VGM là gì? Tầm quan trọng của phiếu cân trong xuất khẩu container

Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa bằng container, thuật ngữ VGM là gì luôn là một trong những vấn đề quan trọng cần được doanh nghiệp quan tâm.

VGM (Verified Gross Mass) hay còn gọi là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của container, là yêu cầu bắt buộc trong vận tải đường biển nhằm đảm bảo an toàn hàng hải và hạn chế rủi ro trong quá trình xếp dỡ. Việc khai báo chính xác VGM không chỉ giúp hàng hóa được vận chuyển đúng quy trình mà còn tránh các rủi ro bị từ chối xếp hàng, phạt hành chính hoặc trì hoãn xuất khẩu.

Vậy VGM là gì, quy trình xác định và khai báo phiếu cân ra sao? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về khái niệm, cách tính, và những quy định quan trọng liên quan đến VGM trong xuất khẩu hàng hóa bằng container.

VGM là gì?

VGM viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Verified Gross Mass. Chứng từ này được quy định trong SOLAS - Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention) từ ngày 1/7/2016. Theo đó, các chủ hàng (Shippers) có trách nhiệm cung cấp VGM trước khi container được xếp lên tàu. Nếu không tuân thủ quy định này, container có thể bị từ chối xếp dỡ, dẫn đến chậm trễ trong vận chuyển và chi phí phát sinh.

Mục đích của loại giấy tờ này là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển. Khi việc khai báo tải trọng không chính xác, việc xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng trên tàu container bị sai, dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu, và hàng hóa trong hành trình trên biển.

Tại Việt Nam, quy định này đã được Cục hàng hải Việt Nam cụ thể hóa trong Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH, trong đó giải thích rõ hơn VGM là gì và kèm theo mẫu VGM áp dụng cho hàng xuất khẩu từ Việt Nam.

Cần lưu ý, hiện VGM mới áp dụng cho hàng xuất nhập khẩu. Còn với hàng container nội địa, luật chưa quy định và các hãng tàu nội địa cũng chưa yêu cầu chủ hàng phải có VGM. Sau này, có thể sẽ có sự thay đổi cập nhật thêm. 

Liên quan đến tải trọng hàng container nội địa, vào những thời điểm nhất định, chẳng hạn như khi hàng quá nhiều, hãng tàu sẽ tự cân hàng tại cảng để kiểm tra. Trường hợp quá tải trọng tối đa cho phép, hãng tàu sẽ yêu cầu chủ hàng nộp phí quá tải, thậm chí yêu cầu rút bớt hàng trước khi đồng ý xếp hàng lên tàu.

VGM dùng để làm gì?

Về cơ bản, VGM để hãng tàu biết trọng lượng container hàng, để kiểm soát tải trọng, và phục vụ cho công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu. Có thể thấy 2 ý như sau:

Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng, hoặc yêu cầu rút bớt tải trước khi được xếp lên tàu.

Khi biết trọng lượng từng container hàng, bộ phận khai thác tàu sẽ biết cách bố trí sắp xếp vị trí tối ưu cho từng container hàng trên tàu, theo nguyên tắc chung: hàng nặng hơn xếp xuống phía dưới. Có phần mềm tính toán để chọn phương án đảm bảo tính ổn định và an toàn cho tàu.

Nói như vậy cũng có nghĩa là VGM chỉ liên quan đến chủ hàng, cảng, và hãng tàu, chứ không liên quan đến việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Trên thực tế, thì người làm thủ tục tục nộp phiếu VGM cho cảng (hoặc hãng tàu), chứ không nộp cho cán bộ hải quan.

VGM là để hạn chế những sự cố như thế này

Cách tính VGM như thế nào?

Về bản chất, VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu. Khối lượng này sẽ gồm 2 thành phần: vỏ container + hàng hóa bên trong.

Như vậy có 2 cách tính VGM:

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container

Shipper có thể cân cả container đã được đóng hàng bằng các thiết bị cân đạt chuẩn. Tổng khối lượng đo được chính là VGM của container.

• Ưu điểm: Chính xác, đơn giản, ít sai sót.
• Nhược điểm: Yêu cầu thiết bị cân đạt chuẩn và chi phí phát sinh

Tất nhiên, để có số chính xác thì địa điểm cân phải đảm bảo khách quan, trung thực.

Phương pháp 2: Tính toán từ từng thành phần

Shipper có thể tính VGM bằng cách cộng tổng trọng lượng từng thành phần:

VGM = Trọng lượng hàng hóa + Trọng lượng bao bì + Trọng lượng vỏ container 

• Ưu điểm: Không cần cân tổng thể container, phù hợp với những đơn hàng có hàng hóa đóng lẻ.
• Nhược điểm: Có thể có sai số nếu không tính toán cẩn thận.

Theo quy định, chủ hàng tự khai báo và đóng dấu vào phiếu VGM, chưa cần phải có Đơn vị cân xác nhận. Có nghĩa là, người gửi hàng tự khai, tự chịu trách nhiệm về số liệu trên chứng từ này. Có thể trong thời gian tới quy định sẽ chặt hơn, và yêu cầu phải có đơn vị cân thực hiện việc cân tải trọng để nâng cao tính chính xác, tin cậy.

Nội dung chính của Phiếu VGM

Nội dung chính của phiếu VGM như sau:

• Tên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại
• Thông số container: số container, loại container, khối lượng lớn nhất, xác nhận khối lượng lớn nhất…
• Ngoài ra, còn có phần cam kết của chủ hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trên VGM.

Tham khảo mẫu VGM trong hình sau:

Mẫu VGM hiện nay tại Việt Nam

Cách điền nội dung trong phiếu VGM

Một số nội dung quan trọng cần lưu ý điền chính xác trên VGM gồm:

1. Khối lượng sử dụng lớn nhất (Max Gross Weight): Khối lượng cho phép tối đa đối với container đã đóng hàng, được nhà sản xuất quy định rõ trên cửa container và bảng CSC. Có lẽ, để tránh hiểu nhầm, từ tiếng Anh nên để là "Max Gross Mass" cho đồng bộ và dễ hiểu với khối lượng trong cột tiếp theo.
2. Xác nhận khối lượng toàn bộ (Verified Gross Mass): Tổng khối lượng thực tế của toàn bộ container sau khi đã đóng hàng, bao gồm: tự trọng của vỏ container rỗng (Tare Weight - ghi rõ trên cửa container), khối lượng hàng hóa và vật liệu chằng buộc chèn lót, và tất cả những gì khác có trong container đó.
3. Tên đơn vị địa chỉ cân: Thông tin chủ hàng (nếu tự cân), hoặc đơn vị cân (nếu thuê ngoài).

Ví dụ thực tế VGM đã điền thông tin

Quy trình khai báo VGM

Để đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa thuận lợi, chủ hàng cần tuân thủ quy trình khai báo VGM như sau:

1. Xác định trọng lượng container bằng phương pháp 1 hoặc 2.
2. Điền thông tin vào Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM Form) theo mẫu của hãng tàu.
3. Gửi khai báo VGM cho hãng tàu trước deadline (thường từ 24-48h trước khi tàu khởi hành).
4. Hãng tàu xác nhận VGM hợp lệ và lên kế hoạch xếp container lên tàu.

Lưu ý: Mỗi hãng tàu có thể có mẫu phiếu VGM riêng và quy định thời gian khai báo khác nhau. Chủ hàng cần kiểm tra thông tin trước khi thực hiện khai báo.

Sau khi khai báo những nội dung trên theo mẫu, chủ hàng ký đóng dấu và nộp cho hãng tàu (hoặc cảng theo chỉ định của hãng tàu), hoặc nộp online là xong nghiệp vụ liên quan.

Submit VGM online

Hiện nay, hầu hết các hãng tàu đã yêu cầu chủ hàng nộp thông tin VGM trực tuyến. Nghĩa là phải có tài khoản trên hệ thống của hãng tàu để điền và submit VGM online.

Về nội dung thì vẫn tương tự như VGM giấy trước đây.

Hệ lụy khi khai báo VGM sai hoặc chậm trễ

Việc khai báo VGM sai hoặc không đúng hạn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng:

• Container bị từ chối xếp hàng, gây chậm trễ trong xuất khẩu.
• Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi do container không được vận chuyển kịp thời.
• Bị phạt hành chính theo quy định của hãng tàu và cảng.
• Nguy cơ gây mất an toàn hàng hải nếu trọng lượng thực tế không đúng với khai báo.

Việc hiểu rõ VGM là gì và tuân thủ đúng quy trình khai báo phiếu cân trong xuất khẩu container là điều quan trọng đối với doanh nghiệp xuất khẩu. Không chỉ giúp đảm bảo an toàn hàng hải, khai báo VGM chính xác còn giúp tránh các chi phí phát sinh không đáng có.

Hy vọng bài viết trên đây cung cấp tương đối đầy đủ thông tin cần thiết về VGM, giúp bạn tuân thủ đúng quy định kiểm tra tải trọng hàng xuất khẩu. Nếu bạn đang tìm hiểu về quy trình khai báo VGM hoặc cần tư vấn về thủ tục xuất khẩu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời nhé!

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Chuyển từ VGM là gì về Thủ tục hải quan

Chuyển từ VGM là gì về Xuất nhập khẩu