Thủ tục đăng ký Hải quan điện tử 
... dễ hiểu cho người mới

Bạn là nhân viên xuất nhập khẩu mới, và nhiệm vụ đầu tiên là phải đi đăng ký hải quan điện tử cho công ty? Bạn đang hoang mang không biết phải bắt đầu từ đâu, làm những gì, và cần chuẩn bị gì để tránh bị "quay xe"? Đừng lo, tôi sẽ giúp bạn đi qua từng bước chi tiết, đơn giản, để mọi thứ suôn sẻ nhất.

Hãy bắt đầu nhé!

Đầu tiên cần hiểu đúng...

Hải quan điện tử là gì?

Trước khi đi vào các bước, bạn nên hiểu sơ qua về khái niệm hải quan điện tử. Đây là hình thức làm thủ tục hải quan trực tuyến thông qua hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo Clearance System).

Nếu trước đây, bạn phải cầm hồ sơ giấy chạy tới chi cục hải quan để làm thủ tục, thì giờ đây, mọi thứ đều có thể thực hiện online với chữ ký số và phần mềm khai báo điện tử. Điều này giúp giảm thiểu thời gian, chi phí, và các thủ tục giấy tờ rườm rà.

Tuy nhiên, để có thể khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp của bạn phải hoàn tất thủ tục đăng ký ban đầu trên hệ thống VNACCS/VCIS. Và đó chính là những gì bạn sẽ làm ngay sau đây.

2. Các bước đăng ký hải quan điện tử

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số (Token)

Chữ ký số là công cụ bắt buộc để bạn truyền tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử. Bạn có thể hình dung nó như "con dấu điện tử" của doanh nghiệp vậy.

Hãy xem công ty bạn vào trường hợp nào dưới đây:

Trường hợp 1: Công ty đã có chữ ký số
Nếu công ty bạn đã từng sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử hoặc làm việc với cơ quan nhà nước, bạn có thể dùng luôn chữ ký số đó. Tuy nhiên, nhớ kiểm tra xem số sê-ri (serial number) của chữ ký số đã được cập nhật với hệ thống hải quan chưa. Nếu chưa, bạn cần liên hệ với Tổng cục Hải quan để cập nhật.

Trường hợp 2: Công ty chưa có chữ ký số
Bạn cần mua mới từ các nhà cung cấp uy tín như:

• Viettel-CA
• VNPT-CA
• FPT-CA
• Thái Sơn

💡 Mẹo nhỏ: Sau khi mua chữ ký số, bạn nên nhờ nhà cung cấp hỗ trợ đăng ký với hệ thống hải quan. Thường thì họ sẽ làm miễn phí và nhanh hơn nhiều so với việc bạn tự làm. Nếu bạn tự làm thì xem tiếp Bước 2 tiếp theo.

Bước 2: Điền mẫu đăng ký tham gia hải quan điện tử

Để khai báo hải quan điện tử, bạn cần điền và nộp mẫu đăng ký DN001 (mẫu đăng ký doanh nghiệp tham gia hệ thống VNACCS/VCIS). Đây là bước khá quan trọng, vì thông tin bạn điền sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kích hoạt tài khoản VNACCS.

- Tải mẫu đăng ký DN001 từ website của Tổng cục Hải quan.

- Điền đầy đủ các thông tin doanh nghiệp, bao gồm:

• Mã số thuế của công ty
• Tên doanh nghiệp
• Thông tin chữ ký số (Serial Number)
• Người đại diện pháp luật

- Sau khi hoàn tất, bạn in mẫu đăng ký, ký tên và đóng dấu.

💡 Lưu ý: Điền thật chính xác thông tin chữ ký số. Nếu sai, hồ sơ sẽ bị từ chối và bạn phải làm lại từ đầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Chi cục Hải quan

Hồ sơ đăng ký hải quan điện tử gồm:

• Mẫu DN001 đã điền và ký đóng dấu
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng)
• Chứng nhận chữ ký số (do nhà cung cấp chữ ký số cấp)

Mang hồ sơ này đến nộp tại Chi cục Hải quan quản lý địa bàn doanh nghiệp (ví dụ: Chi cục Hải quan Hải Phòng, Nội Bài, hoặc Cát Lái). Sau khi tiếp nhận, hải quan sẽ kiểm tra thông tin và cấp tài khoản VNACCS cho doanh nghiệp của bạn.

Thông thường, kết quả sẽ được gửi qua email trong vòng 2–3 ngày làm việc.

3. Cài đặt và cấu hình phần mềm khai báo hải quan

Khi đã có tài khoản VNACCS, bạn cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử. Có một số phần mềm phổ biến như:

• ECUS5-VNACCS (Công ty Thái Sơn)
• FPT.TQDT (Công ty FPT)

Quy trình cài đặt:

• Tải phần mềm từ trang web của nhà cung cấp.
• Cấu hình chữ ký số theo hướng dẫn.
• Kiểm tra kết nối với hệ thống VNACCS.

💡 Nếu gặp lỗi, hãy liên hệ với bên cung cấp phần mềm để được hỗ trợ ngay. Đừng tự mò mẫm vì có thể làm mất nhiều thời gian.

4. Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký hải quan điện tử

• Kiểm tra thật kỹ thông tin chữ ký số trước khi nộp hồ sơ. Sai thông tin sẽ khiến bạn phải làm lại từ đầu.
• Luôn cập nhật thông tin mới nhất từ Tổng cục Hải quan, vì quy định có thể thay đổi thường xuyên.
• Nếu bạn chưa quen, hãy nhờ đơn vị dịch vụ hải quan hỗ trợ. Đừng ngại hỏi, vì họ có nhiều kinh nghiệm và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Nếu bạn chưa biết rõ phải làm thủ tục hải quan như thế nào, công ty tôi có thể giúp bạn. Tìm hiểu về dịch vụ hải quan tại đây,

Chúc bạn gặp thuận lợi trong việc thu xếp thủ tục đăng ký hải quan điện tử.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Thủ tục đăng ký hải quan điện tử về Thủ tục hải quan

Chuyển từ Thủ tục đăng ký hải quan điện tử về Hải quan điện tử