Ủy thác nhập khẩu là gì? Lợi ích, rủi ro thế nào?

Hiện nay nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, nhưng không tự thực hiện mà thông qua hình thức Ủy thác nhập khẩu.

Vậy việc ủy thác này cụ thể ra sao? Tại sao nhiều doanh nghiệp lại sử dụng hình thức này? Việc ủy thác đem lại lợi ích gì, và có rủi ro không...?

Hãy cùng Vinalogs tìm hiểu kỹ trong bài viết này.

Ủy thác nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu, tiếng Anh là Entrusted Import, là việc người mua hàng Việt Nam không tự mình đứng ra mà thuê công ty dịch vụ tổ chức thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài.

Nói cách khác, đây là hình thức nhập khẩu hàng qua một đơn vị trung gian chuyên làm dịch vụ ủy thác.

Ví dụ về nhập khẩu ủy thác

Dưới đây là 1 ví dụ về nhập khẩu ủy thác để bạn dễ hình dung:

Công ty TNHH Thương mại ABC chuyên mua bán hàng đá Granite cho các công trình, giờ muốn nhập khẩu mặt hàng đá granite về bán. Do chưa có kinh nghiệm làm xuất nhập khẩu, nên muốn hợp tác với công ty dịch vụ (như Vinalogs của chúng tôi) để nhập lô hàng từ Ấn Độ.

Khi đó, dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ, chúng tôi sẽ thay mặt Công ty ABC đàm phán ký kết hợp đồng với người bán Ấn Độ để nhập khẩu lô hàng về Việt Nam, sau đó xuất trả lại lô hàng đó cho Công ty ABC để thu phí dịch vụ Ủy thác nhập khẩu.

Tại sao cần xuất nhập khẩu ủy thác?

Quy định về ủy thác nhập khẩu:

Điều kiện ủy thác xuất nhập khẩu được quy định chi tiết trong Điều 3 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP.

"Thương nhân Việt Nam không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu..."

Về mặt pháp lý, các doanh nghiệp (thương nhân) của Việt Nam đều có thể tự mình thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa mà không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh. Nội dung này nêu rõ trong quy định tại Điều 3 NĐ 69/2018/NĐ-CP.

Như vậy, xuất nhập khẩu không phải là ngành nghề kinh doanh nên khi ĐKKD doanh nghiệp không phải đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu cụ thể cho sản phẩm gì. Họ chỉ cần kê khai đăng ký thông tin đăng ký thuế là có hoạt động "Xuất nhập khẩu" là được.

Nhưng nếu các doanh nghiệp đều tự làm XNK được thì câu hỏi đặt ra là:

Tại sao họ cần ủy thác cho đơn vị khác làm gì cho rắc rối, mất chủ động, lại tốn kém chi phí?

Cũng giống như việc hợp tác với các dịch vụ chuyên nghiệp làm thủ tục hải quan, giao nhận vận chuyển… mục đích chính là để sử dụng kinh nghiệm cốt lõi của họ, nhằm phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp của bạn. Các đơn vị làm ủy thác xuất nhập khẩu ra đời và tồn tại là vì họ đem lại hiệu quả thiết thực cho khách hàng.

Cụ thể hơn như tôi thấy, việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu có một số lợi ích rõ rệt, đặc biệt cho những tổ chức và cá nhân có nhu cầu như tôi sẽ nêu trong phần tiếp theo đây.

Ai cần dịch vụ Ủy thác NK?

Các cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không ký hợp đồng được với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài. Khi đó, muốn nhập khẩu hàng thì có thể ký hợp đồng ủy thác cho công ty ủy thác xuất nhập khẩu để thực hiện việc nhập hàng.
Các cửa hàng, hộ kinh doanh cần xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa, nhưng không có kiến thức xuất nhập khẩu, hoặc không muốn trực tiếp giao dịch với nước ngoài, nhất là việc phải thương thảo bằng ngoại ngữ.
Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm về thương mại quốc tế để có thể tự thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa. Chẳng hạn với những doanh nghiệp mới thành lập, đội ngũ nhân sự chưa quen làm xuất nhập khẩu, hoặc không biết cách giao tiếp, đàm phán được với người bán hàng đầu nước ngoài. Khi đó, sử dụng qua đơn vị dịch vụ nhập khẩu có kinh nghiệm sẽ là một giải pháp khả thi và an toàn, ít nhất là cho những lô hàng đầu tiên.
Công ty chưa đủ điều kiện xin giấy phép để được nhập khẩu trực tiếp một số mặt hàng nào đó (thuộc diện hàng nhập khẩu có điều kiện, chẳng hạn như rượu, một số loại thiết bị y tế, hóa chất Bảng 2 & Bảng 3). Khi đó bạn cần sử dụng qua đơn vị dịch vụ nhập khẩu có đủ giấy phép nhập khẩu với mặt hàng mà bạn muốn nhập.
Doanh nghiệp nhập khẩu tiếp cận mặt hàng mới có rủi ro, nhưng chưa thấy yên tâm để tự làm, nên muốn sử dụng năng lực của đơn vị dịch vụ ủy thác để giảm thiểu rủi ro.
Chủ hàng muốn chuyển rủi ro cho đơn vị dịch vụ ủy thác XNK bằng cách khoán trọn gói. Công ty dịch vụ được 1 khoản phí thỏa thuận, bao trọn gói cả vận chuyển, thủ tục thông quan, kiểm tra chuyên ngành (nếu có), thuế nhập khẩu & VAT, phụ phí, trucking về kho... Khoản phí dịch vụ đó thường cố định, đơn vị nhận ủy thác tự cân đối, và do đó lãi lỗ tự chịu. Trường hợp này thường gặp với các lô hàng vận chuyển đường biên, khi đó các đơn vị này có thể còn "lách luật" bằng cách khai báo giá trị hàng thấp đi để hưởng lợi.
Muốn dùng đại lý của công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder) để kiểm tra thông tin cũng như uy tín của người bán hàng nước ngoài. Khi đó, việc Ủy thác cho công ty Forwarder nhập khẩu cũng là một giải pháp rất hợp lý.

Liên hệ với chúng tôi nếu bạn có nhu cầu...

Ủy thác nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, thuận lợi. Liên hệ ngay hôm nay!

Cân nhắc khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Không phải ủy thác cho công ty dịch vụ xuất nhập khẩu là không có những điểm hạn chế. Vì vậy, bạn cũng nên suy tính tới một số điểm sau khi muốn ủy thác cho bên khác thay mình nhập khẩu:

Bạn phải trả phí dịch vụ ủy thác (hay hoa hồng ủy thác), cùng với các loại phí giao nhận vận chuyển, thủ tục hải quan, làm hàng... ;
Người ủy thác thiếu chủ động và thông tin ít nhiều bị hạn chế do phải làm việc qua một bên trung gian
Bạn có thể gặp rủi ro nhất định về thông tin nhà cung cấp và sản phẩm nhập khẩu. Người được ủy thác và người bán quen giao dịch với nhau, nên có thể quên mất vai trò chủ hàng nhập khẩu thực sự. Đã có trường hợp công ty dịch vụ sau khi làm ủy thác, đã đứng ra nhập khẩu luôn mặt hàng đó từ chính cùng nhà cung cấp (tệ hơn nữa là trở thành đại lý độc quyền trong khu vực), cạnh tranh trực tiếp với công ty đã từng ủy thác trước đây.

Quy trình ủy thác nhập khẩu

Dưới đây là các bước thực hiện khi bạn muốn hợp tác với qua công ty ủy thác xuất nhập khẩu.

Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện cấm nhập, hoặc tạm dừng nhập khẩu không. Nếu thuộc diện này, thì thôi khỏi phải mất công ủy quyền làm gì, hàng của bạn không được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Và vì thế cũng không công ty dịch vụ XNK nào dám nhận ủy thác.
Hàng có thuộc diện phải xin giấy phép không? Nếu có, công ty ủy quyền hoặc nhận ủy quyền phải xin giấy phép này, chẳng hạn như mặt hàng rượu, thuốc lá, thiết bị y tế... Việc này nên thu xếp càng sớm càng tốt, đừng để hàng về đến cảng mới làm thì đã muộn. (Xem thêm về Giấy phép nhập khẩu).
Nếu 2 bước trên đã xong, hàng hóa đủ điều kiện, bạn (hoặc công ty bạn) đàm phán ký kết hợp đồng ủy thác với công ty dịch vụ. Nội dung hợp đồng như tôi đã nêu ở trên, trong đó nêu rõ nghĩa vụ của các bên, cũng như chi phí liên quan.
Công ty dịch vụ Ủy thác nhập khẩu tiến hành các bước đàm phán ký hợp đồng ngoại thương, hoặc hợp đồng ủy thác 3 bên, với người bán nước ngoài. Sau đó xúc tiến giao dịch và phối hợp và đồng thời cập nhật tình hình tiến độ cho bạn khi hàng hóa sẵn sàng, xếp lên phương tiện vận tải (tàu, máy bay), hàng về đến cảng Việt Nam...
Bên Ủy thác thanh toán theo tiến độ các khoản tiền hàng, phí vận chuyển quốc tế (nếu có), phí dịch vụ ủy thác, các khoản phí khác... Bên dịch vụ chuyển tiền hàng cho người bán nước ngoài, trả chi phí với hãng tàu, cảng biển, và các bên liên quan trong quá trình nhập khẩu hàng về.
Khi có bộ chứng từ hàng hóa và hàng về đến Việt Nam, bên nhận ủy thác làm thủ tục hải quan nhập khẩu theo như quy định hiện hành. Sau đó, bàn giao hàng hóa và chứng từ lô hàng cho bên thuê dịch vụ sau khi nhận đủ thanh toán. Đến đây coi như quy trình nhập khẩu ủy thác đã được hoàn tất.

Cần lưu ý với tờ khai nhập ủy thác: trên tờ khai hải quan, người nhận ủy thác sẽ đứng tên "Người ủy thác nhập khẩu", ở phía dưới tên của "Người nhập khẩu" thực sự (cũng tương tự với trường hợp người ủy thác xuất khẩu trên tờ khai hải quan).

Tất nhiên, bạn cũng đừng quên bước quan trọng khác ngoài quy trình trên. Đó là kiểm tra năng lực, kinh nghiệm của công ty nhận nhập khẩu ủy thác. Bạn nên lưu ý việc này trước khi đi đến bước tiếp theo…

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Cơ bản đây cũng là một loại hợp đồng dịch vụ, nên sẽ bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán …

Xem mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác này có liên hệ mật thiết với hợp đồng nhập khẩu. Hơn thế nữa, nhiều nội dung phải trùng khớp nhau để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện. Đồng thời, số liệu nhất quán cũng sẽ giúp bạn dễ giải trình với các cơ quan quản lý sau này khi phải làm kiểm tra sau thông quan, quyết toán thuế...

Trong hợp đồng này cũng cần quy định rõ ràng mức phí ủy thác. Mức hoa hồng cao hay thấp còn tùy vào giá trị lô hàng và đặc thù của từng mặt hàng cụ thể. Như công ty tôi (Vinalogs), mức hoa hồng phí này thường rơi vào khoảng 1-3% giá trị của lô hàng.

Ngoài ra, trong hợp đồng ủy thác cũng cần nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, phổ biến như sau:

Trách nhiệm của người nhận ủy thác:

Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương với người bán hàng nước ngoài
Làm các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa
Thanh toán tiền cho người bán hàng nước ngoài
Khai và nộp các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế VAT… cho hàng nhập khẩu
Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…
Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác, cùng hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu (bên cạnh hóa đơn VAT cho khoản hoa hồng phí dịch vụ ủy thác)

Trách nhiệm của người ủy thác:

Cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng, model, thông số kỹ thuật… để người nhận ủy thác đặt hàng. Kiểm tra và xác nhận các thông số hàng hóa. Việc kiểm tra này rất quan trọng nhằm tránh những sai khác giữa đơn đặt hàng và thực tế hàng hóa, rất dễ dẫn đến tranh chấp đáng tiếc về sau.
Phối hợp với người nhận ủy thác đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài. Người mua hàng hiểu rõ về hàng hóa, có thể cả tập quán ngành nghề cũng như giá cả thị trường, do đó cần phối hợp để tăng hiệu quả trong việc đàm phán.
Chuyển tiền hàng để bên nhận ủy thác thanh toán cho người bán hàng.
Phối hợp nhận hàng (chẳng hạn: cùng người ủy thác kiểm hóa tại cảng)
Thanh toán phí dịch vụ ủy thác

Hạch toán ủy thác xuất khẩu & nhập khẩu

Công ty làm dịch vụ ủy thác có trách nhiệm xuất hoá đơn trả hàng (gồm cả các chi phí thanh toán hộ có liên quan tới lô hàng) cho bên Ủy thác. Ngoài ra, bên dịch vụ cũng phải xuất hoá đơn phí hoa hồng uỷ thác theo hộp đồng uỷ thác.

Thuế VAT trong ủy thác nhập khẩu

Bạn nên lưu ý rằng có 2 khoản thuế VAT liên quan đến hoạt động ủy thác nhập khẩu này.

Thuế VAT cho phí dịch vụ ủy thác: mức 10%, hoặc 8% (quy định mới ảnh hưởng dịch Covid), tương tự như các dịch vụ khác.
Thuế VAT hàng nhập khẩu: Nếu trong hợp đồng ủy thác có nội dung ủy thác về thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT thay cho đối tượng ủy thác: theo Điểm 2.2 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu:

Khi trả hàng uỷ thác nhập khẩu, bên nhận uỷ thác phải lập hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn nhập khẩu, tờ khai hải quan và biên lai thu thuế GTGT hàng nhập, bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn GTGT ghi theo giá thực nhập trong hoá đơn thương mại, riêng thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo số phải nộp (số thông báo thuế của cơ quan hải quan). Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu ra đối với bên nhận uỷ thác nhập khẩu và là thuế đầu vào của bên uỷ thác.

Văn bản quy định về ủy thác nhập khẩu

Dưới đây là một số văn bản quy định của Nhà nước về lĩnh vực ủy thác nhập khẩu:

Luật thương mại 2005 (Mục 3 - Điều 155 đến 165);
Luật Quản lý ngoại thương 2017 - Điều 50 (Quản lý hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa);
Thông tư 39/2018/TT-BTC (thay thế TT 38/2015/TT-BTC) về thủ tục hải quan, trong đó có quy định thủ tục với hàng nhập khẩu ủy thác;
Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC về phương pháp hạch toán ủy thác xuất khẩu nhập khẩu.
Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn xuất trả hàng ủy thác
Công văn 1332/TCT-NV2 của Tổng cục Thuế về việc thuế giá trị gia tăng đối với hàng hoá uỷ thác XNK

Một số rủi ro trong ủy thác XNK

Về phía người Ủy thác

Lộ thông tin đối tác nước ngoài, do chia sẻ với công ty dịch vụ.
Chậm trễ thông tin giao dịch, nếu đơn vị dịch vụ thiếu mẫn cán, hoặc không chuyên nghiệp.
Chịu thiệt hại ngoài dự kiến nếu có sự thông đồng giữa bên nhận ủy thác với nhà xuất khẩu.
Mất kiểm soát thông tin, người được ủy thác và người bán hàng nước ngoài quen giao dịch với nhau, có thể "quên" mất vai trò của người nhập khẩu thực sự. Đã có trường hợp công ty dịch vụ sau khi làm ủy thác, đã đứng ra nhập khẩu luôn mặt hàng đó từ chính cùng nhà cung cấp (tệ hơn nữa là trở thành đại lý độc quyền trong khu vực), cạnh tranh trực tiếp với công ty đã từng ủy thác trước đây.

Về phía Công ty dịch vụ nhận ủy thác:

Chịu trách nhiệm pháp lý (ít nhất là trách nhiệm giải trình) nếu hàng hóa sai khác với hợp đồng mua bán, nhất là khi hàng hóa trên thực tế thuộc diện cấm hoặc bị hạn chế XNK.
Chịu thiệt hại ngoài dự kiến, nếu có sự thông đồng giữa bên Ủy thác với nhà xuất khẩu nước ngoài, chẳng hạn hạ giá bán trên hợp đồng để "né" thuế, và "thanh toán chui" số tiền chênh lệch cho người xuất khẩu nước ngoài.

Để giảm thiểu các rủi ro này, các bên cần thận trọng trong việc lựa chọn, thẩm định đối tác, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để phòng ngừa. Một trong số đó là đưa vào hợp đồng ủy thác các điều khoản ràng buộc về trách nhiệm tương ứng với từng rủi ro có thể xảy ra.

Một số thắc mắc liên quan đến ủy thác XNK

Cá nhân có được quyền ủy thác cho 1 công ty đứng ra nhập khẩu không?

Cá nhân được quyền ủy thác cho công ty dịch vụ nhập khẩu, với điều kiện hàng hóa không phải là hàng cấm nhập khẩu, hay tạm ngừng nhập khẩu. Xem quy định tại Điều 157 Luật thương mại 2005.

Công ty làm dịch vụ ủy thác có cần đăng ký ngành nghề kinh doanh loại sản phẩm được ủy thác nhập khẩu không?

Không nhất thiết, chỉ cần đăng ký mã ngành 8299 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu. Chi tiết: Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa (Ủy thác xuất nhập khẩu).

Như vậy, trong bài viết này tôi đã đề cập những nội dung cơ bản về ủy thác nhập khẩu.

Nếu bạn cần tìm đơn vị làm dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vui lòng liên hệ với tôi trong đường link dưới đây.