Shipping Advice là gì? Khái niệm tưởng nhỏ mà lại không nhỏ chút nào

Nếu bạn từng làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn ít nhiều đã nghe tới cụm từ “Shipping Advice”. Nhưng với những ai mới bắt đầu, thì nó dễ bị hiểu lầm là một loại chứng từ bắt buộc nào đó giống như vận đơn hay hóa đơn. Vậy Shipping Advice là gì, nó có vai trò ra sao trong giao nhận hàng hóa?

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một cách dễ hiểu về khái niệm Shipping Advice, phân tích nội dung chính thường thấy của nó, và so sánh với những chứng từ vận chuyển khác để bạn có cái nhìn rõ ràng hơn. Bắt đầu từ phần cơ bản nhất: khái niệm và vai trò của Shipping Advice.

1. Khái niệm Shipping Advice và vai trò trong giao nhận hàng hóa

Để hiểu Shipping Advice là gì, ta nên xem nó như một bản thông báo chứ không phải một loại chứng từ pháp lý "nặng đô".

Nói cách khác, Shipping Advice không phải là một loại giấy tờ bắt buộc để thông quan hay nhận hàng, nhưng nó lại đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi tiến trình vận chuyển của một lô hàng.

Câu chuyện điển hình là thế này: Một lần, khách hàng bên tôi – một công ty nhập khẩu thiết bị công nghiệp – nôn nóng hỏi mãi về tình trạng hàng của họ. Lý do là vì đối tác bên xuất khẩu chỉ gửi vận đơn vài ngày sau khi hàng khởi hành. Trong lúc chờ vận đơn gốc, cả công ty đứng ngồi không yên. Nếu thời điểm đó có một bản Shipping Advice, thì đã yên tâm phần nào rồi! Chỉ cần một email với thông tin cơ bản về việc hàng đã được gửi đi, là bên mua có thể tiến hành bước tiếp theo như chuẩn bị làm thủ tục hải quan, đặt lịch kiểm hàng, hay thậm chí sẵn sàng đón hàng tại kho bãi.

Shipping Advice thường được gửi khi nào?

• Ngay sau khi hàng đã được giao cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận vận chuyển (forwarder).
• Khi vận đơn chưa sẵn sàng để gửi ngay cho người mua.
• Hoặc bất kỳ lúc nào bên xuất khẩu muốn cập nhật tình hình vận chuyển cho người mua.

Dù không ràng buộc pháp lý, nhưng Shipping Advice lại là công cụ thông tin có giá trị thực tiễn cực cao, thể hiện được sự nhanh nhẹn và linh hoạt của bên xuất khẩu đối với khách hàng của mình.

Shipping Advice phục vụ mục đích gì?

• Cập nhật kịp thời tiến trình gửi hàng: Đây là điểm mấu chốt giúp bên nhập khẩu chủ động trong nhiều đầu việc.
• Chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong chuỗi logistics: Như làm thủ tục hải quan, nhận chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng, lên kế hoạch kho bãi, v.v.
• Củng cố sự minh bạch giữa hai bên xuất – nhập khẩu: Làm ăn lâu dài, uy tín là điều không thể thiếu. Shipment Advice thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc.

Có những công ty chỉ coi Shipping Advice là một email đơn giản gửi từ nhân viên sales hay logistics, nhưng thực tế thì nó như một "lời cam kết ngầm" rằng hàng đã được xử lý theo đúng tiến độ. Đó là lý do tại sao, khi tư vấn xây dựng quy trình xuất khẩu hàng hóa cho khách, tôi bao giờ cũng khuyên đội vận hành phải gửi Shipping Advice càng sớm càng tốt.

Phần tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ cụ thể: một bản Shipping Advice nên bao gồm những nội dung gì để người nhận chỉ cần đọc qua là nắm rõ được tiến trình vận chuyển.

Nội dung chính của một shipping advice

Sau khi hiểu cơ bản về khái niệm shipping advice là gì, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc: “Vậy một bản shipping advice gồm những thông tin gì? Liệu có phải nó giống như Bill of Lading (vận đơn) hay Invoice (hóa đơn) không?”

Thực tế, shipping advice là một chứng từ có nội dung khá đơn giản — nhưng lại đóng vai trò như một bản tin thông báo quan trọng giữa các bên trong chuỗi logistics. Đặc biệt, nó hữu ích trong bối cảnh người bán và người mua cần chủ động lên kế hoạch giao nhận ngay khi hàng được giao đi.

Shipping advice là văn bản (thường được gửi qua email, hoặc đôi khi bằng văn bản chính thức) do phía xuất khẩu phát hành để thông báo cho người mua biết rằng hàng hóa đã được chuyển đi và đang trên đường vận chuyển.

Vì thế, một shipping advice không cần quá cầu kỳ hay phức tạp. Nhưng để nó “phát huy công dụng”, nhất định phải ghi rõ một số nội dung chính sau đây.

1. Thông tin cơ bản về người gửi và người nhận

Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp thường tự động lấy từ PO (Purchase Order) hoặc từ hợp đồng ra để điền. Tuy nhiên, không ít trường hợp lại ghi sai – đơn cử như dùng tên công ty mẹ thay vì chi nhánh cụ thể sẽ nhận hàng. Điều này tưởng nhỏ, nhưng có thể gây rối thông tin đăng ký tờ khai hoặc dẫn đến nhầm lô hàng sau này.

• Tên và địa chỉ đầy đủ của người xuất khẩu và người nhập khẩu
• Tên cá nhân liên hệ trực tiếp khi cần hỗ trợ về lô hàng (shipment)

2. Thông tin lô hàng

Đây là “trái tim” của shipping advice. Nó giúp bên mua nắm được sơ lược hàng gì đang được gửi tới, không cần đợi đến khi mở vận đơn hay packing list.

• Tên hàng, ký mã hiệu (nếu có)
• Số lượng kiện hoặc trọng lượng
• Tổng khối lượng và thể tích (Gross weight, CBM)
• Số hợp đồng, số invoice (liên kết chứng từ dễ tra cứu sau này)

Nhiều công ty tôi từng làm việc cùng, khi nhận được shipping advice rõ ràng như thế này, đã chủ động lên kế hoạch làm hàng và chuẩn bị kho sớm ít nhất 3 ngày. Nhờ đó, chuỗi logistics không bị gián đoạn giữa chừng.

3. Thông tin vận chuyển

Đây là phần kết nối giữa nhà cung cấp – nhà vận chuyển – và bên nhận. Shipping advice nên cập nhật chi tiết các điểm này để tiện tra cứu:

• Loại phương thức vận chuyển: đường biển (Sea), đường hàng không (Air), hoặc đường bộ (Land)
• Tên tàu, số chuyến (Voyage), số vận đơn (nếu đã có)
• Cảng xếp hàng (POL) và cảng dỡ hàng (POD)
• Ngày khởi hành dự kiến (ETD) và ngày đến dự kiến (ETA), thường được cập nhật từ forwarder hoặc hãng tàu

Một khách hàng của tôi từng gặp trường hợp shipping advice bị thiếu ngày khởi hành (ETD), dẫn tới kế hoạch lấy hàng lỡ nhịp với thu xếp kho. Kinh nghiệm hay là: thông tin cụ thể bao nhiêu thì kế hoạch chủ động bấy nhiêu.

4. Các lưu ý hoặc hướng dẫn kèm theo

Nếu có yêu cầu về giấy tờ, thủ tục thông quan, hoặc thời gian báo trước khi hàng đến, nên ghi rõ tại đây. Những chú thích nhỏ nhưng rất đáng giá để tránh hiểu nhầm hoặc trục trặc không đáng có.

Khi đã nắm được nội dung cố định trong một bản shipping advice, bạn sẽ dễ dàng so sánh, kiểm tra và lưu trữ chúng một cách bài bản. Tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ cách phân biệt shipment advice với các chứng từ vận tải khác và lý do vì sao đừng nhầm lẫn giữa chúng.

Sự khác biệt giữa shipping advice và các chứng từ vận chuyển khác

Khi làm logistics hoặc xuất nhập khẩu, bạn sẽ gặp một “rừng” chứng từ liên quan đến vận chuyển – từ Bill of Lading, Proof of Delivery, tới cả Shipping order… Rất dễ loạn thông tin. Và không ít bạn từng nhầm lẫn shipping advice với các giấy tờ kia, tưởng là cùng chức năng. Nhưng thực tế thì shipping advice có vai trò và đặc điểm riêng. Vậy nó khác gì so với những chứng từ vận chuyển còn lại?

Dưới đây là các điểm khác biệt cơ bản giữa shipment advice và một số chứng từ vận chuyển quan trọng khác mà bạn nên nắm rõ, đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu trong ngành xuất nhập khẩu.

1. So sánh với vận đơn (Bill of Lading – B/L)

• Vận đơn là chứng từ pháp lý quan trọng nhất, xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, đồng thời là hợp đồng chuyên chở giữa shipper và hãng vận tải.
• Trong khi đó, shipping advice chỉ là thông báo (thông thường qua email hoặc tài liệu PDF) gửi đi khi hàng đã xuống tàu, hoặc đôi khi trước đó, nhằm thông tin về lịch trình vận chuyển, phương tiện, và chi tiết lô hàng.
• B/L dùng để lấy hàng, còn shipping advice không có giá trị lưu thông hay thay thế B/L.

Bạn cứ tưởng tượng như thế này: nếu B/L là “chìa khóa để lấy hàng”, thì shipping advice giống như “tin nhắn SMS báo hàng đang trên đường đến”.

2. So sánh với Shipping Order (S/O)

• Shipping Order là lệnh vận chuyển do hãng vận chuyển phát hành, cấp cho người gửi hàng, để xác nhận  rằng hãng vận chuyển đã đặt một chỗ trên tàu – gần giống “lệnh xuất kho” cho cảng hoặc ICD.
• Trong khi đó, shipping advice không yêu cầu hành động cụ thể từ các bên nhận – nó chỉ đơn thuần là báo thông tin. Đôi khi, người bán gửi shipping advice để nhắc người mua chuẩn bị thủ tục hải quan hoặc nhận hàng, nhưng không có tính “ra lệnh” như S/O.

3. So với Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

• Arrival Notice thường được hãng tàu hoặc agent của họ gửi cho người nhận hàng tại nước nhập khẩu, báo rằng hàng sắp cập cảng, kèm theo hướng dẫn đóng phí, và lấy lệnh giao hàng…
• Shipping advice thì gửi ở đầu bên xuất khẩu, đóng vai trò thông báo ban đầu. Có thể nói shipping advice là “lời thầm thì” báo trước, còn Arrival Notice là “kẻng báo thức” ở cuối hành trình. Nếu bạn là người mua, bạn sẽ nhận được cả hai – nhưng vào hai thời điểm rất khác nhau.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc người mới xuất nhập khẩu thường bỏ qua shipping advice, nghĩ rằng không quan trọng. Nhưng thực ra, tôi thấy shipping advice có thể giúp cả hai bên kiểm tra thông tin sớm, tăng tính chủ động, và tránh sai sót trong vận chuyển và phối hợp kịp thời với đơn vị giao nhận, đặc biệt khi hàng đi xa hoặc cần thời gian transit lâu.

Sau khi hiểu được shipping advice khác gì với các loại chứng từ, giờ bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng đúng mục đích hơn.

Lời kết

Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về shipping advice – một chứng từ nhỏ nhưng rất quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế. Nó không chỉ đơn thuần là một thông báo về việc hàng đã được gửi đi, mà còn giúp doanh nghiệp hai bên phối hợp nhịp nhàng trong khâu chuẩn bị nhận hàng, làm thủ tục hải quan, và sắp xếp kho bãi.

Chúng ta cũng đã phân biệt được shipping advice với các chứng từ khác như vận đơn hay invoice, để tránh hiểu nhầm trong quá trình làm logistics. Nếu bạn là người mới bắt đầu, việc hiểu đúng bản chất của Shipping Advice là gì sẽ giúp bạn chủ động hơn rất nhiều trong xử lý quy trình xuất nhập khẩu.