Lựa chọn dịch vụ hải quan -
và cách phối hợp thế nào cho hiệu quả?

Bạn đang muốn tìm và lựa chọn dịch vụ hải quan để thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình?

Vậy bạn cần tham khảo cách tìm, chọn, và phối hợp với đối tác sao cho hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày chi tiết những nội dung đó, bạn tham khảo nhé.

Dịch vụ hải quan là làm gì?

Đó là những công việc mà công ty dịch vụ thực hiện để hoàn thành việc làm thủ tục hải quan (gọi là thông quan) cho lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng. Để đổi lại, bên cung cấp sẽ được hưởng phí dịch vụ theo như thỏa thuận.

Hiện nay, dịch vụ hải quan ở Việt Nam có 2 hình thức chủ yếu là:

• Khai thuê hải quan: đơn vị hoặc cá nhân làm dịch vụ dùng giấy giới thiệu để thay mặt chủ hàng làm thủ tục thông quan. Bên dịch vụ không xuất hiện tên pháp nhân (hay cá nhân) trên chứng từ hải quan.

>> Tìm hiểu thêm về dịch vụ khai thuê hải quan tại đây

• Đại lý hải quan: công ty dịch vụ (cá nhân không được làm) đứng tên mình và dùng chữ ký số của mình để khai tờ khai, sao y chứng từ để nộp hồ sơ hải quan, theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý.

>> Tìm hiểu thêm về dịch vụ đại lý hải quan tại đây.

Dịch vụ hải quan - tất bật tại chi cục

Mỗi hình thức nêu trên đều có ưu nhược điểm cho chủ hàng.

Tuy nhiên trên thực tế thì hiện nay đa số vẫn đang chọn hình thức khai thuê. Như công ty tôi hiện có cả 2 dịch vụ: khai thuê và đại lý, nhưng cả tôi và khách hàng, ít người mặn mà với dịch vụ đại lý.

Lý do chính là vì mảng đại lý hải quan chưa được quan tâm hỗ trợ đúng mức, và cũng chưa phát huy được tính ưu việt thực sự như kỳ vọng. Chủ hàng thì chưa yên tâm để bên dịch vụ thay mình đứng tên trên chứng từ, công ty dịch vụ cũng ngại trách nhiệm liên quan khi phải ký tên đóng dấu lên hồ sơ hải quan. Trong khi đó, các bước tiến hành thủ tục cũng chẳng khác hình thức khai thuê là mấy, thời gian làm thủ tục và cách giải quyết từ cơ quan hải quan cơ bản cũng không có gì ưu tiên hơn.

Vì thế theo tôi đánh giá, trong thời gian trước mắt, đa số chủ hàng và đơn vị dịch vụ vẫn tập trung vào hình thức khai thuê hải quan là chính.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Khi nào nên thuê dịch vụ hải quan? Khi nào thì nên tự làm thủ tục?

Không phải trường hợp nào chủ hàng cũng nên dùng dịch vụ thuê ngoài. Có những trường hợp công ty bạn nên tự làm thủ tục thì vẫn hơn.

Cụ thể, theo tôi nghĩ, công ty bạn không cần và cũng không nên thuê ngoài trong những trường hợp sau:

• Công ty bạn có bộ phận chuyên làm thủ tục, chẳng hạn có phòng logistics, hay bộ phận chuyên trách. Như ở gần chỗ tôi làm, có văn phòng chi nhánh của 2 công ty may mặc (May 10, May Đáp Cầu). Họ có cả gần chục nhân viên chuyên làm thủ tục cho hàng xuất nhập qua cảng. Rõ ràng là họ chẳng cần thuê dịch vụ làm gì, trừ khi công việc quá tải, hoặc công ty thay đổi định hướng và quyết định thuê ngoài dịch vụ không thiết yếu như vận tải, thủ tục hải quan...
• Trong công ty có ai đó trước đây đã có kinh nghiệm về lĩnh vực này. Việc triển khai cũng không có gì là quá khó khăn, chỉ cần chuẩn bị một số bước nghiệp vụ là có thể tiến hành được. Lấy ví dụ, một công ty thương mại chuẩn bị lần đầu tiên xuất hay nhập khẩu lô hàng. May mắn trong công ty có 1 anh nhân viên trước đây đã từng nhiều lần làm thủ tục khai báo hải quan. Tốt! Vậy anh này sẽ đảm nhiệm luôn, khỏi cần thuê ngoài.
• Công ty bạn muốn tiết kiệm chi phí tối đa, và cũng có sẵn người để tìm hiểu và tự làm thủ tục (có thể chỉ là kiêm nhiệm). Tôi biết một số công ty mới thành lập, và muốn tối giản chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu. Người chủ công ty, hoặc nhân viên sẵn sàng học hỏi để tự làm những công việc liên quan, trong đó có thủ tục thông quan hàng hóa. Bằng cách đó họ vừa biết thêm nghiệp vụ, vừa có thể tiết kiệm tiền (vốn dĩ cực kỳ quan trọng trong giai đoạn đầu khởi nghiệp). Chủ trương là họ sẽ vận động và tự làm thủ tục luôn. Và website này của tôi sẽ là nguồn thông tin hữu ích để tham khảo và tự học.

>> 8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu - Đọc & tự làm

Cơ bản là 3 trường hợp tôi vừa nêu.

Những trường hợp còn lại thì thế nào? Thường họ là những công ty: không có bộ phận chuyên trách, cũng không có người có kinh nghiệm, và họ có thể trả một khoản phí nhất định để không cần phải tự làm hết mọi việc liên quan đến thủ tục.

Rõ ràng nếu nằm trong những trường hợp tôi vừa nêu, thì bạn nên xem xét việc thuê công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình. Bạn sẽ thấy được những lợi ích rõ ràng của việc hợp tác với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp,

• Yên tâm hơn về công việc vì đã có bên chuyên môn làm cho mình hầu hết các bước công việc. Bạn chỉ cần phối hợp một vài nghiệp vụ như: cung cấp chứng từ, ký tá giấy tờ, nộp thuế. Thậm chí tiền thuế cũng có thể chuyển tiền nhờ dịch vụ nộp thay, nếu đủ tin cậy.
• Đỡ mất nhiều thời gian tìm hiểu chi tiết từ đầu. Làm thủ tục cũng là một lĩnh vực khá phức tạp với người mới. Khi sử dụng đơn vị dịch vụ, thì bạn đỡ phải tìm hiểu chi tiết ngọn ngành, bởi họ sẽ làm, và hướng dẫn thêm cho bạn nếu cần. Tất nhiên bạn cũng nên nắm được sơ lược những bước chính để phối hợp với họ cho tốt.
• Tránh được những rủi ro sai sót nghiêm trọng khi lần đầu phải tự thực hiện các bước thủ tục. Những trục trặc do mới làm chưa quen sẽ rất dễ dẫn đến phát sinh thời gian, chi phí. Chẳng hạn, bạn truyền thông tin tờ khai bị sai, vào lỗi phải hủy tờ khai (ví dụ khai nhầm chi cục hải quan), thì thời gian để khắc phục mất một vài ngày là chuyện bình thường, chưa kể phải công văn giải trình, và có thể mất tiền phạt, hay tiền bồi dưỡng...
• Có thể giúp tiết kiệm chi phí về tổng thể trong nhiều trường hợp. Chi phí này có thể nhìn thấy ngay, chẳng hạn như chủ hàng ở Thanh Hóa mà phải ra Hải Phòng làm thủ tục, thì tiền ăn ở đi lại, có khi cũng vượt quá tiền thuê dịch vụ. Ngoài ra, còn những chi phí vô hình liên quan đến hao phí về thời gian, công sức, cơ hội, bố trí nhân sự… nếu bạn phải tự làm hết mọi thủ tục.

Các bước làm dịch vụ hải quan & giao nhận hàng nhập khẩu

Tất nhiên, ngoài lợi ích dễ thấy, thì so với việc tự làm thủ tục, bạn cũng sẽ thấy có những điểm hạn chế cần cân nhắc trước khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan. Tôi xin nêu vắn tắt như sau:

• Bạn sẽ phải trả phí dịch vụ. Có lẽ đây là điểm khiến nhiều người suy nghĩ đắn đo hơn cả. Nếu giả sử dịch vụ mà miễn phí, thì chẳng chẳng ai đắn đo làm gì, phải không bạn?
• Không trực tiếp quản lý được một số chi phí phát sinh, thường là chi phí chi ngoài. Nguyên nhân có thể là do bên dịch vụ thiếu chuyên nghiệp, hoặc cố ý trục lợi theo kiểu “té nước theo mưa”.
• Ít nhiều rủi ro khi chủ hàng giao cho bên dịch vụ một số giấy tờ gốc như vận đơn, chứng nhận xuất xứ, giấy giới thiêu, thậm chí cả giấy ký khống. Thực ra đây chỉ là rủi ro nhỏ, vì gần như tất cả các chủ hàng hiện đang thuê dịch vụ đều làm như vậy. Mà ngay cả khi nhân viên công ty bạn cầm chứng từ gốc, thì cũng vẫn có rủi ro mất mát, chỉ có điều là người công ty thì về mặt tâm lý bạn thấy yên tâm hơn mà thôi. Tin tôi đi, khi làm với bên dịch vụ tin cậy một thời gian, chắc chắn bạn không còn ái ngại về vấn đề này nữa.
• Một chút rủi ro về bảo mật thông tin, bởi có thể đơn vị dịch vụ không giữ kín thông tin về những lô hàng hóa của công ty bạn, chẳng may rơi vào tay đối thủ cạnh tranh thì quả là bất lợi. Nói vậy nghe có vẻ hơi quan trọng hóa, vì thực tế nhiều năm qua tôi làm trong lĩnh vực dịch vụ này, cũng chưa thấy trường hợp khách hàng nào phàn nàn về việc bị lộ thông tin. Tôi cũng chẳng thấy có đối thủ nào của khách hàng của chúng tôi có ý định dò la hỏi tôi về thông tin lô hàng mà bên tôi đang thực hiện. Nói thế nghĩa là bạn cũng chẳng cần lo lắng làm gì.

Cơ bản vậy thôi, những điểm lợi ích và bất cập chính tôi đều đã nêu ở trên. Căn cứ vào tình hình và nhu cầu thực tế của công ty mà bạn chọn phương án thuê dịch vụ hay tự làm thủ tục thông quan. Cách nào cũng được, bạn không cần quá đắn đo. Chọn 1 cách rồi, không thấy phù hợp thì vẫn có thể đổi sang cách kia được mà.

Tìm & chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan thế nào?

Một khi đã hiểu được 2 hình thức dịch vụ khai thuê hay đại lý, bạn cũng đã có hướng lựa chọn hình thức nào phù hợp cho mình.

Việc tiếp là lựa chọn công ty làm dịch vụ cho phù hợp.

Chẳng hạn, nếu lần đầu tiên làm thủ tục xuất nhập khẩu, có thể bạn cần tìm công ty có thế mạnh về khả năng tư vấn cho khách hàng mới. Vì ngoài kinh nghiệm của mình, họ cần biết cách giúp bạn hiểu thêm nghiệp vụ để phối hợp cho hiệu quả.

>> Tìm hiểu về Dịch vụ hải quan dành riêng cho chủ hàng mới

Về cách thức tìm kiếm, bạn cũng có thể sử dụng các kênh phổ biến như nhờ người quen giới thiệu, tra cứu danh bạ, hoặc nhanh hơn cả là tìm trên internet.

Với các cách như vậy bạn có thể xác định được một số đối tác tiềm năng. Hãy liên hệ với họ để hỏi thêm thông tin, và cho họ biết bạn muốn xuất nhập loại hàng gì, lượng hàng bao nhiêu, hàng qua cửa khẩu của tỉnh thành nào.

Bạn có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ theo tên tỉnh thành, cửa khẩu quốc tế đường biển và hàng không:

• Dịch vụ khai hải quan tại Hà Nội (gồm cả Sân bay Nội Bài),
• tại Hải Phòng (Sân bay Cát Bi và cảng biển),
• tại Đà Nẵng,
• tại Thành phố Hồ Chí Minh (Cảng Cát Lái và Sân bay Tân Sơn Nhất).

Làm dịch vụ hải quan kiểm hóa

Trong quá trình trao đổi thông tin, chắc hẳn bạn sẽ tìm cách so sánh, đánh giá để chọn nhà cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho mình. Một số tiêu chí quan trọng cần được lưu ý, như:

• Kinh nghiệm của công ty dịch vụ;
• Loại hình tờ khai mà bạn cần và thế mạnh của công ty dịch vụ;
• Công ty có được công nhận là đại lý hải quan không;
• Có dịch vụ giao nhận hải quan trọn gói, gồm cả vận tải (đường biển và bộ) không…

        >> Đọc thêm bài Lựa chọn công ty dịch vụ hải quan thế nào?

Nếu chưa quen với lĩnh vực này, rất có thể bạn cần 1 bên dịch vụ làm tất cả mọi công việc để thông quan lô hàng, thay vì phải dùng 1 đối tác cho mỗi công đoạn: xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, thông quan... Hãy cho họ biết nhu cầu của bạn về Dịch vụ hải quan trọn gói với tất cả các công đoạn cần thiết, để họ chủ động tư vấn và báo giá.

Khi nhận báo giá, chắc chắn bạn sẽ xem xét, so sánh giá cả của từng bên. Biết đâu bạn lại cần tìm một đơn vị cung cấp...

Dịch vụ hải quan giá rẻ

Nghe tiêu đề đó có vẻ hơi khuôn sáo. Thường khi nghe nói giá rẻ, nhiều người hay liên tưởng tới chất lượng dễ có vấn đề. Tôi cũng cho là như vậy, người xưa đã chẳng có câu “của rẻ là của ôi” là gì! 

Vẫn biết như vậy, nhưng khi thử nghiên cứu từ khóa trên internet, tôi phát hiện thấy nhiều người vẫn tìm kiếm cụm từ này. Thế nên tôi có viết bài Dịch vụ hải quan giá rẻ - có hay không? để thảo luận thêm về chủ đề đó. Theo tôi nghĩ, nên tìm dịch vụ giá cạnh tranh với chất lượng tốt thì sẽ có lợi hơn cho cả 2 bên: thuê và sử dụng dịch vụ.

Cho dù thế nào, một khi bạn đã có nhu cầu thực sự, và bỏ thời gian tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn, tôi tin rằng bạn sẽ chọn được đối tác phù hợp.

Sau khi bạn đã tìm được nhà cung cấp, giờ là lúc cần biết cách phối hợp với họ sao cho hiệu quả.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Phối hợp với công ty dịch vụ hải quan thế nào cho hiệu quả?

Nếu những bước phía trên là đứng theo góc nhìn của chủ hàng (như bạn), thì phần này có phần chủ quan một chút, vì nó thiên về phía nhà cung cấp dịch vụ hải quan & giao nhận (như công ty tôi).

Sau nhiều năm phục vụ các chủ hàng xuất nhập khẩu, tôi cũng đúc rút được những điều mong mỏi dành cho các “thượng đế” của mình. Rất mong họ hiểu và phối hợp thực hiện, để công việc trôi chảy. Như thế, bản thân khách hàng thấy hài lòng, và tôi cũng có thêm cơ hội thể tiếp tục phục vụ được tốt hơn, và hợp tác lâu dài hơn.

Một khi đã đồng ý hợp tác, cho dù có hợp đồng chính thức hay chỉ qua email, điện thoại, thì hai bên đã thể hiện sự nhất trí, và do đó rất cần có sự cam kết và nỗ lực của cả 2 phía để có thể triển khai được dịch vụ tốt nhất.

Để được như vậy, bên làm dịch vụ khai báo hải quan rất cần chủ hàng phối hợp trong các bước công việc, cụ thể là:

• Cung cấp thông tin về hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác. Điều này giúp cho việc khai báo tờ khai trên phần mềm được nhanh chóng. Khi bắt tay làm thủ tục, bên tôi thường hay hỏi cẩn thận các chi tiết, để có thể viết mô tả hàng hóa, xác định mã HS... được chuẩn chỉnh. Những mục này thường không có sẵn hết trên bộ chứng từ, mà cần tìm hiểu, trao đổi qua lại, và tra cứu thêm để có đủ thông tin. Nếu không phối hợp tốt, thì có thể sẽ dẫn tới khai báo sai lệch, kéo theo những công việc phát sinh về sau như: truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung thuế, chuyển kiểm hóa… Tất cả đều không có lợi, và dẫn tới chậm trễ tiến độ thông quan. Chắc hẳn, bạn không muốn như vậy chứ?
• Gửi thông tin và chứng từ sớm, đúng ra là càng sớm càng có lợi về mặt tiến độ làm thủ tục. Với file mềm hay chứng từ giấy đều nên như vậy. Nhiều khi khách hàng có chứng từ nhưng lại chần chừ hoặc vì lý do nào đó chưa gửi ngay. Làm vậy dễ gây chậm tiến độ, nhất là khi hàng sắp về hoặc đã về cảng (hàng nhập), hoặc sát ngày giờ cut-off (hàng xuất). Khi làm hàng cho khách, nếu bên tôi nhận chứng từ sớm được 1 giờ, là có thể xong sớm được 1 khâu nào đó, như: kiểm tra chứng từ, khai & truyền tờ khai, lấy lệnh hãng tàu, nộp hồ sơ hải quan… Sớm được một việc, sẽ sớm được việc tiếp theo, và lũy tích lại có thể rút ngắn cả nửa ngày hay 1 ngày làm hàng. Với hàng nhập, chắc hẳn sẽ tiết kiệm được tiền, nếu hàng bị quá ngày free lưu container tại cảng. Tiết kiệm thời gian và (có thể cả) tiền bạc, bạn muốn như vậy chứ?
• Nhiệt tình và kiên nhẫn khi bị cán bộ hải quan căn vặn, hay thủ tục bị vướng mắc, cho dù vướng lỗi nhỏ hay to. Việc này xảy ra “thường ngày ở huyện” ấy mà! Khi khai báo có gì sai sót, vướng! Khi giá khai báo thấp quá, vướng! Nếu kiểm hóa phát hiện hàng hóa không đúng như tờ khai, vướng nhiều luôn!... Tóm lại là như cơm bữa thôi. Vướng đâu xử khắc phục đến đó, nhưng cần nhất là chủ hàng bình tĩnh phối hợp. Khi xem hồ sơ, hải quan có gì đó hỏi, bên tôi thường cố gắng tìm hiểu thông tin và tự trả lời. Nhưng nếu biết hoặc không có đủ thông tin, thì buộc phải hỏi lại chủ hàng rồi. Lúc đó, chỉ mong chủ hàng nhiệt tình, vui vẻ giải đáp, như vậy công việc sẽ nhẹ nhàng, và hiệu quả hơn. Chắc chắn thế!

>> Hướng dẫn các bước phối hợp cho chủ hàng khi thuê dịch vụ hải quan

Thực ra, với chủ hàng đã có kinh nghiệm, và đã làm nhiều với đối tác dịch vụ, thì đều hiểu nhưng nội dung trên. Nhưng có thực hiện đến đâu thì lại là quan điểm từng bên. Dù sao nắm được quy trình phối hợp cũng đã rất thuận lợi việc hợp tác rồi.

Nhưng với những chủ hàng mới, thì hầu như chưa nắm được các bước nghiệp vụ cần thiết, cũng như cách thức phối hợp với công ty dịch vụ thế nào cho hiệu quả. Trong trường hợp này, có lẽ bạn thật sự cần đến Dịch vụ hải quan dành riêng cho chủ hàng mới, hoặc muốn tìm hiểu thêm Bảng báo giá dịch vụ khai thuê hải quan.

Trên đây là những nội dung mà người tìm đơn vị dịch vụ hải quan thường quan tâm. Hy vọng sẽ có ích cho bạn.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Dịch vụ hải quan về Thủ tục hải quan

Chuyển từ Dịch vụ hải quan về Trang chủ