Vận đơn gốc là gì và tầm quan trọng trong xuất nhập khẩu hiện nay

Vận đơn gốc là gì? Đây là một trong những thuật ngữ quan trọng bậc nhất trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, nhưng không ít người mới làm lại ít nhiều có sự nhầm lẫn, hoặc chưa hiểu rõ vai trò thực sự của nó.

Nếu bạn đang tự hỏi “Vận đơn gốc là thế nào? Nó khác gì so với bản sao hay vận đơn điện tử?”, thì bài viết này được viết dành cho bạn.

Trong nội dung dưới đây, tôi sẽ cùng bạn bóc tách khái niệm, đi sâu vào đặc điểm cụ thể của vận đơn gốc—một loại chứng từ không chỉ giúp bạn nhận hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu và thanh toán quốc tế cho lô hàng.

Khái niệm và đặc điểm của vận đơn gốc

Hãy bắt đầu từ cốt lõi: Hiểu đúng khái niệm và nhận diện chính xác một vận đơn gốc.

Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc của hãng tàu MSC

Nói cách khác, nếu bạn nắm giữ vận đơn gốc trong tay, trừ trường hợp vận đơn vô danh, chính bạn đang nắm quyền định đoạt đối với lô hàng. Ai được lấy hàng, lấy khi nào, và chỉ có bạn (hoặc người được bạn chỉ định) mới được phép làm điều đó.

Vì vận đơn gốc là bản chứng từ mang đậm tính pháp lý, nên có một số đặc điểm nổi bật bạn cần ghi nhớ:

• Có đầy đủ chữ ký gốc và dấu mộc từ hãng tàu hoặc đại lý phát hành. Bản gốc thường được in trên giấy chống in lại (security paper), màu sắc đặc trưng, không bị photocopy nhầm lẫn.
• Phát hành theo bộ (thường là 3 bản gốc) – và bất kỳ bản nào được giao cho người nhận cũng có giá trị tương đương. Khi hãng vận chuyển đã giao hàng theo 1 bản gốc, những bản còn lại không còn hiệu lực.
• Thường đi kèm với bộ chứng từ thanh toán quốc tế, đặc biệt trong các phương thức nhờ thu (Collection) hoặc tín dụng chứng từ (L/C – Letter of Credit). Trong trường hợp này, ngân hàng đối tác sẽ căn cứ vào vận đơn gốc để kiểm tra quyền sở hữu trước khi cho phép thanh toán.
• Là điều kiện quan trọng để được cấp Lệnh giao hàng (Delivery Order) tại cảng đến. Với hàng nhập khẩu một khi OBL đã được phát hành, nếu không có bản OBL trong tay, gần như chắc chắn là bạn không thể lấy được hàng từ hãng tàu.
• Tấm vận đơn gốc – dù chỉ là tờ giấy – nhưng lại như chiếc “chìa khóa” của cả một (hoặc nhiều) container hàng hoá. Bên tôi từng gặp trường hợp khách hàng của tôi nhập thép, trị giá gần 200.000 USD, mà vận đơn gốc bị thất lạc. Hệ quả là tất cả đều bị đình trệ: hàng không lấy được, kho lưu bãi tăng, tiền phát sinh từng ngày. Chỉ vì thiếu... tờ giấy A4.

Một lưu ý thường bị bỏ qua: vận đơn gốc cũng là một loại tài sản cần được bảo mật, vì người cầm vận đơn “có thể đi lấy hàng như chủ hàng” (nếu là loại vận đơn vô danh). Chính vì vậy, khi vận đơn gốc được đi kèm trong bộ chứng từ, nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng chuyển phát nhanh theo dạng phát tận tay (hand-delivery) để tránh rủi ro bị thất lạc hay giả mạo.

Tóm lại, nếu ví container là một căn nhà, hàng hóa là tài sản bên trong nhà thì vận đơn gốc chính là chiếc chìa khóa cửa chính (hoặc là tờ "sổ đỏ" cũng được). Nắm đúng – dùng đúng – và bảo quản cẩn thận, bạn sẽ tránh được nhiều phiền toái không đáng có trong quá trình xuất nhập khẩu.

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng so sánh vận đơn gốc với các loại vận đơn “trông giống mà không giống” - bản sao và vận đơn điện tử. Điều này sẽ giúp bạn phân biệt rõ mình đang cầm trong tay loại gì và ứng xử sao cho đúng tùy theo từng trường hợp.

Phân biệt vận đơn gốc với vận đơn bản sao và vận đơn điện tử

Nếu bạn đang mày mò tìm hiểu thủ tục nhập khẩu hàng hóa, hẳn bạn đã nghe tới cụm từ “vận đơn gốc” không dưới một lần. Nhưng khi hỏi lại: “Khác gì so với bản sao hay vận đơn điện tử?” thì không phải ai cũng trả lời rành rọt được. Thực tế, rất nhiều chủ hàng – đặc biệt là người mới vào nghề – bối rối khi gặp tình huống đại lý vận tải hỏi: "Anh/chị cần vận đơn gốc hay bản sao?".

Vậy thì trong phần này, tôi sẽ giúp bạn nhận diện rõ từng loại vận đơn và biết khi nào cần dùng, khi nào nên tránh – tránh lỡ việc, tránh bị chậm giao hàng.

Vận đơn là chứng từ do hãng tàu (hoặc đơn vị vận chuyển) phát hành để xác nhận việc đã nhận hàng và cam kết giao hàng đến người nhận tại điểm đến. Nó giống như “tấm vé” cho lô hàng vậy – thiếu là không đi đâu được, trừ khi là vé điện tử đã check-in rồi!

Vận đơn gốc: “tấm vé cứng” quan trọng bậc nhất

Vận đơn gốc (Original Bill of Lading – OBL) là bản vận đơn đường biển có giá trị pháp lý cao nhất. Nó được phát hành với số lượng thông thường là 3 bản gốc – đánh dấu Original 1/3, 2/3, 3/3. Muốn nhận hàng thì phải đúng người và người đó phải có vận đơn gốc trong tay. Do đó, loại vận đơn này còn được gọi là “chứng từ sở hữu hàng hóa”. Khi lấy hàng từ hãng tàu, bạn bắt buộc phải xuất trình ít nhất một bản gốc để đổi lấy D/O (Lệnh giao hàng).

Tôi còn nhớ một lô hàng nhập từ Nhật về cảng Cát Lái, bên tôi làm dịch vụ hải quan. Khổ nỗi, khách hàng gửi vận đơn gốc qua chuyển phát nhanh DHL, nhưng do vấn đề thời tiết, bì chứng từ bị trễ mất hai ngày. Vậy là nguyên container phải nằm cảng thêm 48 tiếng, bị phát sinh cả chục triệu phí lưu container (demurrage fee) và lưu bãi (storage fee). Đó là ví dụ điển hình cho việc cầm trong tay vận đơn gốc – một tờ giấy mà có thể trị giá cả... vài chục triệu nếu làm sai thời điểm!

Vận đơn bản sao: không dùng để nhận hàng

Bản sao (Copy) – như tên gọi – chỉ có giá trị để đối chiếu chứng từ, không dùng để nhận hàng. Hãng tàu thường đánh dấu rõ trên mặt vận đơn: "Non-negotiable copy" hoặc "Surrendered copy". Loại này chủ yếu phục vụ quá trình khai báo hải quan, kê khai, và lưu chứng từ kế toán.

Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ nhận được vận đơn bản sao qua email file PDF thay vì vận đơn gốc gửi qua bưu điện. Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn rằng có bản sao là đủ để lấy hàng – vì hãng tàu sẽ không chấp nhận copy trong thủ tục đổi lệnh giao hàng D/O.

Vận đơn điện tử (Telex Release hoặc Sea Waybill): xu hướng hiện đại

Vận đơn điện tử thực chất không phải là bản giấy, mà là xác nhận từ hãng tàu rằng người gửi hàng đã chỉ định giao hàng cho người nhận mà không cần trình bản gốc. Có hai hình thức phổ biến:

• Telex Release (Giao hàng bằng điện): người gửi nộp lại toàn bộ vận đơn gốc tại cảng đi, sau đó hãng tàu “báo điện” (bằng email hoặc qua hệ thống phần mềm) tới đầu cảng đích để giao hàng khi người nhận xuất trình các chứng từ cần thiết.
• Seaway Bill (Giấy gửi hàng đường biển): loại vận đơn này không có tính sở hữu, chỉ xác nhận thông tin vận chuyển – người nhận hàng được ghi rõ tên, không cần bản gốc để nhận hàng.

Ưu điểm của hai loại này là nhanh chóng, an toàn, không lo thất lạc vận đơn gốc. Tuy nhiên, bạn cần thỏa thuận từ đầu với đối tác xuất khẩu, và xác nhận hãng tàu chấp nhận loại vận đơn này hay không.

Telex Release (giao hàng bằng điện)

Tóm lại, điểm mấu chốt là: muốn nhận hàng, bạn phải biết chính xác mình đang cầm trong tay loại vận đơn nào. Vận đơn gốc – là bản “cứng”, nhưng cũng rủi ro nhất nếu thất lạc hay bị chậm. Vận đơn điện tử – lại tiện lợi hơn, nhưng chỉ dùng khi có cam kết rõ ràng từ cả hai bên.

Sang phần tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn cách xử lý đúng khi bạn nhận được vận đơn gốc – để tránh rơi vào tình huống “có hàng mà không lấy được hàng”.

Quy trình sử dụng và lưu ý khi xử lý vận đơn gốc

Sau khi bạn đã hiểu rõ vận đơn gốc là gì, và đã phân biệt được với vận đơn bản sao hay vận đơn điện tử, giờ là lúc đi vào phần “hành động”: làm gì với vận đơn gốc khi lô hàng về tới cảng? Đây là chỗ mà nhiều chủ hàng lần đầu nhập khẩu dễ bị lúng túng, thậm chí hàng nằm "chết" ở cảng chỉ vì một tờ giấy.

Để giúp bạn không gặp trục trặc với vận đơn gốc, tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cách sử dụng – và cả những sai lầm phổ biến bạn cần tránh.

1. Nhận vận đơn gốc

Ngay khi hàng lên tàu và rời khỏi cảng xuất đầu nước ngoài, hãng tàu hoặc đại lý giao nhận sẽ phát hành vận đơn gốc và gửi về cho người gửi hàng (shipper). Sau đó, thông thường qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C), hoặc gửi trực tiếp (nếu mua bán T/T), vận đơn gốc được chuyển về tay bạn – nhà nhập khẩu.

Những doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu hay hỏi tôi: “Sao phải cần bản gốc mà không dùng scan thôi?” – và tôi phải giải thích rất rõ là: nếu bạn không có vận đơn gốc để xuất trình cho hãng tàu, thì họ sẽ không phát hành lệnh giao hàng (D/O) đâu. Trừ khi bạn sử dụng vận đơn điện tử (telex release hay surrender B/L), còn nếu B/L là bản gốc thì… phải có tờ giấy đó trong tay.

2. Nộp vận đơn gốc để lấy D/O

Ở bước này, đơn vị giao nhận (thường là công ty logistics mà bạn thuê) sẽ giúp bạn đem vận đơn gốc tới văn phòng hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order). Đây là giấy tờ bắt buộc để có thể làm thủ tục nhận hàng tại cảng.

Thông thường, bạn sẽ nộp toàn bộ số bản gốc được phát hành – ví dụ có 3 bản thì phải nộp đủ 3 bản (hoặc theo hướng dẫn hãng tàu cụ thể). Mỗi hãng có quy định riêng, nên trong thực tế đã từng có khách hàng của tôi lúng túng vì gửi thiếu, hoặc làm mất 1 bản vận đơn gốc – thế là phải làm văn bản xác nhận, mất thêm thời gian và chi phí.

Lưu ý: bạn (hoặc người được ủy quyền nhận hàng) chỉ cần sở hữu 1 bản trong số bản gốc là đã đủ chứng minh quyền nhận hàng. Nhưng để lấy được lệnh giao, vẫn phải nộp lại số bản theo yêu cầu của hãng tàu (mặc dù điều này có vẻ chưa hợp lý lắm).

3. Một vài lưu ý “nhỏ mà không nhỏ”

Nếu bạn chưa quen thủ tục, nên gửi vận đơn gốc sớm cho bên dịch vụ logistics (hoặc bên làm dịch vụ khai báo hải quan) để họ hỗ trợ nộp cho hãng tàu.

Trường hợp vận đơn gốc bị mất, bạn cần yêu cầu hãng tàu cấp lại hoặc làm thủ tục bảo lãnh phát hành D/O – thủ tục này thường kéo dài và có thể phát sinh chi phí.

Đừng ký nháy hoặc viết tay gì lên vận đơn gốc nếu không thật sự cần thiết – hãng tàu có thể từ chối nếu thấy vận đơn bị chỉnh sửa.

Có nhiều khách “sốt ruột” vì không biết bao giờ mới cần dùng đến vận đơn. Thực ra, bạn cần chuẩn bị tờ này từ sớm, giữ cẩn thận, vì tới khi hàng cập cảng là cần ngay cho bước lấy D/O – mà không có thì cả quá trình thông quan có thể gặp khó (nếu hàng phải kiểm hóa).

Sau khi lấy được lệnh giao hàng thành công từ hãng tàu, bạn sẽ làm tiếp phần thông quan và lấy hàng... Nhưng đó là một câu chuyện khác, mình sẽ nói trong bài viết riêng về thủ tục hải quan.

Lời kết

Vận đơn gốc là một chứng từ quan trọng không thể tách rời trong hoạt động vận chuyển quốc tế. Qua bài viết, bạn đã nắm được khái niệm của vận đơn gốc, những đặc điểm nổi bật giúp nó trở thành "chìa khóa" giao nhận hàng hóa, cũng như cách phân biệt với vận đơn bản sao và vận đơn điện tử – những loại đã dần phổ biến hơn trong thời đại số hóa.

Tuy nhiên, dù là loại vận đơn nào thì việc xử lý đúng quy trình vẫn rất quan trọng, đặc biệt với vận đơn gốc – vì xử lý sai có thể khiến lô hàng bị giữ lại hoặc phát sinh nhiều chi phí không đáng có. Nếu bạn vẫn còn đang thắc mắc “vận đơn gốc là gì” và nên sử dụng ra sao cho đúng, thì đây chính là bước đầu để làm chủ logistics.