Quy trình làm hàng nhập của forwarder

Bài này tôi viết về Quy trình làm hàng nhập của forwarder, dành cho nhân viên trong công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển.

Nếu bạn là chủ hàng muốn tìm hiểu các bước, thì nên đọc Quy trình hàng nhập của chủ hàng.

Đứng vai trò bạn là nhân viên trong công ty forwarding thì các bước phối hợp giữa các bộ phận như sau:

Bước 1: Nhận chứng từ

Sau khi chốt lô hàng với khách hàng (K/H), nhân viên kinh doanh (Sales) chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên khai thác (OPS) để kiểm tra thông tin.

• Trong một số trường hợp, khách hàng gửi luôn bộ chứng từ mà không gửi file mềm.
• Nhân viên Sales hoặc OPS tạo hồ sơ (Jobfile) cho lô hàng.

Bước 2: Kiểm tra chứng từ

2.1. Kiểm tra kĩ thông tin trên từng chứng từ: đây là bước không khó, nhưng khá hữu ích cho những bước sau trong cả quy trình làm hàng nhập của forwarder

• Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…
• Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói...
• Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc không, hay đã surrender / telex released.
• Arrival notice (Giấy báo hàng đến).
• C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E... vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.
• Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).

2.2. Kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ, chẳng hạn: đơn giá trong Hợp đồng & Invoice, lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L...

• Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau.
• Nếu bộ hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), và thông tin trên các chứng từ khớp nhau, thì bộ chứng từ được coi là đầy đủ hợp lệ.

2.3. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên OPS báo Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.

Lưu ý: Bước 2.2 và 2.3 cần thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Như vậy khách hàng mới biết và có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa.

2.4. Tra cứu mã HS

• Với K/H mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu trên mạng...). Mục đích là để xác định được mã HS và mô tả hàng hóa chính xác.
• Với K/H truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem còn phù hợp không.

>> Tìm hiểu cách tra cứu Mã HS

>> Tìm hiểu 6 quy tắc áp mã HS

2.5. Làm biên bản giao hàng để sau giao cho nhà xe (2 bản), kẹp vào Jobfile.

Bước 3: Lên tờ khai hải quan

3.1. Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp...

3.2. Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:

• Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên TK (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)
• Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
• Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.
• Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá

3.3. Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT... Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.

3.4. Phụ trách bộ phận OPS khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.

Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.

3.5. Gửi TK in thử cho K/H kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của K/H, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS không chính xác để được mức thuế suất thấp, OPS cần giải thích rõ các phương án, và để khách hàng quyết định.

3.6. Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:

• Luồng xanh: In TK, chờ khác hàng nộp thuế, sau đó đến HQ giám sát làm nốt thủ tục thông quan.
• Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
• Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi K/H xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính...

3.7. Nộp thuế nhập khẩu và VAT

Sau khi có kết quả phần luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Lưu ý: trong email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế:

• Cơ quan quản lý thu, vd: CHI CỤC HQ CK CẢNG ĐÌNH VŨ
• Số TK kho bạc, vd: 7111
• Tên kho bạc, vd: Ngô Quyền _ Hải Phòng
• Lưu ý khách hàng: chỉ ghi 11 chữ số đầu tiên của TK trên giấy nộp thuế

Trường hợp khách hàng nhờ công ty bạn nộp thuế giúp, thì đề nghị họ chuyển tiền, và nộp thuế giúp họ. Điền thông tin vào giấy nộp thuế, kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin trước khi nộp cho ngân hàng/kho bạc. Trước khi ký nhận giấy nộp thuế gốc từ ngân hàng, kiểm tra một lần nữa các thông tin để đảm bảo tính chính xác.

Bước 4: Lấy lệnh hãng tàu / Forwarder (FWD)

4.1. Ứng tiền làm hàng. Gọi điện trước cho hãng tàu để hỏi về phí lấy lệnh, tiền cược cont, và lô hàng đã đủ điều kiện phát lệnh chưa.

4.2. Nếu bên vận tải biển là FWD thì cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, bill gốc (nếu có) lên lấy ủy quyền rồi làm bước tiếp theo.

Trong trường hợp FWD đã lấy lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order)của hãng tàu thì có thể bỏ qua bước 4.3, hoặc chỉ cần tới hãng tàu cược vỏ, tùy trường hợp.

• Giấy báo hàng đến: 1 bản copy
• Giấy giới thiệu: 1 tờ gốc
• Chứng minh nhân dân: 1 bản copy
• Bill hãng tàu: 1 bản copy
• Thông tin xuất hóa đơn (hỏi nhân viên Sales cung cấp)

Khi lấy lệnh, bạn cũng nên để ý gia hạn và nộp phí gia hạn (nếu cần).

4.4. Sau khi lấy được lệnh trện hãng tàu hoặc FWD

• Phải kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh.
• Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn)

4.5. Những chứng từ phải nhận được trước khi rời hãng tàu (tùy theo hãng) thường gồm:

• Lệnh giao hàng có đóng dấu của hãng tàu: 2 bản;
• Phiếu cược: 2 bản (hãng MOL chỉ có 1 bản);
• MB/L có dấu hãng tàu: 1 bản
• Các hóa đơn phí (local charge)
• Phiếu thu tiền cược vỏ.

* Ghi chú: Bước 4 có thể làm song song với Bước 3.

Bước 5: Làm thủ tục thông quan

Có lẽ đây là bước quan trất trong quy trình làm hàng nhập của forwarder. Thường hay xảy ra trục trặc, vướng mắc phát sinh trong bước này. Do đó bạn cần phối hợp tốt với các bộ phận khác.

5.1. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm

• Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản (in từ phần mềm)
• Commercial Invoice: 1 bản photo có chữ ký Giám đốc và đóng dấu doanh nghiệp. Lưu ý: Ở Hải Phòng thì không được đóng dấu “Sao y bản chính”, nhưng ở Hà Nội và Tp. HCM thì lại phải có dấu “Sao y bản chính”);
• Vận đơn: 1 bản HBL có dấu doanh nghiệp + 1 bản HBL có dấu FWD (nếu có) + 1 bản MBL có dấu của hãng tàu
• Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: 1 bản gốc (nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành);
• C/O: 1 bản gốc (nếu có);

Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q)... khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.

5.2. Cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ.

5.3. Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ.

5.4. Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ:

• Nếu hồ sơ không đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan hoặc đem về bảo quản
• Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì người đi làm hiện trường sẽ liên hệ về văn phòng để được trợ giúp. Nếu văn phòng không có người trợ giúp thì phải trực tiếp quay về văn phòng thực hiện (rất ngại trường hợp này).
• Hải quan trả lại: 1 TK hải quan điện tử đã thông quan, hoặc cho phép đưa hàng về kho bảo quản. Bạn cũng có thể lấy phản hồi từ phần mềm và in tờ khai từ máy tính của mình.
• Nộp các khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai...

>> Tìm hiểu chi tiết về Thủ tục hải quan

Cán bộ hải quan kiểm tra chứng từ

Bước 6: Làm thủ tục lấy hàng

6.1. Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ TK đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:

• Lệnh giao hàng: 1 bản gốc + 1 bản copy
• Giấy cược cont: 1 bản gốc

6.2. Nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong, kiểm tra lại số cont, chì.

6.3. Cảng trả lại những giấy tờ:

• Phơi lệnh nâng
• Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ…)

6.4. Kí hải quan giám sát: xuất trình TK gốc, TK copy, phơi lệnh nâng

>> Xem chi tiết các bước đổi lệnh tại cảng Hải Phòng

Bước 7: Giao lệnh cho xe

Đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:

• Phơi lệnh nâng
• Biên bản giao hàng: 2 bản
• Phiếu cược: 1 bản copy
• Thông tin xuất hóa đơn nâng hạ (có thể ghi trên tờ cược)

Xe container lấy hàng tại cảng

Bước 8: Lấy cược & hoàn ứng

Sau khi giao hàng:

• Liên hệ với nhà xe để lấy phơi phiếu.
• Đổi hóa đơn hạ (nếu cần)

Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn ứng và thanh toán với công ty.

Bước 9: Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có) - kết thúc quy trình làm hàng nhập của forwarder

Trong một số trường hợp, hàng cần kiểm tra chuyên ngành (vd: kiểm dịch, đăng kiểm, an toàn thực phẩm...) và được tạm giải phóng về kho riêng bảo quản. Khi đó, nhân viên OPS theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng, và lưu ý hạn nộp (trong vòng 30 ngày).

Sau khi có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai, và gửi tờ khai gốc cho khách hàng.

----------------------------------

Trên đây là toàn bộ quy trình làm hàng nhập của forwarder, mà hiện nay công ty tôi đang áp dụng.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Quy trình làm hàng nhập của forwarder về Vận tải Container

Chuyển từ Quy trình làm hàng nhập của forwarder về Trang chủ