Shipping documents là gì? Những điều bạn cần biết khi làm XNK

Nếu bạn mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì chắc hẳn đã ít nhất một lần nghe tới cụm từ “shipping documents”. Vậy chính xác thì shipping documents là gì? Vai trò của những chứng từ này ra sao và tại sao chúng lại quan trọng đến vậy trong vận chuyển hàng hóa quốc tế?

Bài viết này không chỉ giúp bạn hiểu rõ khái niệm shipping documents, mà còn đi sâu vào từng loại chứng từ phổ biến và những lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ. Mục tiêu là để bạn – dù là người mới bắt đầu – cũng có thể kiểm soát tốt quy trình chứng từ vận tải, tránh lỗi sai không đáng có trong mỗi lô hàng.

Khái niệm và vai trò của shipping documents trong vận tải hàng hóa

Bạn có thể hình dung như thế này: trong vận chuyển quốc tế, khi hàng hóa đi qua cửa khẩu, không có chứng từ thì cũng như việc bạn ra sân bay quốc tế mà không có hộ chiếu – chẳng hãng vận chuyển hay hải quan nào dám “gật đầu” cho hàng của bạn đi qua.

Vậy cụ thể thì...

Shipping documents là gì?

Vậy vai trò của những chứng từ này cụ thể là gì, và chúng ảnh hưởng thế nào đến dòng chảy logistics toàn cầu?

Là bằng chứng giao dịch

Ít ai để ý, nhưng shipping documents chính là “dấu vết” thể hiện giao dịch quốc tế đã diễn ra như thế nào, giữa những ai, vào thời điểm nào.

Ví dụ: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là căn cứ để xác định hàng hóa có đúng giá trị giao dịch không; vận đơn (Bill of Lading) là bằng chứng hàng đã được giao cho hãng tàu vận chuyển.

Nếu thiếu hoặc sai sót chứng từ, rất dễ rơi vào tình trạng tranh chấp giữa người mua – người bán, hoặc giữa bên thuê tàu – và đơn vị vận tải. Tôi đã từng gặp trường hợp một khách hàng gửi nhầm bản vận đơn copy thay vì bản original – hậu quả là hàng đến cảng nhưng không thể lấy được vì không có chứng từ hợp lệ để đổi lệnh giao hàng.

Là căn cứ làm thủ tục hải quan

Tất cả các bước trong thông quan – khai báo – kiểm hóa và nộp thuế nhập khẩu đều bắt đầu từ bộ chứng từ. Hải quan căn cứ vào các shipping documents có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để kiểm tra thông tin hàng hóa, xác định mã HS, thuế suất, xác minh nguồn gốc hàng xuất xứ...

Không ít doanh nghiệp nhỏ mới làm lần đầu thì thường chủ quan, nghĩ rằng chỉ cần gửi hàng đi, còn giấy tờ để bên dịch vụ lo hết. Nhưng thực tế, nếu chứng từ không đầy đủ hoặc không phù hợp với thông tin khai báo trên tờ khai, hải quan sẽ nghi ngờ – và câu chuyện có thể rẽ sang “luồng đỏ” lúc nào không hay.

Là giấy tờ sở hữu và công cụ thanh toán

Một số shipping documents như vận đơn đường biển còn là giấy tờ sở hữu hàng hóa, đặc biệt là loại vận đơn gốc (Original B/L). Nghĩa là, ai giữ vận đơn – người đó có quyền nhận hàng. Không có giấy này, không được cấp Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và hàng của bạn gần như “chết đứng” ở cảng.

Ngoài ra, với các đơn hàng thanh toán qua ngân hàng theo phương thức L/C (Thư tín dụng), shipping documents lại càng giữ vai trò sống còn. Vì ngân hàng chỉ thanh toán cho người xuất khẩu khi bộ chứng từ khớp hoàn toàn với nội dung ghi trong L/C. Một lỗi nhỏ như sai tên hàng, thiếu con dấu, hoặc ngày phát hành không hợp lệ – có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Như vậy, bạn có thể thấy shipping documents không chỉ là “chứng từ giấy tờ” – mà là cả một phần xương sống trong quy trình logistics quốc tế.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại chứng từ phổ biến thường gặp trong vận chuyển hàng hóa.

Các loại chứng từ vận chuyển phổ biến hiện nay

Trên thực tế, khi một lô hàng được vận chuyển từ nước này sang nước khác – dù là đường biển, đường hàng không, hay đường bộ – bạn sẽ luôn cần bộ chứng từ shipping đầy đủ để lô hàng được công nhận hợp pháp và đủ điều kiện thông quan. Việc hiểu rõ các loại shipping documents là gì không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các bên liên quan, mà còn giảm đáng kể rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Bên dưới là những loại chứng từ vận chuyển (shipping documents) phổ biến mà hầu hết các lô hàng quốc tế đều cần có, đặc biệt là với hàng nhập khẩu hàng hóa.

1. Vận đơn (Bill of Lading)

Đây có thể coi là “trái tim” của cả bộ chứng từ. Bill of Lading là một chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý vận tải phát hành, xác nhận rằng họ đã nhận hàng từ người gửi để vận chuyển đến người nhận theo một hành trình nhất định.

Tôi từng hỗ trợ một khách hàng nhập khẩu máy móc từ châu Âu về TP.HCM. Khách lo lắng vì mãi chưa thấy phía người bán gửi vận đơn gốc (Original B/L), trong khi thời gian thông quan thì đang gấp. May thay, khách có kinh nghiệm nên đã yêu cầu phát hành giao hàng bằng điện (Telex Release). Điều này giúp lô hàng được giải phóng nhanh mà không cần chờ bộ vận đơn gốc qua đường bưu điện—rủi ro và chậm trễ đều được hạn chế.

Một số loại vận đơn phổ biến:

• Original Bill of Lading (B/L gốc)
• Telex Release / Surrender Bill
• Sea Waybill (giấy gửi hàng đường biển)

2. Chi tiết đóng gói (Packing List)

Packing List liệt kê thông tin cụ thể về số kiện, trọng lượng, thể tích, và cách sắp xếp hàng hóa trong container. Dạng chứng từ này không chỉ phục vụ cho việc khai báo hải quan, mà còn giúp cho bên nhận hàng dễ dàng kiểm tra số lượng thực tế.

Nếu bạn làm việc với các công ty dịch vụ khai thuê hải quan, họ sẽ yêu cầu Packing List càng chi tiết càng tốt để tránh phải giải trình với hải quan khi xảy ra chênh lệch về số lượng khai báo và thực tế.

>> Tìm hiểu chi tiết về Packing List

3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Commercial Invoice là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch mua bán hàng hóa và là căn cứ để tính thuế nhập khẩu. Loại chứng từ này giống một hóa đơn bán hàng quốc tế và luôn đi cùng với Packing List trong hầu hết bộ hồ sơ hải quan.

Hãy chắc chắn rằng các thông tin trên Commercial Invoice khớp với tờ khai hải quan, nếu không có thể phát sinh yêu cầu điều chỉnh hoặc thậm chí bị chuyển luồng kiểm tra kỹ.

>> Tìm hiểu chi tiết về Commercial Invoice

4. Chứng nhận xuất xứ (CO - Certificate of Origin)

CO chứng minh nguồn gốc quốc gia của hàng hóa. Với nhiều nước, nếu có bản CO hợp lệ, bạn có thể được hưởng thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).

Trong một lần làm hàng cho khách khai báo mặt hàng thực phẩm từ Hàn Quốc, nhờ có mẫu CO Form AK, khách được giảm tới 30% thuế nhập khẩu so với thuế ưu đãi thông thường (MFN). Một món lời không nhỏ!

—

Trên đây là những chứng từ vận chuyển cơ bản mà bất kỳ lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng nên chuẩn bị đầy đủ. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ một số lưu ý thực tế khi soạn thảo các shipping documents này sao cho chuẩn chỉnh, tránh rủi ro phát sinh trong thông quan.

Lưu ý khi chuẩn bị shipping documents để tránh rủi ro

Sau khi đã hiểu shipping documents là gì và biết các loại chứng từ vận chuyển phổ biến, bước quan trọng tiếp theo chính là chuẩn bị chứng từ một cách chính xác và đầy đủ. Nghe thì có vẻ đơn giản — in mấy tờ giấy là xong. Nhưng thực tế trong ngành logistics, chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến toàn bộ lô hàng của bạn "kẹt" ở cảng cả tuần, thậm chí phát sinh chi phí ngoài dự kiến không ai mong muốn.

Tôi chia sẻ với bạn vài lưu ý quan trọng mà chính tôi từng rút ra sau nhiều năm hỗ trợ khách hàng làm xuất nhập khẩu, hy vọng giúp bạn hạn chế được những rủi ro không đáng có trong quá trình vận chuyển.

1. Đảm bảo tính nhất quán giữa các chứng từ

Đây là lỗi phổ biến nhất mà tôi thấy các công ty, đặc biệt là những doanh nghiệp mới bước vào “cuộc chơi” xuất nhập khẩu, hay mắc phải.

Ví dụ: trong invoice ghi là “Plastic chair model B123”, nhưng trong packing list lại viết “Plastic molded chair”, còn trên vận đơn thì lại chỉ ghi vỏn vẹn “Plastic items”. Khi hàng về đến cảng, cán bộ hải quan đọc hồ sơ không hiểu thực sự bạn nhập cái gì, khả năng bị soi kỹ rất cao, và không loại trừ khả năng bị chuyển luồng Đỏ đi kiểm tra thực tế hàng hoá (kiểm hoá).

Lời khuyên là: Hãy thống nhất cách mô tả hàng hóa giữa commercial invoice, packing list và vận đơn. Nếu cần, bạn làm một bảng kiểm để so từng chi tiết. Cẩn thận một chút mà tránh được rủi ro không đáng có.

2. Kiểm tra kỹ thông tin người gửi, người nhận và điều kiện giao hàng

Nghe có vẻ đương nhiên, nhưng thực tế tôi từng gặp khách hàng bị giữ hàng tại cảng chỉ vì sai thông tin consignee (người nhận hàng). Doanh nghiệp tưởng chỉ cần ghi "đại khái" tên công ty là được, nhưng quên mất trên hệ thống hải quan họ lại đăng ký dưới tên khác.

Không ít trường hợp, điều kiện giao hàng ghi sai — ví dụ đáng ra là CIF nhưng ghi nhầm thành FOB — cũng ảnh hưởng tới việc ai chịu phí local charges, ai liên hệ nhận D/O, và cuối cùng dẫn tới tranh cãi, hoặc phát sinh chi phí thêm.

Lời khuyên là: Mỗi chứng từ nên được rà soát kỹ 3 phần quan trọng – shipper, consignee, và điều kiện Incoterms.

3. Đáp ứng yêu cầu với hàng hóa đặc biệt

Có những type hàng hóa không thể dùng mẫu chứng từ “mặc định”. Một trường hợp xảy ra với khách hàng của tôi là nhập khẩu mỹ phẩm: vận đơn, invoice không ghi đầy đủ thành phần sản phẩm, và hậu quả là... hàng nằm ở kho ngoại quan gần 1 tháng để bổ sung giấy tờ và kiểm định.

Nếu bạn đang (hoặc dự định) làm những lô hàng đặc thù như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế… thì nên chủ động tìm hiểu cần những chứng từ bổ sung nào. Một số mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu, kiểm định chất lượng, hoặc ghi nhãn theo quy định riêng của Bộ quản lý chuyên ngành.

4. Chuẩn bị bản scan chất lượng cao và định dạng chuẩn

Hiện nay, đa phần hồ sơ được gửi (hoặc truyền) qua hệ thống điện tử hoặc email. Đừng để “file chụp mờ mờ nhìn không ra chữ” làm cho công ty dịch vụ và hải quan đau đầu. Họ không vui, là chủ hàng bạn cũng dễ bị thiệt.

Lời khuyên là: Dùng máy scan thay vì chụp bằng điện thoại; lưu file dưới dạng PDF; và đặt tên file rõ ràng như “Invoice_HCTrading_2024.04”. Những chi tiết này nhỏ thôi, nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp, và tránh những sai sót không đáng có.

—

Làm chứng từ vận chuyển không phải chuyện “copy–paste” là xong. Bạn càng hiểu rõ và cẩn thận từ đầu, quy trình logistics sẽ càng suôn sẻ ở những bước sau — từ khai hải quan, vận tải quốc tế cho đến lấy hàng về kho an toàn.

Lời kết

Trong chuỗi hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế, shipping documents đóng vai trò giống như “chìa khóa” để lô hàng có thể thông quan, nhận hàng, và đảm bảo quyền lợi pháp lý cho các bên liên quan. Việc hiểu rõ các loại chứng từ vận chuyển như vận đơn, bảng kê đóng gói, hóa đơn thương mại… sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, hạn chế sai sót trong quá trình làm logistics.

Nếu bạn mới làm quen lĩnh vực này, hãy luôn chuẩn bị chứng từ cẩn thận và phối hợp với đơn vị dịch vụ để kiểm tra kỹ càng mọi chi tiết. Đây là cách đơn giản mà hiệu quả để tránh rủi ro về pháp lý lẫn tài chính. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã phần nào hình dung được shipping documents là gì và tầm quan trọng của chúng trong ngành xuất nhập khẩu ngày nay.