là “phân luồng hải quan” — một công đoạn không thể thiếu trong quá trình thông quan hàng hóa.

Vậy cụ thể thì...

Phân luồng hải quan là gì?

Nói cách khác, đây là cách mà cơ quan hải quan xác định xem hàng hóa của bạn có đáng lo ngại hay không, và cần kiểm tra ở mức độ nào. Hệ thống này giống như một “trạm gác” thông minh, hoạt động tự động với dữ liệu khổng lồ từ quá khứ đến hiện tại, giám sát hàng chục nghìn lô hàng ra vào mỗi ngày.

Mục đích của phân luồng hải quan là gì?

Nghe có vẻ “nghiêm trọng” và hơi "rầy rà", nhưng thực ra phân luồng không phải để làm khó doanh nghiệp. Ngược lại, đây là cách chính phủ quản lý rủi ro, tận dụng nguồn lực kiểm tra một cách hợp lý và hiệu quả.

Bạn thử nghĩ xem: một ngày có cả hàng nghìn tờ khai, mỗi lô hàng có cả chục loại giấy tờ đi kèm — nếu kiểm tra tay (thủ công) từng bộ hồ sơ thì bao giờ mới thông quan xong?

Chính vì vậy, cùng với sự hiện đại hóa chung của đất nước, hải quan đã áp dụng hệ thống quản lý rủi ro (RMS - Risk Management System), trong đó phân luồng tờ khai hải quan là một trong những công cụ cốt lõi.

Một số mục tiêu chính của việc phân luồng có thể kể tới:

• Tăng tốc xử lý: Hàng “sạch” thì nhanh chóng cho thông quan (luồng xanh), giải phóng hàng nhanh, đỡ tồn kho, giảm chi phí lưu kho bãi.
• Tập trung vào hàng nhạy cảm: Với lô hàng có rủi ro cao, ví dụ: khai báo bất thường, sai mã HS thường xuyên… thì phân về luồng đỏ để kiểm tra kỹ hơn (chi tiết về "luồng đỏ" trong phần dưới).
• Tăng tính minh bạch: Hệ thống hoạt động tự động, không phụ thuộc vào cảm tính của cán bộ xử lý hồ sơ, từ đó hạn chế thói quen “xin cho” cũng như giảm thiểu rủi ro xảy ra tiêu cực.

Tôi từng có một khách hàng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu, khai báo trung thực, đúng mã HS, có lịch sử giao dịch đều đặn. Gần như 80-90% lô hàng của họ đều được phân vào luồng xanh. Ngược lại, một khách khác cùng ngành nhưng khá thường xuyên thay đổi mô tả hàng hóa, một năm vài lần sửa tờ khai — thì lần sau dễ bị "dính" luồng đỏ, thậm chí kiểm tra tới 100% container.

Vậy nên, mục tiêu cuối cùng của phân luồng hải quan không chỉ là kiểm tra, mà là thúc đẩy sự tự giác tuân thủ của doanh nghiệp. Ai làm ăn chuẩn chỉ thì sẽ được "ưu tiên", ai hay "lắt léo" thì phải kiểm tra kỹ hơn, công bằng là ở chỗ đó.

Nói chung, sau bước phân luồng, kết quả bạn nhận được sẽ quyết định các thủ tục tiếp theo là đơn giản hay rắc rối — chậm một ngày thông quan, bạn biết rồi đấy, là chi phí có thể đội lên ngay.

Ở phần tiếp theo, tôi sẽ nói chi tiết về các loại luồng hiện nay. Và tương ứng với mỗi loại luồng đó, thì bạn — với tư cách người làm thủ tục — cần chuẩn bị thực hiện những gì.

Các loại luồng trong thủ tục hải quan hiện nay

Ở phần trước, tôi đã cùng bạn tìm hiểu khái quát về khái niệm phân luồng hải quan là gì. Phần này, ta sẽ đi sâu hơn vào “lõi” của quá trình này: 3 loại luồng chính trong thủ tục hải quan hiện nay — luồng Xanh, luồng Vàng và luồng Đỏ.

Nếu bạn đang bắt đầu tìm hiểu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hoặc chỉ mới làm vài lô hàng đầu tiên, thì khái niệm “luồng” nghe có vẻ trừu tượng. Nhưng thực ra, nó lại cực kỳ quan trọng, vì ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan của lô hàng. Tôi sẽ giải thích rõ từng loại luồng theo cách dễ hiểu nhất — không lý thuyết khô khan.

“Luồng” trong hải quan chính là kết quả phân loại rủi ro mà hệ thống VNACCS áp dụng cho từng tờ khai hải quan, nhằm xác định mức độ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

Để dễ hình dụng, bạn thử tưởng tượng vừa đi nước ngoài về và bước qua cổng kiểm tra của sân bay. Có mấy khả năng tương tự: có lúc bạn được đi thẳng về (luồng Xanh), có khi bị yêu cầu kiểm tra hành lý (luồng Vàng), và đôi khi bị mở vali kiểm tra kỹ lưỡng từng món đồ (luồng Đỏ). Cơ chế phân luồng hải quan cũng tương tự như vậy — chỉ có điều, ở đây là kiểm tra container hàng hóa.

1. Luồng Xanh – “Qua cửa nhanh gọn nhẹ”

Luồng Xanh là chế độ kiểm tra “thông quan tự động”. Nghĩa là sau khi truyền tờ khai, hàng hoá sẽ được thông quan ngay mà hải quan không cần kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra hàng thực tế.

Nhưng, đừng “mừng rỡ” quá vội nhé. Luồng Xanh không có nghĩa là bạn được phép sơ suất. Mọi thông tin khai báo vẫn phải chính xác tuyệt đối. Nếu sau này phát hiện ra sai sót, doanh nghiệp có thể bị truy trách nhiệm hoặc đưa vào diện rủi ro — tức là những lần tới khó được “xanh” như lần này.

Điều tôi thường thấy là, các anh chị chủ doanh nghiệp xuất nhập khẩu lâu năm hiểu rõ: được luồng Xanh là một may mắn, nhưng giữ được luồng Xanh qua các lần sau mới là bản lĩnh.

2. Luồng Vàng – “Kiểm tra giấy tờ, không chạm hàng”

Ở luồng Vàng, cán bộ hải quan sẽ rà soát bộ hồ sơ khai báo điện tử của doanh nghiệp. Nếu thấy hợp lệ thì thông quan. Còn nếu phát hiện điểm chưa rõ, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung chứng từ liên quan.

Luồng Vàng là tình huống trung tính. Tôi thấy luồng này khá thường gặp đối với các trường hợp như: doanh nghiệp mới, mặt hàng có giấy phép, có C/O ưu đãi, hay với đơn vị chưa có “lịch sử sạch” với cơ quan hải quan. Khi gặp luồng này, điều quan trọng nhất là chủ hàng và đơn vị dịch vụ cần phối hợp tốt — cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác để tránh kéo dài thời gian thông quan.

Trong thực tế, tôi từng làm lô hàng của khách nhập máy móc đã qua sử dụng, bị vào luồng Vàng. Hồ sơ nhìn vào tưởng ổn, nhưng cán bộ hải quan yêu cầu bổ sung thêm thông tin về năm sản xuất và tình trạng kỹ thuật. Nếu không chuẩn bị hồ sơ kỹ từ trước, có lẽ đã bị chuyển sang luồng Đỏ rồi!

3. Luồng Đỏ – “Soi kỹ từng centimet”

Mở cont kiểm hóa

Đây là luồng “rủi ro cao” trong 3 loại. Hàng hóa bị yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế. Nghĩa là sau khi cán bộ đánh giá hồ sơ, bạn còn phải đưa hàng ra kiểm hóa — cắt seal niêm phong, mở container để họ kiểm tra tận mắt.

Luồng Đỏ thường áp dụng với hàng hóa phức tạp, dễ gian lận, hoặc doanh nghiệp đang bị theo dõi. Tuy nhiên, cũng có trường hợp chỉ là ngẫu nhiên rơi vào luồng Đỏ theo “tỷ lệ kiểm tra theo xác suất” — dính phải thì coi như... xui!

Khi vào luồng Đỏ, khả năng phát sinh chi phí (bốc xếp, lưu cont lưu bãi lâu hơn…) là rất cao. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng ngay từ đầu, phối hợp chặt chẽ với bên dịch vụ hải quan sẽ giúp bạn giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian, và quan trọng hơn cả — tránh bị “lên thớt” không đáng.

…

Hiểu được từng luồng là bước khởi đầu để bạn làm chủ quá trình thông quan. Ở phần tiếp theo, tôi sẽ giải thích vì sao hàng bạn lại vào từng luồng như vậy, và điều đó nói lên điều gì đối với doanh nghiệp bạn.

Tiêu chí xác định luồng và ý nghĩa đối với doanh nghiệp

Sau khi hiểu được khái niệm phân luồng hải quan và các loại luồng hiện nay, thì điều mà nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là những người mới làm quen với xuất nhập khẩu – thường bối rối, chính là: “Không biết căn cứ vào đâu mà lô hàng của tôi lại vào luồng Đỏ?” hoặc “Làm sao để tránh bị kiểm hóa hàng?”. Những câu hỏi như vậy rất phổ biến, và thật ra là, cũng có lời giải. Nhưng để hiểu rõ, chúng ta cần tìm hiểu về các tiêu chí mà cơ quan hải quan sử dụng để phân luồng.

Phân luồng hải quan là quá trình tự động hoặc bán tự động mà hệ thống của Cục Hải quan thực hiện, nhằm quyết định mức độ kiểm tra đối với từng tờ khai hải quan dựa trên nhiều tiêu chí đánh giá rủi ro.

Các tiêu chí ảnh hưởng đến việc phân luồng

Trên thực tế, kết quả phân luồng không phải là ngẫu nhiên. Hệ thống VNACCS/VCIS dùng để phân luồng tờ khai hải quan được tích hợp một loạt các tiêu chí đánh giá trước khi quyết định đưa tờ khai rơi vào luồng Xanh, Vàng hay Đỏ. Một vài yếu tố chính bao gồm:

• Tên loại hàng hóa trên tờ khai: Những mặt hàng nhạy cảm, dễ gian lận về thuế suất (ví dụ: hàng công nghệ cao, hàng cũ, hàng hỗn hợp…) thường có nguy cơ cao nên dễ bị phân vào luồng kiểm tra.
• Mã HS của hàng hóa: Một mã HS thuộc danh sách rủi ro cao, hay bị nhầm mã để giảm thuế, thì dù chứng từ có đầy đủ, hệ thống vẫn có thể đánh dấu Vàng hoặc Đỏ.
• Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp: Đây là một điểm mấu chốt. Nếu doanh nghiệp có lịch sử “sạch” – khai báo chuẩn chỉnh, ít bị xử phạt, nộp thuế đúng hạn – thì khả năng được vào luồng Xanh cao hơn. Ngược lại, từng bị xử phạt hành chính, hoặc đã từng sửa tờ khai nhiều lần thì hệ thống sẽ đánh giá là có rủi ro.
• Tính nhất quán của hồ sơ: Nếu trên chứng từ thể hiện chi tiết chưa thống nhất – ví dụ mô tả hàng trên Invoice lệch với Packing List, hay vận đơn không rõ thông tin người nhận – thì khả năng bị nghi vấn rất cao.
• Lần đầu kê khai hoặc thay đổi đột ngột so với lịch sử: Công ty mới lần đầu truyền tờ khai, hoặc bỗng nhiên nhập một mặt hàng chưa từng làm trước đó (nhất là mặt hàng nhạy cảm) thường dễ bị hệ thống gắn “cờ đỏ”.
• Chính sách kiểm soát của từng chi cục: Mỗi chi cục hải quan đều có quy định và trọng tâm kiểm tra riêng, nên cùng một lô hàng, có thể ở chi cục Hải Phòng thì luồng Vàng, nhưng ở Cát Lái lại là luồng Xanh, tuỳ từng thời điểm.

Tôi từng gặp một khách hàng, là công ty thương mại thiết bị y tế. Lúc đầu, nhập khẩu rất suôn sẻ – hầu như toàn luồng Xanh hoặc Vàng. Nhưng rồi một lần, do khai sai mã HS, họ phải sửa tờ khai và bị xử phạt. Chỉ vậy thôi mà 4 lô hàng tiếp theo bị liên tục vào luồng Đỏ, dẫn đến phải kiểm hóa, đội chi phí và thời gian đáng kể. Sau đó, bên tôi phải làm việc cụ thể để rà lại từ quy trình khai báo, mô tả hàng hoá tới mã HS, dần dần vẫn lấy lại được “uy tín” hệ thống.

Phân luồng ảnh hưởng gì tới doanh nghiệp?

Kết quả phân luồng, nghe tưởng đơn giản, nhưng lại có tác động lớn về thời gian giao hàng, chi phí logistics và cả uy tín của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Ví dụ:

• Luồng Xanh: hàng được thông quan gần như ngay lập tức, tiết kiệm thời gian lấy hàng, giảm chi phí lưu bãi.
• Luồng Vàng: mất thời gian chờ kiểm tra chứng từ, đôi khi cập nhật thêm hồ sơ, chưa kể đến trường hợp phải sửa tờ khai.
• Luồng Đỏ: hàng phải kiểm tra thực tế. Chỉ cần một lỗi nhỏ, cả container có thể bị dừng lại một vài ngày, dễ phát sinh chi phí DEM/DET và Storage, kéo theo trễ đơn hàng, ảnh hưởng nghiệm trọng đến vận hành chuỗi cung ứng.

Vì vậy, nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay nhân sự phụ trách logistics – hãy đầu tư kỹ lưỡng từ khâu chuẩn bị chứng từ đến phương án mô tả hàng hóa, khai mã HS. Khi làm việc với đơn vị dịch vụ khai hải quan, đừng phó mặc hoàn toàn, mà nên phối hợp kiểm tra kỹ hồ sơ. Một chút cẩn thận sẽ giúp giảm rất nhiều rủi ro, thời gian, và chi phí.

Lời kết

Việc hiểu rõ về phân luồng hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, mà còn tránh được những rủi ro không đáng có. Mỗi loại luồng - Xanh, Vàng, hay Đỏ - đều phản ánh mức độ kiểm tra của cơ quan hải quan với từng lô hàng, và từ đó ảnh hưởng đến thời gian thông quan cũng như chi phí phát sinh của doanh nghiệp.

Như vậy, qua bài viết này, bạn đã nắm được những khái niệm cơ bản, các loại luồng và tiêu chí phân loại trong thủ tục hải quan tại Việt Nam. Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn “Phân luồng hải quan là gì” và việc này có ý nghĩa thế nào với công việc logistics xuất nhập khẩu, thì hy vọng bài viết này đã phần nào giúp bạn nhìn rõ hơn bức tranh tổng thể.