Thủ tục Hải quan điện tử

Hải quan điện tử là gì?

Là hình thức khai hải quan bằng phần mềm cài trên máy tính, sau đó truyền dữ liệu tờ khai hải quan qua mạng internet tới cơ quan hải quan để tiến hành thông quan hàng hóa.

Cụm từ này được sử dụng để phân biệt với hình thức khai báo hải quan bằng giấy như trước đây. Khi đó, người khai hải quan điền tay vào mẫu tờ khai in sẵn, rồi đem bộ tờ khai cùng chứng từ liên quan (tờ khai trị giá, invoice, packing list, hợp đồng thương mại, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép…) lên cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan.

Phần mềm Thông quan điện tử

Để khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm khai báo hải quan do các nhà cung cấp dịch vụ phát triển. Một số phần mềm phổ biến hiện nay:

• ECUS5-VNACCS (Công ty Thái Sơn): Đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất vì dễ sử dụng và tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ khai báo.
• FPT.TQDT (Công ty FPT): Phần mềm này có giao diện thân thiện và khả năng xử lý dữ liệu lớn.
• VNACCS Web: Đây là hệ thống trực tiếp từ Tổng cục Hải quan, nhưng giao diện không thân thiện lắm với người mới.

Lưu ý: Khi sử dụng phần mềm, bạn cần cài đặt chữ ký số để xác thực và truyền dữ liệu lên hệ thống.

Phần mềm Thông quan điện tử

Hiện mới có hai đơn vị chính thức cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử:

Hiện có một số phần mềm phổ biến hiện nay:

• ECUS5-VNACCS (Công ty Thái Sơn): Đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất vì dễ sử dụng và tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ khai báo.
• FPT.TQDT (Công ty FPT): Phần mềm này có giao diện thân thiện và khả năng xử lý dữ liệu lớn.
• VNACCS Web: Đây là hệ thống trực tiếp từ Tổng cục Hải quan, nhưng giao diện không thân thiện lắm với người mới.

Các phần mềm sử dụng hệ thống thông quan tự động (VNACCS/VCIS) do Nhật Bản tài trợ. 

Đăng ký tham gia Hải quan điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử để có ứng dụng hình thức này.

Thủ tục cũng khá đơn giản, các bước như sau:

1. Chuẩn bị chữ ký số (Token): Chữ ký số là công cụ bắt buộc để xác thực khi khai báo hải quan. Bạn có thể mua chữ ký số từ các nhà cung cấp như Viettel-CA, VNPT-CA, Thái Sơn…
2. Điền mẫu đăng ký DN001: Tải mẫu này trên website của Tổng cục Hải quan và điền đầy đủ thông tin như mã số thuế, thông số chữ ký số, địa chỉ doanh nghiệp…
3. Nộp hồ sơ tại Chi cục Hải quan: Hồ sơ gồm mẫu DN001, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và chứng nhận chữ ký số. Hải quan sẽ kiểm tra và kích hoạt tài khoản VNACCS cho bạn trong 2–3 ngày làm việc.

>> Chi tiết về Thủ tục đăng ký hải quan điện tử

Quy trình thủ tục hải quan điện tử

Khi đã có tài khoản và cài đặt phần mềm, bạn có thể bắt đầu quy trình làm thủ tục hải quan điện tử theo các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ chứng từ: Hóa đơn thương mại, Packing List, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ…
2. Truyền tờ khai hải quan: Sử dụng phần mềm khai báo để truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS. Tờ khai sẽ được phân luồng theo Luồng Xanh: Thông quan ngay; Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ điện tử; Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.
3. Nộp thuế và nhận thông quan: Sau khi tờ khai được chấp nhận, bạn cần hoàn thành nghĩa vụ thuế và nộp chứng từ liên quan cho hải quan giám sát để lấy hàng.

>> Xem chi tiết về quy trình khai hải quan điện tử

Lợi ích của Hải quan điện tử

Đối với doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình nhanh gọn, không phải đi lại nhiều.
• Tiết giảm chi phí: Giảm chi phí nhân lực và giấy tờ.
• Minh bạch, dễ kiểm soát: Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái tờ khai và lô hàng.

Đối với cơ quan quản lý:

• Tăng cường quản lý và giám sát: Dữ liệu tập trung, dễ kiểm tra và đối chiếu.
• Giảm thiểu gian lận thương mại: Hệ thống tự động giúp giảm rủi ro thao túng hồ sơ.
• Hiện đại hóa quy trình hải quan: Giảm áp lực cho cán bộ hải quan, tăng năng suất làm việc.

Những lưu ý khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử

• Kiểm tra kỹ thông tin tờ khai trước khi truyền: Sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn phải chỉnh sửa mất thời gian.
• Cập nhật thông tin chữ ký số thường xuyên: Nếu chữ ký số hết hạn hoặc chưa được cập nhật, bạn sẽ không thể truyền tờ khai.
• Theo dõi trạng thái tờ khai: Sau khi truyền, thường xuyên kiểm tra để biết kết quả phân luồng và phản hồi từ hải quan.
• Hỏi chuyên gia hoặc đơn vị dịch vụ khi cần: Nếu bạn chưa quen, đừng ngại nhờ người có kinh nghiệm hướng dẫn.

Lời kết

Hải quan điện tử là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu. Nếu bạn là người mới, hãy làm theo các bước trong bài viết này để tránh bỡ ngỡ. Sau khi quen dần, bạn sẽ thấy thủ tục hải quan điện tử vừa nhanh, vừa hiệu quả hơn nhiều so với cách làm truyền thống.

Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc muốn sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, hãy liên hệ với công ty tôi. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn từ đăng ký hệ thống đến thực hiện thủ tục hải quan thành công!

Chuyển từ Hải quan điện tử về Thủ tục hải quan