Switch Bill là gì? Mua bán 3 bên và những vấn đề liên quan

Trong vận tải đường biển, chúng ta nghe nhiều đến các loại vận đơn (Bill of Lading). Đồng thời đâu đó cũng có người nhắc đến trường hợp Switch Bill, thường hay đi cùng với trường hợp mua bán thương mại 3 bên, cùng các lưu ý và các bước tiến hành thủ tục cấp Bill này.

Vậy trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần tìm hiểu rõ Switch Bill là gì, cách nhận biết và các lưu ý cần biết khi muốn sử dụng loại Bill này.

Switch Bill là gì?

Switch Bill thường được sử dụng trong giao dịch mua bán 3 bên (Cross Trade) hoặc còn gọi là giao dịch "Triangle". Trong trường hợp này, Switch Bill thay đổi thông tin trong vận đơn ban đầu để giấu thông tin về người gửi hàng hoặc xuất xứ hàng hoá, nhằm đảm bảo bí mật và quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

Ví dụ trong mô hình giao dịch 3 bên ở ba quốc gia khác nhau. Một bên ở giữa sẽ đóng vai trò là trung gian môi giới mua đi bán lại, một bên là nhà xuất khẩu thực sự và bên còn lại là nhà nhập khẩu thực sự.

Switch Bill sẽ được phát hành để thay đổi thông tin trong vận đơn gốc đầu tiên, nhằm giấu không cho người nhập khẩu biết thông tin về người xuất khẩu thực sự và giữ bí mật giao dịch giữa các bên. Việc sử dụng Switch Bill trong trường hợp này giúp công ty thực hiện giao dịch mua bán trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không thông báo về nhà cung cấp và giữ bí mật thông tin liên quan đến nguồn gốc hàng hoá.

Bên nào có thể yêu cầu Switch Bill

Yêu cầu Switch Bill chỉ có thể được đưa ra bởi chủ hàng (người xuất khẩu) hoặc đại diện hợp lệ của chủ hàng. Người yêu cầu phải có đầy đủ hồ sơ và thông tin liên quan đến giao dịch ban đầu và các bên tham gia. Điều này đảm bảo tính chính xác và bảo mật trong việc chuyển đổi vận đơn. Các yêu cầu chuyển đổi B/L thường được thực hiện thông qua các thủ tục và quy trình chặt chẽ của hãng tàu hoặc công ty vận tải.

Bộ vận đơn đầu tiên phải được nộp lại cho hãng tàu, kèm theo văn bản chấp thuận của người nhận hàng, cùng với đề nghị của người gửi hàng về việc phát hành Switch Bill.

Switch Bill sẽ không thể được phát hành nếu hãng tàu chưa thu lại được bộ vận đơn gốc ban đầu, hoặc nếu hàng hóa đã giao xong.

Bên nào có thể phát hành Switch Bill

Yêu cầu Switch B/L có thể được chấp thuận bởi người vận chuyển (thường là hãng tàu), hoặc đại lý của họ. Tùy theo chính sách của từng hãng tàu mới biết họ có đồng ý phát hành loại vận đơn này không. Khi có nhu cầu, người gửi hàng cần tham khảo trước về chính sách hãng tàu để đảm bảo có thể vận dụng cho phù hợp.

Lý do yêu cầu sử dụng Switch Bill

Trong trường hợp nhà phân phối muốn giữ bí mật với người mua về quốc gia xuất xứ của hàng hoá, hoặc để giấu danh tính của nhà sản xuất với người mua, việc yêu cầu Switch Bill có thể được xem xét áp dụng.

Cũng có những trường hợp khác khi Switch Bill được yêu cầu, như khi hàng hoá đã được bán lại trên đường đi và cảng dỡ hàng cần được thay đổi.

Một lý do khác có thể là khi hàng hoá được vận chuyển trong các bưu kiện nhỏ theo nhiều B/L, nhưng người mua muốn có một B/L duy nhất bao gồm tất cả hàng hoá. Hơn nữa, trong trường hợp hải quan tại điểm đến hoặc người nhận hàng yêu cầu chỉnh sửa mô tả hàng hoá, việc yêu cầu Switch Bill cũng có thể được áp dụng để điều chỉnh thông tin trên vận đơn.

Những thông tin có thể và không thể thay đổi trong Switch Bill

Trong một Switch Bill, những thông tin có thể được thay đổi so với vận đơn đầu tiên như:

• Tên người gửi hàng (Shipper)
• Người nhận hàng (Consignee)
• Bên nhận thông báo (Notify Party)
• Mô tả hàng hóa (không thay đổi bản chất hàng).

Tuy nhiên, một số chi tiết phải giữ nguyên như trong vận đơn đầu tiên, bao gồm:

• Ngày và địa điểm giao hàng
• Số lượng hàng hóa
• Trọng lượng hàng hóa
• Điều khoản có trong B/L đầu tiên
• Hướng dẫn đặc biệt do người gửi hàng đưa ra, chẳng hạn như yêu cầu về bảo quản, cài đặt nhiệt độ.

Điều này đảm bảo rằng các thông tin quan trọng và quy định từ vận đơn đầu tiên vẫn được áp dụng và tuân thủ trong Switch Bill.

Các bước yêu cầu và nhận Switch Bill

Quá trình yêu cầu và nhận Switch B/L có thể được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Điền vào mẫu đơn đăng ký Switch Bill của hãng vận chuyển. Cung cấp thông tin cần thiết trong mẫu, bao gồm thông tin từ vận đơn gốc và thông tin sửa đổi mà bạn muốn áp dụng. Mẫu đơn này thường được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ vận tải hoặc hãng vận chuyển.
• Bước 2: Nộp hồ sơ và B/L gốc ban đầu. Gửi hồ sơ yêu cầu và cung cấp bản sao B/L gốc cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải hoặc hãng vận chuyển. Hồ sơ này có thể được nộp qua email hoặc tại văn phòng của nhà cung cấp dịch vụ. Lưu ý khung thời gian quy định, thông thường không muộn hơn ba ngày làm việc trước khi tàu đến cảng dỡ hàng.
• Bước 3: Xác minh và chấp thuận yêu cầu. Người vận chuyển sẽ xem xét và xác minh yêu cầu của bạn. Sau khi được chấp thuận, họ sẽ tiến hành tạo ra B/L sửa đổi thay thế cho B/L gốc.
• Bước 4: Nhận Switch Bill. Sau khi bạn đã phê duyệt tài liệu sửa đổi và thanh toán phí (nếu có), bạn có thể nhận B/L chuyển đổi từ hãng vận chuyển. Thông thường, việc nhận B/L chuyển đổi có thể được thực hiện tại quầy hoặc văn phòng của nhà cung cấp.

Những rủi ro khi sử dụng Switch Bill

Việc sử dụng Switch Bill sẽ tạo ra một số rủi ro, thậm chí có thể là hậu quả pháp lý mà các bên không mong muốn. Dưới đây là một số vấn đề cần được lưu ý:

• Nguy cơ gian lận: Nếu một lô hàng có nhiều hơn một bộ Vận đơn cùng lưu hành, có thể dẫn đến tình trạng có nhiều người nhận hàng cùng giữ bản chính hợp lệ tại cảng đến. Điều này có thể gây ra tranh chấp về quyền sở hữu hàng hóa. Các hậu quả pháp lý phát sinh từ đó có thể sẽ rất nghiêm trọng cho người vận chuyển và người nhận hàng cuối cùng.
• Rủi ro pháp lý: Việc sử dụng Switch Bill có thể gây ra các mâu thuẫn vô ý, thậm chí vi phạm luật pháp ở các quốc gia khác nhau. Vì vậy, khi giao dịch thương mại cần nắm vững luật pháp liên quan trong các quốc gia khác nhau, đặc biệt khi Switch Bill được phát hành ở một khu vực khác so với B/L gốc ban đầu.
• Mất quyền bảo vệ và bồi thường bảo hiểm: Sự bất hợp pháp trong việc sử dụng Switch Bill có thể dẫn đến mất quyền bảo vệ và bảo hiểm bồi thường. Ví dụ, nếu mô tả hàng hóa trong Switch Bill được phát hiện là không chính xác, việc bồi thường có thể bị ảnh hưởng, thậm chí bị đơn vị bảo hiểm từ chối.

Tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch quốc tế nên hiểu rõ các rủi ro và hậu quả pháp lý của việc sử dụng Switch Bill và tuân thủ quy định pháp luật để tránh những vấn đề phát sinh không mong muốn.

Các phương pháp xử lý rủi ro từ Switch Bill

Làm thế nào để bên giao nhận và đại lý tàu biển có thể xử lý khi sự cố từ Switch Bill xảy ra? Sau đây là một số phương pháp khắc phục những rủi ro này:

• Xác minh thông tin: Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ lý do mà bên yêu cầu muốn Switch Bill. Kiểm tra thông tin về mô tả hàng hóa, quốc gia xuất xứ và ngày bốc hàng để đảm bảo không có sự nhầm lẫn cho dù cố ý hay vô ý.
• Xác minh độ tin cậy: Đánh giá độ tin cậy của bên yêu cầu Switch Bill. Có thể yêu cầu bên yêu cầu cung cấp một thư bồi thường ký kết bởi ngân hàng uy tín, cam kết chịu trách nhiệm về rủi ro phát sinh từ việc chuyển đổi B/L.
• Đảm bảo hủy bỏ B/L gốc: Chỉ phát hành B/L chuyển đổi sau khi đã thu thập và hủy bỏ B/L gốc. Kiểm tra kỹ thông tin trên cả hai tài liệu để đảm bảo thông tin sửa đổi là chính xác và đầy đủ.
• Thông báo cho các bên liên quan: Thông báo cho người gửi hàng, người nhận hàng và đại lý tại điểm đến về bất kỳ yêu cầu chuyển đổi hoặc thay đổi nào để đảm bảo mọi bên có thông tin đầy đủ.
• Bảo hiểm: Đảm bảo rằng nhà cung cấp bảo hiểm của bạn bao gồm việc phát hành Switch Bill và sẵn sàng chi trả trong trường hợp xảy ra rủi ro.

Bằng cách thực hiện các phương pháp này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quy trình chuyển đổi B/L diễn ra một cách an toàn và hợp pháp.

Lưu ý khi sử dụng Switch Bill

Dưới đây là một số điểm cuối cùng cần nhớ khi giao dịch liên quan đến Switch Bill:

• Bạn không thể phân biệt vận Switch Bill với B/L gốc. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu thông tin về việc chuyển đổi từ nhà cung cấp dịch vụ và họ sẽ cung cấp cho bạn.
• Việc phát hành Switch Bill đòi hỏi việc tạo ra một hóa đơn thương mại mới và danh sách đóng gói mới, ghi lại các thay đổi đã được thực hiện.
• Việc xử lý Switch Bill có thể phức tạp và đòi hỏi sự thận trọng. Đảm bảo bạn hiểu rõ quy trình và thực hiện các biện pháp bảo vệ cần thiết để giảm thiểu rủi ro.

Quan trọng nhất, khi giao dịch liên quan đến Switch Bill, luôn tuân thủ các quy định và luật pháp, tham khảo tư vấn từ các đơn vị Logistics nếu cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra một cách hợp pháp và an toàn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Switch Bill là gì cùng những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng loại bill này. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp ích cho các bạn về chuyên ngành cũng như kĩ năng xuất nhập khẩu. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan tới vận chuyển hàng hóa về Việt Nam, hãy liên hệ ngay với Vinalogs để được tư vấn ngay hôm nay.