Shipping Instruction là gì trong xuất nhập khẩu?

Những ai làm xuất nhập khẩu đều hiểu rõ khái niệm Shipping Instruction là gì, nội dung như thế nào, cũng như những lưu ý khi soạn và kiểm tra chứng từ này.

Bài viết này chúng tôi làm rõ khái niệm và thông tin bắt buộc trong chứng từ này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nội dung cụ thể.

Shipping Instruction là gì?

Shipping Instruction (viết tắt là SI) là 1 chứng từ cung cấp chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể, được chủ hàng (người xuất khẩu) cung cấp cho hãng tàu, hoặc công ty giao nhận vận chuyển.

Đồng thời để thống nhất thông tin trên chứng từ vận chuyển - đặc biệt là vận đơn (Bill of Lading), SI cần được gửi tới người vận chuyển trước khi họ tạo vận đơn và trước thời hạn quy định (thường gọi là SI Cut-off Time), như vậy sẽ tránh được những sai sót không đáng có.

SI còn có tên dễ hiểu hơn là Hướng dẫn gửi hàng.

Nội dung của Shipping Instruction

Nội dung của SI ít nhiều có sự khác nhau, nhưng thường gồm những chi tiết chính như dưới đây.

• Số Booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và tên người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
• Tên tàu số chuyến (Ocean vessel and Voyage No.)
• Nơi nhận hàng (Place of receipt)
• Nơi giao hàng (Place of delivery)
• Cảng xếp hàng (Port of loading)
• Cảng dỡ hàng (Port of discharge)
• Số container – Seal (Container no – seal no)
• Loại cont (Container type)
• Nhãn hiệu hàng hóa (Shipping mark)
• Số lượng và loại kiện hàng (Quantity and Kind of Packages)
• Mô tả hàng hóa (Description of goods)
• Trọng lượng và số khối (Gross weight and CBM)
• Loại BL sử dụng: MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…
• Điều khoản thanh toán cước phí (Freight and Charges): Trả trước hay trả sau (Prepaid or Collect)

Để hiểu rõ hơn về khái niệm Shipping Instruction là gì, bạn có thể ví dụ thực tế xem trong hình dưới:

Lưu ý: Chủ hàng sẽ đính kèm Packing List cho người vận chuyển để hỗ trợ việc submit thông tin nếu có nhiều loại hàng trong Shipping Instruction.

Công dụng của Shipping Instruction

Công dụng chính là để người gửi hàng cung cấp đầy đủ và thống nhất thông tin về lô hàng, để từ đó người vận chuyển phát hành vận đơn Bill of Lading.

Sau khi nhận được SI, người vận chuyển căn cứ vào đó để tạo Bill nháp (Draft Bill), gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bill nháp là căn cứ để phát hành bill gốc sau này.

Thời gian submit Shipping Instruction (SI)

SI phải được gửi tới người vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI quy định trên Booking Note.

Chẳng hạn như trong hình dưới đây, thời hạn gửi SI được quy định cho từng tuyến khác nhau: Nhật, Mỹ, Ấn Độ, Trung Quốc…

Sau thời gian này, nếu SI chưa được gửi, shipper có thể bị phạt tiền hoặc hàng có thể bị rớt tàu do người vận chuyển/forwarder không nhận được thông tin hàng, không phát hành được bill.

 Cách khai báo SI

Khai báo trực tuyến qua website của hãng tàu

Khai báo trực tuyến qua web là 1 hình thức khai báo thông dụng hiện nay mà nhiều hãng tàu đang áp dụng. Hình thức này cho phép bên khai báo có thể sửa thông tin dễ dàng.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này chính là nếu đường truyền Internet không ổn định hoặc website xảy ra vấn đề không kịp khắc phục có thể dẫn tới việc trễ thời gian submit SI.

Sau đó, bên khai báo sẽ mất thời thêm gian gửi lại SI qua email, phí phạt tiền submit bill (trong trường hợp thông tin đã xác nhận bị sai) có thể cao hơn khi khai báo SI qua hệ thống web.

Khai báo Shipping Instruction qua email

Bên cạnh việc khai báo SI trực tuyến, nhiều hãng tàu hiện nay vẫn yêu cầu các bên gửi SI qua email.

• Đối với chủ hàng: Họ sẽ gửi thông tin SI trực tiếp cho Hãng tàu/Forwarder qua email
• Đối với Forwarder: Họ sẽ gửi thông tin SI cho hãng tàu qua mail sau khi đã nhận được thông tin hàng chính xác từ Shipper.

Shipping Instruction có thể bị từ chối không?

Câu trả lời là Có thể - SI có thể bị từ chối, với lý do hàng hóa bị cấm hay những lý do hợp lý khác theo Quy định của hãng tàu.

Vì vậy nên để tránh tình trạng đó xảy ra, chủ hàng cần tìm hiểu trước loại hàng hóa mà mỗi hãng tàu từ chối vận chuyển, yếu tố địa phương… Việc này sẽ giúp chủ hàng tránh trục trặc và những khoản chi phí phát sinh không đáng có.

Như vậy qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ khái niệm Shipping Instruction là gì, có những nội dung gì, và những lưu ý liên quan. Mong rằng thông tin được đề cập trong bài viết trên giúp ích cho các bạn. Cám ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi!