Hướng dẫn các bước phối hợp cho chủ hàng khi thuê dịch vụ hải quan

Công ty bạn đã thuê đơn vị dịch vụ hải quan, và bạn muốn tìm hiểu các bước mình phải làm để phối hợp với họ cho tốt?

Bài viết này dành cho những người mới bắt đầu, còn mới tinh với công việc này. Nếu bạn có kinh nghiệm rồi, thì có thể tham khảo thêm về thủ tục hải quan. Trường hợp, nếu bạn muốn tìm hiểu để tự làm thủ tục hải quan, thì đọc bài hướng dẫn cho người mới muốn tự làm thủ tục hải quan.

Trong phần dưới, tôi sẽ hướng dẫn những công việc chủ hàng cần phải làm trong trường hợp thuê dịch vụ hải quan.

Lưu ý: việc thực hiện thủ tục cũng như bộ chứng từ khác nhau chút ít khi làm dịch vụ hải quan tại Hải Phòng, Nội Bài, Đà Nẵng, hay Cát Lái. Tuy nhiên, đơn vị dịch vụ sẽ hướng dẫn bạn cụ thể.

Ô, thế đã thuê dịch vụ rồi thì cần tìm hiểu làm gì?!

Nếu bạn nghĩ vậy thì chưa đúng lắm. 

Ngay cả khi chủ hàng thuê đơn vị dịch vụ, thì nhân viên làm trực tiếp cũng cần nắm được nghiệp vụ để thực hiện những công việc thuộc trách nhiệm của mình, và phối hợp với bên dịch vụ trong quá trình làm thủ tục.

Tôi đang nói tới những công việc gì nhỉ?

Đầu tiên, chủ hàng cần chuẩn bị bộ chứng từ sao cho đầy đủ, chuẩn chỉnh. Sau đó là đến những công việc khác liên quan đến chữ ký số, gửi chứng từ, nộp thuế...

Trên thực tế, các bước công việc có phần khác nhau ít nhiều khi làm thủ tục hàng hàng xuất và hàng nhập, đi bằng đường biển (hàng Sea) và đường hàng không (hàng Air). Trong khuôn khổ bài viết, tôi sẽ hướng dẫn thủ tục cho lô hàng nhập đường biển, thường có nhiều bước hơn, có phần phức tạp hơn, và cũng nhiều bạn thắc mắc với tôi hơn.

Để thuận lợi, bạn có thể đọc trước bài viết về Thủ tục nhập khẩu hàng hóa, trong đó tôi có nêu những bước chính mà nhà nhập khẩu thường quan tâm như:

1. Loại hình nhập khẩu: hàng kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất..
2. Hàng cấm nhập, hàng phải xin giấy phép
3. Ký kết hợp đồng ngoại thương
4. Vận chuyển quốc tế
5. Làm thủ tục hải quan
6. Chuyển hàng về kho

Trong tổng quan đó, bài viết này sẽ tập trung vào mục 5. Chính xác hơn là các bước bạn cần phối hợp với bên dịch vụ để thực hiện tốt mục đó: làm thủ tục hải quan.

Dưới đây là các bước mà chính công ty tôi thường hướng dẫn khách hàng mới xuất nhập khẩu lần đầu. Mặc dù đây không phải là chuẩn mực, nhưng được đúc rút từ thực tế. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình.

Bắt đầu nhé...

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số sẵn sàng

Nếu công ty bạn đã có chữ ký số và trước đây đã từng sử dụng để truyền tờ khai hải quan, thì bỏ qua bước này. Bạn dùng luôn chữ ký số đó để làm tờ khai cho lô hàng tới.

Chỉ lưu ý, nếu chữ ký số mới gia hạn lại, thì cần cập nhật lại thông số (số Sê-ri) với Tổng cục hải quan, thì sau đó 1 ngày mới truyền tờ khai được nhé.

Còn nếu công ty bạn chưa có chữ ký số thì cần phải mua mới. Bạn nên cân nhắc chọn từ các nhà cung cấp lớn như Vietel, VNPT, Thái Sơn… Sau khi mua, cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan, và đăng ký tham gia hệ thống VNACCS để có thể truyền tờ khai hải quan. Chỉ cần đăng ký 1 lần, những lần sau, khi gia hạn chữ ký số thì chỉ cần cập nhật lại số Sê-ri là được.

Sau khi đăng ký (hoặc cập nhật) thì đợi đến ngày hôm sau mới truyền được tờ khai, vì phải chờ hệ thống VNACCS cập nhật dữ liệu. Bạn có thể nhờ các đơn vị bán chữ ký số hỗ trợ đăng ký giúp, và thường là miễn phí. Hoặc bạn đề nghị đơn vị mà bạn đang thuê họ làm dịch vụ khai báo hải quan hỗ trợ. Còn không, nếu bạn muốn tự thực hiện (sẽ  hơi mất thời gian) thì làm theo hướng dẫn đăng ký chữ ký số trên website của Tổng cục hải quan.

Bước 2: Gửi file chứng từ cho bên dịch vụ

Bạn nên gửi sớm file chứng từ cho bên dịch vụ. Có thể là bản scan, hay thậm chí là file nháp, nhờ công ty dịch vụ xem trước đã ổn chưa.

Vẫn biết rằng khi là chủ hàng thì việc của bạn là chuẩn bị chứng từ đầy đủ, hợp lệ. Nhưng rất có thể lần đầu bạn làm chưa quen, trong khi bên dịch vụ có kinh nghiệm nên họ có thể phát hiện ra những chi tiết chưa hợp lý. Thêm 1 người rà soát lại cũng tốt hơn. Vì thế, nếu gửi chứng từ sớm thì khi phát hiện thấy sai sót, bạn có thể kịp thời chỉnh sửa bổ sung để cho chứng từ được chuẩn chỉnh, để việc làm thủ tục sẽ thuận lợi hơn.

Cần tránh để sai sót đến khi cán bộ hải quan xem hồ sơ phát hiện ra thì đã muộn, bạn sẽ phải vất vả, mất thời gian, mà có thể còn phát sinh chi phí để sửa chữa nữa.

Tốt nhất là chuẩn bị chứng từ chu đáo và chỉnh sửa càng sớm càng tốt.

Bước 3: Kiểm tra tờ khai nháp & truyền chính thức

Khi đã có đủ file chứng từ chuẩn chỉnh, đơn vị làm dịch vụ hải quan sẽ khai nháp tờ khai hải quan trên phần mềm.

Trong bước này, việc quan trọng là bạn cần phối hợp cung cấp thêm thông tin để bên dịch vụ có thể hiểu đầy đủ về lô hàng, từ đó lên tờ khai được chính xác. Thông tin đầy đủ cũng giúp áp mã HS, mô tả hàng hóa trên tờ khai được chính xác hơn.

Với nhiều chủ hàng, thường có tâm lý phó mặc cho bên dịch vụ. Cứ để họ tự lên tờ khai, dịch vụ phải làm hết. Như vậy khá rủi ro, vì chủ hàng mới là người hiểu rõ về hàng hóa của mình hơn cả. Bên dịch vụ thường căn cứ vào chứng từ và những thông tin được cung cấp để lên tờ khai, trong đó có áp mã HS và mô tả hàng hóa. Nhưng chủ hàng mới là người kiểm tra và quyết định tờ khai nháp có chính xác hay chưa.

Lưu ý: Dịch vụ không quyết định thay cho chủ hàng được.

Sau khi lên tờ khai xong, đơn vị dịch vụ sẽ gửi lại cho bạn tờ khai nháp (tờ khai in thử). Bạn cần bỏ chút thời gian kiểm tra lại tờ khai này. Tôi phải nói thực là cách thức trình bày bản in của tờ khai hiện nay không được thân thiện cho lắm. Nó khá khó đọc với người chưa có kinh nghiệm. Mặc dù vậy, vì tờ khai liên quan trực tiếp đến chủ hàng, nên bạn cần làm quen và đọc, nếu chỗ nào chưa rõ thì có thể hỏi để bên dịch vụ giải thích.

Đây là bước quan trọng, mà 2 bên phối hợp với nhau nhiều nhất. Qua đó, bạn cũng sẽ thấy được phần nào mức độ cẩn thận, tận tâm, và cách làm việc của công ty dịch vụ. Nếu bên nào à uôm, cứ nhận chứng từ rồi lên & gửi tờ khai nháp (có khi còn không gửi file nháp), chẳng hỏi han hay giải thích gì thêm, thì bạn cũng chưa nên đánh giá là họ giỏi. Rất có thể họ làm không cẩn thận, hoặc quy trình làm việc không kín kẽ đầy đủ. Nhanh nhưng bất cẩn thì có khi lợi bất cập hại.

Như bên tôi, bao giờ cũng tìm hiểu rất chi tiết khi làm tờ khai. Nếu thấy thiếu dữ liệu sẽ đề nghị khách hàng bổ sung; nếu chưa rõ thông tin sẽ hỏi thêm cho tường tận, và ngược lại chúng tôi cũng sẽ giải thích tận tình để khách hàng hiểu về nội dung tờ khai, vì biết rằng những chi tiết trên đó quan trọng, và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của chủ hàng.

Sau khi 2 bên đã hài lòng với tờ khai nháp, giờ là lúc truyền tờ khai chính thức tới cơ quan hải quan. Đến đây, có 2 cách sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai:

1. Cách 1: Duyệt ký từ xa. Theo cách này bạn hoặc đơn vị dịch vụ sẽ cài đặt thêm phần mềm trình duyệt ký từ xa (EcusSign) và thiết lập một số thông số cần thiết. Khi bên dịch vụ trình ký, bạn bật phần mềm, và duyệt ký tờ khai. Có thể duyệt bằng tay từng lần ký, hoặc để duyệt và trả kết quả ký tự động. Chi tiết hơn bạn sẽ được đơn vị dịch vụ hướng dẫn.
2. Cách 2: Gửi chữ ký số cho đơn vị dịch vụ, cùng với chứng từ trong bước 4 tiếp theo. Trong trường hợp này, họ sẽ dùng chữ ký số cắm tại máy tính của họ để truyền tờ khai, và bạn cũng không cần duyệt ký gì cả.

Bước 4: Gửi bộ hồ sơ giấy

Tùy trường hợp mà bước 3 và bước 4 có thể hoán đổi trình tự cho nhau. Nghĩa là, khi có đủ hồ sơ giấy chuẩn chỉnh, bạn có thể gửi luôn cho bên dịch vụ, mà không cần chờ đến khi có tờ khai.

Bộ hồ sơ giấy trong bước này là để công ty dịch vụ làm thủ tục tại chi cục hải quan.

Tùy theo lô hàng cụ thể (loại hình tờ khai, xuất hay nhập, phương thức vận chuyển, tính chất hàng hóa…) mà số lượng hồ sơ có thể khác nhau. 

Lấy ví dụ, với lô hàng nhập khẩu bằng container đường biển, thì hồ sơ thường gồm những chứng từ cơ bản như: 

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
2. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
3. Chi tiết đóng gói (Packing List)
4. Vận đơn (Bill of Lading)
5. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
6. Giấy giới thiệu (bằng tiếng Việt, có thể tự in theo mẫu có trên internet)…

Ghi chú:

• Trong hồ sơ không bắt buộc phải nộp Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, nhưng bạn nên gửi thêm để bên dịch vụ dễ giải thích với cán bộ hải quan, khi cần.
• Với hàng nhập khẩu có Vận đơn gốc, thì phải gửi cho đơn vị dịch vụ để họ nộp cho hãng tàu khi lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O).
• Với hàng nhập khẩu theo điều kiện ExWork hoặc điều kiện FOB, thì cần gửi thêm bản sao hóa đơn cước vận chuyển quốc tế.
• Bạn có thể gửi chữ ký số cho bên dịch vụ trong bước này (nếu muốn).

Trên thực tế, công ty dịch vụ sẽ hướng dẫn bạn cụ thể hồ sơ cần những giấy tờ gì, bản gốc hay bản sao. 

Lưu ý:

Yêu cầu về cách làm bản sao của hải quan địa phương có thể khác nhau chút ít. Chẳng hạn như tôi thấy: ở Hải Phòng thì nộp bản photocopy có chữ ký & dấu tròn, nhưng không có dấu “Sao y bản chính” (gọi là bản chụp), trong khi ở Tp.HCM, Đà Nẵng, Hà Nội lại vẫn cần có dấu sao y bản chính thì mới hợp lệ. Nhập gia tùy tục, bạn cần hỏi bên dịch vụ trước khi gửi chứng từ, để hồ sơ được chính xác đầy đủ, không phải gửi bổ sung nhiều lần.

Sau khi gửi chứng từ, việc tiếp theo là phối hợp với công ty dịch vụ để thông quan tờ khai. Bạn đọc tiếp những bước sau để nắm được công việc mà đối tác phải thực hiện.

Bước 5: Phối hợp thông quan tờ khai

Sau khi đơn vị dịch vụ truyền tờ khai và nhận được chứng từ giấy, họ sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại chi cục hải quan.

Tùy theo kết quả phân luồng của tờ khai (luồng Xanh, Vàng, hay Đỏ) mà họ sẽ tiến hành nghiệp vụ cần thiết:

• Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục, và nộp thuế là xong.
• Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy, nếu có gì nghi vấn sẽ yêu cầu giải thích, nếu giải thích mà vẫn bị nghi ngờ có gian lận thì có thể (cũng ít khi xảy ra) bị hải quan chuyển sang luồng Đỏ để kiểm tra hàng hóa trực tiếp. Với những sai sót hoặc còn thiếu thông tin, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa bổ sung hồ sơ, tờ khai... Một vài trường hợp có lỗi sai nghiêm trọng có thể dẫn tới bị xử phạt hành chính (có nhưng cũng ít gặp).
• Luồng Đỏ: trước hết hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy với trình tự giống như với luồng Vàng (nêu trên). Sau đó, khi thấy hồ sơ hợp lệ, hải quan sẽ chuyển sang bộ phận kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa). Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, nếu cán bộ phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng... thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì giải quyết thông quan cho lô hàng.

Trong bước này, chủ hàng thường cần phối hợp với đơn vị dịch vụ để giải thích, cung cấp thông tin theo yêu cầu của hải quan. Có thể phải truyền sửa tờ khai bằng chữ ký số, nếu cần. Tất nhiên, bên dịch vụ sẽ hướng dẫn cụ thể.

Trong bước này, hoặc ngay sau khi truyền tờ khai, bạn cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

Với hàng xuất khẩu, thường không mất thuế xuất khẩu, chỉ trừ một số loại hàng cụ thể liên quan đến tài nguyên thiên nhiên.

Với hàng nhập khẩu, thuế gồm những loại chính như sau:

• Thuế nhập khẩu, thuế VAT đánh trên hàng nhập khẩu: 2 loại này thường xuyên gặp
• Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế môi trường: 2 loại này ít gặp, chỉ đánh trên 1 số mặt hàng

Tìm hiểu thêm về thuế nhập khẩu tại đây

Cách nộp thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT cho hàng nhập khẩu:

Sau khi có tờ khai chính thức, bạn có thể chuyển tiền nhờ Công ty dịch vụ nộp thay. Nếu bạn muốn tự nộp, thì đề nghị bên dịch vụ hướng dẫn thông tin nộp thuế. 

Khi được yêu cầu, bên tôi thường gửi email cho khách hàng những nội dung quan trọng để họ có thể tự nộp thuế tại ngân hàng, chẳng hạn như sau:

• Cơ quan quản lý thu: Chi cục hải quan cửa khẩu cảng Hải Phòng khu vực 2. Mã chi cục: 03CE 
• Tài khoản chuyên thu: 7111 
• Tại KBNN: Lê Chân _ Hải Phòng 
• Mã loại hình: A11

Bạn tới Ngân hàng để nộp thuế theo những thông tin nêu trên. Nhớ hỏi kế toán của công ty bạn về Mã chương (đa số là 754) và Mã tiểu mục (Thuế Nhập khẩu - 1901; Thuế GTGT - 1702), để nộp không bị sai. Hỏi trực tiếp kế toán nội bộ, chứ đừng hỏi bên dịch vụ, vì đây là thông tin của chính công ty bạn, tương tự như mã số thuế.

Lời khuyên của tôi cho bạn khi nộp thuế: nên cẩn thận kiểm tra từng chi tiết để đảm bảo chính xác, vì nếu sai sót có thể dẫn tới lô hàng không được thông quan, và phải làm thủ tục điều chỉnh thuế, rất mệt! Nếu đơn vị dịch vụ đủ tin cậy, nên nhờ họ nộp cho nhanh, ít sai sót.

Thông quan và lấy hàng:

Sau khi bạn nộp thuế và tờ khai được thông quan, đơn vị dịch vụ sẽ làm nốt thủ tục tại bộ phận hải quan giám sát ở cảng là xong: hàng nhập thì được lấy hàng, hàng xuất thì được chờ xếp lên tàu.

Vậy là các bước thủ tục cũng xong xuôi, từ khi chuẩn bị chứng từ đến khi hoàn tất thông quan.

Phù… bạn có đọc tới đây không? Nếu có thì khá kiên nhẫn đấy. Thực sự thì việc làm thủ tục lần đầu cũng hơi rắc rối, nhưng sau sẽ quen. 

Nếu đọc đến đây, mà thấy vẫn mông lung, cần hướng dẫn chi tiết hơn, kiểu “cầm tay chỉ việc”, thì bạn nên dùng dịch vụ của công ty tôi. Trong quá trình hợp tác, tôi sẽ trực tiếp hướng dẫn (Live show) tất cả những bước trên, và còn chi tiết những nội dung khác mà tôi còn chưa kịp đề cập trong bài viết này.

Hãy gửi yêu cầu báo giá hôm nay, để có giá ưu đãi nhé...

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Đến đây tôi xin kết thúc bài Hướng dẫn các bước phối hợp cho chủ hàng khi thuê dịch vụ hải quan.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!