Tạm xuất tái nhập: giải pháp vận chuyển linh hoạt không phải ai cũng hiểu rõ

Bạn có một lô hàng cần mang ra nước ngoài để triển lãm, trưng bày, sửa chữa hoặc thử nghiệm, và sau đó đưa trở lại Việt Nam? Trường hợp này không cần làm thủ tục xuất khẩu - nhập khẩu theo cách thông thường, mà bạn có thể thực hiện theo hình thức phù hợp hơn gọi là tạm xuất tái nhập.

Đây là một thủ tục khá phổ biến trong lĩnh vực logistics, được áp dụng linh hoạt cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, nếu chưa từng làm thủ tục này, bạn có thể sẽ bối rối trước những giấy tờ và quy trình liên quan.

Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp từng thắc mắc một cách dễ hiểu nhất, kể cả khi bạn là người mới chân ướt chân ráo bước vào lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu khái niệm cơ bản nhất: tạm xuất tái nhập là gì, và được áp dụng trong những trường hợp cụ thể nào nhé.

Tạm xuất tái nhập là gì?

Trong phần này, tôi sẽ giải thích rõ khái niệm “tạm xuất tái nhập” để bạn nắm được bản chất thủ tục này trước khi triển khai thực tế.

Đây là hình thức đặc biệt, không giống với xuất khẩu bình thường theo kiểu bán "đứt đoạn". Khi làm tạm xuất tái nhập, lô hàng không bị coi là xuất khẩu để bán hoặc tiêu thụ tại nước ngoài, nên bản chất là xuất tạm thời, rồi sau đó một thời gian sẽ nhập lại chính lô hàng đó – hàng không bị thay đổi quyền sở hữu.

Những trường hợp phổ biến áp dụng tạm xuất tái nhập

Trên thực tế, tôi đã gặp rất nhiều loại hàng hóa được làm thủ tục theo hình thức này. Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể sẽ thấy quen:

• Tạm xuất đi dự hội chợ, triển lãm, quảng bá thương hiệu, sau đó tái nhập về.
• Gửi hàng hóa ra nước ngoài để bảo hành, sửa chữa rồi mang về lại sau khi hoàn tất.
• Máy móc, thiết bị được điều chuyển sang nước khác để thi công dự án, công trình, sau khi xong sẽ tái nhập lại nước.
• Kiểm tra chất lượng hay thử nghiệm công nghệ nước ngoài, rồi nhập lại để tiếp tục sử dụng.

Hàng hóa dự triển lãm nước ngoài

Các trường hợp khác như hàng cho thuê, mượn tạm, luyện tập thi đấu thể thao quốc tế v.v… cũng nằm trong loại hình này.

Khi làm đúng thủ tục, cơ quan hải quan sẽ cho phép hàng hóa đó quay về Việt Nam mà không bị tính là nhập khẩu thương mại, tức bạn không phải nộp thuế nhập khẩu. Tất nhiên, bạn cần phải chứng minh được rõ ràng mục đích, số lượng không thay đổi, hàng còn nguyên trạng v.v...

Một số đặc điểm của hình thức tạm xuất tái nhập

Việc hiểu đúng bản chất của tạm xuất tái nhập sẽ giúp bạn tránh được nhiều rủi ro ở bước thủ tục sau. Dưới đây là một số điểm tôi thường chia sẻ với khách hàng:

• Không phải là xuất khẩu bán hàng, nên không phát sinh thanh toán quốc tế hay hợp đồng mua bán.
• Cần làm 2 tờ khai hải quan riêng biệt: một tờ cho lúc xuất (tạm xuất), một tờ cho lúc hàng quay về (tái nhập).
• Thời hạn được phép giữ hàng ở nước ngoài thường tối đa là 12 tháng, tuy nhiên có thể gia hạn thêm nếu có lý do chính đáng.
• Hình thức này rất khắt khe về số lượng – chủ hàng cần chứng minh sự trùng khớp của hàng hóa khi xuất và khi nhập trở lại.

Vậy ai nên quan tâm tới hình thức này?

Nếu bạn đang làm việc cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, hãng sản xuất máy móc, thiết bị lớn, hoặc shop thời trang cần mang mẫu đi chụp lookbook ở nước ngoài, thì khả năng cao bạn sẽ cần hiểu và sử dụng tạm xuất tái nhập.

Trong các bài hướng dẫn sau, tôi sẽ chia sẻ thêm quy trình thủ tục cụ thể, cũng như những lưu ý quan trọng giúp bạn không vướng sai sót. Nhưng trước hết, tiếp tục với phần quy trình thực hiện tạm xuất tái nhập ngay sau đây.

Quy trình thực hiện tạm xuất tái nhập

Sau khi nắm được khái niệm tạm xuất tái nhập là gì, giờ là lúc để đi vào phần nhiều người thường thấy “rối nhất” – quy trình thực hiện. Các doanh nghiệp, đặc biệt là những bạn mới bước vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, thường băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị những gì, hay lô hàng đi rồi có gặp rủi ro gì không.

Bạn đừng quá lo. Tôi sẽ hệ thống lại quy trình một cách rõ ràng, dễ hiểu, dựa trên kinh nghiệm thực tế triển khai các lô hàng tạm xuất tái nhập cho khách của mình trước đây.

Tạm xuất tái nhập là một phương thức vận chuyển đặc biệt trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hàng hóa được đưa ra nước ngoài có thời hạn, sau khi hoàn thành mục đích sử dụng (thí nghiệm, triển lãm, bảo hành, gia công…) thì được đưa trở lại Việt Nam như ban đầu.

Điểm đặc biệt của loại hình này là… hàng đi, nhưng sẽ về lại. Vì vậy, cả phần “tạm xuất” lẫn “tái nhập” đều cần chuẩn bị cẩn thận để không gặp rắc rối khi làm thủ tục với hải quan.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cho bước “tạm xuất”

Đây là phần khởi động. Bạn cần chuẩn bị một số chứng từ cơ bản như sau:

• Hợp đồng với đối tác nước ngoài (nếu có)
• Commercial Invoice (hoá đơn thương mại)
• Packing List (phiếu đóng gói)
• Văn bản đề nghị tạm xuất tái nhập (nêu rõ mục đích)
• Giấy tờ liên quan đến điều kiện bảo hành, sửa chữa, trưng bày, triển lãm (tuỳ mục đích của từng lô hàng)
• Và tất nhiên – Chữ ký số để khai tờ khai hải quan

Khi làm thủ tục hải quan cho hàng tạm xuất, bạn sử dụng loại hình G61. Trong tờ khai, cần mô tả đúng tính chất tạm xuất, kèm theo đầy đủ thông tin chi tiết của hàng hóa.

Có lần tôi hỗ trợ một khách hàng xuất thiết bị đi triển lãm tại Singapore. May mà bên họ gửi sớm bộ chứng từ để tôi kiểm tra lại. Cuối cùng phát hiện phần mô tả trên Invoice ghi nội dung chung chung quá, làm hải quan nghi ngờ lô hàng là hàng xuất bán thật – suýt nữa dính tới thuế. Vì vậy, chi tiết ở đây rất quan trọng.

Bước 2: Theo dõi quá trình hàng ở nước ngoài

Giai đoạn này nghe có vẻ "rảnh", nhưng bạn vẫn nên theo sát tình hình. Đặc biệt với hàng đi bảo hành hay cho thuê, bạn cần giữ liên lạc với đối tác nước ngoài để đảm bảo tiến độ – vì tạm xuất thì có thời hạn.

Nếu thời gian tái nhập kéo dài hơn dự kiến, cần làm công văn giải trình gửi hải quan. Một số cơ quan vẫn yêu cầu cập nhật tiến độ, nhất là với các thiết bị có giá trị cao.

Bước 3: Làm thủ tục tái nhập hàng về Việt Nam

Mấu chốt là ở đây. Khi hàng quay về, bạn dùng tờ khai loại hình G51 – tái nhập sau khi tạm xuất. Lúc này, để thủ tục suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

• Tờ khai tạm xuất trước đó (bản photocopy kèm theo bản gốc để đối chiếu)
• Chứng từ nhập về: Vận đơn, Invoice, Packing List mới nếu có thay đổi, giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
• Tài liệu xác nhận quá trình sử dụng ở nước ngoài (ví dụ: Biên bản sửa chữa, giấy xác nhận triển lãm xong...)

Khi truyền tờ khai tái nhập, bạn cần giữ cho thông tin khớp với tờ khai tạm xuất trước đó – từ mô tả hàng hóa, mã HS cho tới khối lượng, số lượng. Lệch 1 chút cũng có thể bị “hỏi thăm”.

Hồi đó tôi từng xử lý một lô máy tiện CNC sau khi đi bảo trì ở Nhật quay về có… ngoại hình hơi khác đi – do bên kia thay linh kiện bên trong. Kết quả là phải giải trình chi tiết vì cán bộ hải quan nghi hàng mới. Nếu doanh nghiệp không nắm được mà cứ ký tá theo dịch vụ thì hỏng việc ngay.

Vậy là quy trình tạm xuất tái nhập gồm 3 bước chính – nghe qua thì khá đơn giản, nhưng khi triển khai thực tế lại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ và phối hợp chặt chẽ với cả bên đối tác và đơn vị dịch vụ khai báo hải quan. Sau khi nắm được quy trình, bạn cũng nên lưu ý tới một số điểm rủi ro thường gặp trong phần tiếp theo.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện tạm xuất tái nhập

Ở phần trước, tôi đã chia sẻ với bạn quy trình tạm xuất – tái nhập, từ cách chuẩn bị hồ sơ cho đến khi hoàn thành thủ tục hải quan. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế, hình thức tạm xuất tái nhập lại ẩn chứa không ít “bẫy” khiến nhiều doanh nghiệp vướng lỗi không đáng. Nhất là khi bạn mới chập chững làm quen với nghiệp vụ xuất nhập khẩu, những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tránh được rủi ro và xử lý công việc hiệu quả hơn.

1. Đảm bảo đúng mục đích và đối tượng tạm xuất tái nhập

Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng cái “đúng mục đích” nhiều khi lại là chỗ dễ bị hải quan hỏi lại. Theo quy định hiện hành, hàng hóa được phép tạm xuất – tái nhập phải có lý do rõ ràng và hợp lý — ví dụ như mang đi sửa chữa, trưng bày hội chợ, thi công dự án ở nước ngoài, hay đơn giản là bán hàng mẫu rồi hoàn lại.

Cũng từng có khách hàng của tôi bị giữ hàng do lý do "không chính đáng" – cụ thể là ghi mục đích tạm xuất là “cho khách hàng dùng thử”, nhưng không có văn bản xác minh đi kèm. Thế là mất thêm 1 ngày giải trình với hải quan, mà cũng may là không bị xử phạt.

Lời khuyên của tôi: Luôn luôn có văn bản, thư mời, hợp đồng, hay bất kỳ tài liệu nào chứng minh mục đích tạm xuất để làm "bằng chứng chính đáng" khi làm tờ khai.

2. Quản lý chặt chẽ thời gian tạm xuất

Một trong những lỗi phổ biến là để trễ thời hạn tái nhập. Theo quy định, thời gian tạm xuất thường tối đa 12 tháng (trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng phải xin phép). Nếu bạn nhập lại hàng trễ mà không có lý do chính đáng, có thể bị xử phạt hành chính hoặc đánh lại loại hình thành nhập khẩu thực tế – điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thuế phải nộp.

Tôi khuyên bạn nên ghi chú thời hạn tái nhập ngay khi làm hồ sơ tạm xuất. Nếu gần đến hạn mà chưa thể nhập lại, hãy làm đơn xin gia hạn gửi lên chi cục hải quan. Làm sớm thì còn dễ nói chuyện, đừng để “nước đến chân mới nhảy”.

3. Quản lý tình trạng hàng hóa từ lúc xuất đến lúc nhập

Sau một thời gian ở nước ngoài, hàng hóa quay về có thể bị hư hỏng, hao hụt — và khi đó, bạn sẽ cần chứng minh lý do thay đổi này để tránh bị nghi ngờ gian lận, hoặc truy thu thuế.

Trong một lần làm hồ sơ tái nhập cho lô máy móc đi sửa chữa ở Singapore, bên khách tôi không có biên bản nghiệm thu tại xưởng sửa chữa. Khi tái nhập, một bộ phận máy bị thay mới khiến hải quan nghi đây không phải cùng một lô. Vậy là phải lục lại email, hợp đồng sửa chữa để giải trình, mất gần 1 tuần mới thông quan được.

Bài học rút ra là: quản lý chất lượng hàng thật kỹ, có giám định, chụp ảnh hoặc biên bản xác nhận trạng thái hàng khi tạm xuất và lúc tái nhập. Điều đó giúp bạn tránh tranh cãi không mong muốn sau này.

4. Sử dụng đúng loại hình và khai báo thống nhất

Rất nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi khai báo loại hình - chẳng hạn tạm xuất thì dùng E62, nhưng lúc tái nhập lại dùng nhầm A11 (nhập kinh doanh) hoặc không ghi rõ liên kết đến tờ khai trước. Đây là lỗi kỹ thuật nhưng dễ dẫn tới việc không được miễn thuế như đáng ra phải được.

Lời khuyên ở đây là: Khi làm thủ tục khai báo, hãy rà soát kỹ mã loại hình, chỉ tiêu liên quan đến tờ khai tạm xuất/tái nhập cũ, và liên hệ với đơn vị dịch vụ logistics nếu có thắc mắc. Đừng ngại hỏi, vì sai một ly có thể “đi” mất 1 tuần để xử lý hồ sơ.

Với những ghi chú này, tôi hy vọng bạn sẽ tự tin hơn khi xử lý các lô hàng tạm xuất tái nhập, và tránh được những rắc rối không cần thiết. Tiếp theo, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm biểu thuế áp dụng và thủ tục miễn thuế cho loại hình này, hãy cùng tôi đi tiếp sang bài viết về chính sách thuế trong xuất nhập khẩu.

Lời kết

Tạm xuất tái nhập là một loại hình xuất nhập khẩu linh hoạt, cho phép doanh nghiệp đưa hàng hóa ra nước ngoài trong thời gian tạm thời rồi nhập trở lại khi cần thiết. Quy trình thực hiện tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chứng từ cũng như kế hoạch về thời gian và chi phí.

Để áp dụng hiệu quả, bạn cần nắm rõ các bước thực hiện và lưu ý những yêu cầu đặc biệt như thời hạn tái nhập, lý do tạm xuất, cũng như việc khai báo hải quan theo đúng quy định. Một chiến lược tạm xuất tái nhập đúng cách sẽ giúp tối ưu vận hành cho các hoạt động logistics và xuất nhập khẩu của doanh nghiệp bạn.

Bạn có thể tham khảo thêm loại hình gần giống nhưng ngược lại là tạm nhập tái xuất hàng hóa.