Quy trình làm hàng nhập -
đường biển (Sea freight)

Quy trình làm hàng nhập tôi giới thiệu trong bài viết này là những bước mà khách hàng của công ty tôi đang làm hàng ngày.

Đây chủ yếu là các bước mà chủ hàng cần làm để chuyển lô hàng nhập khẩu từ nước ngoài.

Tất nhiên, trong trường hợp chủ hàng muốn thuê công ty dịch vụ (như công ty tôi) thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã đi thuê. Mặc dù vậy, họ vẫn nên tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục. 

Trong trường hợp bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng có thể đọc tiếp để hiểu những công việc khách hàng của mình phải làm, để phối hợp tốt. Hoặc bạn có thể đọc bài Quy trình làm hàng nhập cho forwarder để biết mình phải làm gì.

Dưới đây, tôi sẽ nêu các bước công việc chính để nhập khẩu lô hàng (Shipment) bằng đường biển, cho hàng nguyên container (FCL). Nếu hàng đi bằng máy bay, thì bạn đọc bài Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Container hàng vận chuyển trên biển

Bước 1 - Ký kết hợp đồng ngoại thương

Bước này thực ra là phải làm trước, sau đó mới phát sinh nhu cầu thực hiện quy trình làm hàng nhập. Tuy nhiên tôi vẫn liệt kê ở đây để đảm bảo tính đầy đủ và đồng bộ, để bạn dễ tham khảo.

Bước 2 - Xin giấy phép (nếu có)

Tùy theo loại hàng, có thể nhà nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Bạn nên làm trước, và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí.

>> Tìm hiểu thêm về Giấy phép nhập khẩu

Bước 3 - Nhận hàng từ người bán

Theo hợp đồng đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule).

Thường thì, người mua sẽ phải đặt cọc 1 khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)... trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.

Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà bạn (nhà nhập khẩu) cần thực hiện những bước công việc khác nhau ít nhiều. Dưới đây, tôi sẽ nêu 3 điều kiện phổ biến, bạn có thể tham khảo thêm trong Incoterms.

Nếu nhập theo điều kiện ExWork

Nhà nhập khẩu phải thu xếp nhận hàng tại kho người bán (ở nước ngoài). Sau đó làm thủ tục chuyển về cảng, thông quan tại cảng xếp, vận chuyển đường biển về cảng dỡ (Việt Nam), thông quan hàng nhập khẩu, rồi chuyển hàng về kho.

Những bước công việc đó thường thực hiện thông qua công ty giao nhận vận chuyển. Công ty dịch vụ này có đại lý đầu nước ngoài, và thu xếp trọn gói door-to-door cho nhà nhập khẩu.

Như vậy, với điều kiện này, bạn nên tìm công ty giao nhận vận chuyển (freight fowarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường, và loại hàng cần nhập. Khi làm việc với họ, bạn cần trao đổi kỹ, để đảm bảo 2 bên thông hiểu nhau.

Nếu nhập theo điều kiện FOB

Người bán hàng nước ngoài sẽ giao hàng (hoàn tất thủ tục xuất khẩu) cho bạn tại cảng xếp hàng. Bạn sẽ làm những công việc còn lại để chuyển hàng về Việt Nam.

>> Tìm hiểu thêm về điều kiện FOB

Nếu nhập theo điều kiện CNF / CIF

Người bán giao hàng đến tận cảng Việt Nam, chẳng hạn như: Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn… Việc của bạn là làm thủ tục thông quan rồi kéo hàng về kho.

Công ty bạn có thể tự làm, nhưng cũng có thể thuê đơn vị dịch vụ cho nhanh và thuận tiện (Xem cách tìm chọn công ty dịch vụ hải quan). Thường họ sẽ làm thông quan và vận chuyển đường bộ luôn.

>> Tìm hiểu thêm về điều kiện CIF

Bước 4 - Phối hợp với công ty giao nhận vận tải

Giả sử bạn thuê công ty giao nhận vận chuyển (sau đây tôi gọi tắt là forwarder cho tiện) để làm dịch vụ, bạn sẽ cần triển khai một số công việc phối hợp.

Với điều kiện giao hàng khác nhau, bước công việc khác nhau như trên đã nói. Để không bị lặp lại, tôi nêu quy trình của điều kiện ExWork, theo đó người mua (và forwarder) phải làm nhiều việc nhất. Với những điều kiện khác như FOB hay CIF thì giảm bớt các phần việc tương ứng.

1. Báo cho forwarder thông tin người bán, để đại lý của họ ở nước ngoài liên hệ với người bán và thu xếp lịch trình nhận hàng. Đồng thời, bạn cũng cần báo cho người bán thông tin forwarder để cùng phối hợp.
2. Đại lý nước ngoài của Forwarder thu xếp kéo vỏ container đến đóng hàng theo lịch trình đã thống nhất. Sau đó họ hạ hàng về cảng và làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
3. Trong quá trình này, Forwarder sẽ gửi bản nháp Vận đơn đường biển (Bill of Lading) để bạn và người bán kiểm tra trước. Nếu có gì sai sót thì bổ sung chỉnh sửa. Sau khi tàu chạy, Forwarder sẽ phát hành B/L chính thức. Nếu bạn hoặc người bán cần bản gốc (Original B/L) thì họ sẽ phát hành bản gốc, còn nếu không họ sẽ phát hành bản Telex hay Surrender (có thể mất phí Telex).
4. Hàng xếp lên tàu về Việt Nam, Forwarder cập nhật lịch tàu, và báo ngày tàu đến cảng. Trong khi tàu hành trình, người bán gửi người mua (bạn) bộ chứng từ hàng hóa theo như quy định trong hợp đồng. Thường họ sẽ gửi trước file mềm qua email.
5. Forwarder làm thủ tục hải quan tại cảng dỡ. Chủ hàng sẽ phải làm một số công việc liên quan đến chữ ký số, tài khoản VNACCS, chứng từ, thuế nhập khẩu… và có thể hàng hóa phải kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành... Thường thì công ty dịch vụ hải quan (chính là forwarder đó hoặc bạn có thể thuê đơn vị khác) sẽ hướng dẫn bạn chi tiết trình tự, hồ sơ… Tham khảo chi tiết các bước làm thủ tục hải quan tại đây.

Bước 5 - Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập

Sau khi hàng được thông quan, Forwarder sẽ thông báo và chuyển hàng về kho giao cho công ty bạn. Nên có biên bản giao hàng để thuận tiện cho việc quyết toán.

Cũng có một số trường hợp, chủ hàng có phương tiện, nên tự thu xếp nhận hàng tại cảng sau khi xong thủ tục nhập khẩu. Nếu vậy, bạn sẽ cần liên hệ với fowarder để lấy bộ chứng từ đã hoàn tất đổi lệnh để xe có thể vào cảng lấy hàng.

Ghi chú: với hàng ghép container / hàng lẻ (LCL), quy trình làm hàng nhập về cơ bản tương tự như trên, tuy nhiên hàng sẽ được đưa về kho CFS để đóng hàng, dỡ hàng, chứ không phải ở cảng.

Trên đây là toàn bộ những bước công việc chính trong quy trình làm hàng nhập, với hàng container đường biển.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Quy trình làm hàng nhập về Xuất nhập khẩu

Chuyển từ Quy trình làm hàng nhập về Trang chủ