Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ

Bạn muốn tìm hiểu thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ để chuẩn bị xuất lô hàng của công ty mình? Bài chưa hiểu các thủ tục liên quan như khai báo AMS, ISF?

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được những điều kiện cần đáp ứng cũng như những hạng mục công việc cần chuẩn bị để có thể đưa hàng hóa sang xứ sở cờ hoa. Đây là thị trường xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam nhưng cũng đồng thời là một trong những thị trường khó tính nhất.

Nhóm mặt hàng Việt Nam xuất nhiều sang Mỹ

Theo thông tin trên tạp chí Sài Gòn Times, đến cuối năm 2022 Hoa Kỳ đang duy trì vị trí là nhà mua hàng lớn nhất của Việt Nam, và hiện chiếm tới hơn 30% kim ngạch xuất khẩu.

Dưới đây là nhóm các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam sang thị trường Mỹ:

• Máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng;
• Hàng hóa dệt may;
• Máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện;
• Điện thoại và linh kiện;
• Đồ gỗ và sản phẩm gỗ; 
• Thủy sản; 
• Dụng cụ thể thao…

Một số mặt hàng khó xuất khẩu vào Mỹ

Mỹ là thị trường xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam. Mặc dầu vậy, quốc gia này vẫn luôn là người mua “khó tính”, có yêu cầu ngặt nghèo về chất lượng cũng như nguồn gốc sản phẩm hàng hóa.

Đó cũng là lý do chính dẫn tới một số mặt hàng sẽ khó đưa vào thị trường này. Bạn có thể tham khảo để có sự chuẩn bị trước, nếu muốn chinh phục người mua trong đất nước hơn 300 triệu dân này.

Chẳng hạn có một số nhóm mặt hàng phải đáp ứng yêu cầu rất cao để được đưa vào Mỹ, chẳng hạn như: thực phẩm, dược phẩm, đồ uống có cồn, đồ chơi…

Tất nhiên, khó không có nghĩa là không thể. Bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định hiện hành của đất nước nhập khẩu và yêu cầu cụ thể từ phía người mua hàng. Mục đích là để tự đánh giá năng lực của doanh nghiệp mình, cũng như chất lượng sản phẩm có đáp ứng được tiêu chuẩn phía nhập khẩu đưa ra hay không. 

Tùy theo nhóm mặt hàng mà phía Hoa Kỳ có các cơ quan chuyên ngành tương ứng phụ trách kiểm soát (ví dụ như trong danh sách trong phần tiếp theo). 

Các cơ quan kiểm tra chuyên ngành cho hàng vào Mỹ

Một số cơ quan của Hoa Kỳ phụ trách việc kiểm soát hàng xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo sự tuân thủ theo quy định của quốc gia này. Nhà xuất khẩu Việt Nam cần nghiên cứu kỹ các quy định liên quan để chuẩn bị cho lô hàng của mình:

• Cục Hải Quan và Biên Phòng (Customs and Border Protection - CBP): 
• Cục Quản Lý Dược Phẩm và Thực Phẩm (Food and Drug Administration - FDA) 
• Cục Kiểm Soát Rượu, Thuốc Lá, Vũ Khí và Chất Nổ (Bureau of Alcohol, Tobacco, and Firearms and Explosives - ATF)
• Bộ Nông Nghiệp Mỹ (US Department of Agriculture USDA)
• Cục Nghề Cá Biển Quốc Gia Mỹ (NMFS) 
• Cơ Quan Quản Lý Về Động Vật Hoang Dã Và Nghề Cá Hoa Kỳ (FWS)
• Ủy Ban An Toàn Sản Phẩm Tiêu Dùng Mỹ (US Consumer Product Safety Commission - CPSC)
• Cơ Quan Y Tế Cộng Đồng Hoa Kỳ (US Public Health Service - PHS), 
• Trung Tâm Kiểm Soát và Phòng Ngừa Dịch Bệnh Mỹ (Centers for Disease Control and Prevention - CDC)

Các bước làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ

Như trên tôi đã đề cập, Hoa Kỳ kiểm tra an ninh ngặt nghèo hàng đầu thế giới, vì thế hàng hóa ra vào Mỹ cũng được kiểm soát rất gắt gao. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía nhà xuất khẩu tại Việt Nam là rất quan trọng và cần thiết.

Dưới đây là các bước điển hình cần thực hiện khi làm thủ tục xuất khẩu hàng vào Mỹ bằng đường biển, nguyên container (FCL), theo loại hình xuất kinh doanh. Trường hợp đi đường hàng không, thì cũng tương tự, nhưng có thể khác đôi chút, nếu có dịp tôi sẽ nêu chi tiết trong bài viết khác. Xuất khẩu theo loại hình Gia công hay Sản xuất xuất khẩu không phù hợp cho chủ hàng mới, nên tôi không nêu tại đây.

Các bước dưới đây là theo điều kiện CIF. Trường hợp bạn chọn ký điều kiện khác trong Incoterms (chẳng hạn FOB) thì thay đổi tương ứng cho phù hợp.

Tôi liệt kê như thể người xuất khẩu (chủ hàng) tự thực hiện toàn bộ các công việc. Trong trường hợp khác, chủ hàng có thể thuê công ty giao nhận vận chuyển thì đơn vị này sẽ thực hiện thay các bước làm thủ tục.

1. Chốt hợp đồng ngoại thương, Đặt lịch tàu, Đóng hàng
2. Khai báo cần thiết: AMS (trước 48h), ISF (trước 24 tiếng)
3. Thông quan hàng xuất khẩu

Sau đây là diễn giải chi tiết:

Bước 1. Chốt hợp đồng ngoại thương, sắp xếp lịch vận chuyển

Sau khi đàm phán thương lượng và ký kết hợp đồng mua bán với đối tác Mỹ, bạn chuẩn bị hàng hóa và khâu vận chuyển. Do đây là điều kiện CIF như tôi đã giả định phía trên, bạn với vai trò người bán sẽ chịu trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa và vận chuyển biển và giao hàng tại cảng đích của Hoa Kỳ.

Liên quan thời hạn giao hàng quy định trong hợp đồng (nếu có), bạn nên để ý tới thời gian tàu chạy trên biển (transit time). Thông thường tàu chạy khoảng 30-40 ngày tùy theo chuyến trực tiếp (direct) hay phải chuyển sang tàu mẹ (transit). Yếu tố ảnh hưởng nhiều đến thời gian là vị trí cảng dỡ của Mỹ, nhóm cảng nằm ở bờ Đông (Houston, Miami, Norfolk, New York, Chicago) hay bờ Tây (Long Beach, Los Angeles, Oakland, Portland, Seattle).

Một số cảng biển lớn của Mỹ

Về trách nhiệm của các bên bạn nên tham khảo thêm về trách nhiệm của các bên trong điều kiện CIF.

Khi hàng hóa đã sẵn sàng, hoặc khi biết lịch trình đến gần ngày sẵn sàng, bạn liên hệ với hãng vận chuyển (hãng tàu container hoặc công ty forwarder) để được họ báo giá vận tải biển cho lô hàng. Giá thường gồm cước biển, và các phụ phí cước biển (surcharge) tại cảng khởi hành ở Việt Nam. 

Với điều kiện CIF, phụ phí tại cảng dỡ Hoa Kỳ sẽ do phía người mua chịu. Khi thống nhất được báo giá, và gần đến ngày đóng hàng, bạn liên hệ với Sales hãng vận chuyển để lấy Booking Note (thỏa thuận lưu khoang), trong đó quy định rõ các thông tin cơ bản về hàng hóa, lịch trình dự kiến, và các thời hạn quan trọng (Cut-Off Time) phải hoàn thành thủ tục hải quan, thời hạn hạ container hàng về bãi cảng chỉ định.

Bạn cũng liên hệ thêm với công ty bảo hiểm để chuẩn bị mua bảo hiểm đường biển cho lô hàng. Điều kiện tối thiểu (điều kiện loại C), hoặc theo điều kiện khác (A hay B) đã được quy định trong hợp đồng ngoại thương.

Bước 2. Đóng hàng và chuẩn bị chứng từ

Theo lịch đã sắp xếp, công ty vận chuyển đưa container rỗng đến kho. Bạn bố trí nhân lực và phương tiện để đóng hàng vào container, chèn lót, chằng buộc chắc chắn, niêm phong kẹp chì (seal). Sau đó, container hàng sẽ được kéo về hạ bãi cảng (CY) cùng với phiếu xác nhận VGM do người gửi hàng (shipper) phát hành, thực hiện cân hàng (nếu hãng tàu yêu cầu), và chờ làm thủ tục thông quan và xuất tàu. Chủ hàng cũng gửi thông tin xuất tàu (SI - Shipping Instruction) cho đơn vị vận tải.

Bạn với vai trò là người xuất khẩu cần chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa, theo quy định trong hợp đồng mua bán, cũng như theo tập quán thương mại quốc tế. Nhóm này gồm những giấy tờ phổ biến cho hầu hết các lô hàng như:

1. Hợp đồng (đã ký kết bởi cả bên mua và bên bán);
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)Tài liệu về hàng hóa: catalog, tài liệu kỹ thuật
4. Vận đơn đường biển (Bill of Lading): do hãng vận chuyển phát hành

Ngoài ra, có thể còn có những giấy tờ khác mà chủ hàng cần chuẩn bị như:

1. Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
2. Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of Analysis )
3. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
4. Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)

Bước 3. Làm thủ tục Thông quan hàng xuất khẩu

Một số mặt hàng hóa cần làm kiểm tra chuyên ngành, như kiểm dịch thực vật, hay hun trùng (như trên đã nói).

Căn cứ theo chứng từ hàng hóa, chủ hàng hoặc công ty dịch vụ (như Vinalogs chúng tôi) sẽ lên tờ khai hải quan bằng phần mềm VNACCS. Sau đó sẽ truyền tờ khai. Tùy theo kết quả phân luồng mà làm thủ tục tiếp theo.

Tờ khai luồng Xanh: là hàng đã được thông quan, chủ hàng cần làm nốt thủ tục nộp thuế (nếu thuế suất xuất khẩu mặt hàng đó trên 0%). Sau đó nộp tờ khai hải quan, có ký giám sát, cho đại diện của hãng tàu container.

Tờ khai luồng Vàng: hải quan cần xem hồ sơ hàng hóa. Bạn chuẩn bị hồ sơ hải quan gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Phơi hạ hàng về cảng

Hiện hải quan điện tử đã được triển khai trên toàn quốc. Các chứng từ này hầu hết được nộp bằng file điện tử qua phần mềm. Khi hải quan kiểm tra xong, mà thấy chứng từ chuẩn chỉnh thì sẽ thông quan. Nếu thiếu sót, họ sẽ thông báo để bạn bổ sung chỉnh sửa cho hoàn chỉnh trước khi thông quan.

Tờ khai luồng Đỏ: gồm các bước như luồng Vàng phía trên, sau đó chuyển sang bước kiểm tra thực tế hàng hóa, thường gọi là kiểm hóa (kiểm thủ công hoặc soi chiếu container). Khi hàng hóa chuẩn chỉnh như khai báo thì hải quan sẽ thông quan.

Khi đó bạn chuyển tờ khai thông quan cho hãng tàu là xong.

Trên thực tế, theo yêu cầu của phía hải quan Mỹ, người xuất khẩu còn cần làm thêm một số thủ tục quan trọng khác. Đó cũng là nội dung liên quan để trả lời cho 2 câu hỏi thường gặp với hàng xuất đi Mỹ:

1. Khai AMS là gì?
2. Khai ISF là gì?

Mời bạn xem chi tiết trong phần tiếp theo dưới đây...

Khai AMS cho hàng đi Mỹ

AMS là viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh: Automated Manifest System. Đó là một hệ thống khai báo hàng hóa vào Mỹ. Hệ thống này có hiệu lực bắt buộc từ tháng 2003 đối với hàng hóa đến Mỹ bằng bất kì phương thức nào, gồm cả vận tải đường biển, đường hàng không.

Việc khai báo AMS là thủ tục bắt buộc cho tất cả hàng hóa vào lãnh thổ của Hoa Kỳ. Thông tin bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, người bán, người mua, cảng đi, cảng đến…

Thông tin hàng hóa phải được khai báo với Hải quan Mỹ ít nhất 48 tiếng trước khi tàu chở lô hàng đó rời cảng chuyển tải đến Mỹ. Như vậy nghĩa là nếu hàng xếp lên tàu đi trực tiếp (tàu direct) tới Mỹ (không chuyển tải), thì nhà xuất khẩu hoặc công ty vận chuyển phải khai AMS khi hàng còn ở cảng xếp tại Việt Nam. Trường hợp hàng phải chuyển tải qua 1 cảng trung gian nào đó (chẳng hạn Singapore) thì cần khai AMS trước ít nhất 48 tiếng trước khi tàu mẹ (mother ship) rời cảng đó. Có nghĩa là cần phải “canh lịch” khai báo để đảm bảo ăn khớp (match) với thời hạn deadline.

Thông thường hãng tàu thực hiện thủ tục khai báo này cho vận đơn chủ (MBL) và thu phí AMS từ chủ hàng. Còn người xuất khẩu sẽ tự mình hoặc thuê công ty giao nhận vận chuyển (forwarder) khai báo vận đơn nhà (HBL).

Ghi chú: Hải quan một số quốc gia khác cũng có yêu cầu khai báo manifest điện tử, tương tự như AMS của Hoa Kỳ. Chẳng hạn như ACI cho Canada, ENS với hàng đi Châu Âu, AFR cho hàng đi Nhật Bản...

Khai ISF cho hàng vào Mỹ

Theo quy định của CBP, hàng hóa vào Mỹ phải được khai báo ISF ít nhất 24 tiếng đồng hồ trước khi hàng được xếp xuống con tàu sẽ ghé cảng của Mỹ. Nội dung khai báo gồm các thông tin về người mua hàng, người bán hàng, người sản xuất, quốc gia xuất xứ…

Thông thường người khai ISF là nhà nhập khẩu Mỹ hoặc người đại diện của họ (như đại lý hải quan của Mỹ, hoặc freight forwarder nước ngoài). Đây là thủ tục bắt buộc, nếu không khai báo hoặc khai báo chậm sẽ bị phạt tiền, tăng mức độ bị kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa) và kéo dài thời gian chậm trễ.

Mẫu khai ISF như hình dưới đây:

Mẫu ISF 10+2

Một số lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ

Do đây là thị trường khó tính, yêu cầu nghiêm ngặt và chi tiết, do đó nếu không có quy trình tuân thủ thì dễ mắc lỗi trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu. Dưới đây là một số lỗi mà nhà xuất khẩu cần lưu ý để tránh mắc phải:

• Chậm khai AMS: quá thời hạn 48 giờ mà chưa kê khai thì sẽ mắc lỗi này.
• Chỉnh sửa AMS: thông tin chi tiết trên AMS không chính xác dẫn tới việc phải khai sửa, dẫn đến mất thời gian và chi phí phát sinh.
• Chậm kê khai ISF: quá thời hạn 24 giờ mà chưa kê khai thì coi như bị lỗi chậm trễ khai ISF.

Tóm lược

Trong bài viết này tôi đã tóm lược những nội dung chính khi cần tìm hiểu về thủ tục hàng xuất khẩu sang Mỹ. Hy vọng bài viết đem lại thông tin hữu ích cho bạn đọc.

Nếu bạn có nhu cầu về thủ tục thông quan hoặc vận chuyển quốc tế, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo link dưới đây.

Vận chuyển & thủ tục hải quan Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi!