Shipping mark là gì? Tầm quan trọng của ký mã hiệu trong vận chuyển

Nếu bạn làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay vận tải hàng hoá, chắc hẳn bạn đã nghe đến thuật ngữ "shipping mark" cũng như tầm quan trọng của thuật ngữ này.

Nhưng shipping mark là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

Đó chính là dấu hiệu nhận biết hàng hóa, giúp các bên liên quan như nhà xuất khẩu, hãng vận chuyển và người nhận hàng dễ dàng phân biệt các lô hàng với nhau. Một shipping mark rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng được giao đúng nơi, đúng người.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích chi tiết về shipping mark: từ định nghĩa, vai trò cho đến các quy định quan trọng và những lưu ý khi thiết kế. Nếu bạn đang cần tìm hiểu để áp dụng cho lô hàng xuất khẩu của mình, đừng bỏ qua những thông tin trong bài nhé.

1. Khái niệm và vai trò của shipping mark

Shipping mark là gì?

Bạn có thể hình dung shipping mark giống như "thẻ căn cước" của lô hàng vậy. Nó giúp xác định hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác giữa hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lô hàng khác nhau tại cảng biển, kho bãi hay khi lên máy bay.

Cần lưu ý: Shipping mark có nghĩa là nhãn vận chuyển, không hoàn toàn giống với nhãn hàng hoá (Goods labelling) quy định trong Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa. Mặc dù vậy, 2 loại nhãn này thường có 1 số nội dung giống nhau như: Tên hàng, thông tin người nhập khẩu, xuất xứ hàng hoá.

Tại sao shipping mark quan trọng?

• Nhận diện hàng hóa dễ dàng
  Mỗi lô hàng có một shipping mark riêng, giúp tránh nhầm lẫn với các lô hàng khác. Đặc biệt khi hàng được xếp chồng hoặc lưu trữ chung trong kho, shipping mark trở thành "tấm bản đồ" giúp tìm kiếm nhanh chóng.
• Hỗ trợ kiểm soát trong quá trình vận chuyển
  Nhờ có những thông tin quan trọng (tên người nhận, mã PO, số lượng kiện, điểm đến...), bên vận chuyển sẽ dễ dàng kiểm tra và phân loại hàng, đảm bảo giao đúng địa chỉ. Nếu hàng hóa không có shipping mark rõ ràng hoặc bị ghi sai, rất có thể sẽ bị thất lạc hoặc giao nhầm.
• Đáp ứng yêu cầu của hải quan và các bên liên quan
  Một số quốc gia có quy định chặt chẽ về shipping mark, đặc biệt với hàng nhập khẩu. Nếu không tuân thủ, hàng có thể bị giữ lại tại cảng, thậm chí bị từ chối nhập khẩu.
• Giảm rủi ro thất lạc hoặc mất mát hàng hóa
  Khi hàng hóa lưu thông qua nhiều khâu trung gian, khả năng bị thất lạc hoặc lẫn lộn rất cao nếu không có dấu hiệu nhận diện rõ ràng. Shipping mark giúp giảm tối đa rủi ro này.
• Hỗ trợ trong quá trình khiếu nại hoặc tranh chấp
  Trong trường hợp có vấn đề phát sinh (hàng hư hỏng, mất mát...), thông tin trên shipping mark là bằng chứng quan trọng giúp xác minh hàng hóa và xử lý tranh chấp.

Tóm lại, shipping mark không chỉ là một dấu hiệu nhận dạng đơn thuần, mà còn đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát, vận chuyển và bảo vệ hàng hóa. Việc thiết kế và sử dụng shipping mark đúng cách sẽ giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.

Các thành phần quan trọng trên shipping mark

Nhãn hiệu vận chuyển không chỉ đơn thuần là một vài ký hiệu hay chữ viết trên bao bì hàng hóa. Nó đóng vai trò như “căn cước” giúp nhận diện, phân loại và xử lý hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Nhưng shipping mark thường chứa những thông tin gì? Hãy cùng xem nhé!

1. Tên người nhận và địa chỉ giao hàng

Đây là thông tin quan trọng giúp hãng vận chuyển biết chính xác hàng đi đâu. Nó thường bao gồm:

• Tên công ty hoặc cá nhân nhận hàng
• Địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, khu vực, thành phố, quốc gia)
• Số điện thoại hoặc phương thức liên hệ

Ví dụ, nếu bạn nhập khẩu một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, shipping mark có thể ghi như dưới đây:

Việc ghi rõ ràng sẽ giúp tránh nhầm lẫn, nhất là khi hàng đi qua nhiều trung gian vận chuyển.

2. Mã số đơn hàng hoặc số PO (Purchase Order)

Mỗi lô hàng nên có một mã đơn hàng riêng (PO Number). Điều này giúp nhà nhập khẩu, đơn vị vận chuyển tra cứu thông tin dễ dàng khi kiểm tra tình trạng hàng hóa.

Ví dụ: PO No: 2024-56789

Nếu có vấn đề xảy ra (mất hàng, giao nhầm đơn…), mã số này sẽ giúp xác định nhanh lô hàng liên quan.

3. Số kiện hàng (Carton Number)

Khi vận chuyển nhiều kiện trong một lô hàng lớn, việc đánh số kiện là không thể thiếu. Thông thường, shipping mark sẽ ghi dưới dạng:

Carton No: 1/50, 2/50, 3/50…

Điều này giúp kiểm đếm nhanh chóng và đảm bảo tất cả các kiện đều được giao đúng đủ.

4. Mô tả hàng hóa ngắn gọn

Shipping mark thường có phần mô tả hàng hóa để phân biệt với các lô hàng khác. Tuy nhiên, mô tả này chỉ mang tính khái quát, ví dụ:

Description: Men’s cotton T-shirt, Color: Black

Hoặc ghi chú cho hàng hóa dễ vỡ:

Fragile - Handle with care (Dễ vỡ - Xin nhẹ tay)

5. Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin)

Không ít khách hàng yêu cầu shipping mark ghi rõ quốc gia xuất xứ để kiểm soát nguồn gốc sản phẩm. Thông tin này thường viết dưới dạng "Made in + tên quốc gia", ví dụ:

Made in China / Made in Vietnam

Việc ghi xuất xứ cũng có thể ảnh hưởng đến thủ tục nhập khẩu và thuế suất theo từng thị trường.

6. Biểu tượng vận chuyển (Handling Marks)

Ngoài chữ viết, shipping mark thường đi kèm các ký hiệu đặc biệt để hướng dẫn cách xử lý kiện hàng:

●       📦 Hướng này lên trên (This Side Up)

●       ❄️ Bảo quản lạnh (Keep Refrigerated)

●       🔥 Tránh nhiệt (Keep Away from Heat)

●       ☂ Tránh ẩm ướt (Keep Dry)

Các ký hiệu giúp đảm bảo hàng được xử lý đúng cách, tránh hư hỏng do xếp dỡ không đúng quy trình.

Trên đây là những thành phần quan trọng cần có trên shipping mark. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy định và tiêu chuẩn liên quan, để đảm bảo shipping mark của bạn đáp ứng đầy đủ yêu cầu khi xuất nhập khẩu.

Quy định và tiêu chuẩn về shipping mark

Shipping mark không chỉ giúp nhận diện và phân biệt hàng hóa mà còn phải tuân theo các quy định và tiêu chuẩn quốc tế. Nếu không đáp ứng đúng yêu cầu, lô hàng có thể gặp rắc rối khi vận chuyển, bị chậm trễ thông quan, thậm chí bị từ chối nhận hàng tại điểm đến. Vậy, shipping mark cần tuân theo những quy định nào?

1. Tiêu chuẩn chung của shipping mark

Mặc dù không có một bộ tiêu chuẩn duy nhất áp dụng cho tất cả các loại hàng hóa, nhưng shipping mark được yêu cầu phải đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản:

• Rõ ràng, dễ đọc: Nội dung phải được in hoặc dán trên kiện hàng với kích thước đủ lớn, phông chữ dễ nhìn và có độ tương phản cao với nền.
• Không bị phai mờ: Shipping mark có thể tiếp xúc với nước, bụi bẩn hoặc va chạm mạnh trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, mực in hoặc nhãn dán cần có độ bền cao.
• Bao quát đầy đủ thông tin cần thiết: Tùy theo yêu cầu của hợp đồng thương mại, thông tin trên shipping mark phải chứa đủ dữ liệu để xác định và xử lý hàng hóa đúng quy trình.

2. Quy định của các tổ chức quốc tế

Một số tổ chức thương mại và vận tải đã đưa ra quy định liên quan đến shipping mark để hỗ trợ quy trình logistics quốc tế. Dưới đây là một số quy định quan trọng:

3. Yêu cầu về shipping mark tại các quốc gia

Ngoài các tiêu chuẩn quốc tế, mỗi quốc gia cũng đặt ra yêu cầu riêng đối với shipping mark để đảm bảo kiểm soát nhập khẩu:

• Mỹ: Hàng nhập khẩu vào Mỹ phải tuân theo hướng dẫn của Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP). Shipping mark cần thể hiện quốc gia xuất xứ, số lô hàng và thông tin nhà nhập khẩu.

Lưu ý khi thiết kế và sử dụng Shipping mark

Khi tạo shipping mark, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc tuân thủ quy định mà quên đi yếu tố thực tế: nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhận diện hàng hóa và quá trình vận chuyển. Một shipping mark rõ ràng, đầy đủ thông tin, và dễ đọc sẽ giúp tránh nhầm lẫn, giảm thiểu rủi ro trong khâu giao nhận. Vậy khi thiết kế và sử dụng shipping mark, cần lưu ý những gì?

1. Đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ đọc

Shipping mark thường được in trực tiếp lên thùng hàng hoặc gắn dưới dạng tem nhãn, nên cần sử dụng phông chữ đơn giản, kích thước đủ lớn để dễ dàng đọc từ khoảng cách xa. Nếu ký hiệu hoặc chữ quá nhỏ, người kiểm tra hàng có thể gặp khó khăn, dẫn đến chậm trễ trong việc xử lý hàng hóa.

Ngoài ra, cần tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc font chữ trang trí, vì điều này có thể khiến shipping mark trở nên rối mắt. Những yếu tố cơ bản như mã hàng, tên công ty, số kiện... nên được làm nổi bật bằng cách in đậm hoặc sử dụng một màu sắc dễ nhận diện trên nền bao bì.

2. Sắp xếp thông tin theo trình tự hợp lý

Thông tin trên shipping mark nên được bố trí theo trình tự logic, giúp người tiếp nhận dễ dàng xác định nhanh hàng hóa. Chẳng hạn:

• Trên cùng: Tên người nhận hàng, logo công ty (nếu cần)
• Chính giữa: Số lô hàng, mã số đơn hàng, điểm đến
• Dưới cùng: Số lượng kiện, trọng lượng, hướng dẫn xử lý đặc biệt (nếu có)

Việc sắp xếp này giúp nhân viên kho đọc nhanh thông tin quan trọng mà không cần mất thời gian tìm kiếm.

3. Chất liệu bền bỉ, chịu được điều kiện vận chuyển

Hàng hóa trong quá trình vận chuyển có thể bị dính nước, mài mòn, hoặc va đập. Do đó, shipping mark cần được in trên vật liệu có độ bền cao, không bị phai mờ khi gặp thời tiết xấu. Nếu sử dụng tem nhãn dán, hãy chọn loại có keo dính chắc chắn, chống bong tróc.

Với bao bì giấy hoặc carton, nên sử dụng mực chống nước hoặc phương pháp in trực tiếp lên bề mặt để đảm bảo thông tin không bị mờ khi gặp độ ẩm cao.

4. Đảm bảo tuân thủ quy định quốc tế

Mỗi thị trường xuất nhập khẩu sẽ có yêu cầu cụ thể đối với shipping mark. Ví dụ:

• Với hàng đi châu Âu (EU), shipping mark thường phải có các ký hiệu liên quan đến tái chế, bảo vệ môi trường.
• Với hàng dễ vỡ hoặc hàng hóa nguy hiểm, phải có nhãn cảnh báo đặc biệt theo tiêu chuẩn quốc tế (như ký hiệu "Fragile" hoặc nhãn HAZMAT).

Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến việc hàng bị từ chối nhập khẩu hoặc bị lưu kho, làm tăng chi phí không đáng có.

5. Tránh những sai sót phổ biến

Một số lỗi thường gặp khi thiết kế shipping mark có thể ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng:

• Tên công ty ghi sai hoặc thiếu thông tin quan trọng: Điều này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc giao nhầm.
• Số lượng kiện in sai so với thực tế: Dễ gây nhầm lẫn khi kiểm kê và có thể làm mất hàng.
• Mã hàng không khớp với chứng từ: Khi kiểm tra, nếu thông tin trên shipping mark không trùng khớp với vận đơn hoặc hóa đơn thương mại, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế, gây chậm trễ trong quy trình thông quan.

Như vậy, để tránh rủi ro trong quá trình vận chuyển và giao nhận, doanh nghiệp cần thiết kế shipping mark không chỉ rõ ràng, dễ đọc mà còn phù hợp với yêu cầu của từng thị trường, đảm bảo độ bền và chính xác của thông tin.

Lời kết

Shipping mark đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, giúp nhận diện, phân loại và xử lý lô hàng một cách nhanh chóng, tránh nhầm lẫn và thất lạc.

Để đảm bảo hàng hóa lưu thông thuận lợi, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về shipping mark của từng quốc gia hoặc hãng vận chuyển. Thiết kế shipping mark cũng cần rõ ràng, dễ đọc, có độ bền cao để không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ shipping mark là gì và cách sử dụng nó hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc tuân thủ quy định và thiết kế một shipping mark chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro, và chuyên nghiệp hơn trong chuỗi cung ứng.

 

---