Thủ tục đổi lệnh ở cảng Hải Phòng
(hàng nhập khẩu nguyên container)

Dưới đây là các bước làm thủ tục đổi lệnh ở cảng biển Hải Phòng cho lô hàng nhập khẩu nguyên container (FCL). Với hàng lẻ đóng ghép (LCL), các bước cũng gần giống như vậy, nhưng thực hiện tại kho CFS.

Đây là quy trình mà chúng tôi đang thực hiện, nên hy vọng sẽ hữu ích cho bạn.

Trước hết cần chuẩn bị hồ sơ:

I. Hồ sơ làm thủ tục đổi lệnh ở cảng

Bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

1. Tờ khai Hải quan (trang 1) + Mã vạch TKHQ

Sau khi tờ khai hải quan hàng nhập được thông quan và doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước (thông thường là thuế nhập khẩu và thuế VAT) thì chúng ta sẽ in được tờ mã vạch TKHQ bằng cách truy cập vào Website Tổng cục hải quan để kiểm tra số kiện, container, phương tiện chứa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan

• Nhập Mã doanh nghiệp, Số tờ khai, Mã chi cục hải quan, Ngày tờ khai
• Bấm nút Lấy thông tin, sẽ được file mã vạch. 

2. Tờ khai phí + Hóa đơn (liên xanh) phí kết cấu hạ tầng

Một điểm khác biệt của Cảng Hải Phòng so với các khu vực cảng biển khác là nếu bạn muốn đổi lệnh và lấy hàng hóa nhập khẩu hay làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa đi thì phải đóng phí sử dụng công trình, kết cấu Hạ tầng Cảng Biển.

Khoản này bạn nhớ phải đi nộp phí trước khi làm thủ tục, tránh trường hợp quên không nộp đến Hải quan sẽ bắt bạn quay trở lại nộp phí, do các điểm đóng phí thường phân bố không đều nhau trên địa bàn Hải Phòng nên các bạn chú ý đóng phí trước lúc xuống cảng.

Giấy tờ nộp phí gồm: trang 1 TKHQ, 2 tờ khai phí (hình dưới), HBL photo. 

Sau khi nộp phí xong, sẽ đem về: 1 tờ khai phí có dấu “đã thu tiền”, và 2 liên biên lai (hồng + xanh).

3. Lệnh giao hàng - Delivery Oder 

Lệnh giao hàng của hãng tàu, và forwarder (nếu có có House B/L). Nhớ photo 1 bản đính kèm, tùy theo yêu cầu của từng cảng. 

Bạn lưu ý kiểm tra trên lệnh giao hàng xem hạn lệnh đã hết hạn chưa. Thường thì hạn lệnh sẽ được cung cấp trên lệnh của hãng tàu vì hãng tàu trực tiếp cho mượn vỏ cont.

Nếu đã hết hạn lệnh bạn phải đến Hãng tàu làm thủ tục xin gia hạn lệnh thì xuống Cảng mới làm được thủ tục. Dù có vội đến mấy bạn hãy để ý những chi tiết này nhé, tránh trường hợp mang lệnh xuống Cảng đổi lệnh mà chưa gia hạn trên lệnh là bạn không được đổi lệnh hàng nhập.

4. Phiếu cược vỏ của Hãng tàu

Tùy vào hãng tàu mà mẫu phiếu cược vỏ sẽ khác nhau (nên check kỹ với hãng tàu khi lấy lệnh trên hãng về phiếu cược vỏ vì phiếu này liên quan đến thủ tục lấy cược hàng FCL).

II. Thủ tục Hải quan & Thủ tục đổi lệnh ở Cảng :

1. Thủ tục Hải quan Giám Sát (HQGS):

Tùy vào sự phân công quản lý mà các đội HQGS sẽ được cử từ các chi cục xuống các cảng để làm nhiệm vụ giám sát lô hàng (bắn mã vạch). Thường thì phòng HQGS hàng nhập sẽ được bố trí kết hợp với phòng Thương vụ của cảng (phòng đổi lệnh).

Sau khi gặp được cán bộ HQGS, chúng ta xuất trình các giấy tờ sau:

• Xuất trình TKHQ + Mã Vạch TKHQ
• Xuất trình Tờ khai phí hạ tầng + Hóa đơn (liên xanh) phí sử dụng công trình, kết cấu hạ tầng....

Sau khi xuất trình xong, Hải quan giám sát sẽ bắn mã vạch TKHQ, nếu hệ thống máy chấp nhận cán bộ Hải quan sẽ ký và đóng dấu vào tờ in mã vạch của TKHQ. Cán bộ hải quan sẽ trả lại bạn tờ mã vạch để bạn làm thủ tục tiếp theo là "đổi lệnh" ở Cảng để lấy hàng.

2. Thủ tục đổi lệnh ở Cảng:

Tại phòng thương vụ của Cảng, chúng ta tiến hành đổi lệnh. Đến đúng cửa làm thủ tục đổi lệnh và chuẩn bị những chứng từ cần thiết gồm:

• Giấy giới thiệu có dấu của chủ hàng
• Lệnh giao hàng (Delivery Oder) của hãng tàu (và của forwarder, nếu có), nhớ photo 1 tờ kèm theo
• Phiếu cược vỏ Hãng tàu
• Mã vạch TKHQ đã được hải quan ký và đóng dấu đã kiểm tra (dấu này tùy cảng mà HQGS đóng).

Sau khi check các thông tin về lô hàng, nếu ăn khớp các thông tin và dữ liệu mà các bên cung cấp về thực tế hàng hóa, nhân viên đổi lệnh sẽ hỏi bạn về một số thông tin như họ tên, số điện thoại và mã số thuế của chủ hàng. Tốt nhất, trước khi bạn đưa chứng từ cho nhân viên đổi lệnh kiểm tra, bạn nên viết các thông tin vừa rồi vào một khoảng trống của tờ lệnh D/O.

Sau khi bạn cung cấp thông tin như trên, nhân viên đổi lệnh / nhân viên kế toán tại Thương vụ Cảng sẽ tiến hành lên Hóa Đơn GTGT để bạn thanh toàn tiền phí nâng hạ và các phụ phí khác (nếu có) với cảng để hoàn tất thủ tục đổi lệnh.

Lưu ý: tại bước này, bạn nên check lại thông tin xuất hóa đơn của khách hàng với thương vụ cảng. Trường hợp lên hóa đơn sai thông tin, việc điều chỉnh hóa đơn sẽ gây mất nhiều thời gian, có nhiều cảng sẽ không chấp nhận điều chỉnh hóa đơn và đồng nghĩa bạn sẽ phải bỏ ra khoản tiền đó để bù vào tiền làm hàng.

Sau khi đóng tiền đầy đủ tại quầy Thu ngân, họ sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” (tùy cảng) và dấu treo của Cảng lên Hóa đơn GTGT, bạn cầm tờ này quay lại quầy Đổi lệnh để lấy Phiếu EIR (phiếu giao nhận cont).

Đến đây là hoàn tất thủ tục đổi lệnh. Bạn có thể đem giấy tờ về văn phòng, hoặc giao cho xe theo quy trình của công ty.

Tôi vừa chia sẻ xong kinh nghiệm làm Thủ tục đổi lệnh ở cảng Hải Phòng cho hàng FCL nhập khẩu.

Người thực hiện: Trần Quang Đại

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Thủ tục đổi lệnh ở cảng Hải Phòng về Thủ tục hải quan

Chuyển từ Thủ tục đổi lệnh ở cảng Hải Phòng về Trang chủ