Phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu: Chủ hàng cần biết...

Khi tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, một trong những nghiệp vụ quan trọng mà bạn cần hiểu rõ là phân tích phân loại hàng hóa.

Tại sao như vậy? Bởi vì sẽ có lúc xảy ra việc bất đồng ý kiến giữa hải quan và doanh nghiệp của bạn về mã HS và thuế suất của mặt hàng bạn khai báo.

Vậy làm thế nào để hiểu và thực hiện cho đúng quy định?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ về phân tích phân loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu, bao gồm khái niệm, vai trò, hệ thống mã HS quốc tế và quy trình phân tích, đánh giá hàng hóa tại cơ quan hải quan. Nếu bạn là doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc đang tìm hiểu về lĩnh vực này, thì chắc chắn bài viết sẽ đem lại cho bạn những thông tin tham khảo bổ ích.

Trước hết là khái niệm...

Phân tích phân loại hàng hóa là gì?

Như vậy thực chất là có 2 nghiệp vụ chính: Phân tích (tìm ra đặc điểm, thông số), và Phân loại (xác định mã HS).

Việc tìm ra mã HS chính xác không chỉ giúp xác định mức thuế nhập khẩu/xuất khẩu, mà còn liên quan đến chính sách kiểm tra, quản lý của cơ quan hải quan đối với mặt hàng đó.

Chẳng hạn: một mặt hàng có thể được áp thuế cao hay thấp, thậm chí có được nhập khẩu hay không, phụ thuộc nhiều vào mã HS là gì. Rất nhiều khi có sự khác nhau về quan điểm và cách áp mã HS giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan. Chính vì vậy, trong những trường hợp đó, sẽ cần đến nghiệp vụ phân tích phân loại cho cụ thể và chính xác.

Vai trò của việc phân tích phân loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ chuỗi cung ứng và hoạt động thương mại. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến quá trình này:

1. Xác định chính xác thuế suất
Mỗi loại hàng hóa khi nhập khẩu đều có mức thuế suất riêng dựa trên mã HS. Nếu phân loại sai, có thể doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mức thuế cao hơn so với thực tế, hoặc thậm chí bị xử phạt do khai sai mã số thuế quan.

2. Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
Một số mặt hàng đặc thù như dược phẩm, hóa chất, thực phẩm... có thể chịu sự quản lý bởi nhiều cơ quan khác nhau, yêu cầu kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép nhập khẩu. Nếu phân loại không chính xác, hàng hóa có thể bị giữ lại tại cảng hoặc không được phép thông quan.

3.     Tránh rủi ro chậm trễ trong quá trình nhập khẩu
Các cơ quan hải quan có cơ chế kiểm soát chặt chẽ đối với mã HS. Nếu doanh nghiệp khai báo không chính xác, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung thông tin, điều chỉnh lại mã HS hoặc thậm chí phải phân tích chuyên sâu, gây mất thời gian và chi phí phát sinh.

4.     Hỗ trợ đàm phán và tối ưu chi phí logistics
Khi biết trước mã HS và mức thuế suất tương ứng, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch nhập khẩu hợp lý, tối ưu chi phí thuế và logistic. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên, vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể khiến chi phí nhập khẩu tăng lên đáng kể.

5.     Hạn chế tranh chấp và kiện tụng thương mại
Trong giao thương quốc tế, việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến tranh chấp giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, hải quan hoặc đối tác nước ngoài. Đã có nhiều trường hợp doanh nghiệp bị đình chỉ hoạt động nhập khẩu chỉ vì không tuân thủ quy định phân loại hàng hóa.

Phân loại hàng hóa không chỉ đơn giản là việc tra cứu một mã số mà còn là quá trình đòi hỏi hiểu biết chuyên sâu về quy định hải quan, đặc điểm hàng hóa và hệ thống phân loại quốc tế. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các cơ sở pháp lý và hệ thống phân loại hàng hóa quốc tế để hiểu rõ hơn về cách mà toàn cầu đang quản lý việc này.

Cơ sở pháp lý và hệ thống phân loại hàng hóa quốc tế

Phân loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu không đơn thuần là việc "gán mã số" cho một sản phẩm. Đây là một quy trình mang tính pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế suất, quy định kiểm tra chất lượng và các chính sách thương mại của từng quốc gia. Vì vậy, để đảm bảo việc phân loại được thực hiện chính xác và thống nhất, hầu hết các nước đều tuân theo một hệ thống phân loại chung, được chuẩn hóa trên phạm vi quốc tế.

1. Cơ sở pháp lý về phân loại hàng hóa

Tại Việt Nam, việc phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật sau:

• Luật Hải quan 2014: Đây là văn bản nền tảng quy định về hoạt động hải quan, trong đó có nội dung liên quan đến "Phân loại hàng hóa". Điều 26 của luật này nêu rõ nguyên tắc phân loại hàng phải dựa trên quy tắc của Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS Code).
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, điển hình như Thông tư 14/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC... Các văn bản này hướng dẫn cụ thể về thủ tục phân loại, quy trình xác định mã số hàng hóa.
• Biểu thuế Xuất nhập khẩu (được cập nhật hàng năm): Đây là danh mục quy định thuế suất và mã HS của từng loại hàng hóa theo hệ thống phân loại quốc tế.

Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp tránh các sai sót về phân loại hàng, giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính do khai báo sai mã HS.

2. Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS Code)

Hệ thống phân loại hàng hóa được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Hệ thống Hài hòa Mô tả và Mã hóa hàng hóa (Harmonized System - HS Code), do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) ban hành và quản lý. Việt Nam chúng ta đang áp dụng hệ thống này.

HS Code là bộ mã số gồm 6 chữ số, được quy chuẩn trên phạm vi toàn cầu, dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế. Tùy từng quốc gia, mã số này có thể được mở rộng thành 8 hoặc 10 chữ số để phục vụ các chính sách nội địa.

Cấu trúc cơ bản của mã HS bao gồm:

• Chương (2 chữ số đầu): Nhóm hàng hóa theo lĩnh vực lớn, ví dụ: Chương 84: Máy móc, thiết bị điện; Chương 39: Nhựa và các sản phẩm từ nhựa
• Nhóm (4 chữ số): Mô tả chi tiết hơn về nhóm hàng thuộc chương đó.
• Phân nhóm (6 chữ số): Xác định cụ thể loại hàng hóa.
• Mở rộng (8-10 chữ số, tùy quốc gia): Mã chi tiết phục vụ mục đích tính thuế hoặc kiểm soát riêng theo từng nước.

Hệ thống này cho phép các quốc gia thống nhất về cách thức phân loại, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu xác định mã HS cũng như thuế suất chính xác khi xuất nhập khẩu hàng hóa. 

3. Một số hệ thống phân loại hàng hóa khác

Ngoài HS Code, một số hệ thống phân loại khác cũng được áp dụng trong lĩnh vực thương mại quốc tế:

• Hệ thống thuế quan chung của EU (CN - Combined Nomenclature): Hệ thống phân loại chi tiết hơn so với HS, áp dụng riêng trong Liên minh Châu Âu.
• Hệ thống phân loại thuế quan của Hoa Kỳ (HTSUS - Harmonized Tariff Schedule of the United States): Mở rộng mã HS lên 10 chữ số để tính thuế nhập khẩu vào Mỹ.
• Danh mục hàng hóa tiêu chuẩn quốc tế SITC (Standard International Trade Classification): Dùng trong thống kê thương mại quốc tế của Liên Hợp Quốc.

Mỗi hệ thống có cách tiếp cận riêng, nhưng nhìn chung đều dựa trên nền tảng của HS Code để đảm bảo tính liên thông và dễ dàng áp dụng giữa các quốc gia.

Sau khi đã hiểu về vai trò và hệ thống phân loại hàng hóa, làm thế nào để cơ quan hải quan và doanh nghiệp có thể xác định chính xác mã HS cho một sản phẩm cụ thể? Đó chính là lúc quy trình phân tích và phân loại hàng hóa được áp dụng.

Quy trình phân tích và phân loại hàng hóa XNK

Dưới đây là các bước cơ bản mà bạn cần thực hiện khi tiến hành phân tích phân loại hàng hóa nhập khẩu:

Bước 1: Chuẩn bị

Khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan (hoặc nhà nhập khẩu tự nguyện), nhà nhập khẩu cần làm thủ tục để lấy mẫu hàng hóa. Hồ sơ gồm chứng từ hàng hóa (đã gồm trong hồ sơ hải quan), bổ sung thêm công văn đề nghị mang hàng đi phân tích phân loại. Điều này giúp đảm bảo rằng mẫu hàng hóa đại diện cho toàn bộ lô hàng và đủ để thực hiện giám định.

Khi được hải quan duyệt, bạn sẽ xuống cảng làm thủ tục tiến hành lấy mẫu. Việc này gần giống như nghiệp vụ kiểm hóa, nghĩa là phải có lệnh hãng tàu, làm thủ tục và nộp phí tác vụ hạ cont cắt seal...

Mở cont lấy mẫu

Bước 2: Lấy mẫu hàng hóa

Việc lấy mẫu được thực hiện theo Phiếu yêu cầu phân tích, với sự có mặt của hải quan giám sát. Thông thường, bạn sẽ cần 2 mẫu. Cách thức lấy, kích thước mẫu... tuân theo quy định trong Phụ lục 1 cuar Quyết định số 2166/QĐ-TCHQ ngày 04/08/2021 của Tổng cục hải quan.

Sau khi lấy mẫu, hải quan sẽ lập Biên bản lấy mẫu hàng hóa, niêm phong mẫu.

Lấy mẫu hàng vải đi phân tích phân loại

Bước 3: Chuyển mẫu đi phân tích

Mẫu niêm phong và biên bản sẽ được chuyển sang trung tâm phân tích phân loại của hai quan. Quá trình này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Trong một số trường hợp, chủ hàng có thể tự chuyển mẫu cho trung tâm, để tiết kiệm thời gian.

Sau khi lấy mẫu, lô hàng có thể được tạm giải phóng đưa về kho bảo quản. Sau khi có kết quả (ở Bước cuối), nếu có sai khác về thông tin hàng hóa hoặc mã HS, doanh nghiệp phải khai sửa tờ khai và giải quyết thủ tục thuế nếu phát sinh.

Bước 4: Phân tích và phân loại

Cơ quan hải quan sử dụng thiết bị và công cụ chuyên môn để tiến hành các nghiệp vụ phân tích dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định hiện hành. Sau đó, sử dụng kết quả phân tích để phân loại hàng hóa và xác định mã số HS phù hợp đối với mẫu phân tích.

Thời gian phân tích thường không quá 5 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài lên đến 20 ngày nếu mẫu hàng hóa phức tạp hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt

Bước 5: Nhận kết quả Phân tích phân loại & hoàn thành thủ tục

Sau khi có kết quả phân tích phân loại, hải quan sẽ ra thông báo mã HS chính thức và áp mức thuế phù hợp.

Nếu hàng hóa đúng như đã khai báo, thì hải quan chấp nhận thông quan. Đến đây mới xem là hoàn thành thủ tục hải quan.

Nếu có sự sai khác với nội dung đã khai báo, doanh nghiệp phải tiến hành chỉnh sửa bổ sung nội dung tờ khai. Ngoài ra, nếu làm thay đổi thuế suất, bạn còn phải tiến hành nộp bổ sung thuế (nếu thiếu). Trường hợp này có thể còn bị phạt hành chính.

Doanh nghiệp nên lưu giữ kết quả phân loại hàng hóa cho các lần nhập nhẩu tiếp theo, để đảm bảo tính thống nhất và tránh sai sót trong tương lai.

Như vậy, việc phân tích và phân loại hàng hóa không đơn giản chỉ là “chọn một mã HS và khai báo”. Nó đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan chức năng để đảm bảo hàng hóa lưu thông thuận lợi nhất.

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể: Doanh nghiệp đang nhập khẩu một lô hàng vải dệt từ Trung Quốc. Trong quá trình khai báo hải quan, cơ quan hải quan yêu cầu chủ hàng phải phân tích phân loại để xác định chính xác mã số hàng hóa. Sau khi lấy mẫu và gửi đến trung tâm phân tích, kết quả cho thấy hàng hóa có lớp phủ không như khai báo, và được áp mã khác so với ban đầu. Dựa trên thông tin này, chủ hàng sẽ phải khai báo lại tờ khai và thực hiện việc đóng thuế theo quy định.

Lời kết

Khi thực hiện phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu, điều quan trọng là phải tuân thủ các quy định và hướng dẫn của cơ quan hải quan. Hãy luôn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thông tin cần thiết để tránh những sai sót không mong muốn. Ngoài ra, việc hiểu rõ về quy trình và thời gian thực hiện sẽ giúp bạn lên kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình phân tích phân loại hàng hóa và áp dụng hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình!