Tra cứu CO Form E online - nhanh chóng và hiệu quả

CO Form E là chứng nhận xuất xứ quan trọng trong thương mại giữa Việt Nam và các nước ASEAN – Trung Quốc, giúp doanh nghiệp hưởng thuế suất ưu đãi. Tuy nhiên, không ít chủ hàng gặp khó khăn trong việc xác minh tính hợp lệ của chứng từ này. Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu CO Form E online nhanh chóng và chính xác, tránh rủi ro về thủ tục nhập khẩu.

Trước khi đi vào cách tra cứu, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhanh xem CO Form E là gì và tại sao bạn cần kiểm tra chứng từ này một cách cẩn thận.

CO Form E là gì và tại sao cần tra cứu?

Nếu bạn chưa quen thì có thể đọc trước bài viết về CO Form E, hoặc có thể xem mẫu CO này trong hình dưới đây.

Tại sao cần tra cứu CO Form E?

Việc kiểm tra CO, theo tinh thần của các Hiệp định thương mại tự do (FTA), không chỉ để đảm bảo được hưởng thuế ưu đãi, mà còn giúp nhà nhập khẩu tránh được các rủi ro sau:

• CO giả hoặc không hợp lệ: Nếu chứng từ không chính xác hoặc bị làm giả, doanh nghiệp có thể bị hải quan từ chối ưu đãi thuế, thậm chí còn gặp rắc rối pháp lý.
• Sai sót trong thông tin CO: Một số lỗi nhỏ (mà hậu quả không nhỏ) như sai số vận đơn, mô tả hàng hóa hay ngày phát hành... cũng có thể khiến CO bị hải quan bác bỏ. Điều này dẫn đến việc phải chịu mức thuế suất cao hơn.
• Hạn chế rủi ro xuất xứ: Trong bối cảnh nhiều quốc gia siết chặt quy tắc xuất xứ để chống gian lận thương mại, kiểm tra CO Form E giúp doanh nghiệp đảm bảo sự minh bạch khi khai báo hải quan.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu chưa quen thủ tục này thường mắc sai sót vì không biết cách đọc và kiểm tra thông tin trên CO. Vì vậy, nắm rõ cách tra cứu CO Form E online là kỹ năng quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thông quan.

Hướng dẫn tra cứu CO Form E online nhanh chóng

Làm sao để có thể kiểm tra tính hợp lệ của CO Form E một cách nhanh chóng? Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tra cứu CO Form E online một cách dễ dàng.

Bạn đã sẵn sàng chưa? Bắt đầu nào!

Bước 1: Truy cập trang web tra cứu CO Form E chính thức

Việc đầu tiên bạn cần làm là truy cập vào trang web chính thống của cơ quan bên phía Trung Quốc để đảm bảo thông tin chính xác. Hiện tại, hệ thống tra cứu CO Form E online của Trung Quốc được quản lý bởi cơ quan Hải quan Trung Quốc (GACC).

Trang web tra cứu CO Form E online

• Với Form E do GACC cấp: origin.customs.gov.cn
• Với Form E do CCPIT cấp: check.ecoccpit.net

Đây là trang web của Trung Quốc nhưng hiển thị bằng tiếng Anh. Vì thế, bạn có thể đọc hiểu và điền đúng thông tin để tra cứu (chắc hẳn bạn biết tiếng Anh chứ phải không).

Trong bước tiếp theo, tôi minh họa cách tra cứu CO do Hải quan TQ cấp. Với những CO CCPIT cấp, bạn làm tương tự nhé.

Bước 2: Nhập thông tin cần tra cứu

Màn hình tra cứu Form E online do hải quan TQ cấp

Sau khi vào được trang tra cứu CO Form E, bạn cứ để Tab mặc định (Certificate Info Search), kèm theo các ô nhập dữ liệu. Hệ thống yêu cầu nhập một số thông tin quan trọng, bao gồm:

• Số CO (Certificate No.): Đây là số tham chiếu của C/O Form E, thường được in ở góc trên bên phải của chứng từ.
• Số Hóa đơn (Invoice No.): Đây là số hóa đơn thương mại của lô hàng, ghi tại ô số 10 trên Form E.
• Mã xác nhận (Captcha): Hệ thống sẽ hiển thị một chuỗi ký tự để bạn nhập vào, nhằm xác minh bạn là con người chứ không phải robot. Capcha này là hình động, nên hơi khó nhìn, bạn cần chậm rãi thao tác.

Sau khi bạn điền đủ thông tin, hãy bấm vào nút tìm kiếm (Search) để hệ thống xử lý yêu cầu.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hiển thị

Sau khi nhấn tìm kiếm, nếu CO Form E hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin quan trọng:

• Số tham chiếu CO
• Tên công ty xuất khẩu
• Số hóa đơn
• Mã HS
• Nước nhập khẩu
• Nơi cấp và ngày cấp CO

Cụ thể màn hình kết quả như dưới đây:

Kết quả tra cứu Form E online

Bạn cần đối chiếu kỹ với bản gốc của CO Form E mà nhà cung cấp gửi để đảm bảo khớp 100%. Nếu có bất kỳ điểm nào khác biệt, bạn nên liên hệ ngay với đối tác để xác minh.

Bước 4: Xử lý tình huống nếu không tra cứu được

Có thể xảy ra trường hợp bạn không tìm thấy thông tin của CO Form E trên hệ thống. Khi đó sẽ thấy màn hình thông báo như dưới đây.

Lỗi không tìm thấy Form E

Lúc này, bạn không nên vội hoảng loạn mà hãy kiểm tra lại những điểm sau:

• Nhập đúng số CO chưa? Một lỗi nhỏ trong số CO có thể khiến hệ thống không tìm thấy chứng nhận. Hãy kiểm tra kỹ lại dãy số.
• CO Form E đã được cấp vào ngày nào? Thông thường, hệ thống mất một vài ngày để cập nhật dữ liệu. Nếu CO mới cấp, hãy thử tra cứu lại sau 2-3 ngày.
• Liên hệ với đơn vị cung cấp CO: Nếu đã thử nhiều lần mà không tìm thấy thông tin, bạn nên hỏi nhà xuất khẩu hoặc đại lý giao nhận (forwarder) để họ kiểm tra xem CO có thực sự hợp lệ hay không.

Vậy là bạn đã nắm được cách tra cứu CO Form E online rồi đấy! Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu những lưu ý quan trọng để tránh các sai sót không đáng có khi sử dụng CO Form E trong khai báo hải quan.

Lưu ý quan trọng khi tra cứu CO Form E online

Khi tra cứu CO Form E online, bạn không chỉ cần biết cách thực hiện mà còn phải chú ý đến một số yếu tố quan trọng để đảm bảo kết quả chính xác. Dưới đây là những điểm mà bạn cần lưu tâm để tránh sai sót, ảnh hưởng đến việc hưởng ưu đãi thuế quan khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc.

1. Nhập chính xác thông tin trên hệ thống

Hệ thống tra cứu CO Form E yêu cầu nhập chính xác số tham chiếu (Reference No.), thường gồm cả chữ cái và chữ số. Một số lỗi phổ biến như gõ sai ký tự, nhập thiếu số hoặc chọn nhầm trang web của cơ quan cấp (GACC hay CCPIT) có thể khiến hệ thống không hiển thị kết quả hoặc trả về thông tin không chính xác.

Mẹo nhỏ: Hãy đối chiếu thông tin trên CO với hồ sơ chứng từ nhập khẩu trước khi nhập vào hệ thống. Nếu thấy thông tin không khớp, cần kiểm tra lại với đơn vị xuất khẩu.

2. Kiểm tra tình trạng chứng nhận

Sau khi nhập thông tin, hệ thống sẽ hiển thị kết quả về tình trạng của CO Form E. Có một số trường hợp phổ biến như sau:

• Valid (Hợp lệ): CO hợp lệ, có thể sử dụng để hưởng ưu đãi thuế quan.
• Not Found (Không tìm thấy dữ liệu): Có thể CO chưa được cập nhật hoặc thông tin nhập vào chưa đúng.
• Invalid (Không hợp lệ): CO có dấu hiệu bị hủy hoặc giả mạo, cần kiểm tra lại ngay với nhà cung cấp.

Nếu CO Form E bị đánh dấu là "Invalid", bạn cần liên hệ ngay với đối tác xuất khẩu để làm rõ nguyên nhân, tránh rủi ro không được hưởng thuế ưu đãi.

3. Đối chiếu thông tin trên CO với thực tế lô hàng

Khi tra cứu CO Form E, không chỉ kiểm tra xem CO có hợp lệ hay không mà còn cần đối chiếu nội dung trên đó với lô hàng thực tế. Một số lỗi thường gặp bao gồm:

• Sai mô tả hàng hóa hoặc mã HS.
• Lượng hàng trên CO không khớp với lượng hàng nhập khẩu.
• CO có dấu hiệu bị sửa chữa hoặc thiếu dấu mộc, chữ ký của cơ quan cấp.

Nếu có sai sót, Hải quan có thể từ chối CO và yêu cầu nộp thuế nhập khẩu theo mức không ưu đãi. Do đó, ngay từ khi nhận CO từ phía đối tác, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin này.

4. Lưu ý về thời điểm tra cứu

Một số CO Form E có thể chưa xuất hiện trên hệ thống ngay sau khi được cấp. Đôi khi, cần chờ từ 3-5 ngày làm việc để dữ liệu được cập nhật. Nếu tra cứu quá sớm mà không thấy CO trên hệ thống, bạn cần kiểm tra lại sau một thời gian.

Ngược lại, nếu CO đã qua thời gian dài mà vẫn không thể tìm thấy trên hệ thống, bạn nên liên hệ ngay với nhà cung cấp hoặc đơn vị làm dịch vụ hải quan để làm rõ vấn đề.

5. Xử lý khi phát hiện CO Form E giả mạo

Trường hợp tra cứu và phát hiện CO không hợp lệ, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Liên hệ ngay với đối tác xuất khẩu để yêu cầu giải thích và cung cấp CO hợp lệ thay thế.
• Thông báo với đơn vị dịch vụ hải quan để chuẩn bị phương án xử lý nếu không được hưởng thuế ưu đãi.
• Kiểm tra các dấu hiệu giả mạo như con dấu không rõ ràng, nội dung chỉnh sửa không hợp lệ hoặc CO không khớp với hồ sơ xuất khẩu.

Trong nhiều trường hợp, nếu CO Form E không hợp lệ, chủ hàng có thể phải chịu thuế nhập khẩu theo mức thuế suất thông thường thay vì thuế ưu đãi. Vì vậy, việc kiểm tra thật kỹ ngay từ giai đoạn tra cứu sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro không đáng có.

Lời kết

CO Form E đóng vai trò quan trọng trong việc xác định xuất xứ hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định ACFTA. Việc tra cứu CO Form E trực tuyến giúp doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, giảm rủi ro sai sót khi làm thủ tục hải quan.

Thông qua hướng dẫn trong bài, bạn có thể dễ dàng tra cứu CO Form E online nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, hãy chú ý đến các yếu tố quan trọng như thời gian hiệu lực, tính nhất quán của thông tin và dấu hiệu giả mạo để đảm bảo lợi ích nhập khẩu hàng hóa một cách trọn vẹn.