Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice là gì vậy? Có chức năng thế nào?

Bạn thấy câu hỏi ấy có quen quen không?

Ngày tôi còn trên ghế giảng đường thì loại chứng từ được đề cập tới nhiều nhất, quen thuộc nhất, chả cần nhớ cũng cứ in trong đầu trong phần lớn các bài giảng về hoạt động thương mại quốc tế, không thể không nhắc tới Commercial Invoice (tên tiếng Việt là Hóa đơn thương mại). 

Hóa đơn thì chúng ta quá nhẵn mặt rồi, nhưng hóa đơn thương mại thì không phải ai cũng từng tiếp xúc, hình dung rõ được loại chứng từ này hình thù ra sao, có gì khác biệt với một tờ hóa đơn bình thường ngoài mối quan tâm duy nhất là số tiền tổng cần thanh toán hay không.

Vậy nên trong bài viết này, tôi sẽ trình bày một cách cô đọng nhất có thể dựa trên những hiểu biết tích lũy được của tôi về Commercial Invoice. Mong là qua đây, các bạn không ít thì cũng phần nào vỡ thêm ra được: Commercial Invoice là cái gì, để làm gì và diện mạo của nó trông ra sao.

Commercial Invoice là gì?

Theo như tôi đã tìm hiểu được qua nhiều tài liệu, thì có thể gói gọn lại rằng:

Đúng như định nghĩa cơ bản của hóa đơn, nhỉ? 

Nhưng số tiền tổng không phải là thông tin duy nhất cần xuất hiện trên C/I để thể hiện rõ yếu tố “thương mại”. Trên đó còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như: 

• điều kiện thương mại Incoterms – các chuỗi 3 chữ cái, chẳng hạn như: FOB, CIF, CFR,…;
• phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P,… ;
• phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD. 

Tổng lược lại thì lượng thông tin cần nắm bắt trên C/I có vẻ cũng nhỉnh hơn hóa đơn thông thường kha khá rồi đấy.

Chức năng của Commercial Invoice?

Vẫn là chức năng cơ bản của hầu hết các loại hóa đơn: Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.  

Thứ hai, hóa đơn thương mại là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu, những ai lên tờ khai hải quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan.

Và thứ ba, Commercial Invoice là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan. Như khi tôi lên tờ khai hải quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với các thông tin tương ứng trên Vận đơn, Packing List, hay giấy báo hàng đến… là rất cần thiết và phải cực kì quan trọng. Nếu có sự sai khác, lập tức người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay số liệu, nếu cần.

Nội dung & hình thức của Commercial Invoice?

Hình thức nội dung của Invoice có sự khác nhau ít nhiều giữa các công ty. Để cho dễ hiểu, tôi sẽ trình bày theo mẫu dưới đây:

Ví dụ về Commerical Invoice

Những nội dung chính trong Invoice phía trên:

• Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu 
• Người bán (Seller/Exporter): Tương tự người mua 
• Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định 
• Ngày Invoice: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến sau đây: - T/T, L/C, D/A, D/P.
  - Phổ biến nhất đương nhiên là T/T (điện chuyển tiền) bởi tính chất đơn giản và nhanh chóng, thuận tiện, điểm trừ là rủi ro cho nhà xuất (ở mức lớn nhất nếu so với các phương thức thanh toán khác). Nếu người bán thực sự lo ngại không có cam kết nào để ràng buộc người mua thanh toán sau khi nhận hàng, tốt nhất không nên áp dụng phương thức này.
  - Được sử dụng ít hơn là L/C (thanh toán tín dụng chứng từ), về cơ bản bớt đi rủi ro cho nhà xuất khẩu. À, tôi xin nhắc nhỏ: về bản chất phương thức TTR không giống với T/T (T/T: điện chuyển tiền - người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán; còn TTR thì hiểu đơn giản vẫn hình thức chuyển tiền nhưng được áp dụng trong thanh toán L/C,). Tôi cũng bị nhầm vài lần rồi đấy, bạn nên lưu ý nhé.
  - Còn D/A và D/P (phương thức thanh toán nhờ thu chứng từ): Đảm bảo độ an toàn gần như tối đa cho người bán, tuy nhiên khá là phức tạp và rườm rà khi chứng từ phải được kiểm tra, đối chiếu, xác nhận giữa các bên không dưới 2 lần. Khi phải sử dụng đến phương thức này, có thể thấy phần nào sự tin tưởng giữa người bán và người mua là chưa lớn lắm đâu.

• Thông tin hàng hóa: Trên Commercial Invoice khá là chung chung, chủ yếu là tên hàng, tổng trọng lượng (gross weight), số mét khối - CBM (measurement), số kiện tính theo bao/chiếc/cái/thùng… tương ứng và đơn giá để tính ra số tiền tổng cần thanh toán. Muốn chi tiết đầy đủ hơn, nên xem thông tin hàng hóa trên Packing List, vận đơn hay C/O (nếu có).
• Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
• Điều kiện Incoterms: Thường sẽ được ghi cùng với địa điểm nhất định (VD: CIF Hai Phong, Vietnam). Cần lưu ý, vì số tiền trên Invoice không phải lúc nào cũng là 100% giá hàng bán tại xưởng. Mỗi điều kiện Incoterms lại tương ứng với trách nhiệm của bên mua và bên bán, trách nhiệm người bán càng nhiều thì giá trên Invoice càng cao hơn giá xuất xưởng. Chẳng hạn, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì trong giá CIF ngoài giá hàng còn có cước biển, chi phí xuất khẩu, bảo hiểm (bạn để ý chi tiết này khi lên tờ khai hải quan nhập khẩu). Nếu muốn hiểu kĩ hơn về Incoterms, các bạn có thể tham khảo thêm bài viết này nhé.
• Bên cạnh đó là một số thông tin thường gặp khác: POL (cảng xếp hàng), POD (cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (tên tàu/số chuyến), Destination (Đích đến – thường hay trùng với POD)…

Vậy là trong bài viết này, tôi đã trình bày một cách tổng quan nhất để trả lời cho câu hỏi Commercial Invoice là gì. Mong là các bạn tìm hiểu được thêm gì đó cho mình. Bạn có thể muốn đọc thêm một số bài viết khác về chứng từ xuất nhập khẩu: Proforma Invoice, Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Vận đơn...

Hoặc nếu công ty bạn có nhu cầu tìm đơn vị dịch vụ vận chuyển, thủ tục hải quan... thì có thể gửi yêu cầu báo giá cho tôi theo đường link dưới đây. 

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Người thực hiện: Vũ Hoàng Việt

Chuyển từ Commerical Invoice là gì về Chứng từ Xuất nhập khẩu

Chuyển từ Commerical Invoice là gì về Xuất nhập khẩu