TMS là gì? Ứng dụng trong logistics và Xuất nhập khẩu

Trong ngành logistics đầy cạnh tranh, quản lý vận tải hiệu quả là yếu tố thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao năng suất. Đây cũng chính là lý do nhiều công ty đang tìm đến TMS (Transportation Management System) như một giải pháp hỗ trợ toàn diện. Nhưng thực tế, TMS là gì? Hệ thống này hoạt động ra sao và có thể mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm TMS, vai trò quan trọng của nó trong quản lý vận tải, cũng như cách lựa chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu định nghĩa và chức năng cốt lõi của TMS.

TMS là gì?

Nói một cách đơn giản, thay vì quản lý vận tải thủ công bằng sổ sách, email, Excel hay các phần mềm riêng biệt, TMS cung cấp một nền tảng tập trung, giúp kiểm soát toàn bộ quá trình từ lúc đặt hàng, chọn nhà vận chuyển, theo dõi lộ trình đến khi giao hàng thành công.

Vai trò quan trọng của TMS trong logistics

1. Tối ưu hóa tuyến đường và chi phí vận chuyển: Một trong những lợi ích lớn nhất của TMS là khả năng tối ưu lộ trình. Hệ thống có thể phân tích nhiều yếu tố như quãng đường, thời gian, giá cước và sự sẵn có của phương tiện để đưa ra phương án vận chuyển hiệu quả nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhiên liệu, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao tỷ lệ giao đúng hẹn.
2. Cải thiện khả năng theo dõi và minh bạch thông tin: Trước đây, việc cập nhật tiến độ vận chuyển thường dựa vào các báo cáo thủ công hoặc liên hệ trực tiếp với nhà vận chuyển. Với TMS, mọi thông tin về vị trí, trạng thái đơn hàng đều được cập nhật theo thời gian thực. Khách hàng cũng có thể theo dõi lộ trình hàng hóa, tạo ra sự minh bạch và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
3. Tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót: TMS giúp doanh nghiệp loại bỏ các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Hệ thống có thể tự động so sánh giá cước giữa các nhà vận chuyển, tạo đơn hàng, xuất hóa đơn hay thậm chí đề xuất phương án giao hàng tối ưu dựa trên dữ liệu lịch sử. 
4. Hỗ trợ tuân thủ quy định và quản lý rủi ro: Với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tuân thủ các quy định về vận tải, thuế quan và chứng từ là điều bắt buộc. TMS giúp quản lý các giấy tờ quan trọng như Bill of Lading, giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ…, tránh tình trạng thiếu sót làm trì hoãn quá trình giao nhận hàng.
5. Cải thiện hiệu suất tổng thể của chuỗi cung ứng: Việc quản lý vận tải tốt không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng tính linh hoạt của chuỗi cung ứng. Khi hàng hóa được giao đúng lịch trình, tồn kho được tối ưu, và khách hàng hài lòng, doanh nghiệp sẽ có vị thế cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Có thể thấy, một hệ thống TMS không chỉ đơn thuần là một phần mềm hỗ trợ quản lý vận tải, mà nó thực sự là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp logistics nâng cao hiệu suất hoạt động. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích cụ thể mà TMS mang lại cho doanh nghiệp.

Lợi ích chính của TMS đối với doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô và vận hành trên nhiều tuyến vận tải khác nhau, việc quản lý chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp. Đây chính là lúc Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) phát huy tác dụng. Nhưng cụ thể thì TMS mang lại những lợi ích gì? Hãy cùng đi vào chi tiết nhé!

1. Giảm chi phí vận chuyển

Một trong những lợi ích lớn nhất của TMS là tối ưu hóa chi phí vận tải. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và đề xuất những tuyến đường tối ưu, TMS giúp doanh nghiệp chọn phương án vận chuyển tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo thời gian giao hàng. Một số hệ thống TMS hiện đại còn có khả năng đấu thầu vận tải tự động, giúp bạn tìm được mức giá tốt từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, thay vì chỉ phụ thuộc vào một vài đối tác quen thuộc.

Ví dụ, một công ty thương mại điện tử lớn tại Việt Nam đã tiết kiệm đến 20% chi phí vận chuyển sau khi triển khai TMS, nhờ việc tối ưu lịch trình phân phối và tận dụng công suất xe một cách hiệu quả hơn.

2. Tăng hiệu quả quản lý và theo dõi đơn hàng

Trước đây, việc theo dõi một lô hàng thường phụ thuộc vào việc gọi điện, gửi email hoặc chờ báo cáo từ nhà vận tải. Nhưng với TMS, bạn có thể giám sát lộ trình, xác định vị trí hàng hóa theo thời gian thực (real-time tracking), và nhận cảnh báo khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các tình huống bất ngờ như trễ hàng hoặc thay đổi tuyến đường.

Thử tưởng tượng bạn vừa gửi một lô hàng quan trọng cho khách VIP, nhưng đột nhiên hệ thống thông báo xe bị kẹt tại trạm kiểm dịch. Nếu không có TMS, có thể bạn sẽ chỉ biết sau khi khách than phiền. Nhưng nhờ hệ thống cảnh báo sớm, bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh hoặc báo trước cho khách về trễ hàng, giữ vững uy tín của mình.

3. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Giao hàng đúng hẹn là yếu tố then chốt trong dịch vụ khách hàng. Một hệ thống TMS tốt giúp giảm sai sót trong quy trình vận chuyển, từ đó nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Ngoài ra, nhiều hệ thống còn cung cấp tính năng thông báo trạng thái đơn hàng tới khách hàng qua email hoặc SMS, giúp họ chủ động hơn trong việc nhận hàng.

Nền tảng TMS cũng có thể tích hợp với hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) hoặc phần mềm quản lý kho (WMS), tạo ra một quy trình khép kín. Khi khách hàng đặt hàng, hệ thống tự động đề xuất phương án vận chuyển tối ưu, giúp rút ngắn thời gian giao hàng mà không cần thao tác thủ công.

4. Tăng khả năng phân tích và ra quyết định

Một lợi ích quan trọng khác nhưng ít được nhắc đến là khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu. TMS cung cấp các báo cáo về hiệu suất vận chuyển, chi phí nhiên liệu, và độ chính xác trong giao hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động.

Chẳng hạn, nếu bạn nhận thấy một tuyến đường thường xuyên gặp sự cố (giao hàng trễ, chi phí tăng cao...), TMS sẽ giúp bạn thử nghiệm các phương án thay thế và đánh giá kết quả dựa trên dữ liệu thực tế. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Như vậy, TMS không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình vận chuyển, nâng cao trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định thông minh hơn. Nhưng để thực sự tận dụng những lợi ích này, doanh nghiệp cần lựa chọn một hệ thống phù hợp. Điều đó sẽ được giải thích chi tiết trong phần tiếp theo: Cách lựa chọn TMS phù hợp cho doanh nghiệp.

Những tính năng quan trọng của một hệ thống TMS

Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một hệ thống quản lý vận tải (TMS - Transportation Management System), điều quan trọng là hiểu rõ những tính năng cốt lõi mà một hệ thống TMS nên có. Một TMS tốt không chỉ giúp tối ưu hóa vận chuyển mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu suất cho toàn bộ chuỗi cung ứng. Dưới đây là những tính năng quan trọng mà doanh nghiệp nên tìm kiếm khi lựa chọn một hệ thống TMS.

1. Lập kế hoạch và tối ưu hóa vận tải

TMS cần có khả năng tự động lập kế hoạch tuyến đường tối ưu, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển và tối đa hóa hiệu suất sử dụng phương tiện. Hệ thống có thể phân tích nhiều yếu tố như khoảng cách, thời gian giao hàng, trọng tải xe, điều kiện giao thông và chi phí nhiên liệu để đề xuất lộ trình phù hợp nhất.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa qua cảng Hải Phòng có thể sử dụng TMS để xác định tuyến đường nội địa tối ưu, giúp giảm thời gian vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho trung tâm. Nếu hệ thống phát hiện một tuyến đường ngắn hơn nhưng có chi phí cầu đường cao, nó có thể đề xuất phương án thay thế để cân bằng giữa thời gian và chi phí.

2. Theo dõi và giám sát vận tải theo thời gian thực (Real-time Tracking)

Một trong những lợi ích lớn nhất của TMS là khả năng theo dõi vị trí và tình trạng của lô hàng theo thời gian thực. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển, giảm rủi ro giao hàng chậm trễ và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Các hệ thống TMS hiện đại thường tích hợp GPS và IoT để cung cấp dữ liệu vận tải chính xác. Ví dụ, nếu một lô hàng từ TP.HCM ra Hà Nội bị kẹt trong một vụ tắc đường lớn, TMS có thể đưa ra cảnh báo sớm và đề xuất thay đổi lộ trình ngay lập tức. Nhờ vậy, doanh nghiệp chủ động xử lý tình huống thay vì bị động chờ đợi.

3. Tự động hóa quy trình đặt hàng và quản lý đơn vận chuyển

Một hệ thống TMS hiệu quả giúp giảm thiểu công việc thủ công trong quản lý đơn hàng. Thay vì phải trao đổi qua email hoặc gọi điện để đặt xe, TMS có thể tự động xử lý yêu cầu vận chuyển, so sánh báo giá của nhiều nhà cung cấp và chọn phương án tốt nhất.

Không những thế, hệ thống còn giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng, từ bước xác nhận vận chuyển đến khi giao hàng thành công. Điều này giúp giảm sai sót và đảm bảo quy trình vận tải diễn ra mượt mà.

4. Quản lý chi phí và tối ưu hóa ngân sách vận tải

Chi phí vận chuyển chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí logistics của doanh nghiệp, do đó, một tính năng quan trọng của TMS là giúp theo dõi và kiểm soát chi phí hiệu quả.

Hệ thống có thể ghi nhận từng khoản chi phí như phí xăng dầu, phí cầu đường, chi phí lưu bãi và phụ phí phát sinh, giúp doanh nghiệp phân tích chi phí theo từng đơn hàng hoặc tuyến đường để đưa ra quyết định tối ưu. Một số TMS còn tích hợp chức năng phân tích dữ liệu để dự báo chi phí vận tải trong tương lai, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính tốt hơn.

5. Tích hợp với các nền tảng và hệ thống khác

Một hệ thống TMS không chỉ hoạt động độc lập mà còn cần khả năng kết nối với các phần mềm khác như hệ thống quản lý kho hàng (WMS - Warehouse Management System), hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hay phần mềm của các đối tác vận tải.

Sự tích hợp này giúp đảm bảo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt, tránh nhập liệu thủ công và giảm sai sót. Ví dụ, khi hệ thống WMS xác nhận đơn hàng đã sẵn sàng để xuất kho, TMS có thể tự động đề xuất phương tiện vận chuyển phù hợp mà không cần thao tác thủ công từ nhân viên logistics.

Với những tính năng trên, một hệ thống TMS không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và tối đa hóa lợi thế cạnh tranh. Nhưng để chọn được hệ thống phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố khác, điều mà chúng ta sẽ tìm hiểu trong phần tiếp theo.

Cách lựa chọn TMS phù hợp cho doanh nghiệp

Lựa chọn một hệ thống TMS phù hợp không đơn thuần là tìm một phần mềm có nhiều tính năng nhất, mà quan trọng hơn là tìm ra giải pháp đáp ứng đúng nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm hiểu để triển khai TMS, dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc.

Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Trước tiên, bạn cần làm rõ lý do tại sao doanh nghiệp cần một hệ thống TMS. Bạn muốn tối ưu chi phí vận chuyển? Cải thiện khả năng theo dõi đơn hàng? Tự động hóa quy trình giao nhận? Hay đơn giản là nâng cao hiệu suất vận hành logistics? Khi xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm giải pháp phù hợp hơn.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thương mại điện tử có nhu cầu quản lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày có thể cần một TMS mạnh về tối ưu lộ trình giao hàng và tích hợp với các đối tác logistics bên thứ ba (3PL). Trong khi đó, một công ty sản xuất lớn có thể cần một TMS chuyên sâu về quản lý kho bãi và kết nối với hệ thống ERP.

Kiểm tra tính tương thích với hệ thống hiện tại

Mỗi doanh nghiệp đã có sẵn một hệ sinh thái phần mềm khác nhau như hệ thống ERP, WMS, hoặc phần mềm kế toán. TMS cần phải tích hợp tốt với những hệ thống này để tránh mất thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu luân chuyển mượt mà.

Trước khi mua TMS, hãy kiểm tra xem nó có API hoặc khả năng kết nối với các hệ thống bạn đang dùng hay không. Một số nhà cung cấp có sẵn các mô-đun tích hợp, trong khi một số khác có thể yêu cầu tùy chỉnh thêm, dẫn đến chi phí phát sinh.

Đánh giá tính dễ sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật

Một hệ thống dù mạnh đến đâu nhưng nếu quá phức tạp sẽ gây khó khăn trong quá trình đào tạo nhân viên và triển khai thực tế. Bạn nên ưu tiên các giải pháp có giao diện trực quan, dễ thao tác, và có tài liệu hướng dẫn đầy đủ.

Ngoài ra, cũng cần xem xét mức độ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp. Có hotline hỗ trợ 24/7 không? Có chuyên gia triển khai tận nơi hay chỉ hỗ trợ từ xa? Việc này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có đội ngũ IT chuyên trách.

Cân nhắc chi phí và khả năng mở rộng

Chi phí triển khai một hệ thống TMS không dừng lại ở mức giá license ban đầu mà còn bao gồm các yếu tố khác như phí bảo trì, nâng cấp, và mở rộng hệ thống. Một số hệ thống có mô hình SaaS (Software-as-a-Service) với phí đăng ký hàng tháng, trong khi một số khác yêu cầu trả tiền một lần cho license vĩnh viễn.

Bạn cũng cần tính đến việc liệu TMS có thể mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp hay không. Nếu hiện tại bạn chỉ có 5 tuyến vận tải nhưng trong tương lai muốn mở rộng lên 50 tuyến, liệu hệ thống có đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu đó?

Đánh giá nhà cung cấp và trải nghiệm bản dùng thử

Cuối cùng, trước khi đưa ra quyết định, hãy tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp. Họ có kinh nghiệm trong ngành logistics bao lâu? Có khách hàng nào lớn đang sử dụng giải pháp của họ không? Đánh giá phản hồi của người dùng trên các diễn đàn chuyên ngành cũng giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về chất lượng sản phẩm.

Hầu hết các nhà cung cấp TMS đều có phiên bản dùng thử hoặc bản demo. Bạn nên tận dụng cơ hội này để kiểm tra xem hệ thống có thực sự phù hợp với quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp mình hay không trước khi ký hợp đồng chính thức.

Tóm lược

Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về TMS – một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động vận tải và quản lý chuỗi cung ứng. Với vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và cải thiện khả năng theo dõi lộ trình, TMS đang trở thành giải pháp không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong ngành logistics.

Việc lựa chọn một hệ thống TMS phù hợp đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng các tính năng cần thiết, khả năng tích hợp và mức độ phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Nếu bạn đang tự hỏi TMS là gì và liệu nó có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp của mình hay không, thì hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin hữu ích để đưa ra quyết định sáng suốt.

 

---