Procurement là gì? Vai trò và quy trình trong doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp sản xuất, tôi khá thường xuyên nhận được câu hỏi: “Procurement là gì vậy?” – đặc biệt từ các bạn mới bước vào lĩnh vực chuỗi cung ứng.

Tưởng đơn giản, nhưng procurement lại đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng và tiến độ sản phẩm. Bài viết này sẽ từng bước giúp bạn hiểu rõ procurement là gì, các bước triển khai, và cách phân biệt nó với các khái niệm thường gây nhầm lẫn như sourcing hay purchasing.

Trước khi đi sâu vào quy trình và sự khác biệt, chúng ta cần hình dung rõ về procurement: công việc tưởng chừng chỉ là “mua hàng” nhưng thật ra lại liên quan chặt chẽ đến chiến lược vận hành và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

1. Định nghĩa procurement và vai trò trong doanh nghiệp

Để làm rõ khái niệm này, trước hết chúng ta cần nhìn vào định nghĩa chuẩn của nó.

Procurement là gì?

Với nhiều bạn mới, khi nghe “procurement” thường mặc định hiểu là mua hàng — nhưng sự thật khái niệm này rộng hơn rất nhiều. Nó không chỉ là thao tác đặt đơn hàng hay “chốt giá”, mà còn là mắt xích chiến lược kết nối giữa các bộ phận: kế hoạch sản xuất, logistics, tài chính và kể cả pháp chế nếu liên quan đến hợp đồng quốc tế.

Procurement không chỉ là “mua” – đó là 1 chiến lược

Tôi nhớ trước đây có lần làm việc với một công ty điện tử ở khu vực Bắc Ninh. Khi chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, họ phát hiện ra chỉ riêng một thay đổi nhỏ trong chiến lược procurement – chuyển nhà cung cấp từ nước ngoài sang nội địa để tận dụng FTA và giảm chi phí logistic – đã giúp giảm tới hơn 8% giá thành sản phẩm cuối cùng.

Điều đó cho thấy, procurement tốt không chỉ giúp doanh nghiệp “mua được hàng hóa”, mà còn “mua đúng lúc – đúng giá – đúng chất lượng”, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh thực thụ.

Các loại procurement phổ biến trong doanh nghiệp

Tùy theo ngành nghề, quy mô và mục tiêu, mỗi công ty có thể triển khai những hình thức procurement khác nhau như:

• Direct procurement: Mua nguyên vật liệu, linh kiện phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Ví dụ: thép cho công ty cơ khí, linh kiện điện tử cho công ty lắp ráp thiết bị.
• Indirect procurement: Mua các sản phẩm/dịch vụ hỗ trợ vận hành: phần mềm quản lý, thiết bị văn phòng, dịch vụ bảo trì…
• Goods procurement vs. Services procurement: Phân biệt theo hàng hóa hữu hình (máy móc, hàng tồn kho) và dịch vụ (logistics, tư vấn kỹ thuật...).

Vai trò của procurement trong doanh nghiệp

Nói ngắn gọn, vai trò của procurement không chỉ là tìm chỗ mua rẻ mà còn:

• Kiểm soát chi phí: Một trong những cách hữu hiệu nhất để tăng lợi nhuận không phải là bán được giá cao hơn, mà là… mua đầu vào rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Giảm rủi ro: Lựa chọn nhà cung cấp đúng giúp giảm rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng, vốn là điều ám ảnh cho mọi doanh nghiệp những năm COVID vừa qua.
• Cải thiện hiệu suất sản xuất: Nguồn hàng ổn định, chất lượng đồng đều đảm bảo tiến độ sản xuất, giao hàng đúng hạn.
• Tuân thủ và tối ưu hóa hợp đồng: Procurement còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý từ việc ký kết nhà cung cấp không minh bạch, hợp đồng không chặt chẽ.

Nắm được khái niệm và tầm quan trọng của procurement là bước đầu tiên để bạn hiểu được vì sao đây không chỉ là công việc “đặt đơn hàng” mà là một chức năng chiến lược trong bất kỳ tổ chức nào.

Ở phần tiếp theo, tôi sẽ chia nhỏ từng bước một trong quy trình procurement – một hành trình từ xác định nhu cầu tới đánh giá lại hiệu quả cung ứng.

Các bước chính trong quy trình procurement

Sau khi hiểu procurement là gì và vì sao nó lại quan trọng với doanh nghiệp, phần tiếp theo bạn cần nắm rõ chính là quy trình. Procurement không đơn giản chỉ là “đặt hàng và nhận hàng”, mà là một chuỗi hoạt động có kiểm soát, có kế hoạch rõ ràng để đảm bảo doanh nghiệp mua được đúng thứ mình cần — với giá hợp lý và chất lượng phù hợp.

Dưới đây là các bước chính trong quy trình procurement mà nhiều doanh nghiệp (đặc biệt là các công ty sản xuất, chuỗi bán lẻ hoặc xuất nhập khẩu) thường áp dụng. Gọi là “bước chính” vì trong thực tế, một số doanh nghiệp có thể rút gọn hoặc thêm bước tùy theo quy mô và nhu cầu.

Bước 1: Xác định nhu cầu

Mọi thứ bắt đầu từ câu hỏi: "Chúng ta cần mua gì?"

Ở bước này, bộ phận sử dụng (ví dụ: kỹ thuật, sản xuất, kho vận…) sẽ xác định chủng loại, số lượng và thời điểm cần thiết của sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là bước mang tính nội bộ, nhưng nếu làm không kỹ thì về sau sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tính hiệu quả của procurement.

Lưu ý rằng ở các công ty lớn, sẽ có form yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition/PR) gửi cho bộ phận procurement để xem xét.

Bước 2: Tìm và đánh giá nhà cung cấp

Sau khi xác định rõ nhu cầu, trách nhiệm tiếp theo thuộc về bộ phận procurement (hoặc mua hàng). Lúc này, họ sẽ khảo sát thị trường, tạo danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá xem ai đủ năng lực cung ứng. Tiêu chí đánh giá thường xoay quanh: giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng, uy tín và dịch vụ sau bán.

Tôi từng tư vấn cho một công ty sản xuất linh kiện, trong đó procurement mất đến 2 tuần chỉ để kiểm tra nhà cung cấp inox vì sản phẩm dùng cho thiết bị y tế, nên không thể chọn đại.

Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng

Khi đã chọn được đối tác phù hợp, hai bên sẽ bắt đầu quá trình đàm phán điều khoản – giá bán, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, chính sách bảo hành, phí vận chuyển… Hợp đồng hoặc đơn mua hàng (Purchase Order/PO) được lập ra như “cam kết” giữa hai bên, giúp tránh rắc rối sau này.

Ở đây có một lưu ý thực tế: với giao dịch quốc tế, đơn hàng và hợp đồng có thể tách riêng. Đơn hàng thường do buyers phát hành trước để đối tác sản xuất. Hợp đồng có thể ký sau khi đã chốt điều kiện thanh toán và giao hàng.

Bước 4: Theo dõi đơn hàng và nhận hàng

Đừng nghĩ ký hợp đồng xong là hết trách nhiệm nhé. Người làm procurement còn phải “theo chân” đơn hàng, phối hợp lịch giao, kiểm tra shipping document, thậm chí yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện sai lệch.

Với hàng nhập khẩu, bước này phức tạp hơn nữa vì còn liên quan đến nghiệp vụ vận chuyển quốc tế (logistics), xử lý chứng từ và làm hải quan.

Trong một dự án tôi từng hỗ trợ, chỉ vì tên hàng trên invoice khác với packing list, mà container bị delay thông quan gần 5 ngày!

Bước 5: Thanh toán và đánh giá nhà cung cấp

Cuối cùng là bước hoàn tất: doanh nghiệp nhận hàng, xác nhận hàng hóa đúng chất lượng – số lượng, rồi tiến hành thanh toán theo điều kiện đã thống nhất. Sau đó, không thể thiếu phần đánh giá nhà cung cấp để quyết định: có tiếp tục hợp tác không, điểm nào cần cải thiện ở lần sau?

Đây là một vòng lặp giúp doanh nghiệp ngày càng mua hàng hiệu quả và có chiến lược sourcing bền vững hơn.

Như vậy, từ xác định nhu cầu đến thanh toán, quy trình procurement là một chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ. Khi hiểu rõ từng bước, bạn sẽ thấy việc “mua hàng” trong doanh nghiệp không hề đơn giản — nó vừa là kỹ năng, vừa là chiến lược giúp tối ưu chi phí và vận hành.

Phân biệt procurement, sourcing và purchasing

Sau khi đã nắm được vai trò và quy trình procurement, có một câu hỏi mà khá nhiều người mới trong ngành logistics hoặc quản trị chuỗi cung ứng thắc mắc: Procurement khác gì với Sourcing và Purchasing? Ba thuật ngữ này thường bị dùng thay thế lẫn nhau, nhưng thực tế, chúng có ý nghĩa và phạm vi công việc rất khác nhau. Nếu bạn là doanh nghiệp đang tổ chức lại bộ phận cung ứng, việc nắm rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn phân định trách nhiệm và tối ưu hiệu quả làm việc.

Procurement là quá trình tổng thể liên quan đến việc tìm kiếm, đánh giá, đàm phán và mua hàng hóa hoặc dịch vụ, nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ định nghĩa trên, có thể thấy procurement là một “chiếc ô lớn”, bao hàm cả sourcing và purchasing bên trong. Nhưng cụ thể từng khái niệm đó là gì, xét theo vai trò trong thực tế?

Sourcing – Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Sourcing là bước đầu tiên trong quy trình procurement, tập trung vào việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Đây là phần nghiêng nhiều về chiến lược, yêu cầu sự nghiên cứu thị trường, phân tích chuỗi cung ứng, và thường liên quan đến các yếu tố như chất lượng, chi phí dài hạn, độ tin cậy và khả năng mở rộng.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp sản xuất máy lọc nước đang mở rộng thị trường và cần tìm nhà cung cấp mới cho linh kiện nhựa. Bộ phận sourcing sẽ tiến hành khảo sát các nước có thế mạnh về ngành công nghiệp nhựa như Trung Quốc, Hàn Quốc... để sàng lọc danh sách tiềm năng. Họ sẽ yêu cầu mẫu, kiểm tra tiêu chuẩn an toàn, đánh giá giá cả, dịch vụ hậu mãi trước khi chuyển giao cho đội ngũ procurement thiết lập hợp đồng.

Purchasing – Giao dịch và đặt hàng cụ thể

Purchasing, hay mua hàng, là phần sau trong chuỗi procurement – nơi các giao dịch thực sự diễn ra. Đây thường là các hoạt động mang tính nghiệp vụ hơn, như lập đơn hàng, tạo PO (Purchase Order), theo dõi thanh toán, nhận hàng, quản lý tồn kho và xử lý hóa đơn.

Dễ hiểu hơn, nếu sourcing là “tìm bạn đời”, thì purchasing là “lập gia đình”. Bạn đã chọn được nhà cung cấp rồi, giờ là lúc thực hiện từng đơn hàng một, đảm bảo số lượng – chất lượng – thời gian giao hàng đúng như cam kết.

Thực tế ở nhiều doanh nghiệp logistics mà tôi từng hợp tác, purchasing thường bị hiểu sai thành toàn bộ quy trình procurement. Điều này dẫn đến việc chia nhỏ không rõ ràng, ví dụ: bộ phận mua hàng bị “gánh” luôn phần tìm nguồn, gây quá tải và thiếu tính chuyên môn hóa.

Procurement – Tư duy chiến lược và tối ưu hóa dài hạn

Nếu ví sourcing là khâu chuẩn bị, và purchasing là hành động cụ thể, thì procurement là người “chỉ huy từ trên cao”, có góc nhìn toàn diện và chiến lược. Procurement không chỉ xem xét nhà cung cấp A hay B có rẻ hơn, mà còn phải cân nhắc khả năng đáp ứng khi nhu cầu tăng đột biến, độ tin cậy lâu dài, và cả khía cạnh pháp lý, đạo đức của chuỗi cung ứng.

Việc hiểu rõ các thuật ngữ này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả với các bộ phận nội bộ, mà còn trao đổi rõ ràng hơn với đối tác logistics hoặc bên cung cấp dịch vụ chuỗi cung ứng.

Sau khi phân biệt rõ ba khái niệm quan trọng này, phần tiếp theo sẽ giúp bạn hiểu vì sao procurement đóng vai trò then chốt trong vận hành chuỗi cung ứng hiện đại.

Lời kết

Procurement giữ vai trò quan trọng trong hoạt động logistics và xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, bởi đây là bước đầu tiên đảm bảo nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất – kinh doanh. Quy trình procurement không đơn thuần là việc “đặt mua hàng”, mà gồm nhiều bước có tính chiến lược như xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và đánh giá hiệu suất.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu được các bước cơ bản trong quy trình procurement, cũng như cách phân biệt giữa procurement, sourcing và purchasing – những khái niệm dễ gây nhầm lẫn nếu mới làm quen. Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi “procurement là gì”, thì tôi tin rằng bạn đã nắm được một bức tranh tổng thể – đủ để bắt đầu nghiên cứu hoặc quản lý quy trình này hiệu quả hơn trong thực tế.