Seaway Bill là gì? Chức năng của Seaway Bill như thế nào?

Seaway Bill là một chứng từ trong quá trình vận tải đường biển. Vậy Seaway Bill là gì? Nó có vai trò gì trong xuất nhập khẩu hiện nay? Hãy cùng theo dõi bài viết sau để tìm câu trả lời.

Seaway Bill là gì?

Seaway Bill (viết tắt là SWB) là một hình thức hợp đồng vận chuyển giữa khách hàng và công ty vận chuyển (như hãng tàu), đồng thời có hình thức giống như một vận đơn. Tuy nhiên, Seaway Bill không có tính sở hữu và không thể chuyển nhượng cho bên thứ ba. Trên Seaway Bill có đóng chữ "Negotiable", điều này có nghĩa là vận đơn không thể được sử dụng để mua bán hay chuyển nhượng.

Seaway Bill tương tự như Telex Release trong việc giải phóng hàng hóa, tuy nhiên được thực hiện thông qua hệ thống website hoặc kết nối Internet của hãng tàu hoặc công ty giao nhận. Điều này cho phép trao đổi thông tin và giải phóng hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Khi Shipper yêu cầu sử dụng Seaway Bill, hãng vận chuyển sẽ áp dụng giải phóng hàng trên hệ thống website của họ ngay khi hàng cập cảng, mà không cần phải hỏi lại ý kiến của Shipper và đồng thời cũng không có Bill gốc phát hành cho Shipper.

Khi hàng đến cảng đích, hãng vận chuyển sẽ thông báo cho Consignee thông qua email, fax hoặc điện thoại để họ ra nhận hàng. Seaway Bill cho phép giải phóng hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tăng tính linh hoạt trong việc chuyển giao hàng hóa.

Sự ra đời của Seaway Bill

Việc sử dụng vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa có thể gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Có những vấn đề như cần xuất trình bản gốc của vận đơn để hàng hóa đến tay người nhận và quy trình vận chuyển chủ yếu thông qua đường bưu điện gây ra nhiều khó khăn.

Ngoài ra, việc sử dụng vận đơn gốc cũng tạo ra chi phí và có nguy cơ bị làm giả. Vì vậy, các cơ quan phát hành vận đơn cần áp dụng các biện pháp bảo mật như in chữ ở mặt sau vận đơn với chữ rất nhỏ, đòi hỏi sự tỉ mỉ và công phu.

Trong bối cảnh đó, Seaway Bill ra đời nhằm giải quyết các khó khăn và thách thức trong quá trình giao vận. Seaway Bill áp dụng các tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và internet để giúp vận đơn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Việc sử dụng Seaway Bill giúp giảm thiểu chi phí phát hành và lưu thông vận đơn cho các bên liên quan. Hãng vận chuyển không cần phát hành vận đơn và cả Shipper và Consignee không cần lo lắng về việc làm mất vận đơn, và Seaway Bill đảm bảo chỉ giao hàng cho đúng Consignee.

Một điểm nữa giống với vận đơn là Seaway Bill vẫn có các điều khoản và điều kiện được in ở phía sau để quy định các quyền và trách nhiệm giữa các bên.

Trường hợp nên sử dụng Seaway Bill

Có những trường hợp nên sử dụng Seaway Bill như sau:

• Thời gian hành trình chuyển hàng bằng tàu biển ngắn hơn thời gian để gửi vận đơn gốc (Bill of Lading). Khi thời gian chuyển hàng cấp bách, việc sử dụng Seaway Bill giúp giảm thời gian chờ đợi và giải phóng hàng hóa nhanh chóng khi tàu cập cảng.
• Thường áp dụng trong các trường hợp các công ty đã có quan hệ kinh doanh uy tín với nhau, chẳng hạn như công ty mẹ và công ty con, hoặc trong trường hợp các bên đã thực hiện hợp đồng và đã chuyển đủ tiền trước đó. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tin cậy trong việc giao nhận hàng hóa.
• Seaway Bill chỉ cho phép người nhận hàng (consignee) đích danh nhận hàng. Điều này có nghĩa là chỉ có người được ghi tên trong ô "Consignee" trên vận đơn mới được nhận hàng. Ví dụ, Seaway Bill có thể được đặt tên đích danh hoặc theo lệnh (cho phép bất kỳ ai nắm giữ vận đơn gốc có thể nhận hàng).

Những trường hợp trên cho thấy Seaway Bill thích hợp khi thời gian vận chuyển ngắn, có sự tin tưởng và uy tín giữa các bên liên quan, và yêu cầu đích danh trong việc nhận hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng Seaway Bill cần tuân thủ các quy định và điều kiện của từng quốc gia và các bên tham gia trong giao dịch vận chuyển.

Các chức năng của Seaway Bill

Các điểm đặc biệt và chức năng của Seaway Bill như sau:

• Việc sử dụng Seaway Bill phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa người mua và người bán. Điều này có nghĩa là việc sử dụng Seaway Bill là một quyết định tự nguyện của các bên tham gia giao dịch.
• Seaway Bill chỉ được sử dụng khi người mua và người bán đã có sự tin cậy lẫn nhau. Do đó, nó không có chức năng tương tự như một vận đơn truyền thống.
• Người nhận hàng phải cung cấp chứng minh rằng thông tin trên Seaway Bill khớp với thông tin trên Manifest (danh sách hàng hóa). Trong thực tế, các doanh nghiệp thường sử dụng giấy giới thiệu (introduction letter) để chứng minh thông tin liên quan đến việc nhận hàng.
• Vì Seaway Bill không có chức năng sở hữu, nó không thể được sử dụng như một giấy tờ chuyển nhượng. Việc sử dụng Seaway Bill dựa trên lòng tin và không có cơ chế bảo đảm cho hàng hóa.
• Một số quốc gia vẫn chưa công nhận Seaway Bill, điều này có nghĩa là việc sử dụng Seaway Bill có thể gặp khó khăn trong một số quốc gia hoặc các thủ tục hải quan.
• Các đơn vị forwarder và consolidator thường sử dụng Seaway Bill trong nội bộ công ty để thuận tiện trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
• Seaway Bill thích hợp cho những hàng hóa không yêu cầu thanh toán tiền hàng, như hàng mẫu, hàng tặng, hoặc hàng triển lãm.
• Hải quan có thể chấp nhận Seaway Bill để khai báo hải quan và một số ngân hàng cũng chấp nhận Seaway Bill làm giấy tờ trong quá trình thanh toán.
• Người bán (shipper) có thể không cần gửi Seaway Bill cho người nhận hàng (consignee), giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến vận đơn.

Quy trình cấp Seaway Bill

Quy trình cấp Seaway Bill có thể diễn ra theo các bước sau:

• Đặt booking và đóng hàng: Người gửi hàng (shipper) sẽ đặt booking với hãng tàu và tiến hành đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
• Làm thủ tục hải quan: Trước khi xuất khẩu, hàng hóa cần phải hoàn tất các thủ tục hải quan, bao gồm khai báo, kiểm tra và xác nhận các yêu cầu pháp lý.
• Gửi chi tiết bill (Shipping Instruction - SI): Shipper cung cấp các thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm thông tin về người gửi (shipper), người nhận (consignee), mô tả hàng hóa, số lượng, v.v., cho hãng tàu. Trong SI, có ghi chú rõ ràng yêu cầu cấp Seaway Bill.
• Làm bill draft: Hãng tàu sẽ sử dụng thông tin từ SI để tạo bản draft Seaway Bill (vận đơn). Bản draft này sẽ được gửi lại cho shipper để xác nhận thông tin. Nếu thông tin đã đúng, shipper sẽ xác nhận.
• Gửi thông báo hàng đến (Delivery Order - D/O): Khi hàng hóa đến cảng đích, hãng tàu sẽ gửi cho người nhận hàng một giấy thông báo hàng đến (D/O) để thông báo về việc hàng đã đến cảng.
• Nhận hàng: Người nhận hàng (consignee) sẽ đến cảng đích và cung cấp giấy giới thiệu (introduction letter) hoặc các giấy tờ khác để chứng minh mình là người được ủy quyền nhận hàng. Sau đó, người nhận hàng sẽ nhận được hàng từ cảng và quyết toán các thủ tục thanh toán liên quan.

Ưu nhược điểm khi sử dụng Seaway Bill là gì?

Việc sử dụng Seaway Bill cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng Seaway Bill:

Ưu điểm:

• Không cần vận đơn gốc để nhận hàng: Người nhận hàng có thể nhận hàng chỉ bằng giấy giới thiệu (introduction letter) hoặc các giấy tờ khác thay vì phải có vận đơn gốc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý và giao nhận hàng hóa.
• Quản lý dễ dàng: Vì Seaway Bill chỉ cho phép một người nhận hàng duy nhất, các cơ quan quản lý và hải quan có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Nhược điểm:

• Phụ phí và khó kiểm soát hàng: Một số hãng tàu có thể xem Seaway Bill là một khoản phụ phí và yêu cầu shipper đóng phí hoặc không cho phép hold (giữ) hàng tại cảng đích cho đến khi Seaway Bill được cấp. Điều này có thể làm khó khăn trong việc quản lý và điều khiển hàng hóa theo ý muốn của shipper.
• Yêu cầu sự tin tưởng giữa các bên: Việc sử dụng Seaway Bill yêu cầu sự tin tưởng và đồng thuận giữa người mua và người bán. Vì không có vận đơn gốc và tính sở hữu, việc đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý cho hàng hóa có thể gặp khó khăn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Seaway Bill là gì. Do được thông qua hệ thống của các công ty vận chuyển nên nó giúp tiết kiệm chi phí và tiện lợi. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp ngay hôm nay.