Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan

Bạn mới vào nghề dịch vụ khai hải quan và muốn học để làm cho khách hàng?

Trước hết, tôi xin có lời chào đón bạn với nghề này! 

Dù bạn chủ động chọn vì yêu thích nghề, hay chỉ vì “dòng đời đưa đẩy”, thì tôi cũng muốn nhắn nhủ rằng: nghề này không khó, nhưng cũng lắm nỗi truân chuyên. Không khó, vì chỉ cần chịu khó học hỏi thì chỉ sau khoảng 6 tháng đến 1 năm là bạn đã có thể làm được những lô hàng thông thường.

Còn vất vả thì thế nào? Mời bạn xem phần tiếp...

Nghề dịch vụ khai báo hải quan: cũng lắm truân chuyên

Tại sao tôi nói thế? Có mấy lý do sau:

  • Đây là nghề dịch vụ, tức là cung cấp “sản phẩm” vô hình, chính là thực hiện thủ tục để thông quan hàng hóa cho chủ hàng. Đã là dịch vụ thì yếu tố phục vụ được đề cao. Bạn sẽ bị đánh giá qua cung cách và thái độ phục vụ, và tất nhiên là cả chất lượng công việc. Khi bị xem xét đánh giá qua “thái độ”, thì bạn sẽ thấy bản thân cần ý thức và có những chuẩn mực tối thiểu khi giao thiệp với khách hàng.
  • Dịch vụ này thực tế không được nhiều bên coi trọng cho lắm (hơi buồn nhỉ!). Bạn cần biết trước để khỏi “vỡ mộng”. Rất nhiều khi chủ hàng chỉ coi công việc bạn làm cho họ chỉ là khâu phụ, khâu nối dài tại cảng biển hay sân bay, do đó chẳng có gì là quan trọng, ai cũng làm được. Ttất nhiên hiểu như vậy là không chính xác, ai thử làm khi gặp trục trặc sẽ biết. Cán bộ hữu quan như hải quan, đăng kiểm, kiểm dịch... cũng không đánh giá cao công việc của bạn. Rất nhiều khi bạn sẽ nghe được câu nói kiểu như “bên dịch vụ ấy mà”, chẳng khác câu “cò mồi ấy mà”. Đừng buồn nếu nghe thấy ai nói với bạn như vậy. Thực tế, bạn sẽ thấy nghề này cũng có rất nhiều cái hay, cái khó, chứ chẳng phải chỉ là “cò mồi” như nhiều người nghĩ.
  • Thu nhập từ dịch vụ chính thường không cao. Nếu trừ đầu trừ đuôi, với lô hàng ít, thì chỉ được vài trăm nghìn 1 bộ tờ khai, thao tác từ lúc chuẩn bị hồ sơ, truyền tờ khai, làm thủ tục, chạy ngược chạy xuôi… đến khi thông quan. Ấy là chưa nói có nhà xe cạnh tranh bằng cách giảm giá tối thiểu hay thậm chí làm hộ dịch vụ miễn phí, cốt là để lấy hàng cho xe chạy. Cạnh tranh giá với họ là coi như thua. Nhiều bạn trong nghề có lúc than thở sao dịch vụ này “rẻ mạt” thế!
  • Người làm thủ tục trực tiếp sẽ khá vất vả. Đi lại thường xuyên. Chờ đợi thường xuyên. Và, nghe căn vặn thường xuyên. Bên nào cũng “to”, cũng quan trọng. Sẽ có lúc mình nhỏ bé, chẳng là gì cả. Tất nhiên, ấy là khi bạn chưa quen, còn nếu đã vững nghề rồi thì mọi chuyện sẽ khác: nói theo lý, lập luận theo quy định, chứ không hẳn là vì ai to ai bé.

Với nhiều nhọc nhằn như vậy, bạn cần phải xác định sẽ phải học hỏi, và vất vả thì mới có thể phục vụ tốt khách hàng. Một trong những điều kiện tiên quyết là phải vững vàng về chuyên môn, trong đó có kiến thức kỹ năng, và kinh nghiệm thực tế. Đồng thời cũng cần xây dựng quan hệ tốt với bạn bè đồng nghiệp, và các bên hữu quan (chi tiết trong phần dưới).

Và nếu bạn vẫn quyết định theo nghề, thì xin chào mừng, lại thêm 1 người nữa thích làm công việc khó nhọc. Trong phần tiếp theo, tôi muốn chia sẻ thêm một số nội dung hữu ích cho những ai mới tập tành đi làm thủ tục hải quan.

Đã làm nghề, nghĩa là dân chuyên, thì phải hiểu rõ hơn người nghiệp dư dăm ba tháng hoặc 1 vài năm mới làm 1 lần. Và cũng đừng chỉ biết cầm hồ sơ đến, mà chẳng có kiến thức chuyên môn gì, như một vài báo chí đã nói.

Thực ra, để có thể coi là chuyên nghiệp, thì tốt nhất nhân viên làm dịch vụ cần được đào tạo cơ bản. Có thể là 1 khóa học nghiệp vụ, hay huấn luyện thực tế theo chương trình đào tạo nội bộ của các công ty, trước khi bước vào chinh chiến trên thực tế. Nếu thời gian eo hẹp, hoặc không ở thành phố lớn, bạn có thể tìm các khóa học online về xuất nhập khẩu, hay khóa học khai báo hải quan.

Ghi chú: Hiện một số trường, trung tâm mở lớp Nghiệp vụ quan để thi lấy chứng chỉ Đại lý hải quan. Những lớp này chỉ phù hợp với người có ít nhất 1 vài năm kinh nghiệm thực tế, chứ không thiết thực với người chưa từng làm thủ tục.

Khi tuyển người mới, các công ty đều huấn luyện cho nhân viên mới. Chí ít là phân công người có kinh nghiệm kèm cặp, theo kiểu cầm tay chỉ việc.

Về cơ bản, khi tiếp cận 1 lô hàng, bạn sẽ cần làm quen với những mục sau:

  • Hiểu về hàng hóa: tên, công dụng, đặc trưng, yêu cầu đặc biệt (nếu có)
  • Có cần giấy phép xuất / nhập khẩu không
  • Có cần kiểm tra chuyên ngành không: rất nhiều loại, có khoảng 200 danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành trước khi thông quan với khoảng 100.000 hàng hóa, mặt hàng (theo bài báo trên trang baochinhphu.vn)
  • Xem chứng từ, chuẩn bị hồ sơ hq
  • Lên & truyền tờ khai
  • Nộp hồ sơ hải quan
  • Kiểm tra chuyên ngành, kiểm hóa
  • Thông quan

Tôi không đi sâu vào những chủ đề đó tại đây, vì đã viết khá chi tiết trong những bài liên quan. Bạn có thể tìm hiểu trong những bài viết dưới:

Khi bạn hiểu sơ bộ về những chủ đề tôi vừa nêu trên. Câu hỏi đặt ra là bạn cần thực hiện những nghiệp vụ gì trong công việc hàng ngày? 

Thực ra, điều tôi vừa hỏi chính là những điều kiện chi tiết khi các công ty logistics phỏng vấn cho vị trí nhân viên khai báo hải quan.

Tôi liệt kê danh sách dưới đây chính là dựa vào thực tế khi công ty tôi phỏng vấn ứng viên, cũng như cá nhân tôi đánh giá năng lực làm việc của anh em nhân viên làm ở vị trí này. Bạn thử đối chiếu với mình xem nhé. Nhớ rằng đây chỉ là những kỹ năng cơ bản.

Những kỹ năng mà người làm dịch vụ hải quan cần thông thạo

  1. Check hồ sơ chứng từ. Bạn cần biết cách đọc hiểu bộ chứng từ xuất nhập khẩu, nhất là những loại quan trọng như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ… Tất nhiên, chủ hàng mới là người chịu trách nhiệm sau cùng về tính pháp lý của giấy tờ. Nhưng dịch vụ tốt thì cần hỗ trợ họ tối đa, gồm cả tư vấn, kiểm tra và hướng dẫn bổ sung chỉnh sửa (nếu cần) để đảm bảo bộ chứng từ được đầy đủ, chuẩn chỉnh. Có như vậy, thủ tục mới thuận lợi, nhanh chóng, và nhờ đó khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty bạn tốt hơn. Tham khảo về chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan.
  2. Tra cứu mã HS: là trách nhiệm chính của chủ hàng vì họ hiểu hàng hóa của mình nhất. Tuy nhiên, bạn cần biết cách tư vấn, phối hợp và hỗ trợ khi cần thiết, nếu không sẽ bị đánh giá nghiệp vụ còn non. Do mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế suất và chính sách mặt hàng, nắm được và thông thạo cách tra cứu mã HS là một lợi thế để bạn chứng mình chất lượng dịch vụ với khách hàng. Tham khảo thêm cách tra cứu mã HS tại đây.
  3. Kiểm tra xem hàng có thuộc loại phải xin giấy phép xuất / nhập khẩu hay không, có thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan không. Đúng ra, chủ hàng nên tìm hiểu vấn đề này trước khi chính thức xuất hay nhập khẩu hàng háo. Bởi nếu không, sẽ rất dễ dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí, hay trong tình huống xấu hơn là bị xử phạt (chẳng hạn do nhập phải hàng cấm). Do vấn đề này quan trọng, chủ hàng thường quay sang hỏi bên dịch vụ, và “nhờ” tra cứu giúp. Việc này thường mất thời gian, và phụ thuộc vào kinh nghiệm của công ty hay cá nhân người làm dịch vụ, nên không phải lúc nào cũng có thể tư vấn ngay được. Nhất là khi mới chỉ đang ở giai đoạn báo giá dịch vụ, chưa chính thức hợp tác, thì việc trả lời câu hỏi có hay không thường không nằm trong trách nhiệm của công ty khai báo hải quan. Tất nhiên, bạn có thể tư vấn càng chi tiết thì càng tốt, còn ở thời điểm nào thì tùy theo đánh giá của bạn mà thôi.
  4. Sử dụng được phần mềm khai hải quan, cho loại hình mà công ty bạn dang cung cấp dịch vụ. Nếu không biết cách lên tờ khai bằng phần mềm, bạn sẽ chỉ có thể làm nhân viên "chạy lệnh", là chạy ngoài hiện trường thực hiện các nghiệp vụ như: chọn container (hàng xuất), lấy lệnh (hàng nhập), làm thủ tục tại chi cục, kiểm hóa, thanh lý tờ khai…
  5. Thành thục, thao tác nhanh chóng các nghiệp vụ liên quan, chẳng hạn như: sắp xếp bộ chứng từ, lấy lệnh hãng tàu, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, phục vụ kiểm hóa… Có lẽ nhiều công ty sẽ đưa những tác nghiệp này vào mô tả công việc của nhân viên làm hải quan. Khi mới vào nghề, bạn phải học dần, quen, và thành thạo những nghiệp vụ đó. Có như vậy, dịch vụ mới thông suốt, nhanh chóng, và đảm bảo chất lượng, giữ uy tín với chủ hàng.
  6. Tìm hiểu và cập nhật những quy định liên quan, bao gồm cả lĩnh vực hải quan, thuế xuất nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành… Đây là mảng nâng cao hơn, và thương gây hoang mang, mệt mỏi cho người mới vào nghề. Số lượng văn bản rất nhiều, cộng với thực tế là số văn bản mới ra cũng liên tục. Nếu không biết cách, hay không chịu khó đọc, thì khi vướng sẽ chẳng biết xử lý thế nào, căn cứ vào đâu mà làm. Lời khuyên của tôi là bạn cần tham khảo các anh chị đi trước và tự chuẩn bị dần một danh mục các văn bản liên quan đến dịch vụ mà công ty mình thường cung cấp. Đồng thời, thường xuyên cập nhật để có thể bắt kịp với những quy định mới. Tham gia các Group, hoặc diễn đàn online để giao lưu học, hỏi và, nếu có thể thì chia sẻ hiểu biết của mình. Có như vậy mới giúp mình theo kịp nhu cầu của công việc, bạn ạ.
  7. Chuẩn bị tâm lý vững vàng, tự tin khi giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm cả hãng tàu, hải quan, kiểm tra chất lượng… Bạn có thể sẽ thấy rối trí, và đôi khi mệt mỏi chán nản, khi phải làm việc với nhiều bên hữu quan khi giải quyết thông quan cho 1 lô hàng. Nhưng thực tế công việc đòi hỏi như vậy, nên cần bình tĩnh thực hiện và phối hợp cho tốt. Đừng kêu ca phàn nàn nhiều, vì điều đó chẳng giúp ích gì. Vui vẻ mà làm, với sự thông hiểu rằng, mọi người cũng đang làm theo phận sự của họ, chỉ có điều cách của họ có thể đang làm bạn không hài lòng mà thôi.

Ô-kê, những việc trên đã xong, giờ là một chút tâm sự của người trong nghề: những gì nên làm và những gì nên tránh. Mục đích là để phát triển nghề nghiệp, và cũng tìm thấy niềm vui trong công việc hàng ngày.

Ai mà chẳng muốn thế, phải không?

Những điều người làm dịch vụ hải quan nên làm

  • Thành thục 7 nội dung liên quan đến kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn mà tôi nêu phía trên. Và, cần nhiều hơn nữa… Trong quá trình làm việc, bạn sẽ tự học hỏi và trang bị thêm những kỹ năng nâng cao.
  • Tôn trọng và chăm sóc khách hàng theo đúng vai trò của một người làm dịch vụ. Nếu bạn đã từng đi nhà hàng, khách sạn, sân bay… và mong muốn được phục vụ thế nào, thì hãy làm sao để khách hàng của bạn có được cảm giác ấy. Có thể nhân viên làm hải quan không hoặc ít khi trực tiếp giao dịch với khách hàng, nhưng những việc mà họ làm lại tác động ngay đến chất lượng dịch vụ, tác động đến thời gian và chi phí của khách hàng. Tìm được khách hàng đã khó, làm cho họ hài lòng và dùng tiếp dịch vụ còn khó hơn. Bạn chính là người thực hiện dịch vụ mà công ty đã cam kết với khách hàng. Thế nên, hãy làm với sự tận tâm và trách nhiệm nhất có thể bạn nhé.
  • Thao tác nhanh nhẹn, chuẩn xác. Chẳng hạn khi sắp xếp bộ hồ sơ nhanh chóng đầy đủ, đến nộp cho chi cục hải quan sớm (nhất có thể). Đôi khi sự chần chừ, đủng đỉnh ở 1 khâu nào đó có thể dẫn tới chậm trễ ở những khâu tiếp theo, và cuối cùng dồn lại, làm chậm thông quan có khi đến cả 1 ngày. Thời gian là tiền bạc, bạn tiết kiệm thời gian là góp phần tiết kiệm chi phí cho khách hàng, và cho công ty bạn nữa đấy.
  • Cẩn thận, tỉ mỉ với số liệu và các chi tiết trên chứng từ, tờ khai hải quan, nhất là với người lên và truyền tờ khai. Thử tưởng tượng trường hợp bạn truyền nhầm số liệu và phải hủy tờ khai, hoặc bị sai số tiền thuế, và khách hàng phải nộp bổ sung hoặc xin hoàn tiền thuế đã nộp thừa. Những tình huống này sẽ kéo theo phát sinh thời gian giải quyết, thậm chí cả chi phí, và như vậy sẽ ảnh hưởng xấu tới chất lượng dịch vụ của công ty.
  • Xây dựng các mối quan hệ nghề nghiệp. Có lẽ điều này đúng với tất cả các ngành nghề. Trong lĩnh vực mà tôi đang trao đổi, thì bạn cần trú trọng đến quan hệ với nhiều bên. Thứ nhất là với đồng nghiệp, nhất là các anh chị đi trước. Họ sẽ là người trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ bạn thường xuyên. Thứ hai, là các bên hữu quan (hải quan, kiểm dịch, hãng tàu, cảng…), tất nhiên trong phạm vi phù hợp với cá nhân mình. Như tôi quan sát, các anh chị bên hải quan, hay hãng tàu… thấy em nào dễ thương, họ cũng tạo điều kiện trong công việc (vì họ cũng đã từng trải qua giai đoạn vào nghề mà). Ngoài ra, bạn cũng nên giao lưu kết bạn với các anh em cùng nghề ở các công ty khác, vì sẽ thường xuyên cần hỏi khi va vào những mặt hàng mới, những thủ tục chưa từng làm qua. Tương trợ nhau là cần thiết và có lợi cho mọi người. Và biết đâu đấy, những mối quan hệ tốt này còn có thể rất hữu ích khi bạn muốn thay đổi công việc sau này. Quan hệ tốt cho công việc hiện tại, và hữu ích cho tìm kiếm cơ hội trong tương lại. Tại sao không làm cho tốt chứ nhỉ?!
  • Rèn luyện kỹ năng quản lý tiền bạc, nhất là tiền làm hàng của công ty. Nghề này yêu cầu người làm thường xuyên phải tạm ứng tiền công ty để làm hàng: lấy lệnh hãng tàu, nộp phí nâng hạ, chi nọ chi kia… Bạn sẽ phải ứng tiền, chi trả, sau đó hoàn ứng khi hoàn tất lô hàng. Trong chu trình đó, nếu không biết cách theo dõi và quản lý tốt, bạn sẽ rất dễ bị nhầm lẫn, hoặc tiêu lẹm vào tiền công ty mà không để ý. Với công ty nhiều hàng, nhân viên tạm ứng nhiều, trong nhiều ngày, và chồng chéo lên nhau, nên việc quản lý càng khó hơn. Ở công ty cũ, tôi đã chứng kiến có bạn nhầm lẫn, sau nhiều ngày mới “tổng kiểm kê” lại, thì thấy tiền tạm ứng không biết đi đâu cả hơn chục triệu (tôi đoán đã tiêu lẹm vào trước đó), nên lại phải lấy tiền cá nhân bù vào. Còn chuyện nhầm một vài chục nghìn thì xảy ra thường xuyên hơn nhiều. Nói chung, bạn cần học hỏi và quản lý tiền, ngay từ lô hàng đầu tiên mà mình thực hiện. Nguyên tắc: tiền bạc phải phân minh…!
  • Sử dụng thời gian chờ đợi một cách hữu ích. Bạn cần xác định trước, khi làm thủ tục hải quan, thời gian phải chờ đợi là khá lâu, tại nhiều địa điểm, chẳng hạn như:
    • Chờ đến lượt lấy lệnh, lấy cược vỏ tại hãng tàu
    • Chờ nộp, duyệt hồ sơ đăng ký, nhận kết quả tại cơ quan kiểm tra chuyên ngành (vd: kiểm dịch)
    • Chờ hải quan xem hồ sơ, thậm chí có chi cục còn phải ngồi chờ cả nửa tiếng để hải quan phân hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận.
    • Chờ nộp thuế tại ngân hàng (trường hợp khách hàng nhờ bạn nộp thuế hộ)
    • Chờ đổi lệnh (đổi phiếu EIR) tại cảng, ký thanh lý tờ khai (ký cổng bãi)

    Nói chung là sẽ rất nhiều thời gian ngồi chờ đợi, và bạn đừng quá tin vào khẩu hiệu của ngành này ngành kia về rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục xuống còn mấy tiếng đồng hồ cho mỗi tờ khai. Cứ làm đi sẽ thấy!

    Những lúc đó, thay vì phàn nàn hay chán nản, bạn hãy tranh thủ những lúc đó làm những việc có ích hơn, chẳng hạn như: rà soát sắp xếp lại công việc cần làm, xem trước chứng từ lô hàng tiếp theo mà bạn được phân công, tính toán tiền cần tạm ứng - hoàn ứng, tìm đọc và cập nhật những quy định mới, giao lưu kết bạn tạo quan hệ với những người xung quanh… Rất nhiều cách hữu ích để “giết” thời gian khi ngồi chờ.

Trên đây là những điều nên làm. Và tiếp theo là…

Những điều người làm dịch vụ hải quan nên hạn chế hoặc tránh

  • Hạn chế kêu ca, phàn nàn khi phải chờ đợi, hay thủ tục bị vướng mắc, trục trặc. Trên thực tế, với những lô hàng thông thường, thì gần như đều thông quan, chỉ cần bình tĩnh thực hiện thì sớm muộn cũng xong. Việc gì mà phải kêu ca cho khổ.
  • Không mất kiên nhẫn, hay bực bội khi thấy bên này bên kia gây khó dễ. Phải thú thực là hiện vấn đề này gặp phải thường xuyên, vì vẫn còn nhiều bên gây khó dễ, chậm trễ, tiêu cực… Nhưng ngoài điểm đó ra, thì cũng cần ghi nhận sự vất vả của họ. Nếu bạn để ý thì thấy cán bộ hải quan, kiểm dịch… ngồi làm việc đến tối là bình thường. Có khi 7-8h còn chưa nghỉ. Cộng với bị người làm thủ tục vây quanh, hỏi ra hỏi vào… Nói chung là cũng rất áp lực. Vì thế, những gì bạn có thể làm là tích cực hợp tác, và tìm cách khả dĩ nhất để giải quyết ổn thỏa khi gặp trục trặc. Nên nhớ, vì ngại trực tiếp giải quyết các trục trặc nên khách hàng mới cần đến dịch vụ chúng ta. Vậy nên cần tự tin và bình tĩnh giải quyết.
  • Tránh bất cẩn khi đi lại. Cùng với việc phải chờ đợi, bạn sẽ cần phải di chuyển rất nhiều, qua lại nhiều địa điểm trong quá trình làm thủ tục cho 1 lô hàng: hãng tàu, hải quan, cảng, sân bay… Ở nhiều địa phương, cự ly giữa những địa điểm này có khi rất xa, chẳng hạn như từ khu vực nội thành Hà Nội đến sân bay Nội Bài, hay từ một số quận ven Tp.HCM ra cảng Cát Lái. Cũng có khi cần, phải vòng đi vòng lại nhiều lần trong ngày. Thêm nữa, những khu vực đó thường xuyên có xe tải, container di chuyển với mật độ cao. Do đó, bạn cần rất cẩn thận khi đi xe. Nguyên tắc: đảm bảo an toàn tuyệt đối cho con người và phương tiện. Nhanh nhẹn, nhưng không được vội vàng, bất cẩn bạn nhé. Cá nhân tôi cũng hay lưu ý anh em trong công ty, bởi tôi lo lắng cho anh em nhất là những khi mưa bão phải xuống cảng giải quyết thủ tục muộn. Tôi muốn phục vụ khách hàng hết mình (kể cả ngoài giờ), nhưng trên hết phải là an toàn cho đội ngũ trước tiên. Theo nghề này, bạn cũng lưu ý nhé!

Còn nói thì còn dài, nhưng cơ bản trên đây cũng là những gì tôi muốn nhắn gửi tới anh chị em mới vào nghề làm dịch vụ hải quan. Có thể coi đây là những dòng tâm sự của người đàn anh đi trước cũng được. Vì tôi tin những dòng trên sẽ ít nhiều giảm cho bạn bớt những lo lắng băn khoăn khi chập chững vào nghề.

Được như vậy, thì tôi thấy rất vui.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

 

New! Comments

Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.